はじめに
興味のある企業や業界で働いている大学の先輩などを訪ね、直接話を聞けるのがOB訪問です。
なかなか紙面上以外の情報を得ることが難しい大学生にとって、OB訪問は参考になるリアルな情報を得られる貴重なチャンスでもあります。
そんなOB訪問の依頼メールは、大切な機会を作るきっかけです。
特に忙しい社会人に向けてメールを送る際は、時間帯などのマナーに気をつけなければなりません。
本記事では、ベンチャー企業へのOB訪問でメールを送る際のポイントについてご紹介いたします。
【ベンチャーのOB訪問でメールを送っても良い時間帯とは】メールをしても良い時間帯とは
メールの利点は24時間いつでも送れる点です。
先輩方がメールを確認するのは定時内であることがほとんどのため、OB訪問の依頼メールも、基本的にはいつ送っても問題はないでしょう。
しかし人によっては、会社のメールをスマホに転送設定しているケースもあります。
心配な場合は、日中の9〜18時など一般的に定時とされる、失礼にならない時間内にメールを送ったほうが無難です。
また休日である土日にメールを送ると、休み明けにほかのメールと混ざってしまう可能性があります。
そのため、基本的には平日にメールを送るほうがおすすめです。
しかし、自由な社風であることが多いベンチャー企業では、あまり時間帯を気にされることはないでしょう。
おすすめの時間帯
忙しいベンチャー企業の先輩に依頼メールを送る場合、おすすめの時間帯は「始業時間の直前」または「お昼の13〜14時ごろ」です。
出社して最初にメールチェックをする場合が多いため、始業時間直前に送信することで、受信ボックスの上位に表示される可能性は高くなります。
また就業時間内であれば、お昼休み明けに再度メールの確認をする人も多いでしょう。
忙しい人であればあるほど、メールをチェックするであろう時間帯に送ることで、学生側の印象も良いものになります。
なお、休日明けの月曜日は、仕事のメールが溜まっている可能性も高いです。
そんなときにOB訪問の依頼メールが混ざっていたら、見逃されてしまったり、忙しいときに手間を増やして迷惑がられてしまったりする可能性もないとは言い切れません。
そのためできるだけ迷惑がかからず、先輩の目に留まりやすい時間帯や曜日を考えて送ることが大切です。
このようなことから、依頼メールを送る時間帯は「休日明けを避けた平日の始業時間直前」または「平日のお昼休み明け13〜14時ごろ」が良いでしょう。
【ベンチャーのOB訪問でメールを送っても良い時間帯とは】メールを送る際の注意すべきポイント
依頼メールを送る際の注意すべきポイントとして、「誤字脱字がないか」「改行を利用した読みやすい文章であるか」「件名から内容がひと目でわかるか」といった3点があります。
どれも基本中の基本ではありますが、意外とできていないことがあるのも現実です。
社会人としてのメールマナーであるこの3点について、詳しく確認していきましょう。
このOB訪問をきっかけにメールマナーを身につけておくと、今後の就職でも大いに役立ちます。
誤字脱字に気をつける
第一に注意すべきポイントは、基本的なメールマナーでもある「誤字脱字に気をつける」ことです。
学生側からすると、なかなか慣れないことではあるかもしれません。
しかし、OB訪問の依頼メールは立派なビジネス文書です。
依頼メールに誤字脱字があれば、企業や先輩にとって失礼にあたります。
また、送信前にきちんと確認をしていないことが露骨に伝わってしまい、詰めが甘いと悪印象になってしまう可能性もあるのです。
企業側はメールの誤字脱字をシビアにチェックしています。
名前間違いや誤字は、お詫びのメールを早急に送る必要があるほど致命的です。
メールを送る前には必ず、複数回チェックをしたり、文章を声に出して読んだりするなどして、誤字脱字がないか確認しましょう。
読みやすいように改行を用いる
第二に注意すべきポイントとして、「読みやすいように改行を用いる」ことがあげられます。
隙間なく文章が長々と続いているメールは、忙しい相手からすると、見た瞬間に読むのを面倒に感じてしまうでしょう。
内容ごとに改行すると、相手にとって読みやすさの配慮されたメールになります。
目安として、一文章ごとに改行し、話題が変わる箇所で1行空きを入れるのが望ましいでしょう。
さらに、1つの文章自体が長くならないよう、気をつけることも大切です。
日程などをピックアップする際には、箇条書きを使って、より見やすくなる工夫をしましょう。
このようにビジネスメールは、相手にとって親切な内容や見た目であるかどうかがポイントになります。
ひと目で内容がわかるような件名にする
ベンチャー企業では、日々たくさんのメールを処理しています。
そのなかで注意したい第三のポイントは、「ひと目で内容がわかるような件名にする」ことです。
必ず「OB訪問のお願い」などといった、明確な内容を件名に記すようにしましょう。
忙しい人がメールを受信した際、件名から内容のわからないメールだと、誤って削除されてしまったり、見過ごされてしまったりする可能性もゼロとは言い切れません。
お世話になる先輩にとって配慮あるメールにするためにも、件名であっても手を抜いてはいけません。
また大学名と氏名もセットで記入しておくと、企業側がメールを検索する場合も楽に探せます。
以上の3点に気をつけて、OB訪問の依頼メールを作成しましょう。
【ベンチャーのOB訪問でメールを送っても良い時間帯とは】送る時間帯より気をつけたいメールマナー
依頼メールを送ったあと、実際のやり取りでは、メールを送る時間帯などよりも気をつけるべきビジネスマナーがいくつかあります。
せっかく依頼メールを丁寧に作って送っても、やり取りの際にマナーがないと思われてしまっては、OB訪問の機会を失ってしまうかもしれません。
ここでは、メールでの印象を左右する「返信の速さ」と「ラリーの回数」について、詳しく説明いたしましょう。
大切なOB訪問の機会を失わないためにも、あらためてマナーを確認してください。
返信はなるべく早く
メールのビジネスマナーとして、返信は24時間以内に返すのが基本です。
ベンチャー企業の忙しい先輩に時間を割いて対応してもらっていることを忘れず、できるだけ早い返信を心掛けましょう。
日程調整に何日もかかるのと、1〜2日で調整がつくのとでは、どちらのほうが先輩方にとって配慮しているかは一目瞭然です。
24時間以内が基本とはいえ、できる限り日をまたがない早さで返信したほうが良いでしょう。
現に、返信に数日かかってしまった場合、企業側から返信がなくなり、OB訪問のアポイントが取れなくなってしまうケースもあります。
自分の依頼したことに時間と労力を割いていただいている、という意識を忘れず、メールの返信の早さで熱意を示すことも大切です。
ラリーの回数がなるべく少なくなるようにする
社会人になる前に、必ず覚えておきたいメールのビジネスマナーがもう1つあります。
それは、「ラリーは1往復半での完結が理想の目安である」ということです。
しかし、日程調整をする場合、5回前後のやり取りが必要になる場合も良くあります。
できるだけこちらから複数の日時を提示しつつも、先輩方の都合に合わせる前提で、日時と場所がスムーズに決まるよう工夫しましょう。
メールのラリーが少ないだけでも、端的にやり取りができる学生と思われ、印象は大変よくなります。
ただし、急いで返信をしたり、ラリーの回数を減らそうとして、メールの内容が失礼なものになったりだけはしないよう、細心の注意を払いましょう。
肝心のメールの内容がいい加減であれば、元も子もありません。
まとめ
今回は、ベンチャー企業へOB訪問の依頼メールを送る際の時間帯や注意すべきポイントについて、ご紹介いたしました。
はじめてのビジネスメールとなることも多い依頼メールを通して、メールマナーを身につけておくと、就職後にも役立つことは間違いありません。
一口にメールと言っても、OBOGの先輩方は貴重な時間を割いて対応してくれています。
マナーの基本を押さえつつ、熱意が伝わるよう、さまざまな配慮を心掛けた依頼メールの作成をめざしましょう。
