はじめに
企業の総務は、事業を成り立たせるためになくてはならない部署です。
就職活動で職種を調べるにつれ、総務として働きたいと感じるようになった人もいるでしょう。
しかし、専門性が高く明確な役目のある職種に比べて総務の仕事は幅広く、それゆえにピンポイントで志望動機を考えるのが難しい傾向にあります。
事務系の仕事とあれば人気もあり、競争率が高くなるため選考を突破するのは難しいです。
この記事では、総務になるための志望動機を面接で答えるためのポイントを紹介しています。
これから面接を控えている人は、ぜひ読んで参考にしてください。
【総務の志望動機とは】総務の業務とは
志望動機を考えるためには、まず総務の仕事にはどのようなものがあるのかを理解しておく必要があります。
これからやろうとしている自分の仕事について、しっかり理解していないというのは「志望度が低いため下調べをしていない」と判断される可能性があるためです。
また、仕事内容について理解しているほうが明確かつ具体的な志望動機になりやすく、採用担当者に入社後のイメージを持ってもらいやすくなります。
総務が行っている業務について、詳しく見ていきましょう。
備品管理
総務では、社内で取り扱う備品の管理を行っています。
ボールペンやホッチキスとその芯、コピー用紙や封筒など筆記用具や事務回りの消耗品、デスクや椅子、パソコン、収納用の棚といった大型の家具・電子機器の類など、社内で使用する備品にはさまざまな種類があり、誰かが管理しなければなりません。
そのため、備品の在庫把握や必要であれば発注なども総務で行っています。
備品はカテゴリーごとに分類され、台帳を用いて管理されている場合が多いです。
施設管理
総務では、企業が入っている施設の管理も行っています。
オフィス内の照明や空調など、社員が快適に仕事をするための環境を整えるのも業務のひとつです。
また、有事に備えた防災訓練の経路管理など、社員の安全を守るための仕事も任されています。
企業内の設備に破損や故障などのトラブルがあれば、それも総務が対処する場合が多いです。
清掃業者の手配や植木・花瓶の管理など、細々とした環境の整備によって心地良い現場作りを行っています。
文書管理
総務は、社内で作成されたさまざまな文書の管理を行っています。
たとえば、備品や取引に関する発注書や社内で執り行われた会議の議事録など、保管が必要な文書の管理などです。
近年では電子機器を用いて文書管理しているところも多くなっています。
そのため、適切に書類を取り扱え、書類の内容を外に漏らさない人、パソコンなどの電子機器を操作できる人が求められる場合が多いです。
契約書に関する業務は法務が行うこともありますが、法務を設けていない企業の場合は総務が担います。
株主総会・取締役会運営
総務は、社内外向けに執り行われるイベントの運営も行います。
株主総会や取締役会など、企業の運営に関わるようなイベントの書類作成や招集通知などの運営も業務のひとつです。
また、社員向けに行われる忘年会・新年会や社員旅行など、社内イベントの運営をすることもあります。
イベント実現のための予算や出欠の管理、会場の手配、司会進行などマルチな業務を請け負うことになるでしょう。
年間のイベントスケジュールを組み立てられ、しっかり管理できる人材が求められます。
社内・社外広報
企業によっては、総務が社内外への広報を任される場合があります。
社内外の出来事をまとめ、社員に共有するための社内向け広報誌を作成するケースが多いです。
たとえば、入社式の様子やその年の新入社員の概要、季節行事の様子、重役の挨拶、新店舗や新設された部署の紹介、参考にしたい社員やチームの取り組みなど、広報誌にはさまざまな情報が載せられます。
また、社外に向けて自社そのものや自社が開発・販売している製品の紹介などを行う場合も多いです。
福利厚生業務
総務では、社員向けの福利厚生も請け負っています。
社員に気持ちよく働いてもらうためには、各種手当や休日など、福利厚生の充実が重要です。
そのための手続きや管理などは、総務の大事な仕事になります。
社内イベントとして開催される忘年会や社員旅行なども福利厚生の一環です。
また、福利厚生として提携先の割引サービスなどを取り入れている企業もあり、どれだけのサービスを受けられるのか交渉したりするのも重要な役目となっています。
HP管理
広報活動の一環として、総務が自社ホームページの管理を任されることもあります。
社外に自社をアピールし、新規顧客や取引先との窓口になり得るホームページの管理は重要です。
常に最新の情報に更新したり、見やすく洗練されたデザインになるよう変更したりなど、顧客目線での管理が求められます。
また、ホームページが関連するキーワードで検索された際に上位に表示されるよう、内容や宣伝活動の仕方を工夫しなければなりません。
ホームページのほか、企業公式SNSアカウントを運用している企業もあります。
【総務の志望動機とは】総務に向いている人
続いて、総務の仕事にはどのような人が向いているのかを見ていきましょう。
向いている人の条件を知ることは、どのようにアピールすれば総務向けの人材であると思ってもらえるかを知るということです。
総務の仕事には、デスクワークが苦にならない人、作業を黙々とこなせる人、丁寧なコミュニケーションが取れる人、締切を守れる人などが向いています。
これらの特徴は総務の業務内容にも深く関わってくるポイントです。
それぞれの特徴について、より詳しく見ていきましょう。
デスクワークが苦でない人
総務に務める人は、デスクワークが苦にならないタイプであるほうが有利です。
外回りが多い営業のようにあちこち歩き回ったり、生産などの現場に出て働いたりする職種ではないためです。
備品管理をコンピュータのシステム上で行っていたり、ワープロソフトなどを用いて文書作成を行ったりするなど、総務の仕事はデスクワークが中心になります。
そのため、一日中座って仕事をしていてもとくに苦に思わない人でないと厳しいでしょう。
あちこち歩き回ったり体を動かしたりして仕事がしたい場合は総務はおすすめできません。
逆にデスクワークに使えるスキルや、座り仕事が苦にならない性質を持っているのであれば面接でのアピールに使えます。
資格などの勉強で長時間机に向かっていても苦にならなかった経験などを盛り込んでみましょう。
作業を黙々とこなせる人
総務の仕事は企業の運営に欠かせないものではありますが、派手さや華やかさがあるものではありません。
備品の在庫を数えたり、施設のトラブルが起きていないか確認をしたりなど、黙々とこなさなければならない作業が多いです。
そのため、細々とした作業を淡々と、黙々とこなせる人物が有利になります。
作業への集中力がある、縁の下の力持ちとして働きたいなど、コツコツと作業を進めるのが苦にならないことをアピールすると良いでしょう。
逆にさまざまなことに目移りしてしまったり、地味な作業が苦手で集中力に欠けたりする場合は総務の仕事は向きません。
企業の運営に関わる業務であることは、小さなミスが多くの部署の迷惑になる可能性があることでもあります。
丁寧なコミュニケーションが取れる人
総務はデスクワーク中心の仕事ではあるものの、意外にもコミュニケーション能力が求められます。
文書を作成する際は、内容がきちんと合っているか、他の社員や部署と確認し、誤字脱字や齟齬が発生しないようにする必要があります。
また、イベント運営時にも他の社員と綿密なコミュニケーションを取り、スケジュールの遅れやミスなどがないようにしないといけません。
発注の際は社外の取引先などに連絡を入れる必要があるケースも多いです。
そのため、総務として仕事をする場合は自分の部署の人はもちろん、さまざまな部署や社外の人とも連携が取れるコミュニケーション能力が必要になります。
所属を異にする人々と協力しながらプロジェクトを進めた経験などがあれば、アピールに使える可能性が高いです。
締切を守れる人
社会人としては当たり前のことでもありますが、とりわけ総務の仕事では締切を厳守する必要があります。
総務の仕事は書類の作成やスケジュールの作成、備品のカテゴライズなど他の業務と基礎となる業務が多いです。
そのため、そこで後れを取ってしまうと他の部署にも大きな影響を及ぼしてしまいます。
総務で発生した小さな遅れやミスが回り回って企業全体にとって悪影響になる可能性があるため、課された締切は必ず守れる人でなければなりません。
業務の途中でトラブルが起き、遅れそうな納期をリカバリーできる人なども重宝されます。
締切を厳守できる人材であること、何か問題が起きても手早く解決し本題に戻れる人材であることやそのような能力を発揮したエピソードなどが使えるでしょう。
【総務の志望動機とは】おすすめの構成
続いて、面接で総務の志望動機を答える際のおすすめの構成を紹介します。
相手にわかりやすく伝えるためにも、選考書類同様構成を整えることが大切です。
志望動機について話す際は、冒頭に結論を置き、次に詳細な理由を話し、そう考えるに至った背景や実際の経験を述べ、入社後にどう貢献するかで締めくくるとわかりやすくなります。
それぞれのパートで何を言ったら良いのか、より伝わりやすくするためのポイントは何なのかについて詳しく見ていきましょう。
冒頭
まず、志望動機の冒頭に結論を持ってきます。
その企業の中でも、とりわけ総務を志望していることを簡潔に述べましょう。
「私は御社の総務部での勤務を希望しております」など、シンプルな一文にまとめると何が言いたいのかはっきり伝わります。
面接官側も「○○さんは総務部希望」といったようにすぐにメモが取れるため、後からチェックしやすいです。
それ以外の部分から長々と話し始めてしまうと、結局何が言いたいのか聞き取る気がなくなってしまうため注意しましょう。
詳細な理由
次に、総務を志望した理由を詳細に述べましょう。
「御社の企業理念に共感し、ともに働く方を自分にできることで支えたいと感じたため」など、自分がどう考えているのか、その企業の総務として何をしたいと考えているのかなどを盛り込むとより具体的な志望動機に仕上がります。
また、この後に話すエピソードと整合性が取れるように気を付けましょう。
具体的かつ説得力のある理由にするためには、企業研究や総務の仕事に対する理解、そして綿密な自己分析が必要です。
背景や経験
理由により説得力を持たせるためには、どうしてそう考えるようになったのか過程を示すことが大切です。
つまり、なぜ総務を志望しようと思ったのか、背景やきっかけとなった経験について述べましょう。
学生時代の経験や、人生の中でその企業の存在が自分の中で大きくなった瞬間など、その企業の総務を希望する理由にふさわしいエピソードを選ぶ必要があります。
ただし、先に述べた理由にうまく接続しないエピソードを選んでしまうと逆に説得力が落ちてしまうため注意しましょう。
入社後の貢献
最後は、もしその企業に入社することができたら、総務としてどのように貢献するつもりなのかを述べましょう。
企業が面接で知りたい最終的な結論は、その人材が自社にどのような影響をもたらしてくれるのかというポイントです。
そのため、志望動機でも自分が入社後どういうことをしたいのか、どう貢献できると考えているのかを示すと良いでしょう。
とくに、自己分析でわかった自分の強みに言及し「○○という強みを活かし、△△の形で活躍したい」といったようにまとめると答えやすいです。
【総務の志望動機とは】意識するべきポイント
次は、総務の志望動機を考えるうえで意識すると良いポイントについてご紹介します。
志望動機では、その立場になりたいという熱意を伝えることが大切です。
そのため、なぜ総務が良いのか、なぜその企業の総務でなければならないのかを伝えるとより高い評価を得られます。
企業側はその人材がどのような影響をもたらしてくれるのかというポイント同様、どうして自社を選んだのかという点にも注目しているため、しっかり「その企業の総務を選んだ理由」を答える必要があるのです。
なぜ総務がいいのかを述べる
志望動機で総務への配属を希望する際は、なぜ総務の仕事に惹かれているのかを述べましょう。
どうして総務の仕事がしたいのかという理由は、仕事への熱意に関連する印象に直結します。
そのため、自分がどれだけの志望度ややる気を持っているのかを示しておく必要があります。
総務は事務系の仕事であるため、表には出さなくとも業務が楽そうといった理由で志望されることも多いです。
しかし、そのような一種の「やる気がなさそう」な理由で志望され、入社後に適当な仕事をされては企業側も困ります。
そのため、入社後にしっかり働く意思があると示すためにも総務のどのような点に惹かれたか、総務としてどのような仕事をしたいのかをはっきりさせておくことが大切です。
なぜその企業がいいのかを述べる
単に総務として働きたいとアピールするだけでなく、なぜその企業なのかにも触れると効果的です。
総務として働きたい、という理由だけだと、自社でなくともいいのではと思われてしまいます。
総務を置いている企業は数多くあれど、なぜ「その企業の総務」を志望しているのかについて述べると、その企業にしか使えない志望動機になり、好印象を与えられるでしょう。
そのために、事前に企業のホームページを閲覧したり、説明会に参加したりして企業に関する情報を収集しておく必要があります。
その企業の実情を知らなければ「その企業がいい理由」が的外れなものや薄っぺらい内容になりかねません。
採用担当者を納得させるためにも、企業にコミットした志望動機にすることが大切です。
【総務の志望動機とは】例文紹介
ここからは、実際に総務の志望動機を答える際の例文を3つ紹介します。
どのような理由を用いるかによって、選ぶべきエピソードは異なります。
志望先の企業が複数ある場合は、企業によって理由やエピソードを使い分けることが大切です。
また、志望動機で思ってもいないことを言うと深掘りされた時に答えられず詰む可能性があります。
仮に入社できても後からマッチ度が低いと判明してつらい思いをする可能性があるため、しっかり自分の考えに沿って答えるようにしましょう。
企業理念への共感
私は、御社の「生涯学習で人生に彩りを」という企業理念に惹かれて志望しました。
資格や趣味について楽しく学べる教材作りを行っている御社の事業を通して、より多くの人々に素晴らしい生活を提供するための基礎作りに貢献したいと考え、御社の総務事務を志望しております。
資格の取得や趣味のスキルアップにおいて学ぶことは重要ですが、教材のわかりやすさや理解することの面白さを引き出せるかどうかが学習の質に関わると感じており、御社の教材には学びながら人生を楽しむための工夫が詰まっていると感じました。
御社への入社後は、学生時代に資格取得の学習で培った集中力やタスク処理能力を活用し、他部署の方の業務をサポートできるよう努めたいと考えております。
インターンに参加して
私は、御社へのインターンシップをきっかけに御社の総務事務を志望しました。
インターンシップではまずさまざまな部署を見学させていただきましたが、その中でも総務事務がとくに多くの部署をつなぐパイプ役になっていると感じたためです。
各部署の業務の取りまとめ役として働く総務事務の方はとても忙しそうでしたが、それでもいきいきと働いておられたため自分の仕事を全力で全うできる会社だと感じました。
学生時代は文化祭実行委員として活動しており、裏方としてさまざまなサークルを支え、イベントを成功させた実績があります。
この経験を活かして、御社への入社後も総務事務としての裏方業務や各部署のパイプ役を全力で全うしたいと考えております。
課外活動
私は、御社の業務を裏側から支えたいと考え総務事務を志望しました。
御社は保存が利く食品を世に流通させることで、より長期間安全な食品を食べられるようにする形で社会に貢献しておられます。
私は食品の生産に関する技術はありませんが、裏方として御社の業務を支えたいと考えて総務事務を志望しました。
学生時代、私はバスケットボール部でマネージャーをしており、チームを裏から支えることの大切さを学びました。
社会の多くの人にとってなくてはならない御社だからこそ、それぞれの部署で専門性の高い仕事に専念していただくために、総務事務として支えることが大切だと感じています。
御社への入社後は、マネージャーとして培ったスケジュール管理能力やコミュニケーション能力を活かして働きたいと考えております。
【総務の志望動機とは】添削してもらおう
面接で答えるための志望動機について、原稿ができたら自分以外の人に見せて添削してもらいましょう。
自分1人でもチェックはできますが、内容に踏み込んで添削しようとするとどうしても主観が入ってしまいます。
そのため、実際に面接のような形式を取ってもらい、志望動機について話を聞いたうえで内容を添削してもらうと、客観的な意見が得られておすすめです。
わかりにくい部分や整合性が取れていない部分がないか、身近な人やプロにチェックしてもらいましょう。
先輩
面接用の志望動機を身近な人に添削してもらう場合は、先輩を頼るのがおすすめです。
家族や友人でも構いませんが、就いている職種または志望している職種によっては適切なアドバイスがもらえない可能性もあります。
そこで、総務の職種に内定をもらっている先輩が身近にいるのであれば、その人に添削してもらうと良いでしょう。
これから総務を目指して就活する場合、より内定に近づくためのアドバイスがもらえる可能性があります。
就活市場は年々状況が変わるため、なるべく直近で内定をもらった先輩にお願いすると、自分の状況と近くて有効なアドバイスがもらえるケースが多いです。
あまり就活した年が離れ過ぎていると、現状に即したアドバイスがもらえない場合もあります。
学校のキャリアセンター
身近に総務に就職する先輩がいない場合は、大学のキャリアセンターを頼ってみると良いでしょう。
キャリアセンターは大学付属の就活専門機関ですので、その大学の学生の属性や就活の傾向まで熟知しています。
そのため、長い就活の中で一度は相談に行ってみるのがおすすめです。
志望動機の添削だけでなく、今までに総務就活を行った学生の話も聞ける可能性があります。
過去の先輩はこういう対策をしていた、その企業であればこういう学生を採る傾向にあるなど、ためになるアドバイスが受けられるかもしれません。
ただし、キャリアセンターはあくまでも大学側の機関であるため、企業目線でのアドバイスは乏しい傾向にあります。
また、就活が本格化すると混み合うため、なるべく早めに相談に行く必要があります。
就活エージェント
より客観的で企業側の目線に立ったアドバイスが欲しい場合は、就活のプロである就活エージェントを活用するのがおすすめです。
就活エージェントはさまざまな大学の学生の情報を持っており、総務を目指して就活を行った過去の就活生についてもたくさん知っています。
「ジョブコミット」であれば、これまでの実績をもとに今の自分がどの位置にいるのかが客観的に見てもらえます。
また、何をするべきかのアドバイスを的確にもらえて就活を有利に進めることが可能です。
志望動機の添削だけでなく、面接対策も何度も行ってもらえます。
また、アドバイザーは就活生と二人三脚で就活全体の包括的なサポートを行っているため、困ったことがあれば何でも相談できるでしょう。
ジョブコミットへの登録は、こちらからどうぞ。
おわりに
企業の総務は、華やかでこそないものの、企業全体を支える縁の下の力持ち的な存在です。
総務としての採用を目指す場合は、総務がどのような業務を担当しているのか、自分は総務として何がしたいのかを把握しておく必要があります。
さらには、自分はその企業の総務としてどう貢献できるのかを明確にイメージし、的確にアピールしなければなりません。
そのため、志望動機にはどうしてその企業の総務が良いのか、入社後何をするつもりなのかを盛り込む必要があります。
面接における志望動機の答え方を学び、総務としての採用を目指しましょう。
