どうやって面接希望日のメールを書けばいい？メール作成の基本や構成を徹底解説！

はじめに

エントリーシートを通過したら、次は面接のステップに進むことはご存じでしょう。

面接の日時が企業によって定められており、指定された日時に行くというイメージがあるかもしれませんが、それだけではないのです。

「面接の希望日を教えてください」と学生に委ねられることもベンチャー企業を中心に見られます。

企業にメールをどのように送れば良いのか、戸惑う方も多いでしょう。

面接希望日を送る際に押さえるべきポイントについて書いていきます。

【面接希望日のメールの書き方】面接希望日のメール問題はだれもが経験をする！

面接に進んだ方は必ずと言っていいほど、採用担当者とメールのやり取りをすることとなります。

そのため多くの人が面接希望日メールの問題にぶつかります。

そんな時は、周りの人と相談したり、調べたりして見るとよいでしょう。

経験者は多くいるため、必ず力になってくれます。

ベンチャー企業志望者も経験する

ベンチャー企業志望者も他の企業と試験の内容は大きくは変わらないため、面接の際に面接希望日メールを経験することになります。

ベンチャー企業は大企業に比べて少数で仕事をすることが多いため、周りとのつながりが大切です。

そのためより失礼がないように気を付けて返信するようにしましょう。

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【面接希望日のメールの書き方】面接の日程調整の流れ

1.企業から連絡が来る

まずは、企業から連絡が来ます。

マイページや登録したメールアドレス宛に企業からの案内メッセージが届くので、見逃さないよう随時新着メッセージには目を通すようにしておきましょう。

多くの場合、そのメッセージに返信する形で候補日を提出します。

2.企業に候補日を提出を提出する

次に企業側に候補日を送ります。

企業側が候補日の挙げる日数や書き方などを指定してくる場合もありますが、無い場合も最低3つ以上の候補日は提出するようにしましょう。

企業側が「この中から選んでください」とあらかじめ選択肢を提示してくれてる場合もありますので、その場合は自分が必ず日程が合わせられる候補日を選択し、提出しましょう。

3.企業から日程確定のメールが来る

自分の候補日を送った後、企業が日程を決定し、面接日時を通知するメッセージが届きます。

直近の日程になる場合もあるため、ここでも新着のメッセージはすぐに目を通すようにしておきましょう。

基本的には確定メールが来た後、面接に臨むという形にはなりますが、企業側の都合により日程を変更するときや、万が一面接日程を変えたい場合は、すぐに連絡をするようにしましょう。

4.日程確定のメールに返信する

そして確認メールが届き、自分の希望した日程と一致していることを確認したら、日程確定エールに了解の意を返信しましょう。

返信してくださいと書いてあるメールもあれば、記載が無い場合もあります。

しかし了解したことを伝えるのはマナーであるため、確定メールに返信は必ずするようにしましょう。

【面接希望日のメールの書き方】希望日メールのマナー

伝えたいことははっきりしていても、普段SNSなどの手軽なやり取りに慣れてしまっていると、ビジネスシーンにおける文章のマナーがわからず困惑するでしょう。

タイトルはどうするべきか、書き出しはどうするべきかなど、考えることが多すぎて筆が進まないこともあるかもしれません。

無礼なメールを送ると、それだけで評価にマイナスに働き、ESや面接が良い出来だったとしても不採用になるおそれがあります。

まずは、面接の日程調整をするときのメールの際に気をつけるべきマナーについて6つ紹介しましょう。

お礼の言葉を添える

まず、簡単に「お世話になっております」と挨拶をし、自分の大学名と名前を名乗りましょう。

その後、必ずお礼の言葉を添えるのがマナーです。

面接のメールを送ってもらったこと、面接の日程をこちらに合わせてもらったことなどに対して、感謝の気持ちを伝えてください。

お礼の文章は「この度は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます」など、簡単なものでかまいません。

志望度が高いほど、面接のステップに進めた喜びが大きくなり、伝えたい言葉が多くなるかもしれません。

しかし、あまりくどくどと自分の気持ちを述べると「冗長である」「本題に早く進んでほしい」など、やや空気が読めないという印象を与えかねないので注意しましょう。

ビジネス文書の基本は、簡潔にわかりやすく書くことです。

返信は24時間以内にする

返信はなるべく早く、最低でも24時間以内に送るのもマナーです。

なぜなら、希望日の報告が遅いと企業に迷惑がかかってしまうからです。

採用活動中の企業は、多くの学生の面接を1日に何十回もこなしながら通常の業務も行うため、非常にタイトなスケジュールで勤務しています。

あなたからの連絡が遅くなればなるほど、業務が滞ってしまうのです。

また、連絡が遅くなることで、ほかの学生によって希望日や時間が先に埋まってしまうリスクも忘れてはいけません。

どうしてもすぐに面接の日次が確定できない場合は、メールを放置せずにその旨を伝えましょう。

その際はすぐに返信できないことにお詫びの言葉を述べたあと「〇月〇日までに返信いたします」と期日を伝えてください。

相手の書いたメールの文は残す

返信時は、送ってもらった文章と件名は残して送りましょう。

採用担当者は、あなた以外の学生だけでなく、社内外ともメールのやり取りをしており、多くの業務を並行して行っています。

タイトルを書き直さず「Re:」はそのままにしておきましょう。

 そうすれば、莫大な量のメールを処理する際に、企業は瞬時のどのメールに対する返信か把握できるのです。

また、同様に送られてきた本文を削除せず、残したままで返信メールを作成してください。

メールの文章を簡潔に美しくまとめたいという気持ちがあるかもしれませんが、企業側が書いた本文も残すことで、どの日程で提案をしたか・いつ送ったメールかなど、採用担当者の把握がスムーズになるのです。

署名を必ず書く

本分の最後に、署名を忘れてはいけません。

署名は「このメールは、私自らが作成したメールです」ということを示すサインに該当するもので、電子メールを送る際には必要不可欠なものです。

また、採用担当者が作業をしやすいようにという配慮もありますが、ビジネス文書における基本的なマナーでもあるため、決して忘れてはいけません。

本分のあとに「ー」や「＝」を用いて、文章との間に区切りをつけます。

その下に氏名とフリガナ・住所・電話番号・メールアドレスをそれぞれ改行しながら書いてください。

名前を打てば以下の項目が自動で入力できる設定もあるので、就職活動用のアドレスに設定しておくと今後のメールの返信がスムーズになります。

企業の営業時間内に返信する

企業へのメールは、営業時間内に送るようにしましょう。

電話とは異なりいつでも開けるのがメールの利点ではありますが、早朝や深夜や土日には送らないのが基本的なマナーです。

「スピード感のある返信を心掛けたい」「ほかの学生よりも早く日程を決めたい」と急ぎたい気持ちもわかりますが、残業中や帰宅時間前にメールが来たら、採用担当者は疲れている中で仕事が増え、帰社が遅くなってしまいます。

また、プライベートな時間にメールが送られてきても良い気分はしないでしょう。

営業時間の中でも、9時から10時、もしくは12時から13時など、ほかの業務が集中しない時間に送ると良いでしょう。

企業の就業スケジュールや、社内の動きを考えながら送ることで「気配りができる」という印象を与えられます。

面接日時確定のメールに返信する

面接の希望日のメールを送り、それに対して企業から「それでは〇月〇日にお願いします。」という趣旨の返信が来たら、必ずそのメールにも返信してください。

応募者からの返信がないと担当者はメールの確認ができているのか、情報の行き違いがないかのチェックができません。

最悪の場合、企業に電話をかけさせるという負担を強いてしまう可能性もあります。

面接日時の確定のメールに対して、以下のような形で返信しましょう。

特にベンチャー企業や中小企業などの規模の小さい募集では、ほかの就活生と差別化がはかれるでしょう。

【面接希望日のメールの書き方】希望日メールを作成するときの基本

面接希望日のメールの書き方は、そのまま内定承諾や辞退のメールにも応用できます。

それだけではなく入社後のビジネスメールの基本にもなるため、マスターしておくと良いでしょう。

パソコンを打つのに時間がかかってしまう、誤字脱字に対して不安がある方は、あらかじめメールに下書きをしてテンプレートを作成しておくのもおすすめです。

そして、希望日のメールを作成する内容に対しても、いくつか注意が必要です。

必ず押さえてほしいポイントを3つ紹介しましょう。

面接希望日は3つ以上提示する

面接希望日は、企業から指定がなく自分で自由に希望を書く場合、最低でも3つ以上提示しましょう。

先ほども述べたように、企業はあなただけではなくほかの学生の採用活動も並行して行っており、それ以外にも日常の業務があります。

ピンポイントでこの日と提示すると、企業に取って都合が悪い場合、もう一度メールをやり取りして調整するなどの手間をかけてしまうおそれがあります。

採用活動のために時間を取っていただいていることは、忘れてはいけません。

相手の立場に立って、仕事を増やさせないためにも、選択肢を用意して、心配りをしましょう。

面接の日程だけではなく、時間帯も幅をもたせて伝えることで、採用担当者も調整しやすくなります。

改行や空白で読みやすくする

なるべく早く返信しようと焦るあまりに、読みやすさへの配慮が欠けてしまっているかもしれません。

送信するメールのレイアウトにも気をつかいましょう。

丁寧にしようとするあまり、過度にかしこまり丁寧語が過剰になりすぎると、要点がぼけてしまい読みにくくなります。

また「有難う御座います」「早速」「致します」ど漢字を多用してしまうのも、学生が良く犯してしまうNGな文体です。

また、要件ごとに一行空ける、日程は箇条書きにするなど工夫すると、要件が伝わりやすくなります。

改行や空白が少なく、ぎっしりと文字が詰まった文章は圧迫感があり、読み手に負担をかけるおそれがあるのです。

一度文章を書いたら、少し引いて全体を見つめてみて、文章の配置や言葉の使い方を見直してみましょう。

正しい敬語を使う

敬語が正しく使えているか、チェックしましょう。 書いてある内容に問題がなくても、語尾の敬語が誤っていると「教養に欠ける」という印象を採用担当者に与えてしまいます。

丁寧語と謙譲語と尊敬語の使い分けがしっかりできているか、確認しましょう。

間違いやすい例を以下にあげてみました。

また「了承いたしました」など、二重敬語になっていないかも注意してください。

不安であれば最後に一度声に出して読んでみると、文章全体が不自然でないかわかりやすいかもしれません。

敬語は入社後も必須スキルであるため、この機会にきちんと身につけておきましょう。

【面接希望日のメールの書き方】注意点

面接希望日のメールを送る際に注意すべき点が存在します。

ここまでで希望日を出す場合は３つ以上提示する、24時間以内に返信をするなどのポイントがありましたが、ここで紹介する注意点も大切になります。

ここで紹介する注意点は、どの企業を志望している人でも共通して言えることであるため、必ず確認しておくようにしましょう。

現職場のアドレスは使わない

面接希望日のメールを送る際は、現職場のアドレスを使わないようにしましょう。

なんとか営業時間内に返信しようと考えて、現職場のアドレスを使うという人がいます。

現職場のアドレスを使っても多くの場合大きな問題は発生しませんが、仮に選考が長引いてしまい職場を退職した後に選考が続いてしまう場合は問題が起こりかねません。

メールを送信する際は、自分のメールアドレスを使うことが無難でしょう。

全員に返信をする

メールは複数の人の中で共有していることが多いです。

そのため全員に返信することが正しい行動であるといえます。

それだけではなく、仮に1人にしか返信をしないとメールを見落としてしまい、その後の選考に響くという可能性が少なからずあります。

内容は一人一人変える必要はありませんが、全員に返信をすると安心です。

間違えた場合は再度送りなおす

誰しもメールの送る内容を間違えてしまったという経験があると思います。

間違えることは誰でもあるため、間違えてしまった際は間違えたという旨と訂正した内容を送るようにしましょう。

間違えて気が動転してしまった、そのままでいいと思ったなどの理由で適切では無い行動をとれないといったことが少なからずあります。

まずは、落ち着いて修正点を確認しましょう。

メールを送る際は、件名を「訂正」などにしてわかりやすくする必要があります。

できれば3日以降の候補日を考える

はやく面接を受けた方が良いと考えて、「明日お願いします」といった旨をメールで伝えるケースがあります。

しかしこれは良くありません。

面接官も忙しく、スケジュールが埋まっているということが多々あります。

そのため3日後以降の日程から候補を出すようにしましょう。

目安でいえば3日から1週間の間が適切でしょう。

どうしても3日以内に面接をしてもらいたい場合は、その理由も事前に伝えるようにしてください。

【面接希望日のメールの書き方】希望日メールの構成

ここまで、面接希望日と企業に伝える際の基本的なマナーと注意点について紹介しました。

これらを理解したところでさっそく、面接希望日のメールを書いてみましょう。

メールを書く際には、推奨されている文章構成があります。

これから紹介する4つの構成に沿って書くことで、無駄なく、わかりやすく用件を企業に伝えられるでしょう。

ビジネスメールの基本になる要素がたくさんあるため、社会人になってからも必ず役に立つこと間違いありません。

挨拶と自己紹介

まずは、ビジネスメールの基本を学んでいきましょう。

メールの本題に入る前に「〇〇株式会社　〇〇部〇〇課　担当〇〇様」というように、企業と担当者名を書きましょう。

（株）や（有）は略称となるので、ビジネス文書にはふさわしくありません。

もし長くなったとしても正式名称で「株式会社」や「有限会社」と記載し、全体で3行以内にまとめることを意識しましょう。

もし、担当者名が明確でないのならば、「採用ご担当者様」と記載してください。

本題ですが、必ず「お世話になっております」と挨拶から書き始めましょう。

次に、「△△大学の〇〇と申します」と自分の名前を名乗ってください。

そのあと「面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます」と、簡潔にメールを送っていただいたことへのお礼の意を述べてください。

希望日時の指定

挨拶のあとは、本題の希望日時について早速述べていきます。

まず、企業からいくつか日程を提示され選んでほしいと言われているときは以下のように、簡潔にわかりやすく改行を含めて記載しましょう。

次に、日程を自由に申請できる場合は必ず3つ以上の日程を述べるのが鉄則です。

いくつか選択肢を用意することで、企業の融通も利かせやすくなり、無駄なメールのやり取りを避けられます。

このように、営業時間内で時間も指定するとより丁寧な印象を与えられます。

締め

本件を述べたら、締めの言葉を述べましょう。

最後に「受かりたい」と言う熱意や感情を込めたくなるかもしれません。

しかしここはシンプルに「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」で締めてください。

また、日程調整などをお願いする場合は「お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、上記の日程でご調整いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」と相手の気持ちをいたわるような言葉を述べましょう。

さりげない一言ですが、あるとなしとでは受け手の気持ちが大きく異なります。

署名

先ほども述べたように、最後は署名で締めくくります。

大学名と学部を述べるべきという説もありますが、フリガナ付きの名前と電話番号、メールアドレスを載せておけば、まず問題はないでしょう。

しかし、今後の選考のステップで書類の郵送がある場合は、郵便番号や住所も載せておいたほうが、採用担当者はそのあとの手続きをしやすくなります。

今後の選考のステップを考えて、採用担当者の負担が減るような形で記載するように心掛けてください。

【面接希望日のメールの書き方】面接希望日メールの例文

面接の希望日に関するメールの例文を記載します。

こちらは、面接の日程が学生に委ねられている場合の例文です。

日程を自由に選択できる場合

候補日をもらっている場合

日程が合わない場合

決定した日程を変更したい場合

面接を辞退したい場合

【面接希望日のメールの書き方】希望日に関する対応を状況別に紹介

面接希望日を返信する際の基本的なマナーと文章の構成について話してきました。

決して複雑なものではないので、テンプレート化して他社でも応用できるものはしておくと、今後似た状況に遭遇したときも対応がスムーズになります。

しかし、面接の日程が確定したあともイレギュラーな対応が求められるケースもあります。

学生の都合で企業に予定の変更や情報の催促をするのは、誰でも気が引けるでしょう。

3つのよくあるケースを紹介していきます。

希望日確定後に変更したい場合

まずは、希望日を伝えて面接日が確定したあとで、面接日程を変更したいと申し出るケースです。

企業からしたら、学生の希望を聞いて日程を調整したのにまた変更してほしいというのは、無礼とも捉えられる行動です。

そのため、必ずお詫びの言葉で申し出を始めてください。

挨拶のあと「大変恐縮ですが、お約束していた日程で面接におうかがいすることが難しくなりました。 誠に申し訳ございません。 大変勝手なお願いでございますが、もし可能であれば、下記の日時で再度ご調整いただくことはできますでしょうか。」

上記のように詫びたあとで、候補日時を3つあげましょう。

最後にまたお詫びの言葉とお願いしますという旨で締めてください。 不要な手間をかけてしまうということを十分に理解し、丁寧に謝罪しましょう。

面接を辞退したい場合

ほかの企業で内定が出て、面接を辞退する場合も必ず連絡は入れましょう。

伝えるのが気まずいからといって、連絡をせずにいわゆる、ばっくれに逃げるのは論外です。

また、連絡はなるべく早くしましょう。

そうすることで、企業もキャンセルされた時間にほかの学生との面接を入れるなど、有効に使えるのです。

この場合、件名は「Re:」ではなく、「面接辞退のご連絡／名前」というように一目で要件がわかるものにしてください。

内容はまず辞退する旨と謝罪の意を述べましょう。 来社せずメールでの連絡になったことに対しても詫びを入れるとより丁寧です。

そして最後は「貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」で締めてください。

連絡が来ない場合

「面接の希望日時を聞かれて答えたのに返信がない」または「面接で合格と言われたのにそのあとの面接についての話が進んでいない」など、宙ぶらりんの状態になってしまうこともあるでしょう。

この場合、人事が連絡を忘れている可能性が高いです。

面接の日次調整は、面接官のスケジュール確認や会議室の確保などやることが膨大にあります。

それらを学生の選考と並行して行わなければならないため、時折企業もミスをしてしまいます。

最後の連絡から数日空いている・面接候補日が迫っている場合は、こちらから再度連絡をしてもマナー違反ではありません。

まずは急いでいても、必ず営業時間内に確認メールを送るように心掛けてください。

メールの内容は「そのあとのご調整の状況はいかがでしょうか。」などのやわらかい表現を心掛け、催促しているニュアンスにならないよう注意しましょう。

【面接希望日のメールの書き方】エージェントに相談する

就活に関して不安がある方は、就活エージェントに相談してみましょう。

就活のプロであるアドバイザーが一人一人に対して熱心に指導してくれます。

エントリーシートの添削や模擬面接をやってもらえるだけでなく、就活に関する不安や疑問を聞いてもらうことができます。

まずは簡単登録を済ませて、就活に関する情報を閲覧してみましょう。

おわりに

面接の日程調整のメールは、ビジネス文書のやり取りに不慣れな学生にとって、重荷に感じるかもしれません。

守るべきマナーや文章の構成はありますが、一番大切なのは採用担当者への心づかいです。

簡潔でわかりやすく用件を伝えながらも、忙しい中で自分に時間を割いてくれることへの感謝や、日程変更などの手間をかける際は謝罪の気持ちを丁寧に述べましょう。

シンプルな文章だからこそ、人柄がにじみ出るものです。

相手がどのような状況か、読んでどのような気持ちになるかを想像して、不快に捉えられない文章を心掛けましょう。