【例文3選】業務効率化の経験を自己PRに活かそう!書き方と注意点について解説

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はじめに

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就活では志望動機と並んで、自己PRで自分の強みをアピールすることが選考に通るポイントと言われています。

多くの学生がさまざまな強みを自己PRする中で、差別化を図るために業務効率化の経験を自己PRに活かしたいと考えている方はいませんか。

たとえば、アルバイトやサークル、ゼミ、学園祭の実行委員などの業務で、業務を効率化した経験を自己PRにしたい場合、どうすれば良いのでしょうか。

今回は効率化を自己PRにする際の書き方と注意点について例文3選とともに解説していきます。

業務効率化の経験は企業でどのように活かされるか

業務効率化の経験を自己PRに活かしたい場合、まずは、業務効率化の経験が企業でどのように活かされるかを考える必要があります。

自己PRを通じて、企業でこの学生を採用したいと評価されるには、入社後にその経験を活かせると思ってもらえることが必要です。

そのため、志望している企業で、自分の経験がどう活かせるかを考えて、自己PRに落とし込んでいかなくてはなりません。

企業においては、今、少子高齢化によって、仕事を行ううえで人手不足に直面しています。

そのため、最小の労力で最大の成果を出すことが求められており、その目的を達成するために、業務効率化の経験を活かすことが可能です。

人出不足を補う、生産性を上げる、業務のスピードアップを図るといった側面で、自分の経験が活かせるか考えてみましょう。

業務効率化の経験で身につく・発揮される強みとは

業務効率化の経験を自己PRに活かすためには、業務効率化の経験でどんな強みが発揮できたのか、どんな強みが得られたのかをアピールすることが大切です。

「業務効率化できること」自体が強みになるわけではありません。

業務効率化をするために、どのようなことができたのか、それを強みとしてアピールしましょう。

入社後には業務効率化を求められる場面が、多々あるかもしれません。

紹介する経験とは直接は関連しない問題であっても、強みを活かして業務効率化につなげられることをアピールすることが必要です。

業務効率化の経験で身につく・発揮される強みとしては、課題解決能力、状況分析力、周囲を巻き込む力、常に改善を目指す向上心などが考えられます。

こうした強みをアピールしていくようにしましょう。

業務効率化の経験を自己PRに用いる際の注意点

業務効率化の経験を自己PRに用いる際の注意点としては、企業に採用したいと評価されるためにも、入社後にどう活かすことができるかを伝えることが大切です。

もっとも、単に業務効率化した経験がありますと伝えるのではなく、オリジナリティを持たせることも欠かせません。

ほかの学生と差別化を図り、実際に業務効率化を自分で行ったことを証明するためにも、オリジナリティのある改善策やエピソードを伝えるようにしましょう。

入社後にどう活かすことができるかを伝える

業務効率化の経験を自己PRに用いる際の注意点の1つ目として、入社後にどう活かすことができるかを必ず伝えるようにしましょう。

入社後に、直接、業務効率化に携わる人というのは、一部のコンサルタント職、総務や人事、生産部門などで、直接問題を抱えているケースを除けば極めて少ないです。

つまり、業務効率化が常に求められる職種や仕事ではない以上、業務効率化できることだけが強みでは、仕事への成果につながりません。

そのため、業務効率化で発揮した強みを、入社後のどのような業務で活かせるかアピールすることが重要になります。

過去の経験において業務効率化のために発揮した、課題解決能力、状況分析力、周囲を巻き込む力、常に改善を目指す向上心を、入社後の仕事にどう活かして、どう会社に貢献していけるのかを、具体的に伝えるようにしましょう。

業務効率化した経験はあくまでもエピソードとして盛り込むものであり、その中で発揮できた強みや得た学びが重要なアピールポイントとなります。

オリジナリティを持たせる

業務効率化の経験を自己PRに用いる際の注意点の2つ目は、オリジナリティを持たせることです。

業務効率化に向けて、なぜその施策を行ったのか、自分なりの考えや自分にしかない気付きを盛り込むことで、ほかの学生の自己PRと差別化ができます。

たとえば、ただ業務時間が短縮できた、業務に携わる人数を少なくできたではなく、従来30分かかっていた業務が20分でできるようになった、3人で行っていた業務が2人で回るようになったといった具体的な数値を出しましょう。

そして、どうしてその結果が出せるようになったのか、具体的な業務改善策、効率化のために行ったことを説明することが大切です。

経験を話す際には、残業が多い、顧客が捌けない、顧客を待たせてしまうなどの直面した問題を挙げましょう。

そのうえで、業務効率化のため、どのような解決策や改善策を行ったか、自分で考えて行ったことを話します。

その結果、どう改善できたのか、具体的な数値やデータで客観的な成果を伝えることがオリジナリティを持たせるポイントです。

自己PRの書き方を紹介

自己PRで業務効率化の経験を活かすには、伝え方にも気を付けなくてはなりません。

なぜなら、同じ内容を話すうえでも、どの順番で、どう伝えるかで、相手への伝わり方が異なり、与える印象や評価にも差が出るためです。

効果的な自己PRの書き方は、①強み→②発揮したエピソード→③課題→④解決策→⑤結果→⑥会社にどう貢献できるかの順番で構成することです。

どのように書いていけば良いのかは、以下でポイントをご紹介します。

①強み
最初にあなたの強みとして、業務効率化の経験で身につく・発揮される強みを一言で述べましょう。
自己PRで一番伝えたい結論から始めることで、何をテーマに話すかがわかり、全体の内容が伝わりやすくなります。

②発揮したエピソード
次に、強みを発揮できた業務経験のエピソードを1つ紹介してください。

③課題
紹介するエピソードはなんらかの課題に直面し、それを強みで解決したエピソードである必要があります。
そこで、直面した課題を簡単に説明してください。

④解決策
あなたの強みを活かして、どのように課題を解決したのか、解決策を具体的に説明しましょう。

⑤結果
解決策を講じた結果、どのようになったかを説明します。
数値などのデータを用いて、具体的かつ客観的に結果を説明できると、より説得力を増すことができます。

⑥会社にどう貢献できる
最後に、その経験や強みを活かし、どのように会社に貢献できるのか、入社後にどう活かすことができるかを伝えることが大切です。

例文を3つ紹介

自己PRで業務効率化の経験を活かすためには、入社後にどう活かすことができるかを伝える、オリジナリティを持たせることが大切です。

①強み→②発揮したエピソード→③課題→④解決策→⑤結果→⑥会社にどう貢献できるかの構成で伝えることも重要なポイントです。

これらの自己PRの書き方のコツを踏まえ、3つの例文を見ていきましょう。

例文①

「私の強みは、課題解決能力です。

24時間営業の牛丼店で、夜22時より明け方5時まで週4日勤務していましたが、日中は4名体制のところ、夜間は2名で業務を回していました。

多くの時間帯は1名、2名の利用客しかおらず、問題ないのですが、飲んだ帰りのグループや、タクシーやトラックの運転手が仲間と時間を合わせて休憩にやってくることがしばしばあったのです。

終電に間に合わせたい、少しでも仮眠時間を取りたいと訪れるお客様なので、待たせるわけにはいきません。
少しでも時間を短縮するため、日中はオーダーを受けて配膳するスタッフ、調理と盛り付けをするスタッフで分担されている業務分担を変更してみました。

1人がお盆を用意してお新香など副菜を並べ、本来、調理スタッフが行う味噌汁の盛り付けまで担当します。
調理スタッフは牛丼に集中することにしました。

これにより、それまで4人前を一気に捌くのに6分かかっていたところ、4分へと短縮ができたのです。
この成果を店長に話したところ、夜間対応マニュアルに反映していただき、お店の業務効率化に貢献できました。

スピードを求めて訪れるお客様のために何ができるか、直面した課題の解決に即座に取り組めた経験をもとに、御社でも業務の目的や目標を最優先にし、その実現を阻む課題の解決に取り組んでいきたいです。」

直面した課題を説明し、どのように業務効率化に結びつけたのか、オリジナリティあるエピソードが紹介されています。

短縮できた時間を数値で示し、店長に認められてマニュアル反映された成果も紹介できているのがポイントです。

例文②

「私の強みは、状況分析力です。

バラエティショップでアルバイトをしていましたが、ギフトを依頼される方が多く、特にクリスマスや入学、卒業シーズンのイベント時期はギフト包装を依頼する方でレジが長蛇の列になっていました。

従来は1人のお客様を1人のスタッフが会計、包装すべて対応していました。
ですが、一度に大量のギフトを頼む方がいると、業務が停滞してしまいます。

そこで、レジを1人で対応し、ギフトは別の2人で行い、ギフト包装を依頼する人には整理番号を渡して、レジ脇でお待ちいただくようにしたのです。
会計がどんどん進むのでお客様からのクレームや、会計が遅いと品物を戻して帰ってしまう方がいなくなりました。

2人で包装を行うため、包装を待つ時間も大量なケースを除き、2分程度で済み、従来かかっていた平均4分の短縮に成功したのです。
お客様がイライラした感じでお待ちいただいている状況や、スタッフが焦って包装がスムーズに進まなかった状況を分析し、最適な改善策が提案できたと考えています。

この経験を活かし、現状に甘んずることなく、状況を把握して分析し、より効率のいい仕事をしていきたいと思っています。」

アルバイトで直面したレジに長蛇の列ができるという課題に直面し、お客様の状況とスタッフの状況を分析して、行列の解消と待ち時間短縮が図れた業務改善経験がわかりやすく説明されている事例です。

短縮した時間で成果がアピールできているのも、ベターです。

例文③

「私の強みは、周囲を巻き込む力です。

私は商品販売会社で経理補助のアルバイトをしていました。
仕事は日々の伝票をシステムに入力するだけの単純作業です。

月末になると請求書をダブルチェックして発送する業務があるのですが、ダブルチェックした人が請求書を三つ折りして、宛名を確認して封筒に入れるという、フル工程を行っていたので、その社員だけが残業する状況がありました。

自分の担当業務が終わったからと定時で帰るではなく、全員が定時で帰れる状況を作るべきだと考え、やり方を変えようと提案したのです。
ダブルチェックを社員に行ってもらい、アルバイトの1人が三つ折りをし、宛名を確認して封入する作業を別のアルバイトが対応することにしました。

人数は3人に増えたのですが、時間は大幅に短縮し、月末に残業する人がいなくなったのです。
会社からコスト削減ができたと、アルバイトながら表彰されました。

この経験を活かし、1人に負担を負わせず、周囲を巻き込んでスムーズに業務が回る環境づくりに常に目配りしていきたいです。」

業務の分担が不完全で、一部のスタッフに負荷がかかり、残業が生じている状況を改善すべく、周囲を巻き込んで業務改善に取り組んだことがわかりやすくアピールされています。

残業削減や残業代を減らすコスト削減は企業の大きな課題でもあるので、印象に残る経験といえるでしょう。

まとめ

自己PRで業務効率化の経験を活かすためには、企業で業務効率化の経験がどのように活かされるかを理解することが大切です。

業務効率化の経験で身につく・発揮される強みとして、課題解決能力、状況分析力、周囲を巻き込む力、常に改善を目指す向上心をアピールポイントにしましょう。

業務効率化の経験を自己PRに用いる際の注意点として、入社後にどう活かすことができるかを伝えること、オリジナリティを持たせることがポイントです。

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