【例文あり】OB訪問のリマインドメールの書き方とポイントを解説

はじめに

OB訪問をする際、先輩への事前の挨拶としてリマインドのメールを送りたいけど、なんて送ったら良いのかわからず困っている方も多いかと思います。

ベンチャー企業でのOB訪問では、個人間でのコンタクトがしやすい傾向も見られるため、メールを送るタイミングや内容など、さまざまな点に注意して連絡を取ることが大切です。

今回は、そんなOB訪問のリマインドメールの書き方や、送る際のポイント、注意点などについて、例文と一緒にご紹介いたします。

【ベンチャーのOB訪問で必須なリマインドメールとは】リマインドメールの目的とは

ベンチャー企業へのOB訪問におけるリマインドメールの役割とは、仕事で忙しくされている先輩に「OB訪問があること思い出してくださいね」と伝えるためのメールです。

さすがに先輩も覚えているのでは？と考える方も多いかと思いますが、実際にあるベンチャー企業にOB訪問した際に、リマインドメールを送らなかったことで、2日後の日程と勘違いされて結局訪問できなかったということもあります。

実際に働かれている社会人の先輩は、仕事の忙しさからOB訪問があることを忘れてしまうことも多いのです。

そのため、OB訪問そもそもの存在を思い出してもらうことや時間や場所などの記憶違いといった認識のズレを防ぐことが、リマインドメールの役割になります。

【ベンチャーのOB訪問で必須なリマインドメールとは】リマインドメールを送るタイミングとは

実際にリマインドメールを送るタイミングとしては、OB訪問の前日がおすすめです。

前日であれば、リマインドメールを送ってから忘れられることも少なくなり、きちんと相手に思い出させやすくなります。

ただ、”直前すぎてメールに気が付かなかった”という事態も考えられるため、メールを送る時間帯には気を付けるようにしましょう。

前日のお昼ごろ～夕方の間を目処にリマインドメールを送ると、相手にしっかり認識してもらいやすくなります。

【ベンチャーのOB訪問で必須なリマインドメールとは】リマインドメールを送る際の注意点

リマインドメールを送る際の注意点としては、主に2つの点が挙げられます。

1つ目は、相手が不快にならないような内容にすることです。

リマインドメールは、そのメールを送る主旨から、失礼な内容になりがちな点が気を付けたいポイントになります。

そして2つ目の注意点は、誤字脱字に気を付けることです。

誤字脱字があると、文章に丁寧さが感じられず、不真面目な印象を与えやすくなり、OB訪問においても良い印象を残せません。

ここからは、これらの注意点を詳しく解説していきます。

相手が不快にならないように

リマインドメールを送る目的としては、「OB訪問があることを再認識してもらうため」ではありますが、その内容には注意が必要です。

覚えていることを「忘れてないよね？」と再確認させるメールが来ると、内容や言い回しによっては不快に感じてしまう人もいることをしっかり覚えておきましょう。

ポイントとしては、「覚えてる？」といった主旨にするのではなく、「明日、訪問させていただきます。宜しくお願い致します。」といった事前の挨拶のような主旨にすることが大切です。

また、クッション言葉を使うなど悪い印象を与えないで丁寧な内容になります。

リマインドメールを作成する際は、相手が不快にならないよう事前の挨拶のような内容にし、言葉遣いを意識することが大切です。

誤字脱字に注意

内容に気を遣うだけでなく、もちろん、文章中の誤字脱字には注意が必要です。

いくら内容が正しく相手に配慮した丁寧なものでも、誤字や脱字のミスがあってしまっては、相手にだらしない印象を与えてしまいます。

また、単なるミスとしてではなく、「送る前にきちんと確認しなかったのかな？」と不快に思わせてしまうため、きちんと注意することが大切です。

たとえ先輩と親しい間柄であったとしても、OB訪問におけるリマインドメールはれっきとしたビジネスメールであるため、きちんと礼儀を踏まえなければなりません。

リマインドメールを送る前に、その内容や文章が企業の人事に見られても不快な思いをさせないものであるか、誤字脱字がないようしっかり確認するようにしましょう。

【ベンチャーのOB訪問で必須なリマインドメールとは】リマインドメールの構成

ベンチャー企業でのOB訪問のリマインドメールでは、主に4つの構成を意識して作成することが大切です。

4つの構成とは、「件名・所属・名前」、「宛名と自分の名前」、「お礼」、「日時・場所」のことを指します。

これらを意識するかしないかによって、メールの丁寧さは大きく異なります。

リマインドメールを作成する時は、必ずこれらの4つの構成を意識して、何度も確認するようにしましょう。

以下でそれぞれについて詳しくご説明しますので、確認してみてください。

件名・所属・名前

件名に多いては、”リマインド”という言葉を用いらないことが大切です。

“OB訪問に関するリマインド”など直接的な表現を使うと、上から目線な印象を与えてしまい、不快に思われる可能性もあります。

実際に適切な件名を添えるには、「明日のOB訪問につきまして」と少し濁しつつもどの用件かわかるようにすることがポイントになります。

また、誰からのメールかわかるように、名前と所属を盛り込むことも大切です。

そのため、失礼がないように簡潔にまとめた件名と、所属・名前の記載がハッキリされているものが適切とされています。

リマインドメールを送る際は、これらのポイントがきちんとクリアできているか、事前にきちんと確認するようにしましょう。

宛名と自分の名前

ビジネスメールにおいて、相手の宛名と自分の名前を記載するのは基本的なルールです。

このルールは、ベンチャー企業のOB訪問におけるリマインドメールにおいても同様と言えます。

親しい間柄の先輩においても、相手の宛名（会社名と部署、名前）を本件の最初に記載するようにしましょう。

そしてメールの最後には、必ず自身の名前と学校名などを記載することが大切です。

ビジネスメールに慣れていない人には、最後に自分の名前を書き忘れるケースが多く見られます。

自分の名前と所属、電話番号やメールアドレスなどを記載することは、礼儀の一つになります。

たとえ、本件の中で○○の～～ですと自己紹介のような内容を踏まえていても、必ず最後に明記するようにしましょう。

お礼

リマインドメールを構成するにあたって、お礼を述べることはとても大切です。

忙しいスケジュールの中、OB訪問を受けてくれたことに対する感謝を、文中に必ず添えるようにしましょう。

添え方としては、本題に入る前の一文として添えると、相手への感謝が伝わりやすくなります。

ご挨拶と自分の名前を述べた後に、「明日は大変お忙しい中、OB訪問のお時間を設けていただき誠にありがとうございます。」などとして添えると効果的です。

また、メールが終わる最後の導入文として、繰り返し感謝を伝えるのも良いでしょう。

ただ、あまりにも何度も感謝を述べてしまうと、厚かましく印象を与え、かえって逆効果になることもあります。

内容が失礼なものにならないよう、構成を考えながら述べるようにしましょう。

日時・場所

リマインドメールを構成するにあたっては、その本題となる”OB訪問の認識ズレを防ぐこと”をしっかりと述べることが大切になります。

そのため、OB訪問の場所と日時を必ず文中に再度明記するようにしましょう。

この時注意しておきたいのが、こちら側が指示を出しているかのような印象を与えないようなニュアンスにすることです。

あくまでも、”相手側（先輩）が再度確認する手間を省くように明記させていただく”というニュアンスで、失礼のないように記載するようにしましょう。

また、日時や場所などは、メールにおいても見やすいように書くことが大切になります。

そのためハッキリとわかりやすいように、日と場所を一文にして簡潔にまとめるのがおすすめです。

【ベンチャーのOB訪問で必須なリマインドメールとは】リマインドメールの例文

上記では、ベンチャー企業のOB訪問におけるリマインドメールについて、注意点やさまざまなポイントをご紹介してきました。

ですが、実際にどのようにしてメールを作成したら良いのか、具体的なイメージがまだ浮かんでいない方も多いかと思います。

そんな時は、正しい例文を参考にして、自分の内容に書き換えることもおすすめです。

以下に、リマインドメールを構成するにあたって重要な4つの構成やさまざまなポイントを踏まえて作成した例文を紹介いたしますので、OB訪問の際に役立ててみてください。

まとめ

今回は、そんなOB訪問のリマインドメールの書き方や、送る際のポイント、注意点などについて、例文と一緒にご紹介いたしました。

個人間での連絡ややりとりが必要であるOB訪問では、失礼がないよう事前にさまざまなポイントに注意してリマインドメールを作成することが大切です。

また、送るタイミングや件名など、メールを送信する際も注意が必要になります。

ご紹介したポイントをしっかり踏まえて、ベンチャー企業でのOB訪問の際に役立ててみてください。