はじめに
エントリーシートは郵送で提出することもありますが、最近はメールなどで提出することが多く、正しい郵送方法を知らない方も多いでしょう。
特に提出期限が迫っており、大学のキャリアセンターに連絡がつかないなど、正しい提出方法が分からず焦っている人も多いはずです。
そこで今回はESを郵送する際の方法について簡単に紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。
ESを封筒で郵送する際の事前準備
まずESを封筒で郵送する際の事前準備について紹介します。
以下の5つは必ず準備しておくようにしましょう。
①無地の封筒
書類を郵送する際に使用する封筒は無地で白が望ましいとされています。
ビジネス文書としての格式や清潔感を保つためです。
A4サイズの書類がそのまま入る大きさを選べば、書類を折らずに送ることができます。
封筒が小さすぎて書類を折りたたむ必要があると、見た目が悪くなるだけでなく、受け取る側にもマイナスの印象を与える可能性があります。
また、封筒の材質も重要で、薄すぎると中身が透けて見えたり、強度が不足して書類が傷んでしまうでしょう。
書類がしっかり保護されるよう、適度な厚みのある封筒を選ぶことを推奨します。
②送付状
送付状は封筒に何が同封されているのかを相手に伝えるための重要な書類です。
送付状の内容は挨拶文、送付する書類のリスト、提出する理由などを簡潔にまとめましょう。
パソコンで作成しても手書きでも基本的には問題ありませんが、書類全体の印象を統一するためにできるだけ読みやすく美しいフォーマットで作成し、適切な敬語や礼儀のある表現を心がけ、誤字脱字がないかの確認も忘れずに行いましょう。
③ボールペン
送付状や封筒の宛名を書く際には、扱い慣れた油性ボールペンを選ぶと良いでしょう。
インクの濃さや書き心地が書類全体の見栄えに影響するため、書きやすいものを使用することがポイントです。
また、事前にインクの残量も確認しておきましょう。
途中でインクが切れて違うペンに変えてしまうと色合いが変わり、仕上がりにムラができてしまいます。
また、油性ペンを使用することで、封筒が雨などで濡れた場合でも文字がにじみにくくなるというメリットもあります。
消えるインクで書くと修正がしやすく便利ですが、基本的にビジネスシーンにおいてはNGとされているため、油性の消えないボールペンで書きましょう。
④クリアファイル
書類を封筒に入れる際はクリアファイルに入れてから封入することを推奨します。
書類が封筒と擦れて汚れたり、折り目がついたりするのを防ぐためです。
書類が折れたり汚れたりしていると、配慮が足りない人物であると思われてしまう可能性があります。
クリアファイルに入れておくことで、封筒と中の書類をしっかり保護するだけでなく、受け取る側にも丁寧な印象を与えられます。
また、透明なファイルを使用すると書類の確認もしやすくなり、スムーズな取り扱いが可能です。
⑤その他
封筒を閉じる際には、スティックのりや両面テープを使用すると便利です。
封を確実に閉じることで、郵送中に書類が落ちたり、内容を覗かれたりするリスクを防げます。
また、ポストに投函する場合は、切手を忘れずに貼りましょう。
ただし、郵便局で郵送する場合、切手は適切な料金分を貼ってもらえるため、自宅で事前に準備する必要はありません。
【表面】ESを郵送する際の封筒の書き方
続いて、ESを郵送する際の封筒の書き方についても紹介します。
以下のポイントを踏まえた上で失礼のないよう、ビジネスマナーを踏まえた書き方を心がけましょう。
①企業名・住所の書き方
封筒の表面には企業名と住所を記載しますが、正確かつ丁寧に確認しましょう。
企業名は必ず正式名称を使用し、略称や省略を避けるべきです。
「株式会社」を「(株)」と略すことはせず、正確な表記を心がけましょう。
企業名の誤りや略語の使用も失礼な印象を与えるため、慎重に記載しましょう。
また、住所についても郵便番号から始め、建物名や階数まで正確に記入することを推奨します。
特に大手企業の場合、ビル内に複数の部署や関連会社が存在することも多いため、間違いなく届けられるように正確に記載してください。
書き方は左寄せで、企業名の下に住所を記載するスタイルが一般的です。
②宛名の書き方
宛名の書き方も間違えてはならない要素の1つです。
宛名は封筒の中央に大きく書き、誰宛の書類なのかを明確に伝えることが求められます。
企業の担当者が分かっている場合は、部署名や役職も併記すると良いでしょう。
例えば「人事部採用担当〇〇様」と具体的に記載することで、書類が確実に担当者の手元に届きます。
担当者名が不明な場合には「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。
また、宛名の書き方には注意が必要で、文字が小さすぎたり雑に書かれていると伝わりにくくなってしまうため、丁寧に書くように心がけましょう。
③応募書類在中の書き方
企業に郵送する際、封筒の表面には「応募書類在中」と赤字で記載することが一般的です。
企業側に対して書類が重要であることを強調し、注意を促せます。
封筒の左下部分に赤い枠線を引き、その中に記載する形式が多いです。
枠線を引くことで視認性が向上し、企業側も必要な書類として認識しやすくなります。
また、「応募書類在中」と記載することで書類の誤配送のリスクを減らし、企業内で迅速に担当部署へ回されるようになります。
封筒に直接「応募書類在中」と印刷されたタイプのものも市販されているため、それを使用するのも1つの方法です。
【裏面】ESを郵送する際の封筒の書き方
続いてESを郵送する際の封筒の裏面の書き方について紹介します。
こちらも同様に、間違いのないよう、ビジネスマナーを守って書くようにしましょう。
①自分の情報の記載
封筒の裏面には必ず自分の氏名、住所、連絡先を記載します。
これは配送トラブルが発生した際にも、きちんと書類が返ってくるため、非常に重要です。
住所は郵便番号から始め、建物名や部屋番号まで詳細に記入しましょう。
特に大都市では同じような名前の建物が存在することが多いため、記載が不十分だと返送時にトラブルが発生することもあります。
また、連絡先の記載も忘れないようにしましょう。
こちらもペンのインクが消えたり薄れたりしないように、油性ボールペンを使用することを推奨します。
②日付の書き方
封筒の裏面には日付を記載することが推奨されます。
日付を記載することで郵便物がいつ発送されたのかを受け取る側が確認でき、書類の取り扱いにおいても参考にされることがあります。
日付の書き方は「〇〇年〇月〇日」と記載するのが一般的で、封筒の裏面の左上に縦書きで書くのが適切です。
また、日付を記載することで、書類がいつの時点で郵送されたかの証拠にもなります。
受け取り時に発生する可能性のあるトラブルを回避できる点もメリットです。
③封の仕方
封をする際はしっかりと封筒の口を閉じるようにしましょう。
封が甘いと配送中に封筒が開いて書類が紛失するリスクが高まってしまいます。
封をする際には両面テープやのりを使用して封をしっかりと密閉しましょう。
特にのりを使用する場合は、封筒全体にまんべんなく塗り、しっかりと密着させることが重要です。
また、封をした後には開封されていない証拠として、封筒の封部分に「〆」と記入することを推奨します。
「×」と勘違いする人も多いので、注意しましょう。
ESを郵送する際の送付状の書き方
続いてESを郵送する際の送付状の書き方についても紹介します。
送付状は良い印象を与えるために丁寧に書くことが求められるため、ぜひ以下の書き方を参考にしてみてください。
①日付
送付状の最初に記入する項目は日付であり、書類の作成日や送付日を明確に示すためのものです。
通常、送付状の左上に「〇〇年〇月〇日」と記載します。
日付は書類全体のタイムスタンプとしての役割を果たし、いつ作成されたものかが一目で分かるため、企業が書類を整理しやすくなります。
横書きで記載することで視認性が高まり、正式なビジネス文書としての体裁を保つことができます。
②宛名
宛名は送付状の左上に記載し、企業名、部署名、担当者名を含めて記載することが求められます。
企業名は正式名称を使い、略称や省略を避けることがビジネスマナーです。
また、部署名や担当者名がわかる場合はそのまま明記することで、より担当者に届きやすくなります。
担当者名が不明な場合でも「採用ご担当者様」と書くことで、相手に配慮した内容になります。
③自己紹介・連絡先
日付の下には差出人である自分の情報を記載します。
ここには自分の氏名、所属する大学名や学部、連絡先を明記することが求められます。
企業側があなたを簡単に特定でき、書類に関する問い合わせや連絡もスムーズに行えるからです。
万が一、企業側から追加の連絡が必要になった場合に備える重要な要素であるため、確実に記入しましょう。
④件名
件名には「応募書類の送付につきまして」といった簡潔な一文を記載し、送付状の目的を明確に示します。
件名は送付状の本文の前に記載され、企業側が書類の内容を一目で把握できるようにするための工夫です。
件名がしっかりしていると、企業側も書類の内容を予測しやすくなり、書類の扱いがスムーズになります。
⑤本文
送付状の本文は「拝啓」で書き出し「敬具」で結ぶのが一般的です。
挨拶文を忘れずに記載し、書類を送付する旨を簡潔に述べることが求められます。
本文の中では、自己紹介や送付の理由を述べることが多く、相手に対する敬意を込めた表現を心掛けることが重要です。
簡潔かつ丁寧な文章で書類の送付を伝え、ビジネスマナーを意識した文面を作成しましょう。
⑥記書き
記書きとは、挨拶文の後に「記」と記載し、その下に伝えたい内容を箇条書きで整理して記述する書式です。
これは送付状の中で伝えたいポイントを強調するために用いられます。
記書きの形式は簡潔でありながらも、書類の内容を明確に伝えるための重要な部分です。
読みやすさを向上させるためにも、忘れずに記載しましょう。
⑦同封書類一覧
送付状には同封書類の内容を記載する箇所が設けられます。
通常、記書きの下に続けて記載し「エントリーシート」や「履歴書」などの同封物を明確に示すことで、企業側が内容を確認しやすくなります。
同封書類一覧は箇条書きで記載するのが一般的ですが、各書類の正式名称を丁寧に記入することが一般的です。
これにより、企業側が受け取る書類を把握しやすくなり、選考過程でのミスを減らせます。
⑧結びの「以上」
送付状の最後には「以上」で結ぶことがビジネスマナーとされています。
書類の終わりを明確に示すことで、企業側にも分かりやすく配慮された印象を与えられます。
結びの表現1つでも、送付状全体の完成度を高めることができるため、適切な使い方を心掛けましょう。
送付状の例文
令和〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇
採用担当者様
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
〇〇〇〇（ふりがな：〇〇〇〇）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇丁目〇〇番〇〇号
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇.com
拝啓
時下、貴社におかれましたはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の通り応募書類をお送りいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
同封書類
記
履歴書1通
エントリーシート1通
以上
ESを封筒で郵送する方法
続いて、ESを封筒で郵送する方法について紹介します。
ESを封筒で郵送する際には、以下の手順で送ることで、安全に書類を届けられるでしょう。
①書類をクリアファイルにまとめる
ESを封筒で郵送する際、まず大切な書類をきちんとクリアファイルにまとめましょう。
クリアファイルにまとめることで、送付中の水漏れや汚れを防ぐことができ、企業に対して良い印象を与えられます。
書類をまとめる順番としては「送付状→エントリーシート」の順が基本です。
送付状は企業への書類提出時の礼儀を示すものであり、内容としては提出書類の一覧や自分の連絡先などを簡潔にまとめたものを用意します。
送付状が一番上にあることで、企業側が開封した際に書類全体の構成が分かりやすくなり、確認がスムーズに進むでしょう。
エントリーシートはその下に配置し、これらをまとめてクリアファイルに入れましょう。
クリアファイルがあることで、企業が書類を受け取った際の印象が良くなり、書類が傷つくリスクも軽減されます。
②送料に合った切手を貼る
封筒に貼る切手の料金は書類の重さや封筒のサイズによって異なるため、正確な送料を把握しましょう。
料金が不足していると、企業側が受け取り時に追加料金を払わなければならなくなり、マイナスの印象を与えてしまいます。
したがって、郵便局に行き、郵便物の重さを正確に測定してもらい、それに応じた切手を貼ることを推奨します。
郵便局の窓口で送料を確認すれば、料金不足の心配をせずに確実に郵送可能です。
また、封筒のサイズが定形外、または厚みがある場合には通常の郵便料金より高くなることがあるため、事前に確認しましょう。
③簡易書留で郵送する
ESを郵送する際、重要な書類を確実に企業に届けるために、簡易書留での郵送を推奨します。
簡易書留は普通郵便で送るよりも、郵便物の送達過程を追跡できるサービスが付いており、万が一紛失した場合にも一定の保証が受けられます。
特に就職活動において、書類の紛失は大きなトラブルを招く可能性があるため、簡易書留を利用しましょう。
郵便局で簡易書留の手続きをする際には、郵便物に専用のラベルを貼ってもらい、そのラベルに記載された追跡番号を利用して配達状況を確認できます。
書類が相手に確実に届いたかどうかを確認することもでき、面接のタイミングで書類確認が必要な場合にも役立ちます。
書類が届かなかった場合にも、追跡番号を利用して状況を把握しやすく、万一のトラブル時にも迅速に対応できるでしょう。
ES郵送前の最終チェックポイント
続いて、ESを郵送する前に最後に確認して欲しいポイントについて紹介します。
以下の4点をしっかりと確認した上で、間違いのないESを提出するようにしましょう。
誤字脱字の確認
ESを郵送する前には、すべての書類を再度確認して誤字脱字がないかを徹底的にチェックすることが重要です。
特に企業名、担当者名、住所などの重要な情報に誤りがあると、企業に悪い印象を与えるだけでなく、書類が正しく届かない可能性すらあります。
そのため、郵送前には時間をとって何度も見直し、最後までチェックを怠らないようにしましょう。
また、確認する際には文章全体を一気に見直すのではなく、重要な箇所を重点的に確認することを推奨します。
企業名や担当者名が正確に書かれているか、書類の構成に矛盾がないか、内容が一貫しているかなどを細かくチェックしましょう。
誤字脱字を防ぐためには、第三者に見てもらうことも有効です。
家族や友人に協力を依頼して、最終チェックを行いましょう。
宛先の確認
企業名や住所、担当者名が正確に記載されているか、細かく見直しましょう。
特に郵便番号やビル名、部屋番号といった細かい部分のミスは、書類の誤配や遅延の原因となるため注意が必要です。
正確な情報を確認するためには、企業から送られてきた案内文や公式サイトの採用情報を再チェックし、正しい宛先をしっかりと確認しましょう。
また、企業によっては担当者の名前や部署名が指定されていることも多いため、正しい相手に宛てているかどうかも確認してください。
郵便番号が間違っていると別の場所に届いてしまうこともあるため、数字の見間違いがないように注意を払いましょう。
宛先の正確性は企業に対する細やかな配慮を示すものであり、ビジネスマナーとしても非常に大切です。
封の確認
書類を封筒に入れた後、しっかりと封が閉じられているかを確認することも大切です。
封筒の口が完全に閉じていないと、中身が落ちてしまったり、封筒が破損したりするリスクが高まってしまい、書類が紛失してしまうこともあります。
のりや両面テープを使って、封筒の口を確実に閉じたことを確認してください。
封が不完全だと見た目にもだらしなく映り、書類が丁寧に扱われていない印象を与えてしまうため、慎重に確認しましょう。
また、封を閉じる際にしっかりと圧着することで、配送中に開かないようにすることも大切です。
封筒の封をした後、手で軽く押さえて密着させましょう。
到着日時の確認
書類を郵送する際、確実に企業に書類が届くか到着日時を確認することも大切です。
応募の締め切りが決まっている場合は、余裕を持って郵送手続きを行いましょう。
通常の郵便であれば発送から翌々日頃に到着することが多いですが、急ぎの場合は速達を利用するなどの対応が必要になることもあります。
郵便局で到着予定日を確認し、必要に応じて速達や簡易書留のオプションを選び、書類が確実に期日までに企業に届くよう手配しましょう。
到着が遅れてしまうと選考対象外となることもあります。
また、天候や配送状況によって遅れが生じる可能性もあるため、万全の準備を整えることが重要です。
到着日時の確認を行うことで、書類が予定通りに企業に届き、選考がスムーズに進むことを確実にできます。
ESを封筒で郵送する際によくある質問
続いて、ESを封筒で郵送する際によくある質問について紹介します。
以下の3つはこの記事を読んでいる方の多くが疑問に思っていることでしょうから、ぜひ参考にしてください。
担当者名がわからない場合はどうするか
エントリーシートを郵送する際、担当者名がわからない場合は、封筒や送付状にどのように書けばいいか迷うことでしょう。
基本的には「採用ご担当者様」と記載するのが一般的な方法で、これにより採用担当者の名前が不明でも、適切に部署に書類が届きます。
この書き方ならば、誰が受け取っても違和感がなく、ビジネスマナーとしても失礼にはなりません。
また、企業の公式サイトや採用案内には、多くの場合、部署名や担当者の情報が記載されているため、事前にしっかりとリサーチを行い、可能な限り正確な情報を集めるようにしましょう。
もし情報が見つからない場合は「採用ご担当者様」と書くことを推奨します。
郵便局の窓口から送るべきか、ポストに投函してもよいのか
エントリーシートを郵送する際、基本的には郵便局の窓口から簡易書留で送ることが最も安心です。
郵便物の追跡番号が発行され、配送過程を追跡できます。
郵便物が確実に企業に届いたかどうかを確認でき、万一のトラブルにも対応しやすくなります。
一方、ポストに投函する場合は追跡ができないため、郵便物が紛失したり、届かなかったりするリスクが高まります。
エントリーシートのような重要な書類の場合、確実に企業に届けなければならないため、リスクを回避するために郵便局の窓口からの発送することを推奨します。
また、窓口から簡易書留で郵送することで、信頼性も高まるでしょう。
封をする時はのりでも両面テープでもよいのか
一般的にはのりを使用する方が良いです。
のりはしっかりと封を閉じることができ、見た目もきれいに仕上がるため、多くの人に利用されています。
しかし、両面テープを使ってはならないというルールは存在しません。
重要なのは封が確実に閉じられているかどうかを確認することです。
封がしっかりと閉じられていないと、配送中に封筒が開いてしまい、書類が紛失することもあります。
そのため、封をした後は軽く押さえて接着面がしっかりと密着していることを確認しましょう。
ESの悩みなら就活エージェントに相談
今回はエントリーシートの郵送方法について詳しく紹介しましたが、エントリーシートの内容や面接対策などに不安を感じている人も少なくないでしょう。
そこでおすすめなのは、就活エージェントを利用することです。
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まとめ
今回はエントリーシートの郵送方法について非常に詳しく紹介しました。
就活においては、このような形式を丁寧に守って取り組むことが大切であり、最低限のビジネスマナーがあることをアピールすることが求められます。
ベンチャー企業を受ける方の多くは、企業のページから提出するか、メールで提出することが多いでしょうが、郵送での提出を求められた場合に備えて、今回紹介したルールを覚えておいてください。
