【WEBエントリーシート(ES)】紙との違いや、作成のポイントを徹底解説

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柴田貴司
監修者

明治大学院卒業後、就活メディア運営|自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

この記事を読んでわかること
  • Webエントリーシートとは?
  • Webエントリーシート作成のコツ
  • Web版と紙との違いについて
この記事をおすすめしたい人
  • Webエントリーシートを作成したい人
  • 自分のESに自信が無い人
  • 書類選考を突破したい人

目次目次を全て表示する

Webエントリーシートって?

Webエントリーシート(ES)は、インターネットを介して提出するエントリーシートの形式で、近年の就職活動において主流の方法となってきています。

企業の採用活動がデジタル化する中で、Webエントリーシートは紙のエントリーシートに比べて効率的で柔軟な特徴を持っています。

その特性を正しく理解することで、よりスムーズに準備を進めることができ、時間や手間を大幅に削減することが可能です。

この記事を参考に、効率的な就活を進められるようにしましょう!

作成が短時間で可能

Webエントリーシートの最も大きな利点は、短時間で作成ができる点です。

キーボードを使ったタイピングによる入力は、手書きのエントリーシートに比べて圧倒的に効率的です。

例えば、志望動機や自己PRなど長文を書く場合でも、タイピングであればスムーズに文字を入力できるため、作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。

当然、デジタル形式のエントリーシートは修正が簡単にできることも作成を短時間でできる理由の一つです。

誤字脱字を発見した場合や内容を変更したい場合、手書きであれば最初から書き直す必要がありますが、Webエントリーシートであればすぐに修正が完了します。

この柔軟性が、Webエントリーシートを多忙な就職活動における効率的なツールとして位置付けています。

送料がかからない

紙のエントリーシートを郵送する場合、郵便代が必要になりますが、Webエントリーシートではその必要がありません。

インターネットを介して直接企業に送信するため、郵送コストを削減できるだけでなく、郵送のための準備や手間を省くことができます。

特に複数の企業に応募する場合、このコスト削減は大きなメリットといえます。

また、郵便の到着時間を気にする必要もなく、提出期限ギリギリまで作業を進めることができる点も大きな特徴です。

コピー&ペーストが可能

Webエントリーシートならではの便利な点は、一度作成した内容を他の企業へ提出するエントリーシートに再利用できることです。

志望動機や自己PRなど、共通する部分をコピー&ペーストで転用することで、作業時間を短縮し、より効率的にエントリーシートを完成させることができます。

ただし、そのまま内容を使い回すのではなく、応募先企業の特徴や求める人物像に合わせて調整を加える必要があることは把握しておきましょう。

企業ごとに異なる価値観やニーズを反映させることで、採用担当者に好印象を与える内容を作成することができます。

記入・提出にはインターネットが必要

Webエントリーシートを利用するためには、安定したインターネット環境が不可欠です。

特に入力作業中や提出直前に回線が途切れると、作成していたデータが消えてしまうというリスクがあります。

こうした事態を防ぐためにも、事前にインターネット環境が整った場所で作業することが求められます。

また、企業ごとに異なる専用の提出フォームや入力フォーマットに対応する必要があるため、慣れるまでは操作に時間がかかる場合があります。

そのため、ある程度余裕を持って作業を進めることをおすすめします。

Webと紙のエントリーシートを比較

エントリーシートにはWeb形式と紙形式の2種類があり、それぞれに特徴的な利点と注意点があります。

就職活動においてどちらを使用するかは企業の指定によりますが、両者の違いを理解しておくことで、状況に応じて対応ができます。

上記でも述べた内容とも重なる部分はありますが、今一度Webと紙の違いをまとめて比較しておきましょう。

Webと紙のエントリーシートの共通点

まず、Web形式と紙形式のエントリーシートには、多くの共通点があります。

どちらも企業が応募者の能力や適性を判断するための重要な資料であり、選考の第一関門としての役割を果たしています。

志望動機、自己PR、学生時代の経験といった内容が求められる点は共通しており、形式に関わらず、採用担当者に好印象を与える内容を記載する必要があります。

また、エントリーシートは、正確な敬語表現や誤字脱字のない文章が求められます。

提出形式が異なるだけで、本質的な評価ポイントは変わりません。

そのため、どの形式であっても、採用担当者の視点に立った読みやすい構成や内容の工夫が重要です。

Webと紙のエントリーシートの相違点

一方で、Web形式と紙形式のエントリーシートには明確な違いがあります。

まず、Webエントリーシートはインターネットを通じて提出するため、郵送や持参が必要な紙のエントリーシートに比べて提出が簡単で迅速です。

提出期限ギリギリでも対応できる点は、忙しい就職活動において大きな利便性となります。

また、Webエントリーシートではデジタルデータを利用するため、コピー&ペーストや修正が簡単に行えます。

一度作成した内容を再利用することが可能で、複数の企業への応募を効率的に進められます。

一方、紙のエントリーシートは手書きが求められることが多く、文字の丁寧さや手書き特有の温かみが評価される場合があります。

この点は、企業の文化や採用方針によって重視されるため、特に注意が必要です。

さらに、Webエントリーシートではインターネット回線の不具合やデータ消失といったリスクがありますが、紙形式では郵送時の紛失や汚損がリスクとして挙げられます。

それぞれに異なる注意点があるため、提出形式に応じた適切な管理が必要です。

Web形式と紙形式の違いを理解し、それぞれの特性を活かして準備を進めることで、より効果的なエントリーシートの作成が可能になります。

企業ごとの指定や特徴に合わせて、どちらの場合にも対応できるようにしておきましょう。

Webエントリーシートが持つメリット

Webエントリーシートは、紙のエントリーシートに比べて効率的で柔軟性が高く、現代の就職活動において主流の手段となっています。

その利便性にはいくつかの大きなメリットがあり、これを理解することで、より効果的な準備が可能になります。

手書きに比べて効率よく作成できる

Webエントリーシートの最大の利点の一つは、作成が効率的に進むことです。

キーボードを使ったタイピングは手書きに比べてはるかに速く、文章の修正や追記も簡単に行えます。

たとえば、誤字脱字を発見した場合でも、数秒で訂正できるため、一から書き直す必要がある手書きに比べて手間がかかりません。

また、事前にWordやメモ帳などで内容を下書きしておけば、それをコピーしてWebフォームに貼り付けるだけで大枠を完成させることができます。

このような効率性は、限られた時間の中で多くの企業にエントリーする際などに特に有効となります。

提出と到着にラグが生じない

Webエントリーシートは、インターネットを介して即時に提出が完了するため、紙のエントリーシートのように郵送や到着に時間がかかることがありません。

郵送では到着までに数日かかる場合がありますが、Webの場合、提出ボタンを押した瞬間に企業側へ届く仕組みになっています。

このため、締切直前でも提出可能で、スケジュール管理がしやすいというメリットがあります。

また、提出が企業に確実に届いているかを確認するための手続きも不要で、よりスムーズに応募を進めることができます。

一度作成した文章を別のESに使いまわせる

上記でも述べたように、Webエントリーシートでは、過去に作成した志望動機や自己PRなどの文章を再利用できる点も大きなメリットです。

同じ内容を別の企業に提出する場合、コピー&ペーストを活用することで新たに作成する手間を省くことができます。

企業ごとの特徴や求める人物像に合わせて文章をアレンジすることで、採用担当者により適した印象を与えることができます。

使いまわしが可能でありながらも、効率的に企業ごとの内容に合わせて作成できる点が、Webエントリーシートの大きな強みといえます。

Webエントリーシートが持つデメリット

便利なWebエントリーシートですが、紙のエントリーシートにはない特有のデメリットも存在します。

これらのリスクを事前に理解しておくことで、スムーズな作成と提出が可能になります。

文字数や時間に制限が設けられている

Webエントリーシートの作成では、文字数や入力時間に制限が設けられている場合が多く、これが一つの課題となります。

例えば、志望動機や自己PR欄において、指定された文字数を超える文章は入力できないため、自分の伝えたい内容を簡潔にまとめる能力が求められます。

また、一部の企業では入力フォームに時間制限が設定されている場合があり、期限内に作成と提出を完了させる必要があります。

あらかじめ下書きを準備し、必要な文字数に収めた文章を作成しておくという対応をしましょう。

紙のエントリーシートでは、文字の大きさやレイアウトを調整して文字数を工夫することが可能ですが、Webの場合はフォーマットが固定されているため、指定範囲内で最大限のアピールを行う工夫が求められます。

消失するリスクが高くなる

Webエントリーシートのもう一つのデメリットは、データが消失するリスクがある点です。

インターネット接続が不安定な場合やデバイスに不具合が生じた場合、またブラウザの操作ミスでページがリロードされると入力した内容が全て消えてしまう、などということがあります。

特に、「戻る」ボタンを誤ってクリックしたり、ブラウザがクラッシュしたりすることでデータが消失するケースは就活生の多くが経験していることです。

このリスクを軽減するためには、作成途中で定期的にデータを保存する機能があるかを確認することが重要です。

また、下書きをWordやメモ帳で事前に用意し、コピーペーストで作業を進めることで万が一のデータ消失にも対応することができます。

さらに、インターネット接続が安定した環境で作業を行い、提出前に内容を確認する余裕を持つことが求められます。

Webエントリーシートを作る際のポイント

Webエントリーシートを作成する際には、効率的かつミスのない提出を目指すためのポイントを押さえておくことが重要です。

以下に、作成を進めるうえで意識すべき具体的な方法を解説します。

事前に下書きを作成しておく

Webエントリーシートを直接オンラインフォームで作成すると、インターネットの接続状況や操作ミスによって内容が消失してしまうリスクがあります。

このため、事前にWordやメモ帳を使って下書きを作成しておくことが必須だといえます。

下書きを作成することで、制限された入力時間内でも効率よく対応でき、誤字脱字の確認や内容の見直しも簡単にでき、エントリーシートの完成度が上がります。

また、コピー&ペーストで文章を移せるため、記入時間を大幅に短縮することが可能です。

記号■などを使って見やすくする

Webエントリーシートでは、視覚的な読みやすさも評価のポイントになります。

記号や段落を適切に使うことで、採用担当者にとって読みやすいレイアウトを意識しましょう。

例えば、箇条書きには「■」や「・」を用いる、重要なポイントには【】を付けるといった工夫を取り入れると、文章の内容が整理され、相手に伝わりやすくなります。

ただし、過剰な装飾や無駄な記号の使用は避け、あくまでもシンプルで読みやすいエントリーシート作成を心がけることが大切です。

文字数は制限の8割以上で書く

Webエントリーシートには、文字数制限が設けられていることが多いです。

この制限を無視して文字数が少なすぎると、空白が目立ち、内容が薄いと悪い印象を与える可能性があります。

一般的には、指定された文字数の8割以上を埋めることが推奨されます。

例えば、500文字以内の制限がある場合は、400文字以上を書くのが理想的です。

内容が充実していることを示しながらも、冗長にならないよう、要点を絞った表現を心がけましょう。

誤字脱字のチェックを徹底する

Webエントリーシートは、キーボード入力による変換ミスや入力漏れが発生しやすいです。

そのため、提出前に誤字脱字を徹底的にチェックすることが重要です。

一度自分で確認するだけでなく、他人に見てもらったり、校正ツールを活用したりすると、見落としを防ぐことができます。

また、コピー&ペーストを行った際に内容が重複したり、意図した文が抜けてしまったりすることもあるため、提出前の最終確認は徹底しましょう。

Webエントリーシートを作るときの注意点

Webエントリーシートは効率的に作成できる反面、特有の注意点もあります。

以下では、失敗を防ぐために気をつけるべきポイントを詳しく解説します。

間違った操作でデータが消えてしまう

繰り返しにはなりますが、Webエントリーシートを記入する際、間違った操作によって入力中のデータが消えるリスクがあります。

例えば、ブラウザの「戻る」ボタンを押してしまったり、ネット回線が不安定で画面がリロードされたりすると、それまでの入力内容が消えてしまう可能性があります。

このような事態を防ぐために、定期的にコピーして保存しておく、または事前にオフラインで下書きを準備しておくと安心です。

ブラウザの「自動保存機能」がない場合もあるため、慎重に作業を進めましょう。

証明写真のアップロード方法は要チェック

Webエントリーシートでは、証明写真のアップロードが必要になることが多いです。

この作業に慣れていないと、サイズが合わなかったり、アップロードに時間がかかることがあります。

そのため、事前に指定されたサイズや形式を確認し、適切に編集した写真を用意しておきましょう。

スキャンや写真撮影を行う際には、解像度や明るさに注意し、応募先企業にふさわしい印象を与える写真を選ぶことが大切です。

エントリーシートに添付する顔写真について、詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみて下さい。

遅い時間帯には提出しない

夜遅い時間帯の提出は避けましょう。

余裕を持って早めに提出を済ませるよう心がけることで、印象を下げずにエントリーシートを読んでもらうことができます。

提出時間を向こうが確認できる場合が多いため、提出は日中に行うようにしましょう。

提出期限より少し前もって提出するべき

提出期限ギリギリの提出は、万が一トラブルが発生した場合に対応する余裕がなくなります。

例えば、インターネット回線の不調や、提出フォームのシステム障害が起きる可能性もゼロとは言えません。

そのため、提出期限よりも最低1日以上前に準備を整え、余裕をもって提出することが推奨されます。

また、提出後に内容を修正したい場合にも、時間的な余裕があれば柔軟に対応できます。

しっかりとスケジュールを管理し、余裕を持った行動を心がけることが、Webエントリーシート作成の成功につながります。

Webエントリーシート用の証明写真はどうするべき?

Webエントリーシートを作成するうえでも必ず提出を求められる「証明写真」

企業に送る重要な書類の一部として、正しい形式や方法で準備することが求められます。

ここでは、証明写真の準備方法やサイズ、さらにファイル名の指定について詳しく解説します。

適切な証明写真を用意して、選考において好印象を与えましょう。

Webエントリーシート用の証明写真を準備する方法

Webエントリーシート用の証明写真を準備する方法はさまざまです。

それぞれの方法には特有のメリットや注意点があるため、自分の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。

スマホアプリやWebサービスを活用する

スマホアプリやWebサービスを利用すれば、自宅で手軽に証明写真を準備できます。

白い壁を背景にスマホカメラで撮影し、アプリ上で必要なサイズや比率に調整が可能です。

この方法は費用がかからないため、緊急で写真が必要になった場合に便利です。

ただし、自撮り感が強くなりやすいため、就職活動の本番用にはあまりおすすめできません。

できるだけクオリティが求められる場合には、他の方法を検討すると良いでしょう。

写真館で撮影を依頼する

プロのカメラマンに撮影を依頼する写真館は、クオリティを重視する方に最適な選択肢です。

写真館では、プロの手で撮影やレタッチ(加工)が行われるため、表情や背景、全体の仕上がりが高品質なものになります。

さらに、写真撮影時には姿勢や表情のアドバイスをもらえるため、撮影経験が少ない方でも安心して利用できます。

写真館によっては、データ形式での受け取りにも対応しているため、Webエントリーシート用としてそのまま使えるのも大きな魅力です。

データ受取可能な写真機を利用する

商業施設や駅ナカに設置されている「スピード写真機」は、手軽かつ安価に証明写真を用意できる方法です。

通常の証明写真を撮影後、QRコードをスキャンすることで、写真データを取得できます。

カメラや照明の性能が高く、自撮りよりも安定したクオリティの写真が得られます。

ただし、撮影はすべて自動で行われるため、表情や姿勢を整えるのが少し難しい場合があります。

撮影前にしっかりと準備を整えて臨みましょう。

Webエントリーシート用 証明写真のサイズ

Webエントリーシート_証明写真

Webエントリーシート用の証明写真には、サイズや形式に一定のルールがあります。

これを守らないと、アップロードができなかったり、企業側にマイナスの印象を与えてしまう可能性があるため、必ず確認しておきましょう。

証明写真の標準的なサイズは「560px × 420px」または「600px × 450px」で、縦横比は4:3が基本です。

この比率は紙の履歴書と同じで、多くの企業が指定しています。

一部の企業や業種(特に金融・保険など)では「320px × 240px」といった小さめのサイズが求められる場合もあるため、応募する企業の指定を事前にチェックしておくことが重要です。

また、データ容量は2MB以下が推奨されており、ファイル形式は「png」または「jpg」が一般的です。

これらの要件を満たす証明写真を用意することで、スムーズなアップロードが可能になります。

ファイル名は指定された形にしよう

Webエントリーシート用の証明写真を企業に送る際、ファイル名にも注意が必要です。

企業ごとにファイル名に関するルールが設定されている場合があり、それを守ることで選考担当者に丁寧な印象を与えられます。

基本的に、ファイル名には日本語や記号は使用せず、「氏名_学校名」といった形式が一般的です。

たとえば、「tanaka_taro_university.jpg」のように設定すると、企業側で管理がしやすくなります。

企業から特に指定がない場合でも、この形式でファイル名を統一することをおすすめします。

指定形式が複数ある場合は、応募先ごとにファイル名を変更する手間がかかりますが、丁寧な対応を心がけることで採用担当者に良い印象を与えることができるでしょう。

Webエントリーシートに書く前に添削しておきたい時は?

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まとめ

Webエントリーシートは、効率的かつ柔軟に作成・提出ができる便利なツールであり、就職活動の現場では主流の手段となっています。

手書きに比べて作成時間が短縮できることや、郵送に伴う手間やコストが不要な点、さらには一度作成した内容を他の企業に再利用できる点など、多くのメリットを持っています。

しかし、その一方で入力時間や文字数の制限、インターネット接続に依存するためのデータ消失リスクといったデメリットも多くあります。

エントリーシート作成において、事前準備が何よりも重要です。

下書きを用意する、読みやすい構成を心がける、誤字脱字を徹底的にチェックするなど、基本的な対策を怠らないことが成功のカギとなります。

また、提出は遅い時間や締切間際を避け、余裕を持って進めることで、予期せぬトラブルを防ぐことができます。

Webエントリーシートは、企業に自分をアピールするための大切な第一歩です。

限られた文字数の中で、いかに自分の魅力や熱意を伝えるかが選考突破のポイントとなり、その後に続く選考にも影響します。

しっかりと準備を整え、あなたの思いを的確に伝えられるWebエントリーシートを完成させましょう。

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