はじめに
現代の社会において転職をするという方は少なくありません。
20代の転職率に関して言えば、給与の問題や仕事内容の問題などにより、約3割が転職を経験していると言われています。
意外と多いなと思った方もいるでしょう。
この中で履歴書を送る方法としてメールを指定されることがあります。
メールはいつも使っているから問題ないと思うかもしれませんが、メールの送り方ひとつで大きく印象が変わります。
この記事を読んで転職のとき履歴書をメールで正しく送る方法を身につけましょう。
【転職のとき履歴書をメールで正しく送るには？】事前に準備しておくこと
履歴書を送る段階で失礼なことをしてしまったり、ミスをしてしまうと採用に向けて不利になってしまいます。
履歴書を送る段階で失敗しないためにも事前の準備が欠かせません。
メールを送れる環境を整えよう
当たり前ではありますがメールで履歴書を送ることができる環境を整えておくことが必要です。
Wi-Fiやモバイル通信といった通信環境が必要となります。
スマートフォンやパソコンを使って履歴書の作成から履歴書のメール送信までするため、WordやExcelの知識が多少なりとも必要であるといえます。
ネット検索ができる環境も整えておけば、わからないことを調べられるのでスムーズに作業を行うことができます。
志望企業にあった志望動機を考えておく
大企業や中小企業、ベンチャー企業などいろいろな体系の企業が存在しています。
履歴書を書く時も面接をするときも志望動機を伝えるため、考えておいた方が後に楽になるといえます。
この中でそれぞれの志望動機のポイントを見ていきます。
それぞれの産業で基準は違いますが、大企業は資本面と人数の面からみてその基準より大きい会社のことです。
しかも都会に多く分布しているため自然と競争率は高くなります。
したがってほかの人と差別化した内容、例えばガクチカの体験を差別化するという方法があります。
中小企業のポイントとして主体的に取り組む熱意と何ができるかということを自己分析して、明確に提示することが必要です。
最後にあまりなじみがないベンチャー企業のポイントです。
ベンチャー企業というものに正式な定義はないが企業の技術やアイデアを駆使して新しい事業を始める企業のことです。
これは中小企業やスタートアップ企業と混同しやすいですが、難しく考える必要はありません。
したがって志望動機として、変化に対応できる柔軟性があるというところをアピールすることがポイントとなります。
先述したようにベンチャー企業とは企業の技術やアイデアを駆使して新しい事業を始める企業であるからです。
【転職のとき履歴書をメールで正しく送るには？】送るときのポイント
メールで履歴書を送る方は事前準備をした後、メールを送るという工程に進みましょう。
メールの作成から送信まで注意してほしいポイントが多くあります。
ここでは特に大切なことを順番に紹介していきます。
できるだけ早く送る
企業から履歴書をメールで送って欲しいと指示が来たり、提出期限が応募情報に書かれている場合はできるだけ速く送ることが大切であると言えます。
自分自身を例にとって考えてみてください。
LINEをやっているとき早く返信してくれる人は自分に興味があるのかなとおもったり、なにか募集をかけたときすぐに応募してくる人は大変やる気があると感じます。
逆に返信が遅いと興味ないのかなと思われてしまいます。
これは履歴書の提出の際にも同じことが言えます。
履歴書を送るのが遅いと興味が薄いのかなとかこまめに確認をしない怠惰な人かなと思われてしまう可能性があるということです。
故に早く提出する方が得策であるといえます。
簡潔にわかりやすく
伝わりにくい文章で送ってしまうと相手は良い印象を持つことはありません。
ここで最悪なのが自分の気持ちをメールの文章で伝えたいあまりにダラダラと書いてしまうことです。
自分に好意をもってもらいたいという気持ちとは裏腹に読みたくない文章ととらえられてしまい、悪い印象を与えてしまいます。
転職のメールは基本的に用件を伝えることが目的であるため、伝えたいことを失礼のないように簡潔にまとめることが大切です。
採用担当者の気持ちを考えることが、採用されるための第一歩と言えます。
パソコンで作るべき
普段スマートフォンでメールのやり取りをされている方が多いと思います。
確かにメールを送るという観点だけから見たら、普段使いなれているスマートフォンの方がミスが少なく簡単にできるといえるでしょう。
しかしPDF形式に変換する工程や見やすさを考えたらパソコンで作業した方が良いです。
スマートフォンを使ってデータをPDF形式にすることはメモのアプリを使えば不可能ではありませんが、パソコンで変換するよりも手間がかかります。
そして画面が見やすいため、確認の際誤字や入力ミスを結果的に減らせるという理由とPDF形式にするのが比較的簡単という理由でパソコンを使って作ることをおすすめする。
PDF形式に変換する
ビジネスマナーとしてPDF形式にして送ることは正しい方法と言えます。
なぜPDF形式にして送ることがビジネスマナーであるのかというと、どのような環境においても同じレイアウトで閲覧できるためです。
それ以上にメールに添付できるため便利で暗号化できるため、安全性が高いというメリットがあります。
簡単に言うとパスワードを設定できるため、安全性が格段に高まるという話です。
WordやExcelと違い、バージョンやOSに関係なく閲覧することができます。
PDF形式に変換する方法
PDF形式に変換する方法は簡単です。
正しい順序でやれば、何も難しいことはありません。
先述した通り、PDF形式にして送ることはビジネスマナーであるため、ここで覚えてしまいましょう。
WordあるいはExcelを開きます→左上のファイルを選択します→エクスポートを選択します→PDF/XPSドキュメントを作成を選択されているのでPDF/XPSの作成というところを押します→正しい名前に変えて発行を押して完了です
パスワードを設定する
パスワードを設定して送ると安全性を高めることができます。
誰か違う人のメールに送ってしまうことは日常的によくおこることです。
しかしパスワードを設定しても一通のメールに用件とパスワードの情報を載せてしまうと意味がありません。
誰か違う人に用件の誤送信をしてしまったときにパスワードの情報を載せてしまうと、結局個人情報が詰まっている履歴書の情報に入られてしまいます。
パスワードの設定方法
パスワードの設定はPDF形式に変換する工程より多少複雑になります。
正しく理解し、正確に使えるようにしましょう。
Wordの場合はパスワードを簡単に掛けることができます。
しかしながらExcelの場合はパスワードをかけることができないため、有料のツールを利用して作る必要があるので大変であるといえます。
Wordの画面の左上の「ファイル」を選択します→「名前を付けて選択」を選択し、ファイルの中から「PDF」を選びます→PDFを選択した後に「オプション」という選択肢が発生するため、下にスクロールして「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択します→自分のパスワードを設定して完成です
【転職のとき履歴書をメールで正しく送るには？】正しいメールの書き方
メールは対面で話をしているときよりも顔が見えないため、誤解が生まれることが多くあります。
特にビジネスの場面や目上の人とメールでやり取りをする方は気を付けなければなりません。
ここで履歴書をメールで正しく送る方法を理解しましょう。
宛先
企業の名前と人事部の担当者の名前を書きます。
用件を伝える前に必ず書くものであるため、ここで誤字や漢字のミスをしてしまうと前向きな感情で用件を読んでもらうのは難しいでしょう。
送信する前に一度確認することをおすすめします。
挨拶
「いつもお世話になっております。」という言葉をテンプレートとして使うことが普通です。
その後自己紹介（今までの経歴、名前など）を簡潔に述べると良いです。
本文（主に用件）
挨拶の後は用件を書くことになります。
どのような経緯で応募しようとしたかやパスワードを設定したことなどを伝えます。
ここがメールの中心と言えるため伝え忘れがないようにしましょう。
逆に伝えることが多いという理由や言い回しがくどいという理由でダラダラと長くなってしまっては、読む気が薄れてしまいます。
ここは特に簡潔に書くように意識しましょう。
結びの挨拶
ここでは書類選考を依頼し、一度面接の機会をほしいと伝えることが最も重要です。
そして自分の履歴書を見てくれるようにお願いすれば完璧であるといえるでしょう。
しかしお願いは必ず入れなければならない項目ではありません。
メール全体のバランスを考えながら判断しましょう。
署名
署名とはメールを本人自ら確認・作成したことを示す、サインのことです。
自分の名前やメールアドレス、電話番号などを署名として書くことはビジネスとして基本的なマナーです。
ここはよく忘れられるポイントなのでしっかり確認しましょう。
具体例
ここで具体例を紹介させていただきます。
各企業で履歴書をメールで送る方法が指定されることがあるので、その場合はそちらに従いましょう。
＜自主的に応募をして、履歴書を送る場合＞
株式会社〇〇
人事部〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇（名前）です。
〇〇で御社の求人情報を拝見し、
〇〇職に応募したく、
ご連絡差し上げた次第でございます。
応募書類の履歴書と職務経歴書を添付してあります。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
なお添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
パスワードは追ってご連絡させていただきますので、ご確認いただけますようよろしくお願いいたします。
ご多忙の折恐れ入りますが、ご確認・ご検討をいただき、面接のご機会をいただけますと幸いです。
氏名
電話番号
メールアドレス
＜応募をした後履歴書の送付の指示を受けた場合＞
株式会社〇〇
人事部〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇職に応募しました、〇〇と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を添付いたします。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
なお添付ファイルには念のためパスワードを設定しております。
パスワードは追ってご連絡させていただきますので、ご確認いただけますようよろしくお願いいたします。
ご多忙の折恐れ入りますが、ご確認・ご検討をいただき、面接のご機会をいただけますと幸いです。
氏名
電話番号
メールアドレス
まとめ
今回は転職のとき履歴書をメールで正しく送る方法を具体的な例を交えながら解説しました。
履歴書をメールで送信するとき、思っていたよりも気を付けることが多いなと感じる方もいるでしょう。
ひとつひとつ丁寧にこなしていけば、何も問題はありません。
まずは履歴書をメールで正しく送り、良い一歩を踏み出しましょう。
