【必見】 二次面接の案内メールって返信するべき？簡単に作成する方法や例文を紹介！

はじめに

多くの場合、一次面接を突破した後は二次面接に臨むことになります。

この二次面接の案内のメールとは、いったいどのようなものなのでしょうか。

面接の対策はしていても、案内メールの返信方法のことまで考えていなかった場合、メールが来たときに戸惑ってしまうかもしません。

今回は、二次面接の案内メールの返信方法について解説します。

メールを返信する際のマナーや返信の例文もいくつか紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

【二次面接の案内メールの返信方法】二次面接の案内メールとは？

二次面接の案内メールとは、名前のとおり、一次試験通過者に対して二次面接の案内をするために送るメールのことです。

メールなので、書類ではなく携帯やパソコンを使って作成されます。

一次面接を終えたときに、二次面接についてはメールで連絡すると、前もって言われることも珍しくありません。

書類選考の場合でも、その後の連絡はメールで行うのが一般的です。

案内メールにスムーズに対応できるように、メールのマナーや具体的な返信方法を確認しておきましょう。

返信は必要なの？

初めて案内メールが届くと、返信が必要なものなのか迷ってしまうでしょう。

メールは内容を確認するだけで良いものだと思っていると、返信はする必要がないと判断してしまうかもしれません。

しかし、二次面接の案内の連絡が来ているということは、一次面接を突破し、内定がすぐ目の前まで迫っている状況だと言えます。

メールをスルーし、採用担当者に「返信すらできない人」という印象を持たれてしまう可能性はゼロではないため、返信はしておいた方が無難です。

また、返信をすることにより、採用担当者もメールが応募者にきちんと届いていたのだとわかります。

メールのやり取りで重要なことは、相手の負担をできる限り減らすことです。

ぜひ返信をして、不安な要素を減らすようにしてください。

ビジネスの場面でもよくある

ビジネスの場面でも、返信をすべきか迷うことや、返信1つで評価が変わるということはよくあります。

特に、返信不要の旨が書かれているメールには、返信をためらいがちです。

その場合でも、返信が悪い印象につながることにはならないので、簡潔にメールを送ることをおすすめします。

加えて、メールの返信には基本的な構成があるので、さまざまなメールに応用することが可能です。

今のうちからメールの返信をできるようにしておくと、後々楽になります。

不採用の場合は返信は不要

一次面接の後、不採用の旨をメールで連絡してくれる企業もあります。

「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった文言が記載されていることから「お祈りメール」とも呼ばれるこのメールですが、原則返信は不要です。

不採用となった以上、今後関わりがあるとは考えにくいためです。

「返信しないのはマナー違反かも」と不安を抱くかもしれませんが、多忙な採用担当者にとって、お祈りメールへの返信はかえって負担になってしまいます。

返信メールの内容を考えることに時間を割くよりも、ほかの企業の研究を進めることの方が大切です。

また、一度就活から離れてリフレッシュするのも有効です。

不採用になると落ち込んでしまうかもしれませんが、気持ちを切り替えて次の選考に臨みましょう。

【二次面接の案内メールの返信方法】メール返信のマナー

メールの返信方法には、いくつかマナーが存在します。

「受信してから何時間以内に送ればいいのか」「返信が遅れてしまった場合はどうすれば良いのか」など、さまざまな疑問が浮かぶでしょう。

返信の方法によっては「礼儀がない」と見なされてしまう可能性があるので、注意しなければいけません。

ここからは、メール返信のマナーについて解説していきます。

メール返信の疑問を解消し、企業に好印象を与えられるようなメールを作成しましょう。

原則24時間以内に返信する

返信は、メールを受け取ってから24時間以内にすることが望ましいです。

時間が経ってしまうと、採用担当者が忘れてしまうかもしれません。

また、2〜3日過ぎても返信が来ないと、「もしかしたら届いていないのか？」と心配させてしまいます。

逆に、早めに返信をすると、企業に与える印象は良くなります。

また、「レスポンスが早い人物」といったプラスの評価にもつながるでしょう。

しかし、送るタイミングが深夜になってしまうのなら、印象は逆に悪くなります。

返信は24時間以内が望ましいですが、もし迷惑な時間帯になってしまう場合は、翌日の午前中に送りましょう。

営業時間外やプライベートの時間には、できるだけ返信しないように気をつけてください。

返信が遅れた場合は一言入れる

就職活動で忙しい日々を過ごすうちに、返信が遅れてしまうこともあるでしょう。

その際は、謝罪の意を表すような一言を入れるようにしてください。

この一言があるかないかで、企業に与える印象は大きく変わります。

遅れた理由は、特に明記しなくても構いません。

理由をどうしても伝えたいときは簡潔に済ませ、丁寧な謝罪に重点を置きましょう。

返信が遅れていることに気づいた時点で、可能な限り迅速に連絡します。

そして、返信が遅れた場合でも、返信の時間帯には注意が必要です。

お礼を伝える

返信では、挨拶や自己紹介を簡単に済ませた後に、相手の時間をいただいたことなどに対するお礼の文言を入れるようにします。

長文のメールになると要点がつかみにくいので、シンプルな内容を心がけてください。

採用担当者は、限られた時間の中で応募者の返信メールに目を通しています。

礼儀正しさを意識するあまり、ダラダラとお礼の言葉を書いてしまうことも少なくありません。

お礼の言葉は、なるべくわかりやすく伝えることがポイントです。

一次面接後に来る案内メールの返信で、一次面接に関するお礼を述べたのなら、二次面接後も面接に対するお礼を伝えるようにすると良いでしょう。

お礼をすることにデメリットはないので、ぜひ本文中に入れるようにしてください。

署名を書く

メールの最後には署名を入れましょう。

具体的には、名前・大学名・学部・住所・電話番号・メールアドレスなどを記入します。

これはビジネスの基本であり、書いた人が本人だという証拠にもなります。

署名はできるだけ書いた方が良いものなので、事前に作成しておきましょう。

署名を作成する際には、項目ごとに改行します。

名前・住所・電話番号などを改行せずに続けて書くと、見にくいうえにコピペをするときも不便でしょう。

署名を作った後は、一度自分のアドレスに送り、どのように見えているか確認してみてください。

メールの署名は、名刺の代わりにもなる重要なものです。

自分に関する情報がはっきりとわかるよう、なるべく工夫して作成することをおすすめします。

Ccがある場合は全員に返信を行う

案内メールにCcがあるときは、そのメールを社内で共有していると考えられます。

Cc欄にある人は、メールの内容を確認しなければいけない人です。

また、Cc欄のアドレスは、受信者にも表示されています。

Ccは、メールの内容を共有していることを受信者に伝える役目も持っています。

したがって、案内メールの受信者である応募者は、ぜひCc欄の全員に返信してください。

全員に返信を行うことで、応募者が返信したメールを企業の採用担当者などが確認した際に、共有する手間が省けます。

相手のメールを残す

返信メールは、相手のメールを残した状態で作成します。

採用担当者は、多くの就活生の対応や、そのほかの業務に追われていることがほとんどであるため、メールの内容を残しておくと親切です。

これにより、そのメールが何に対しての返信なのかを相手はすぐに把握することができます。

相手のメールを残さないと、採用担当者は過去のやり取りを遡らなければいけません。

ビジネスでは、何度もやり取りを重ねることで、メールが重くなることが多いです。

そのため、全文引用よりも部分引用の方が適している場合もあります。

しかし、就職活動でのやり取りで、メールが重くなることはあまりないので、全文引用の方で構いません。

メールの返信機能を使えば、相手のメールが本文に残ります。

なお、案内メールにCcがある場合は、「全員に返信」の方を選びましょう。

最後に返信をする

メールをやり取りする中で、話の区切りがついたら内容だけ確認してそのまま返信せずにおくこともあるかもしれません。

しかし就活においては、最後に返信をするのが自分となるようにするのが基本です。

日程の調整後、「では○月○日×時にお願いいたします」といった旨のメールが届いた場合にも返信を行います。

日程の調整への感謝と、指定の日時で問題ない旨を簡潔にまとめてメールを送りましょう。

通常の会話やLINEで「わかった！」「了解」と一言添えるのと同じ感覚です。

特に、質問への回答などでは、感謝の言葉を伝えるメールを送らないと、「常識がない人」という印象を与えかねません。

企業からのメールには、常に返信を忘れないようにしましょう。

【二次面接の案内メールの返信方法】二次面接案内メールに返信する際のポイント

返信のメールを作成する際には、マナーのほかにも注意すべきポイントがあります。

まず、メールは相手が読みやすいものにしなければいけません。

また、作成した後はすぐに送信しようとせず、全文に目を通してから送りましょう。

メールのやり取りは、仕事をするうえで欠かせないものです。

これから紹介するポイントは、ビジネスの場においても活用できます。

二次面接の案内メールの返信にはもちろん、入社後の仕事でメールを送るときも意識するようにしてください。

フリーメールアドレスを使う

就活用に、新しくフリーメールアドレスを取得しておくことをおすすめします。

普段使っているアドレスがあるかと思いますが、それとは別に、就活専用のアドレスがあった方が便利です。

ほかのメールに混ざってしまい、企業からのメールが届いていることに気づかなかったり、過去のメールを遡ろうとしてもなかなか見つからなかったりと、さまざまなトラブルが生じる可能性があります。

アドレスは、自分のフルネームを使ったものにするのが一般的です。

簡単に取得できるフリーメールアドレスとして、Gmailは非常におすすめです。

また、パソコンにofficeが入っているならoutlookも使いやすいので、自分に合ったものを使用してみてください。

声に出して読んでみる

作成したメールを声に出して読むことで、よくわからない文法を使っているところなどを簡単に見つけることができます。

間違いが多いと、「仕事ができない人物なのではないか？」と思われてしまうかもしれませんので、文章はしっかり確認するようにしましょう。

メールの本文を打っているときには違和感がなかった表現も、読んでみるとスムーズに頭に入ってこないことがあります。

また、メールを送る相手は、メールを受け取ったときに初めてその文章を読みます。

初めて読む文章が読みにくいものだとなおさらストレスがかかり、自分の印象を下げることにもなりかねません。

自分が作成した文章が、何度も読まないと伝わらないような言い回しになっていないかどうか見極めるために、一度声に出して読み上げてみることが大切です。

改行や空白を加える

空白や改行を加えることによって、読んでいてもストレスが少なく、読みやすい文章に近づけられます。

一見、短い内容のメールに思われるものも、改行がまったくないと読みにくいでしょう。

文章の流れや、言葉の意味の切れ目などを意識しつつ改行してください。

また、改行や空白を加える際には、その位置にも気をつけなければいけません。

文章の流れを意識しなければ、空白は不自然なものになってしまいます。

ここでの空白とは、何も書かれていない「行」のことを指しています。

自己紹介と本文の間などに、区切りとして空白の行を挿入すると良いです。

それに加えて、難しい単語や漢字を使わないことで、さらに読みやすい文章になります。

どのような文章が読みやすいのかを、再度自分で考えてから送信しましょう。

言葉遣いに気をつける

メールを作成した後は、「言葉遣い」が適切かどうかあらためてチェックしてみましょう。

たとえば「わかりました」は、「承知しました」や「かしこまりました」というように、目上の相手に使用できる表現にします。

「わかりました」の方が、言葉としては理解しやすいかもしれません。

しかし、ビジネスのメールにおいては適さないため、言葉遣いには気をつけましょう。

謙譲語や丁寧語などは、再度確認したうえで作成することを心がけると、正しい文章が書けるようになります。

丁寧な言葉遣いにするために、言葉の前に「お」と「ご」をつける場合も、どちらが正しいのか、あるいは必要なのか迷いがちです。

使用する機会が多い言い回しは、あらかじめ調べておくようにしてください。

簡潔に述べる

丁寧なメールを書こうとして、メールが必要以上に長くなってしまわないよう気をつけましょう。

メールで伝えたいことは何なのか、要点をしっかりと押さえたうえで、不要な説明や言葉はすべて省くのが基本です。

表現が冗長なメールでは、採用担当者もメールを読むのが大変なうえに、仕事ができない印象を与えてしまうおそれがあります。

できる限り一文は短くして、読んだときに内容が理解しやすいメールになるよう、常に意識して書くことが大切です。

文章が長くなってしまいそうな場合には、いったん文章を区切り、「そのため」などの接続詞を使用するなどの工夫が必要になります。

また、送信前に誤字や脱字などがないかチェックすることも重要です。

【二次面接の案内メールの返信方法】二次面接案内メールへの返信の構成

メールには、基本的な構成があります。

最初に、メールを送る相手の情報をまとめた「宛名」を入れます。

次に挨拶を述べ、自己紹介の文章を入れるのが基本です。

本文はそれから書き始めるようにし、本文の終わりには締めの言葉を入れます。

最後に、「署名」によって自分の情報を記載すれば完了となります。

メールの構成は、ぜひ覚えておきましょう。

それでは、メールを組み立てる一つひとつの要素をここから詳しく説明していきますので、ぜひ参考にしてください。

宛名

メールの最初には、必ず宛名を書かなければいけません。

たとえば、「◯◯株式会社◯◯部◯◯課担当◯◯様」というように書きましょう。

宛名は、メールを送る相手が所属している企業から書き始め、次に部署、そして名前を記載します。

採用担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記します。

また、採用担当者が複数人いる場合は、「採用ご担当各位」を使うなど、状況に応じて変えてください。

会社名と部署、部署と名前などの間には、空白を入れると見やすいです。

挨拶と自己紹介 

宛名を記載した後は、「お世話になっております」などといった挨拶を加えましょう。

二次面接の案内メールの返信では、すでに企業とやり取りをしているため、よく似た挨拶の「お世話になります」は間違いになるので気をつけてください。

「お世話になります」は、初めて関わる相手に使う言葉です。

挨拶を済ませた後は、自己紹介をしましょう。

なお、ここでの自己紹介は自己PRの場ではないので、自分が在籍している大学名や自分の名前を述べられれば十分です。

希望日日時の指定

案内メールの返信は、希望日時を指定する箇所が本文となります。

希望日は、複数書くことがビジネスにおけるマナーです。

少なくとも、第一希望から第三希望まで提示すると良いでしょう。

また、日時を記載するときは曜日も入れてください。

そして、時間帯は営業時間内から、可能な限り幅を持たせて記載します。

提示した時間が、面接の開始時間なのか、終了時間なのかはわかるようにしてください。

もし希望日時がない場合は、企業の都合に合わせるという旨を伝えましょう。

締め

希望日を伝え、そのまま文章を終えてしまうと、メールの印象が悪くなってしまうかもしれません。

相手に要件だけを述べたように思われる可能性があるので、締めの言葉を入れてください。

簡単に、「よろしくお願いします」という文言を加えましょう。

また、締めの言葉は、冒頭の挨拶と同じような調子にすることを意識してください。

場合によってはメール全体のバランスが崩れてしまうおそれがあるので、過剰な敬語表現を避けるなど、一度見直してから作成すると良いでしょう。

署名

署名は、自分が作ったメールであることを証明するために必要なものです。

メールの最後に、名前や電話番号、メールアドレスなどを書きましょう。

署名の記載はメールのマナーのひとつなので、前もってテンプレートを用意しておくと効率的です。

署名を作成した後は、パソコンとスマートフォンでどのように見えるのか確認することをおすすめします。

署名を自分のアドレスに送り、不自然なところで改行されていないか、問題なく表示されているかなどといった点を見ておきましょう。

【二次面接の案内メールの返信方法】例文

最後に、二次面接の案内メールに返信するときの例文をいくつか紹介します。

二次面接は、日時が指定されていたり、自分で決めなければいけなかったりします。

あるいは辞退するなど、返信する立場としてさまざまな状況が考えられるでしょう。

例文にはそれらを考慮したものを用意しましたので、自分の状況に合った例文があるかどうかチェックしてみてください。

そして、メールが見やすいか、誤字脱字がないかなどを意識し、良い印象につながるような文章を作成しましょう。

指定された日に参加する場合

指定された日に参加することができない場合

日時を提案する場合

辞退する場合

まとめ

今回は、二次面接の案内メールの返信について解説しました。

届いた案内メールに対し、基本的に返信は必要です。

メールを受け取ったら、可能な限り早めに返信しましょう。

メールの対応の仕方を知っておくと、就職活動の手助けになるはずです。

面接のとき以外でも、礼儀を見られる機会は多々あります。

メールを返信する時間帯や、メールの内容によっては印象が悪くなってしまうかもしれません。

誤字や脱字、日時の記載漏れなどがないように確認してください。

自分が認識している日程と、企業に伝えた日程が異なることは避けなければいけないので、メールを作成した後は、件名から署名まで読んでみましょう。

ビジネスの場では、メールをやり取りする機会が多いです。

マナーや言葉遣いなどに気をつけて、メールを作成することを心がけてください。