【例文あり】最終面接は当日に辞退できるの？NG例や辞退方法を解説

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

はじめに

最終面接の当日に辞退をする場合、どのように対応すればいいのかをこの記事では紹介していきます。

最終選考まで進み、今さら辞退なんてしたらどうなるかと不安に思うかもしれませんが、落ち着いて対処すれば問題ありません。

もちろん、当日になってのドタキャンは避けるべきではありますが、きちんとマナーを守って連絡を入れることで、辞退することも可能です。

例文を交えながら、最終面接当日に辞退する際の方法を説明していきます。

【最終面接を当日に辞退する】最終面接を当日に辞退することは可能！

最終選考まで進んだのだからどのような事情があろうと面接を受けなければならないのでは、と思ってしまうかもしれませんが、最終選考を辞退することは可能です。

辞退の連絡をしたくないからとつい先延ばしにしてしまった結果、面接当日を迎えていた場合、今さら連絡を入れたところで請けあってもらえないのではないかと悩む方もいるでしょう。

しかし、そう悩んでいるうちに連絡もせず、無断で欠席してしまうのがもっとも選んではいけない選択です。

相手は面接をするつもりで時間を調整し、事前準備にも時間を割いてくれているので、辞退することを決めたら少しでも早く連絡を入れるのがマナーです。

その企業には就職しないとしても、将来仕事で関係する可能性もありますし、最後まで礼儀正しく振る舞いましょう。

1度辞退すると再度面接をしてもらえることは少ない

最終選考を辞退することは可能だと話しましたが、あとからやはり受け直したいと思っても、再度面接の機会を作ってくれる企業はめったにありません。

将来的に事情が変わってもう一度受け直したいと思ったとしても、採用担当者が覚えていた場合印象もよくありませんし、そうなると内定獲得のハードルは高いものです。

どうしても辞退しなければならない事情がある場合には仕方ありませんが、本当に辞退すべき状況か、しっかりと考えてから辞退の意志を固めるようにしましょう。

【最終面接を当日に辞退する】辞退の方法

次に、最終面接を辞退する方法について説明します。

最終面接を辞退する意志が固まったら、できるだけ早く企業へ連絡をする必要があります。

すでに面接当日を迎えてしまっているので、すみやかに採用担当者へ辞退の旨が伝わる手段を用いましょう。

基本的には直接話せる電話で連絡しますが、場合によってはメールで伝えることも可能です。

相手にどう思われるだろうかと考えて緊張するかもしれませんが、最低限のマナーを守って連絡すれば問題ありません。

電話

まずは、企業へ電話をかけて面接を辞退することを伝えましょう。

電話は、高い確率で面接辞退の意志を伝えることのできる手段であり、急いでいる場面ではもっとも効果的な連絡手段です。

メールで連絡をした場合、他のことで忙しくメールをチェックできていない可能性や、他のメールに埋もれて見逃してしまう可能性があります。

こちらもメールを見てもらえたかどうか不安になると思うため、確実に連絡が取れる電話で面接辞退の旨を伝えましょう。

企業ごとに業務開始時間が異なるので、確認してから連絡することを忘れないようにしましょう。

電話で話すことに慣れていないかもしれませんが、萎縮して小さな声でぼそぼそと話してしまうと、相手が聞き取れず、かえってイライラさせてしまう原因になります。

電話口で怒られることは少ないので、落ち着いてはっきりと話しましょう。

メール

朝イチで面接を設定してもらっている場合など、業務時間外に連絡しなければならないときや、電話で連絡したけれど採用担当者につながらないときは、メールで面接辞退の旨を連絡します。

電話で伝えられないからと、連絡することを諦めてしまっては無断欠席しているのと同じことになってしまうので、必ず一報入れましょう。

とはいえ、メールはあくまでも電話での連絡ができない場合の手段なので、電話で話すことを避けたいからとはじめからメールで連絡するのは禁物です。

また、メールのマナーをしっかりと守り、適切にメールを送ることにも気をつけましょう。

この記事の最後に例文も載せているので、参考にしつつ、自分の言葉で面接を辞退する旨を伝えることが大切です。

【最終面接を当日に辞退する】辞退する際のNGとは？

ここで、最終面接を当日になって辞退することになった際の、NG行為についても確認しておきましょう。

面接の約束をしていた当日に連絡するのですから、手紙など相手がその連絡を受け取るのが遅くなるような手段は絶対に選んではいけません。

また、今回の面接を辞退するのは、こちらに非があることを念頭に置いておきましょう。

基本的には、先に説明した方法を用いて、マナーや言葉遣いに気をつけて連絡すれば問題なく面接を辞退できます。

手紙で連絡をする

できる限り正式な形で辞退の旨を連絡しなくてはならない、と緊張しすぎて手紙を書こうとしていたら、ここで思いとどまってください。

今どき手紙という手段を用いることは少ないので、このような間違え方をする方は少ないでしょうが、手紙で辞退の連絡をするのはNGです。

手紙を朝イチで出したとしても、当日届くとは限りません。

早くて夕方、翌日以降に採用担当者の元へ届くのが普通です。

約束の時間を大幅に過ぎてから連絡を受け取っても困りますし、面接を無断で欠席したも同然です。

採用担当者に一番伝えたいのは「今日」休むことなので、すぐに伝わる方法である電話やメールを活用しましょう。

面接まで日がある場合に辞退の連絡をするとしても、手紙を選ぶべきではありません。

無断欠席をする

ここまででも何度かお話ししている通り、無断欠席は絶対に避けるべき道です。

人として、マナーとしてよくないことは明らかですし、面接のためにスケジュールを押さえてもらっていることを考えれば、迷惑になってしまうこともわかるはずです。

それだけではなく、面接を無断欠席した企業やその業界で悪い評判が広がってしまう可能性もあります。

今後受ける別の企業に知られていたら、内定を獲得するのは難しいでしょう。

別の企業に就職できたとしても、社会人になってから苦労することになるかもしれないので、最低限のマナーとして、辞退の連絡はどんなに直前となったとしても入れるべきです。

面接当日に辞退の連絡をするのは、できれば避けたいと思ってしまうものですが、早く済ませて緊張から解放されましょう。

相手を配慮していない断り方をする

もう選考は受けないのだからと、横柄な態度を取ったり、配慮のない物言いをしたりするのはNGです。

どのような事情があったとしても、面接を辞退することになった以上非があるのはこちら側なので、丁寧に対応することを心がけましょう。

電話やメールでの言葉遣いは丁寧に、正しく敬語を使うことを意識してください。

メールの場合は、行間にも気を配ることを忘れずに文面を作成しましょう。

過剰に申し訳なく思って、謝り倒すような必要はありませんが、スケジュールを押さえておいてくれたことや、ここまでの選考でお世話になったことへの感謝を忘れないようにすることが大切です。

誠意をもって伝えれば、多くの方は怒ったりせず面接辞退の旨を承諾してくれるはずです。

【最終面接を当日に辞退する】辞退する際のポイント

最後に、面接辞退の連絡をする際に気をつけたいポイントを見ていきましょう。

ここで紹介するポイントに気をつけて連絡をすることで、スムーズかつ相手の気分を悪くさせずに辞退できます。

伝えるべき内容を把握して、過不足なく話せるよう準備をしてから連絡をするのがおすすめです。

電話で伝える場合とメールで伝える場合にわけて、連絡の際に必要な情報を説明します。

重複している項目は、特に重要なので忘れず伝えるようにしましょう。

電話で伝える際の要件を確認しておく

電話で面接を辞退する場合に、急いで電話をかけてしまって慌てないよう、伝えるべき用件をまずは確認しましょう。

面接を辞退する際に伝えるべき内容は、以下の通りです。

電話がつながったら、大学名と名前を述べ、面接を辞退したいという旨を伝えます。

このとき、約束していた時間を添えて伝えるとわかりやすいので、電話をかける前に面接の時間を確認しておきましょう。

用件を述べたら、直前の連絡となったことと選考を断ることへの謝罪の言葉を最後に伝えます。

電話中は、はっきりと話すことを意識して、丁寧な対応を心がけてください。

メールで伝える際の要件を確認しておく

やむを得ずメールで面接辞退の連絡をする場合は、以下の項目を必ず入れるようにしましょう。

メールに慣れないうちは件名を考えるのが難しいかもしれませんが、面接辞退の連絡であることが伝われば問題ありません。

本来であれば電話で直接お話しすべきことなので、なぜメールで報告するに至ったのか、理由を伝えると丁寧な印象になります。

辞退を決めたらすぐに連絡をする

当日に最終面接を辞退することは可能ですが、相手に迷惑をかけてしまう行為であることを忘れないようにしましょう。

理想は、最終面接の案内メールが来たら速やかに連絡することですが、その時点で辞退することが決まっているのはめずらしいことです。

とはいえ、面接当日までわからなかったという場合も少ないはずです。

辞退の連絡をするのが嫌だからと先延ばしにすると、どんどん連絡しづらい状況を作ってしまうことになるので、辞退しなければならないことがわかったら、当日まで待たずすぐに連絡するようにすることで、相手の負担を減らすことにもつながります。

辞退の電話やメールを受けて怒る人はほとんどいないので、落ち着いて、できるだけ早く連絡を入れるようにしましょう。

【最終面接を当日に辞退する】辞退する際の電話・メールの例文

ここまでの内容から、最終面接を当日に辞退する際の心構えや気をつけるべき事項は理解できたでしょう。

ですが、いざ連絡を取ろうとすると、どのような言葉で伝えればいいのか、失礼に当たらない伝え方は何なのか、悩む方は多いです。

最後に、面接を辞退する意思を伝える際の例文を紹介します。

先に説明した辞退する際のポイントを押さえつつ、実際に話す場合にはどのような言葉を用いればよいのか、参考にしてみてください。

電話で辞退の連絡をする場合と、メールで伝える場合とにわけて説明します。

メールや電話に慣れていないと、連絡をすること自体不安の多いことかもしれませんが、以下の例文を参考にしながら自分の言葉で辞退の意思を伝えられるよう準備してみましょう。

電話

メール

まとめ

最終面接を面接当日に辞退するのはマナー違反なのではないか、と不安になるかもしれませんが、きちんとした手順をふめば辞退することは可能です。

まずはもっとも確実に、速やかに連絡の取れる電話で辞退の旨を伝えること、それができない場合にはメールで一報入れることで、辞退の意思を採用担当者に伝えましょう。

面接を辞退する場合、連絡をするのは早いに越したことはありませんから、事前にわかっていた場合、早めに辞退する旨を伝えておくことが大切です。

また、一度辞退した企業を受け直すことは非常に難しく、企業によっては門前払いとなってしまう可能性があることを、心得て辞退の意思を固めてください。

就活中は予期せぬ事態に見舞われることもありますが、どのようなときも落ち着いて対処することが肝心です。