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・事務職の自己PRの例文作成方法
・事務職の自己PRの例文作成時のポイント
・事務職の自己PR例文
・事務職の自己PRの例文作成方法を知りたい人
・事務職の自己PRの例文作成時のポイントを知りたい人 ・自己PRに自信がない人
就活で事務職を志望する際は、どのように自己PRを作成すれば良いのか迷うことも多いでしょう。
事務職で活かせる強み・性格の長所などはさまざまあるため、何をアピールポイントとして選ぶべきか悩むことも少なくありません。
そこで今回は、事務職志望の人に向けて、自己PR作成のポイントを詳しく解説していきます。
自己PRは、コツや文章の流れを押さえれば、文章を作成することが苦手な人でも書けるものです。
ここで苦手意識や面倒臭さを取っ払い、採用担当者に響く自己PR文を作りましょう。
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【事務職の自己PR例文】自己PRで見られていること
事務職を志望する場合、自己PRではどのようなことが評価の対象になるのか気になるところです。
仕事の性質的に、事務職は地味に思われがちな部分も多いため、自己PRでも何が重要なのか見えにくい傾向にあります。
そのため事務職の自己PRを作成する際に、「企業から何を見られているの？」と悩んだときは、以下のポイントをまずチェックしておきましょう。
・円滑なコミュニケーションが取れるか
・自社で活躍してくれそうか
・社風とマッチするか
上記の点をあらかじめ理解したうえで自己PRを作成すれば、より魅力的なアピールができるでしょう。
では、自己PRで見られていることの詳細を整理していきます。
円滑なコミュニケーションが取れるか
自己PRでは、どのような業種・職種でも、円滑なコミュニケーションが取れているかチェックされている場合が多いです。
就活の面接で自己PRをする場合、短いときは数十秒、長くても3分ほどで自分の魅力をアピールしなければなりません。
決められた時間の中でスムーズに自分をアピールできるかどうかは、コミュニケーション能力によって左右されます。
コミュニケーション能力は業界・職種問わず、周りと協力して仕事を行っていく以上求められるもので、事務職であればなおさらその必要性は高まるといえます。
事務職は、周りの人とさまざまなやり取りを重ねながらサポートをしていくため、「伝える力」が欠けていれば務まらないでしょう。
だからこそ企業は自己PRをヒアリングし、円滑なコミュニケーションが可能な人材なのか評価していくのです。
自社で活躍してくれそうか
自己PRでは、アピールされる強みが自社で活かされるものか、企業はチェックしています。
強みが自社の業務や社風にマッチしていなければ、当然のことながら、新しい人材を採用するうえでメリットがないからです。
たとえばチームワークを大事にしている会社で、黙々と一人で作業に集中できる能力をアピールされても、自社で活かせる強みとしてはあまり魅力を感じてもらえません。
自己PRで伝える自分の強みは、確かにある程度何でも問題ありませんが、あまりに志望先企業の業務や職場の雰囲気とかけ離れているものはNGになります。
そのため活躍を期待してもらう・自己PRで良い評価をつけてもらうには、事前に、企業が従業員に求めるスキル・強みを知る必要があります。
社風とマッチするか
自己PRを面接などで伝える際は、企業からは、自社の社風とマッチするか見られているといえます。
会社の雰囲気・コンセプトと異なる強みをアピールされても、企業は学生を評価しにくいものです。
「強み自体は魅力的だけど、社内では浮いてしまいそう」と思われれば、あまり良い評価になるとはいえません。
社風とマッチしていない人材を採用すれば、ミスマッチにより、早いうちに離職されてしまう可能性が出てきます。
早期離職は、企業にとって損失につながるのはもちろんですが、応募者本人にとってもマイナスなことです。
結果、双方に良い結果にならないため、ミスマッチはお互いのためにも避けなければなりません。
多くのコストと時間をかけて採用する人材を厳選しているからこそ、企業は、マッチ度の高さには非常にこだわっています。
【事務職の自己PR例文】事務職の自己PRが難しい理由
事務職の自己PRを作成するうえで、「事務職は強みをアピールしにくい」と感じたことがある人は多いのではないでしょうか。
傾向として事務職の自己PRが難しいといわれる理由には、以下が挙げられます。
・倍率が高い
・差別化が難しい
事務職の自己PRを作成する際は、上記の難しいといわれる理由についても、理解を深めておくことが大切です。
事務職ならではの就活事情を認識したうえで自己PRを作成すれば、最終的には、より採用担当者に響くアピールが書けるはずです。
では、一つひとつの理由を詳しく見ていきます。
倍率が高い
事務職は、業界問わず、ほかの職種と比べて比較的倍率が高い傾向にあります。
ほかの職種と比べると、事務職は長時間の残業や休日出勤、不規則なシフト勤務などになりにくいため、家庭・趣味などのプライベートと両立しやすいのが大きな魅力です。
したがってワークライフバランスを保って快適に働くには、最適な職種といえるでしょう。
近年は働き方改革も進んでおり、企業によっては、以前よりもさらに事務職は働きやすくなっている場合があります。
だからこそ事務職は人気が高く、第一志望の企業で内定をもらうのは難しい傾向です。
よって、志望動機や自己PRも、内定を獲得するためにより一層力を入れて作成しなければなりません。
高い選考倍率を突破できるアピールを…と考えれば考えるほど、自己PRの作成難易度は上がるといえます。
差別化が難しい
事務職の自己PRが難しい理由には、ほかの職種と比べると、やや差別化しにくいことも関係しています。
どの企業でも事務職の業務内容はある程度似通っており、志望先企業でなければならない動機づけは、意外と難しいものです。
「うちの会社でなくても良いのでは？」と言われてしまえば、気の利いた対応がしにくいということです。
さらにいえば、同じ会社内の事務でも、たとえば営業事務と総務事務ではほぼ同じ業務内容の場合もあります。
企業間どころか部署間でも事務職は差別化が難しいため、自己PRや志望動機には、なかなか具体性や説得力を持たせられないのです。
そんななかでも採用担当者から高い評価をもらうには、徹底的に企業研究・業界研究・自己分析を重ねることが必要不可欠となります。
個性が薄くなりやすい事務職だからこそ、志望先企業でなければならない理由を明確に定め、採用担当者にインパクトを与えることが大切です。
【事務職の自己PR例文】事務職の職種紹介
事務職の自己PRを作成する際は、さまざまある事務職の種類を、あらかじめ理解しておくことも大切です。
先ほども触れてきたように、事務職は、ほかの職種と比べると比較的差別化しにくい特徴を持っています。
そのため部門ごとでも、それぞれどのような違いがあるのかわからないことも少なくありません。
ここからは、以下の事務職の特徴・主な業務内容を紹介していきます。
・総務事務
・人事事務・労務事務
・法務事務
・営業事務
・経理事務
・貿易事務
・医療事務
・公務員
それぞれの職種について理解を深めることは、その職種でなければならない明確な動機づけをする際に必要不可欠です。
では、特徴を一つひとつ整理していきましょう。
総務事務
総務事務とは、企業の総務部に所属する事務職を指しています。
具体的な仕事内容は、たとえば以下が挙げられます。
・社内規定の策定
・社員への重要事項周知
・社内イベントの企画・運営
・役員会・株主総会の運営
ただし上記は一般的なケースであり、総務はほかの部署と比べると、会社を全体的にサポートする総合部門的な役割を持つことも少なくありません。
そのため企業によっては、以下に記載する人事・労務の業務を兼ねることも多いです。
部門ごとの業務がはっきり決まっていない会社などでは、書類整理から来客対応、備品管理まで行う、いわゆる「なんでも屋」的な扱いになってしまうこともあります。
そのため総務事務は、会社運営に関わる事務作業に携わりたい人、幅広い業務に関わることで人としての総合力を高めたい人などに適性があるといえるでしょう。
具体的な業務内容は事前にチェックしつつ、自分に向いているかどうかを確かめてみましょう。
人事事務・労務事務
人事事務・労務事務は、人材採用や給与支払い、労務管理などを主に担当する事務職です。
具体的な仕事内容は、たとえば下記のものがあります。
・候補者や求人サイトとのやり取り
・入社・退社手続きに関する事務作業
・給与管理のサポート
・社会保険に関する事務作業
・人材育成・評価に関する事務作業
・シフト管理
人事・労務は会社の大事な資産の一つである「ヒト」を管理する部門のため、兼任するかたちで部署が設けられていることが多いです。
事務職の場合は、手続きのサポートやアシスタント業務を担当するので、求人では「人事・労務アシスタント」などの職種名が付いていることもあります。
さまざまな事務職の中でも、より直接的に自社の従業員をサポートする部署のため、人の役に立ちたい・誰かをサポートしたいという気持ちが強い人に向いている仕事といえるでしょう。
法務事務
法務事務は、企業の法務部に所属し、さまざまな事務作業を行う職種です。
主な業務内容は、以下が挙げられます。
・法的トラブルや労災の手続きに関する事務
・コンプライアンスに関する書類作成
・不動産・会社登記・商取引などに関する事務
・文書のリーガルチェックサポート
・顧問弁護士とのやり取り
・その他法的案件に関する書類整理・ファイリング・連絡のやり取り
会社経営にはさまざまな法律関係事務が必要になるため、法務事務では、法的知識・スキルを発揮したうえで多くの作業・連絡のやり取りなどを行います。
法律関係の資格・経験なしでも働ける場合も多いですが、知識・経験がない場合は、業務のサポート・アシスタントになることも少なくありません。
そのため企業の法務事務が向いている人は、ビジネス関係の法律に興味関心がある人、法をはじめとしたしっかりとした規律・決まりで周りをサポートしたい人といえるでしょう。
営業事務
営業事務は、営業部に所属し、会社の営業業務をサポートする役割を主に担います。
営業事務の仕事は、以下が挙げられます。
・営業に関する書類作成（見積書・請求書など）
・営業記録のデータ入力
・製品の受発注・在庫管理
・各部署・取引先との連絡のやり取り
営業事務は営業担当者の指示に基づき、営業マンが快適に働けるようにサポートしていくのが特徴です。
基本的な仕事内容は書類作成・整理・ファイリング・連絡のやり取りなどですが、企業によっては、営業アシスタントとして営業マンの外回りに同行するケースなどもあります。
営業関係のイベントがあれば、イベント運営を担当することもあり得るでしょう。
会社の利益に直結する営業の仕事をサポートしたい人、視野が広くよく気が利く人、コミュニケーション能力が高い人などに適性があるといえます。
経理事務
経理事務は、会社の経理部に所属し、経理関係の事務作業を担当する職種です。
主な仕事内容は、以下のとおりです。
・入出金管理
・売掛金の支払い・回収に関するやり取り・書類作成
・決算業務
・給与計算・税務申告・年末調整などに関する業務
※給与計算・支払い関係の業務は企業によって経理が担当したり人事が担当したりさまざまなパターンが見られます。
経理部門は会社のお金の動きを管理する重要な部門になるため、より一層細かいミスをすることなく注意し、一つひとつの業務をこなしていくことが求められます。
また、職種として「経理事務」と名前がつく場合は、簡単な書類作成やデータ入力、ファイリング、電話対応などの雑務をアシスタント的に担当することも多いです。
経理はお金の管理を任されるという性質上、丁寧に仕事をこなせる人、責任感のある人、数字に苦手意識がない人に適性があるといえます。
貿易事務
貿易事務は、貿易関係の事務作業を担当する事務職のため、商社や国際物流会社、メーカーなどに勤めるのが一般的です。
主な仕事内容は、以下が挙げられるでしょう。
・商品の輸出入に伴う手続き・書類作成
・運送便の手配
・関税・消費税の支払い
・海外の取引先とのやり取り
貿易事務では、基本的に貿易関係の知識や語学力が必要になるため、グローバルな取引に興味がある人、語学力に長けている人に適性があります。
海外の関係会社とやり取りすることが多いので、臨機応変な対応力・柔軟性・広い見聞などを持つことができるのが主なやりがいといえます。
また、企業によっては貿易関係の知識・スキルがなくても、貿易アシスタントとして雑用業務を担当することも可能です。
医療事務
医療事務は、病院やクリニックなどの医療機関で働く事務職です。
基本的な業務には、以下が挙げられるでしょう。
・受付・会計業務
・クラーク業務
・レセプト業務
クラーク業務とは、患者と医師・看護師などの医療従事者を結ぶ、橋渡し役的な業務です。
患者の呼び出しやカルテの整理、検査の準備など、必要な業務を全般的に対応することが多いです。
レセプト業務では、健康保険組合などに医療費の支払い請求を行うのが主な特徴です。
医療機関の運営にはこのようにさまざまな医療関係の事務作業・雑務が必要なため、それらを担当するのが医療事務というかたちになります。
医療事務は未経験で、知識・資格なしでも就業可能な職種ですが、特にレセプト業務などは専門性の高い業務のため、資格があるほうが有利とされています。
医療機関を縁の下の力持ち的に支える事務職のため、周りの人を支える仕事がしたい人に向いているといえるでしょう。
公務員
事務職の一つには、公務員も挙げられます。
公務員は、県庁・市区町村役場・公立の学校、警察署などの公共施設で仕事をします。
なお、役所勤務は一般行政事務、学校で事務作業を担当するのは学校事務、警察署などで事務・雑務を担当するのは警察事務として主に分類できるのが特徴です。
仕事内容は職場によってさまざまですが、書類作成やデータ入力、電話対応、受付などがメインの業務になってくるでしょう。
たとえば一般行政事務の場合、具体的な仕事内容は自治体・施設によって大きく変わってくる場合があります。
対外的な仕事はほぼ行わずに、黙々と事務作業をメインで行うこともあれば、反対に窓口業務やイベント運営などの体外的な仕事も多く担当するケースもあります。
事務と一口にいっても仕事内容は求人によるため、エントリーする際は、具体的に何をするのかよく確認したいところです。
【事務職の自己PR例文】アピールできる強み例
事務職を志望するにあたって自己PRを作成するなら、事務職で活きる強みをぜひアピールしたいところです。
業務内で直接的に活かせる強みであれば、採用担当者も入社後の活躍をイメージしやすいため、良い評価につながると考えられます。
アピールできる強みの例は、たとえば以下があります。
・コミュニケーション能力
・管理能力
・正確さ
・誠実さ
・柔軟性
・責任感
・協調性
いずれも事務職として仕事に従事する際は、業界問わず求められる可能性があります。
では、なぜその強みが重要なのか、一つひとつ解説していきます。
コミュニケーション能力
事務職の自己PRでは、人と話したり気配りしたりすることが得意な人は、コミュニケーション能力を強みにすると良いでしょう。
事務職と聞くと、黙々とデスクに向かって作業をするイメージもありますが、意外にコミュニケーション能力が発揮される場面は多いからです。
どのようなタイプの事務職でも、仕事を進めるうえで周りのメンバーや取引先企業、他部署の社員などとのやり取りは欠かせません。
何かを報告したり確認の連絡を入れたり、必要事項を問い合わせたりなど、事務職は常に周りとコミュニケーションを取る必要がある…といっても過言ではないでしょう。
企業によっては、事務職とはいえ、窓口や受付、来客対応を担当することも少なくありません。
気持ちよくコミュニケーションが取れる人は、一つひとつの事務作業も円滑に進めていけるでしょう。
そのためコミュニケーション能力をアピールすれば、安心して仕事を任せられると買ってもらえるはずです。
管理能力
事務職では、管理能力の高さも求められるため、自己PRで強みとしてアピールするのはおすすめです。
自分が携わる業務を丁寧に管理し、トラブルなく進めていける人は、物事の管理を任される事務職でその良さを発揮できるでしょう。
事務職の仕事はある程度ルーチンワーク化しやすいですが、業務量が多いことも珍しくないため、丁寧かつ計画的に業務を進めることが重要になります。
物事の管理が苦手で、計画的な行動ができない人は、さまざまな業務の管理をおろそかにしてしまうでしょう。
結果、ほかの部署や同じ部署内のメンバーに迷惑をかける恐れもあります。
スケジュール管理やタスク管理に自信がある人、物事の整理や管理が得意な人は、自己PRで管理能力をアピールしてみましょう。
正確さ
事務職を志望するうえで、一つひとつの作業の正確さも重要になるため、正確さも自己PRでアピールしやすい強みといえます。
むしろ、社会人として真面目に業務に取り組むうえでは、正確さは事務職に限らずあらゆる場面で求められるでしょう。
事務職の場合は、特に経理事務などの重要性の高い仕事で特に重視される傾向です。
経理事務は会社のお金を扱う仕事のため、数字を一つ間違えるだけでも、重大なミスにつながる恐れがあります。
また、銀行や証券会社などの金融関係の会社で事務職を勤めるときも同様です。
そのため経理・金融関係の事務職では、正確に一つひとつの仕事をこなせる人ほど、重宝されるといえます。
ほかには医療事務、法務事務なども、正確さ・丁寧さは特に重要視されるでしょう。
誠実さ
自己PRでアピールする強みとしては、事務職の場合は、ほかに誠実さも挙げられるでしょう。
誠実な性格の人は、一つひとつの業務を丁寧にこなせるため、働くうえで気の緩みが少ないのがポイントです。
事務職は形式的な単純作業が多いので、仕事に慣れてくると、気が緩んでしまうことが多くなります。
そこで誠実さのない人は、状況によっては雑に仕事をこなしてしまう場合もあります。
事務職は雑務中心で地味な印象もありますが、部門によっては、重大な情報を扱うことも珍しくありません。
金融や不動産など、大きなお金が動く業界に勤めれば、事務職とはいえ責任は重大です。
そのため企業は、誠実に一つひとつの仕事をこなしてくれる人材を求めているのです。
これまでのエピソードなどを踏まえつつ、誠実な性格をアピールすれば、企業からは良い評価を獲得できるでしょう。
柔軟性
柔軟性も、事務職の自己PRでアピールしやすい強みの一つです。
事務職はマニュアルどおりに仕事をこなすことが多い反面、イレギュラー対応が発生した際に、対処に困ってしまいやすいのが特徴です。
しかしそんなとき柔軟性や臨機応変な対応力があれば、良い意味でマニュアルに縛られず、冷静に適切な対処を取ることができます。
突然の変化に対してもあわてることがないため、不必要なトラブルを減らせるといえます。
実際にイレギュラーなことがあっても、仕事の生産性を落とさなければ、会社からは高く評価されるでしょう。
また、柔軟性があれば、さまざまな業務・部門に適応できる可能性があります。
事務職は、企業によっては庶務・雑務を全般的に対応することも多いため、そんなとき柔軟性は活きると考えられます。
柔軟にさまざまなジャンルの仕事をこなしていけるので、総合力を高めて成長できるきっかけにもなります。
責任感
事務職の自己PRでは、責任感もアピールできるでしょう。
責任感の強い人は、仕事を丁寧に、かつ確実にこなしてくれる安心感があります。
そのため、サポート業務を頼みやすく、周りの人からは信頼されやすいでしょう。
もちろん、他部署や取引先などからも、その責任感の強さは評価される可能性があります。
責任感のある人は、経理事務や法務事務、不動産事務などの比較的責任の重い仕事でも活躍しやすいです。
大事なものを扱っているという自覚を持って業務にあたるため、ミスをされる不安がありません。
そのため就活の自己PRで責任感をアピールするなら、たとえば多くの人との連携が必要な事務職、大事な情報を扱う事務職などを志望する場合であれば、より効果的といえます。
協調性
事務職の自己PRを作成するときは、協調性を強みとしてアピールするのもおすすめです。
協調性は、周りの人とのチームワークを大事にし、積極的に協力し合う姿勢をもって行動することを指します。
事務職は一人で黙々と作業しているように思えて、意外に周りと協力し、チームワークを発揮することを求められるものです。
一つひとつの仕事は、会社の利益につながるコア業務のサポート的要素を持つ仕事だからです。
協調性がある人は、常に報告・連絡・相談を欠かさず、周りを見ながらそのとき必要な仕事をこなしていきます。
そういった姿勢・対応力は、協調性が重要な現場で大きく活かされるでしょう。
事務職で周りとの協力がどの程度必要かは、企業・業界によりますが、少なくともチームワークが欠かせない企業では評価されやすいといえます。
【事務職の自己PR例文】アピールできる資格
事務職の自己PRを作成するときは、性格や人柄の部分から来る強み・長所だけでなく、持っている資格から専門スキルをアピールするのもおすすめです。
事務職では主にPCを操作しながら一つひとつの作業を進めるため、主にPC関連の資格などは、評価されやすいでしょう。
主に事務職の自己PRでアピールできる資格は、たとえば下記の資格が挙げられます。
・MOS
・TOEIC
・簿記
・ITパスポート
・基本情報技術者
就活に向けて、これから資格取得を目指す人にも、アピールできる資格の情報は役立つでしょう。
では、それぞれの資格の特徴などを紹介していきます。
MOS
事務職系の資格といえば、MOS（Microsoft Office Specialist）が代表的です。
MOSは、Microsoft社のオフィスソフトであるWord、Excel、PowerPointを操作できることを示す資格になります。
Microsoft社のオフィスソフトにおける操作スキルは、事務職を志すのであれば、ほぼ必須といっても過言ではないでしょう。
現在、WordやExcelなどのオフィスソフトは、多くの業界・企業で文書作成の際に重宝されているからです。
事務職を目指すにあたって、「パソコンが使えない」「オフィスソフトって何？」という状態では、スキルが不十分というマイナス評価につながる恐れがあります。
事務職への就職で取得が必須というわけではありませんが、自己PRの中でMOS取得をアピールすれば、手っ取り早くPCスキルがあることは証明できるでしょう。
TOEIC
事務職の自己PRでは、TOEICもアピールしやすいです。
手っ取り早く英語力を証明できるため、貿易事務をはじめとした、英語力が必須となる職種を志望する際は大きく役に立ちます。
なお、平均的な英語力を示すならスコアは600点以上、標準以上の高い英語力をアピールするなら730点以上が目安です。
業務の中で英語を積極的に扱う場合、そもそも応募資格として、TOEIC〇点以上と条件が定められていることも多いです。
また、近年は多くの企業は事業をグローバル展開させており、新卒採用にあたって英語力を重視しています。
英語力必須の事務職でなくても、高い英語力をアピールできれば、選考で有利になる可能性はあるでしょう。
スムーズな内定獲得を目指し、就活準備の一環として、TOEICのスコアアップを目指すのもおすすめです。
簿記
事務職の自己PRでは、簿記の資格もアピールしやすいでしょう。
簿記は帳簿記録のスキルを証明できる資格のため、経理や総務、その他金融関係の会社の事務職などで有利になる可能性があります。
簿記を取得したことをアピールすれば、正しいルールに則って帳簿をつけられること、経理関係の基礎知識があることが証明できます。
なお、就職でアピールしやすい級位は、日商簿記2級以上です。
実際に経理や財務関係の求人では、応募条件として、日商簿記2級以上としている企業が多い傾向にあります。
そのため経理事務などを志望する際に、アピールポイントの一つとして簿記合格を目指すなら、日商簿記2級以上をぜひ目指しましょう。
なお、簿記検定には複数の種類があるため、ES・履歴書などの書類には「日商簿記」または「日本商工会議所簿記検定試験」と正式名称を書くことが大切です。
ITパスポート
事務職では、ITパスポートの資格も保有スキルの一つとして、アピールできる可能性があります。
ITパスポートは、ITに関する基礎知識を証明する国家資格です。
ITを活用するために理解しておくべき基礎を網羅できる資格のため、ビジネスシーンで適切にITツールや情報を扱うことができるといえるでしょう。
近年は多くの業界で、IT化が進み、便利なシステムの活用がさかんになっています。
事務職として仕事に従事する際も、ITシステムを活用するシーンは多く、ITリテラシーを持つことは必須といえます。
ただし、基本的にITパスポートで証明できるのは、ITに関する基礎力です。
あくまで知識・スキルは入門レベルのため、「ITパスポートを持っていればIT企業への就職で有利になる」などはそこまで期待できないでしょう。
しかしそれでも、IT活用の需要が高まる現代では、就活の際にアピールして損はないといえます。
基本情報技術者
事務職の自己PRを作成する際に、資格について触れるなら、基本情報技術者もおすすめです。
基本情報技術者は、ITパスポートと同様にITに関する知識・技能を証明できる資格の一つになります。
しかしながら、資格の難易度は、ITパスポートと比べて一段階高いのが特徴です。
入門レベルより踏み込んだIT知識・スキルをアピールしたいときは、基本情報技術者は有効といえます。
実際に、基本情報技術者の出題範囲は、ITに関して新卒入社後3年目までに教わる範囲となっています。
そういった社会人として当然求められるITリテラシーを、学生のうちに身につけておけば、良い評価につながることはあり得るでしょう。
ITに関して理解が深まる分、志望先を考える際に、選択肢の幅が広がる可能性もあります。
【事務職向けの自己PR例文】おすすめの構成
自己PRを作成するときは、内容の伝わりやすさが重要になります。
伝わりやすい自己PRでは「構成」を意識して書くことが大事なため、自己PRを作成する際は、おすすめの構成をチェックしておきましょう。
自己PRは、下記の流れ・構成を意識して作成することが大切です。
1.結論
2.理由
3.エピソード
4.貢献
上記のように順序よく論理的に自己PRを述べれば、内容はわかりやすくなります。
初めて自己PRの内容に触れる採用担当者も、伝えたいことを把握しやすくなるのが利点です。
では、おすすめの構成を細かくチェックしていきましょう。
結論
自己PRでは、まず、結論に触れることが大切です。
結論とは、つまり「強みは〇〇です」という最も重要なポイントを指します。
はじめに結論を述べれば、採用担当者には、こちらの伝えたいことがはっきり伝わります。
主旨のわかりやすい話になるため、その後の内容もつかみやすくなるでしょう。
一方で、エピソードや強みを自覚した背景・理由などを先に話してしまうと、あとで結論を伝えることになります。
「つまり、何が強み？」と疑問が生まれ、採用担当者はモヤモヤしながら内容を聞くことになるかもしれません。
それだけでアピールは台無しになるため、結論ファーストを意識し、わかりやすいアピールを実践しましょう。
理由
自己PRでは、結論として「強みは〇〇です」と述べたうえで、次に理由を伝える必要があります。
理由とは、その強みに自信を持っている理由・背景にあたります。
「なぜそれが強みなのか」と結論を掘り下げることで、採用担当者に徐々にインパクトを与えていく流れです。
自己PRでアピールする強み自体は、ほかの学生とかぶってしまうことがほとんどです。
そのため差別化し、自分オリジナルの魅力をアピールしていくには、理由などの深掘り部分で「自分ならではの要素」を示すことが重要になります。
エピソード
自己PRでは、強みをさらにわかりやすくアピールするために、理由を述べたあとにエピソードを伝える必要があります。
エピソードとは、実際に自分の強み・スキルが発揮された経験のことを指します。
たとえば部活やサークル活動、アルバイト、ゼミでの研究活動など、学生生活中に体験したことから、エピソードを伝えると良いでしょう。
なお、エピソードは、時間・文字数の許す限り具体的に伝えることが大切です。
内容が具体的であればあるほど、自己PRは差別化につながり、採用担当者が持つ印象も強くなるからです。
貢献
自己PRでは、最初に結論を述べたうえで理由・エピソードを伝え、最後に「どう貢献していきたいか」を明らかにすることが大事です。
自己PRは単純に強みを伝えることが目的ではなく、強みを活かして貢献したいことをアピールするのが目的です。
そこで魅力を感じてもらい、内定獲得につなげていくのが最終ゴールといえるでしょう。
したがって貢献できることは、企業の理念や事業内容にマッチしている必要があります。
キーポイントは、採用担当者にいかに自分の活躍イメージを持ってもらえるかという点です。
そのため自己PRを作成するときは、企業研究を重ね、できる限り具体的に貢献の意思表示をしましょう。
【事務職の自己PR例文】重要な4つの要素とは
事務職の自己PRを効果的に行うためには、以下の4つの重要な要素をしっかりと盛り込むことが大切です。
それぞれの要素について詳しく解説します。
事務力で活かせる強みを明確にする
まず、自分の強みを明確にすることが重要です。
事務職においては、以下のようなスキルや性質が強みとなります。
- 正確性と注意力: データ入力や書類作成など、ミスを最小限に抑える能力。
- コミュニケーション能力: 社内外との円滑な連携を図るためのスキル。
- タイムマネジメント: 多岐にわたる業務を効率よくこなすための時間管理能力。
- 柔軟性と適応力: 突発的な業務変更や新しいシステムへの適応力。
自分の強みを具体的に言語化し、採用担当者にアピールできるように準備しましょう。
強みを裏付けるエピソードを入れる
強みをアピールするだけではなく、それを裏付ける具体的なエピソードを交えることが重要です。
これにより、信憑性が増し、採用担当者に強い印象を与えることができます。
エピソードは、過去の職務経験や学生時代の活動などから選び、具体的な状況、行動、結果を示すことが効果的です。
強みをどのように事務職に活かすかをアピールする
自分の強みを具体的な業務にどのように活かせるかを明確に伝えることが求められます。
事務職の特性を踏まえ、自分のスキルがどのように役立つかをアピールしましょう。
具体的な業務内容と関連付けて、自分の強みが貢献できるポイントを説明することが効果的です。
事務職に活かせる資格を書く
資格は自己PRの際に大きな武器となります。
事務職に関連する資格を持っている場合、それを明記することで、専門性や実務能力をアピールできます。
以下は事務職において評価される主な資格です。
- MOS (Microsoft Office Specialist): Word、Excel、PowerPointの操作スキルを証明する資格。
- TOEIC: 英語力を示すスコア。国際的な業務がある場合に有利。
- 簿記: 経理・会計に関する知識を証明する資格。特に経理事務に役立つ。
- ITパスポート: 基本的なIT知識を持っていることを証明する資格。
- 基本情報技術者: より高度なIT知識を持っていることを証明する資格。
資格を取得した背景や勉強して得た知識をどのように活かしていくかも含めてアピールすると、より具体性が増します。
【事務職の自己PR例文】ポイント紹介
事務職を志望する際に自己PRを書くときは、採用担当者に魅力を感じてもらうために、さまざまなポイントを意識することが大切です。
「自己PRを書くにあたって、魅力的な内容にできなくて困っている」と悩んでいる人は多いでしょう。
そんなときは、以下のポイントを意識し、書き方に工夫を加えることが重要です。
・定量的に述べる
・企業研究を重ねる
・事務職に求められる強みを述べる
・具体性を持たせる
・事務職としての活かし方を明記する
・活かせる資格を記載する
上記はいずれも、自己PR作成で役立つ工夫ポイントです。
意識すれば、ほかの学生との差別化にもつながるでしょう。
では、自己PR作成のポイントを一つひとつ解説していきます。
定量的に述べる
自己PRを書くときは、可能な限り、内容を定量的に述べて具体化しましょう。
数字を使って定量的に内容を示したほうが、リアリティが出るため、採用担当者がイメージしやすくなります。
「どのくらいすごいのか」という疑問を解消できます。
たとえば売上アップに貢献できたエピソードを伝える際は、単純に「売上が伸びた」と言及するのみでは、アピールとしてやや物足りない印象があります。
しかし「売上が2倍になった」と定量的に成果を述べることができれば、具体的にどのくらいの成果を出したのかが伝わるため、良い評価につながる可能性が出てきます。
情報が抽象的だと「具体性がない」という低評価がつく場合もありますし、不明確だからこそ「本当なのか」と疑われてしまう要因にもなり得ます。
数字を使って具体的に伝えられる部分には、積極的に数字を使いましょう。
企業研究を重ねる
自己PRを作成する際は、文章の推敲とあわせて、企業研究が欠かせません。
企業研究を経て志望先企業のことをよく理解しなければ、採用活動における企業のニーズも、把握しにくいからです。
新卒採用にあたって求めているポイントを明らかにすれば、企業のニーズに合うアピールができるでしょう。
どのような強みを伝えるか迷っている場合は、企業が求めていることを把握してからアピールする強みを決めたほうが良いといえます。
また、企業研究は「自分はなぜこの企業が良いのか」という深い部分の動機を定めるうえでも重要なプロセスです。
企業のことを深く知って自分の強みとマッチ度を高めていけば、その分、志望度の高さをアピールすることにもつながるでしょう。
また、「なぜ志望するのか」を深く考えることは、その企業でなければならない理由＝志望動機を作成する際も役に立ちます。
事務職に求められる強みを述べる
事務職の自己PRを作成するときは、事務職で求められる強みを積極的に述べましょう。
志望する事務職で活かせる強みをアピールできれば、企業からは魅力を感じてもらいやすいです。
前述のとおり、事務職では、たとえばコミュニケーション能力や正確さ、管理能力、柔軟性などが役立つ可能性があります。
企業は適性の高い人を求めているため、事務職で活かせる強みを述べることは、適性の高さをアピールするうえで重要なのです。
また、事務職に求められる強みを把握する際も、企業研究は欠かせません。
志望する事務職の仕事内容や職場の雰囲気、部門における取り組み内容などをリサーチし、どのような強みが求められるのかを事前に整理しましょう。
具体性を持たせる
事務職の自己PRを作成する際は、理由やエピソードに触れる必要がありますが、そこでは具体性を持たせることを忘れないでください。
アピールには具体性がなければ、説得力に欠けるものです。
特に意識したいのは、エピソードにおける具体性です。
エピソードでは、主に以下の点をわかりやすく伝えていく必要があります。
・課題や問題
・自分が考えたこと
・解決のために実践したこと
・成果
上記のことを伝える際に抽象的な表現を使ってしまうと、内容からは納得感が得られません。
実際に強みを活かして行動したという印象が薄まるため、良いアピールにならないのは確かでしょう。
そのためエピソードは、できる限り具体的に伝えましょう。
事務職としての活かし方を明記する
事務職の自己PRを作成するときは、事務職としての強みの活かし方をわかりやすく伝えることです。
強みをただ事実として伝えるのみでは、具体的にどのように入社後活躍してくれるのか、採用担当者はつかみにくいものです。
アピールとして決定打がないため、弱いアピールとして終わってしまう可能性があります。
そのため自己PRを伝えるときは、述べた強みを具体的にどう活かすつもりなのか、明記する必要があります。
事務職の場合は、たとえば一つひとつの作業を丁寧に行うこと、周りと積極的にコミュニケーションを取って業務効率を高めることなどが、具体的な活かし方といえるでしょう。
「誠実な生活を活かし、単純作業もミスがないように丁寧に取り組みたい」などの伝え方が望ましいです。
採用担当者に活躍のイメージを持ってもらううえで、活かし方のアピールは欠かせません。
活かせる資格を記載する
事務職の自己PRでアピールする内容に迷ったときは、活かせる資格を述べるのもおすすめです。
資格を持っていること自体が強みになる場合もありますし、その資格を取得するまでの過程が、良いアピールポイントになる可能性もあるからです。
たとえばTOEICの場合、スコアが600点のときは英語力自体は平均的といえます。
しかしスコアを高めるために真面目にスケジュール管理をし、勉強に取り組んだことを伝えれば、スケジュール・自己管理能力のアピールにもなる可能性があります。
強み・スキルを伝えつつ、持っている資格を採用担当者に知ってもらえれば、評価は高まるかもしれません。
事務職で活かせる資格がある場合は、積極的に自己PRの中でアピールしてみてください。
【事務職の自己PR例文】差別化を図るには？
倍率の高い事務職では、自己PRで差別化を図ることが重要になります。
下記の内容を参考にして、より深い印象を残せるようにしましょう。
事務職に必要な強みを自分の強みと照合する
自己分析を通じて自分の強みを見つけたら、その強みが事務職でどのように役立つかを考えましょう。
事務職に求められるスキルや特性と照らし合わせ、具体的にどのように強みを活かすかを明確にすることが重要になります。
その強みが自己PRで効果的に伝えられるかを確認することも重要です。
事務職に必要な強みを自分の強みと照合する際には、応募先企業のニーズや求める人材像を把握するために、企業分析をしっかりと行う必要があります。
事務職の自己PRに使える具体的なエピソードの盛りこむ
自己PRでは、自分の強みを企業にアピールすることが重要です。
企業は各部署で求められるスキルや特性を持った人物を採用したいと考えています。
特に事務職では、求められる強みをいかに自己PRで効果的に伝えられるかがポイントです。
そのためには、自分の具体的なエピソードを交えて説明することで、面接官に強い印象を与えることができます。
積極的に具体的なエピソードを述べることで、他の候補者との差別化を図りましょう。
自分の強みを事務職で活かす方法を明確にする
自己分析を通じて自分の強みを理解した後、その強みが事務職でどのように活かせるかを具体的なエピソードを交えて述べることで、面接官に良い印象を与えることができます。
これまで培ったPCスキルやコミュニケーション能力が、事務職での書類作成やデータ管理にどのように役立つかを詳しく説明することでより良い印象を与えることができるでしょう。
具体的な内容を示すことで、自分の強みが企業にとって価値があることを効果的にアピールしましょう。
事務職の自己PRに使える資格の獲得をアピールする
アピールできる資格を取得することで、他の候補者と差別化を図ることができます。
資格の取得は簡単ではありませんが、それによって他の応募者より、自分をより効果的にアピールすることが可能になります。
また自己PRでは、単に資格を取得したという内容だけでなく、資格を取得するまでの過程や苦労したことを意識してアピールすることでより深い印象を与えることができます。
【事務職の自己PR例文】強み別例文紹介
事務職の自己PRを作成するときは、どのような流れ・表現・言葉遣いで書くべきか学ぶために、まずは例文を参考にしてみましょう。
例文を見れば、より具体的な書き方・文章の構成がわかるため、初めて自己PRを作成するときでも書きやすくなるはずです。
はじめに、以下の強み別に、事務職の自己PR例文を紹介していきます。
・柔軟性
・責任感
・協調性
・調整力
・コミュニケーション能力
・行動力
・主体性
・粘り強さ
・努力家
いずれも事務職を志望する際は、アピールしやすい強みといえます。
まずは例文を参考にしながら、伝わりやすく魅力的な自己PRを書いてみましょう。
柔軟性
自信がある理由は、大学時代に続けてきたアルバイトで、積極的に柔軟性を培ってきたからです。経験したアルバイトは学内の売店でしたが、仕事内容は多岐にわたり、レジから受発注、電話対応、品出し、コピー機の点検までさまざま対応することになりました。
しかし最初は人員が足りていないにも関わらず担当業務が限定的で、仕事が円滑に運ばないことが多々ありました。
そこで私は、「担当だから」という考えに縛られず柔軟に状況判断することが大事だと考え、人数が少ないからこそ互いに業務を教え合い、担当関係なく仕事ができる体制を作ろうと提案しました。
結果、提案から1か月後には皆が全ての業務をできるようになり、担当でないから進められないという状況に陥ることはなくなりました。
入社後も鍛えた柔軟性を活かし、総務として、幅広い業務に対応できるようになることで、総合力を高めたいと思います。
書き方のポイント
・実際に柔軟性を活かしてどのように問題に取り組んだのか説明する
・実際にどのような結果が得られたか説明し、説得力を持たせる
・入社後に柔軟性を活かしてどのように活躍するのか、想像しやすい説明をする
責任感
責任感の強さは、幼い頃からの父の教えに基づくものだと考えています。
大学時代は地元の町おこしイベントに参加し、経済学部の学生として、会計業務を手伝わせていただきました。
しかしイベントが始まる前までは、大学生に会計を任せるのは不安という声もあり、私自身も最後まで手伝って良いものか迷っていました。
町おこしイベントは地元の皆が毎年楽しみにしているイベントのため、少しでも不安があってはいけないと考え、私は会計業務にあたる際に、些細なことでも二重チェックを徹底しました。
結果、以前大学生に任せたときに起きたお金の誤差も起こらず、地域の方からは「責任ある対応をしてくれたおかげで安心して任せることができた」という言葉をいただきました。
御社に入社した際も、責任感を発揮し、お金を扱う経理事務だからこそミスのない対応を心がけたいと考えています。
書き方のポイント
・懸念点を明らかにした上で、解決するためにどのように工夫し、取り組んだのかについての説明を具体的にする
・第三者の発言を含め、自分の責任感がどのように役に立ったのか、客観的に想像しやすい説明をする
・なぜ目指している仕事において責任感が重要なのかを説明しつつ、どのように貢献するかわかりやすく説明する
協調性
協調性をこれまで高めてこれたのは、団体スポーツの部活に長い間参加してきたためです。
部活は小学校の頃からバスケットボールを続けており、大学では部長を務めています。
しかし大学のバスケットボール部は、入部当初はチームにまとまりがなく、部員全員が集合する日は本当にまれな状態でした。
私は部長に指名していただいた際に、せっかく団体スポーツの場に身を置くならやはり協調性を重んじる空気づくりをしたいと考え、まずは練習関係なく、部員同士で集まって食事をしたりカラオケに行ったりする交流の時間を持ちました。
結果、交流が生まれたことでチームに結束が生まれ、全員が集まる練習日も増えたため、自然と練習の効率もアップしました。
御社に入社した際も積極的に協調性を発揮し、他部署の方と円滑にコミュニケーションを取りながら、業務効率を高めたいと考えています。
書き方のポイント
・どのような問題があったのかを少ない文字数で端的に説明する
・協調性を高めるためにどのように取り組んだのか、想像しやすいエピソードで説明する
・入社後に協調性を活かしてどのように企業に貢献するか明示する
調整力
就職活動を本格的に始める前には、多くのインターンシップに参加してきたため、そこで経験したグループディスカッションで調整力を自分の強みとして自覚することができました。
新しいパッケージデザインを考えるディスカッションを行った際、意見はたくさん出るものの、最終的にどのアイデアが良いのか結論がまとまらないことがそのときの課題
した。
私はどのアイデアにも魅力を感じたため、どれかにあえて絞る必要はなく、「良いとこどり」のアイデアを模索しようと提案しました。
結果として、3つのアイデアの折衷案ともいえる企画が成立し、「きれいに意見をまとめている部分が素晴らしい」と、インターンシップ担当の社員の方にも褒めていただきました。
貴社でも調整力を積極的に活かし、関わる方の意見を丁寧にヒアリングしたうえで、最善の選択肢を提案していきたいと考えています。
書き方のポイント
・インターンにおいて何が問題であったのか、分かりやすく実際の業務に近いエピソードを話す
・どのように工夫して問題を解決しようとしたのか説明を、第三者の声も取り入れて行う
・調整力を活かして就職後にどのように企業に貢献しようとしているのかを想像できる締め方をする
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は、主にボランティア活動を通じて培ってきました。
地域のごみ拾いのボランティア活動は月1回ペースで参加を続けていますが、参加を始めた当初は、もともと活動しているメンバーのみで空気が出来上がっていたせいで、初参加の人は輪に入りにくい状態でした。
私は、入りにくい空気を解消するには周りにもっと気を利かせる必要があると考え、何度か参加したあとから、初参加の人にも積極的に声をかけるようにしました。
結果、「もともといる人」と「初参加の人」という隔たりがなくなり、初参加の人からは「積極的に声をかけてもらえるので参加しやすかった」という声をいただきました。
御社に入社した際も、コミュニケーション能力を活かして周りと積極的にやり取りし、報連相のしやすい現場づくりに貢献したいと考えています。
書き方のポイント
・コミュニケーション能力は多くの就活生とかぶる強みのため、エピソードで差別化する
・なぜその行動を取ったのかの理由を説明し、「意図を持って業務に取り組む人材である」とアピールする
・「報連相のしやすい現場づくり」という具体的な貢献を述べることで他の就活生と差別化する
行動力
昨年経験した長期インターンでは、積極的に動いて周りをサポートする姿勢を求められたため、長期インターンを機に行動力を伸ばすことができました。
インターン中は庶務を全般的に担うように言われましたが、はじめのうちは慣れないせいもあり、つい指示を待ってしまいました。
しかし指示待ちの状態ではただ時間が過ぎるのみであることに気づき、私は「サポートできる」と気づいた業務については、考える前にとにかく行動するようにしました。
結果、社員の方からは「行動が早くて助かった」と褒めていただきました。
御社に入社した際も積極的に行動力を活かし、自分にできることにはいち早く挑戦したうえで、事務職として周りの皆様をサポートしていきたいと考えています。
書き方のポイント
・インターンにおいて何が問題で、何が自分の課題であったのかわかりやすく説明する
・課題を解決するためにどのように取り組んだのか、自分の考えを含めて説明する
・自分の行動力を活用して企業にどのように貢献するのか明示する
主体性
主体性を持って普段から行動することができたのは、幼少期から級長や生徒会長などのリーダーポジションを任せてもらうことが多かったためです。
大学のゼミではゼミ長を務めていましたが、最初は研究発表に向けて、皆の意見が一つにまとまらない状態が続いたことがありました。
私は率先して意見をまとめる姿勢が必要だと考え、それぞれ一つずつ意見を発表し合い、最終的にどんなテーマで研究を進めるかミーティングの時間を設けるようにしました。
結果、スムーズにテーマは決定し、教授からも「誰かの決定を待つのではなく、自分から決定のために動いた姿勢が良かった」と評価していただきました。
入社後も主体的に動くことを常に大事にし、営業事務として、皆様に的確なサポートをしていきたいと考えています。
書き方のポイント
・エピソードにおける課題の説明を具体的に行う
・課題を解決するための取り組みにおいて、何が重要であるか自分なりに考えたことを説明する
・第三者からの意見を取り入れる
・就職後、どのように貢献するのかを短い文章で分かりやすく説明する
粘り強さ
粘り強さを培ってこれたのは、大学で社交ダンスに初めて挑戦したことがきっかけです。
入学当初から私は社交ダンスサークルに所属していますが、私は未経験者だったため、最初は周りのレベルについていけず苦労することばかりでした。
新入部員で未経験者は私しかおらず、もともと部自体が小規模であるせいでコーチもいなかったため、私が着実にステップアップする環境は用意されていませんでした。
そこで私はインターネット上で練習のコツを探したり、先輩に隙間時間を見つけて教えてもらえるように交渉したりしました。
結果、今では新入部員に教えられるくらいに上達し、コンクールに出させていただく機会も増えました。
入社後も、困難なことがあっても粘り強く対策を実践し、いち早く自分にできる業務を覚えていきたいです。
書き方のポイント
・エピソードにおいてどのような点が問題で、どのように苦労したのかの説明をする
・課題を解決するためにどのように取り組んだのか、粘り強さを伝えることを意識する
・粘り強さについて説明しているため、最終的にどのような結果を得られたのかの説明が大切
・粘り強さを活かして入社後どのように貢献するのかについての説明を具体的に行う
努力家
努力家である部分は、大学時代ではアルバイト中の動きで、特に培ってきたと考えています。
私は1年生の頃から地元のカフェでアルバイトをしていますが、アルバイトを始めた当初は、ほとんどお客様が来ず、店長も「このままだと閉店するしかない」と言っていました。
カフェのメニュー自体はお客様から好評だったため、このまま閉店せざるを得なくなってしまうのは非常にもったいないと思い、私は手探りながらも呼び込みの活動を始めました。
チラシ配りと店頭での呼びかけ、SNSでのPRを主に行い、最初は結果もついてこず大変さを感じることも多かったです。
しかし、続ける努力を怠らなかったため、結果として来店数は増え、売上も2倍になりました。
御社に入社した際も努力家な部分を活かし、迅速に業務を覚えたうえで、皆様のサポートに貢献したいと考えています。
書き方のポイント
・どのようなことが問題であったのかの説明を第三者の声を交えて行う
・どのような取り組みをしたのか、そしてなぜその取り組みをしたのか、具体的に書く
・結果について説明することで、「努力するだけ」でなく「結果を出せる人物」であると伝わりやすい
・「努力家である」という特性を活かしてどのように業務に取り組むかの説明を具体的に行う
【事務職の自己PR例文】資格別例文紹介
次に、事務職向けの自己PR例文として、資格をアピールする内容を紹介していきます。
事務職ではさまざまな資格を活かせるため、就活の自己PRでは、資格取得のために努力したことなどをアピールするのも効果的です。
今回紹介するのは、以下の資格をアピールする自己PRです。
・PCスキル
・語学スキル
PCスキルはあらゆる業界でアピールでき、語学スキルは、特に英語力を重視する業界で魅力を感じてもらえるでしょう。
では、例文を紹介していくので、具体的なアピール方法を知るうえでぜひ活用してみてください。
PCスキル
大学時代は、社会人になったあと役立つスキルをつけたいと考え、MOS合格に向けて勉強をこなしてきました。
私はMOSの勉強を始めるまで、とにかくスポーツ一筋な生活を送っていたため、パソコンではWordで簡単な文書を作成することしかできませんでした。
そこで私は学んだことを毎日コツコツ復習しながら、確実に理解できるように、自分でレポートやプレゼン資料を作成するなどの実践も欠かしませんでした。
結果、試験には一度で合格でき、Excelの関数は友人に教えられるほど習熟度が高まりました。
御社に入社した際も、まめな性格と取得したPCスキルを活かし、ミスのない作業を徹底していきたいと考えています。
書き方のポイント
・合格に向けて何が課題であったのかを理由とともに具体的に説明する
・どのように取り組んだのか、例を交えて説明する・結果については一言でも良いので触れる
・PCスキルを活かして入社後どのように貢献するのか明示する
語学スキル
大学時代は2回の留学を経験し、英語力を高めてきました。
しかしTOEICでは今まで800点に到達したことがなかったため、せっかくの留学経験を活かせなければ意味がないと考え、800点以上を目指して勉強を始めました。
勉強中は、留学のときと同じチャレンジ精神をもって試練に挑む必要があると思い、私は毎日ネイティブの友人や講師と話すこと、自分で物事を考えるときも英語で考えることを意識しました。
結果、TOEICでは850点を取ることができました。
御社に入社した際も、チャレンジ精神と英語力を発揮し、貿易事務として海外のお客様と円滑なやり取りを実践していきたいと考えています。
書き方のポイント
・工夫の内容で差別化を目指す
・エピソードが長く、文字数が足りない場合は結果は端的に説明する
・入社後どのように英語スキルを活用するのかの説明を具体的に行う
【事務職向けの自己PR例文】職種別例文紹介
事務職の自己PRを作成する際は、参考として、職種別で例文を見ておくことも大事です。
同じ事務職とはいえ、仕事内容や求められるスキル、活かせる強みは、具体的な職種によって異なります。
今回紹介するのは、以下の職種別の自己PR例文です。
・不動産事務
・貿易事務
・総務事務
・人事事務・労務事務
・法務事務
・営業事務
・経理事務
・医療事務
前もって自分が志望する職種に合った例文をチェックしておけば、魅力的な自己PRを作成するうえで大きく役に立つでしょう。
では、例文を一つひとつ紹介していくので、「自分が志望する職種ではどんな自己PRが良いのかわからない…」と困ったときは参考にしてみてください。
不動産事務
几帳面な性格は幼少期の頃からですが、近年はアルバイトを通じて、その性質がよく出ていると感じています。
大学生活の中では、学校内の広報サポートのアルバイトを経験しました。
広報に関するデータ入力が主な仕事内容でしたが、入力するデータの量が多かったため、現場ではミスが多発していました。
そのため私は、自ら小さく声に出しながら二重チェックすることを徹底し、ミスをゼロにできるように対策しました。
結果、就業中は入力ミスで注意されることはなくなり、リーダーからも「仕事が丁寧」だと褒めていただきました。
御社に入社した際も、几帳面さを発揮しながら一つひとつの仕事を丁寧に行い、顧客・物件データの入力ミスがないように努めたいと考えています。
書き方のポイント
・就職後の業務内容に近い経験があるならば、そのエピソードを絶対に採用する
・どのように工夫をして、どのような結果が得られたのか説明する
・エピソードの経験と業務内容が近いため、将来どのように活躍するかの説明もより分かりやすくなっている
貿易事務
日本人の父とイギリス人の母のもとで育ち、幼い頃から異なる2つの文化に触れる機会が常にあったため、柔軟性が培われたのだと考えています。
学生生活では、大学の国際交流イベントのスタッフを積極的に務めてきました。
しかし「国際交流」といっても、最初はどうしても同じ国同士の人で固まりがちだったため、私は柔軟に国籍を分けてグループを作ることを提案しました。
結果、提案後は「いつもよりたくさんの国の人と話すことができた」と周りのメンバーからもポジティブな感想をもらうことができました。
御社に入社した際も、柔軟に物事を受け止める姿勢を大事にし、異なる文化圏の取引先の方とも円滑にコミュニケーションを取っていきたいと考えています。
書き方のポイント
・エピソードにおいて何が問題であったのかを端的に説明する
・どのように取り組んだのか説明し、工夫をして仕事に取り組める人物であると判断してもらえるように心がける
・実際に柔軟性を活かしてどのように企業に貢献するのか説明する
総務事務
兄弟が多く、部活も団体スポーツが多かったため、幼少期から私は周りを気遣う姿勢を伸ばしてこれました。
大学生活の中では出版社の事務をアルバイトとして経験しましたが、最初は担当業務の幅が広かったため仕事量も多く、現場の空気は重かったです。
そこで私は、せめてアルバイトの中でも心地よい空気を保とうと考え、ほかのアルバイトと声をかけ合い、仕事が大変なときは無理せず協力し合おうと提案しました。
結果、一人が必要以上に多くの業務を負担することがなくなり、心地よい空気の中で仕事をこなせるようになりました。
御社に入社した際も、コミュニケーション能力や気遣い力を活かして他部署の方とも接し、社内全体のサポートに努めたいと考えています。
書き方のポイント
・エピソードにおける問題点の説明を可能な限り少ない文字数で行うことで、取り組みの内容に文字数を割ける
・なぜ課題解決に取り組んだのか、そしてどのように工夫したのかの説明を行う
・どのような結果が得られたのかについても端的に触れる
・「気遣いができる」という特性を活かして企業にどのように貢献するのかについてわかりやすく説明する
人事事務・労務事務
問題解決能力が培われたきっかけは、大学で部活に力を入れてきたことです。
私が所属するサッカー部は、入部当初は人数も少なく廃部寸前で、部室も散らかっていて劣悪な環境でした。
私は大好きなサッカーで在学中に嫌な思いをしたくないと考え、現状ある問題を解決して理想の活動を行うためには何が必要か、活性化までのロードマップを作成しました。
部室の片付けから始め、部員を増やすためにまい進し、最終的に練習メニューを細かく決めて行動した結果、廃部寸前だったところから部には活気が生まれ、先日は大会に出ることができました。
入社後も、問題解決能力を活かして労務問題と向き合い、働きやすい労働環境づくりに貢献していきたいと考えています。
書き方のポイント
・どのように問題解決能力を養ったのか、一言で理由を説明する
・何が問題であったのか、そしてどう改善したいと思ったのかの説明も端的に行う
・取り組みの内容を具体的に説明し、どのような結果が得られたのかについても具体的に説明する
・「環境を改善した」というエピソードであるため、労務事務という仕事と直結していることを強調する
法務事務
幼少期の頃から規律の厳しい剣道場に通ってきたため、決まりごとやルールを意識して行動することは、私にとって生活で重視していることの一つです。
大学生活の中では飲食店のアルバイトも経験しましたが、就業規則や業務のマニュアルはあってないような状態が続いており、そのせいでお客様からお叱りの声をいただくことも多くありました。
私は、ルールがなければさらなる無法地帯化は避けられないと考え、店長と相談したうえで業務マニュアルを改めて作り、自ら実践することを徹底しました。
結果、アルバイト全員がマニュアルに沿って対応できるようになり、お客様から「接客が気持ち良い」という声をいただくこともできました。
入社後も組織内の規律を意識して行動し、迅速に業務の流れを覚えることで、少しでも早く法的案件のサポートでお役に立ちたいと考えています。
書き方のポイント
・どのように規律を重んじて行動する素地を身につけたのかを説明する
・エピソードにおいて何が問題であったのかの説明を客観的に行う
・どのように取り組み、どのように改善したのか、第三者の意見を踏まえた上で説明する
・規律を重んじる姿勢をどのように仕事で活用するのかの説明を具体的に行う
営業事務
幼い頃から人と話すことが好きだったため、部活やアルバイト、習い事を通じて、常にコミュニケーション能力を磨いてきました。
大学時代は、ボランティア活動を積極的に行っており、障がいを持った方を支援するNPO法人でお手伝いをする機会が多くありました。
その際はNPO法人の活動を周知するために、街頭での声かけを実践しましたが、最初は「やりにくいから」という理由で頻度も多くありませんでした。
そこで私は、自分のコミュニケーション能力を活かしてお手伝いできる良い機会だと考え、率先して街頭での声かけと募金活動を実践しました。
結果、NPO法人の活動内容は地域に知れ渡り、積極的に寄付していただける地元の企業を見つけることもできました。
入社後も営業事務として、営業担当者様や他部署の方と積極的にコミュニケーションを取り、的確なサポートができるように能力を高めていきたいです。
書き方のポイント
・コミュニケーション能力について説明する際は、特に他の就活生と差別化した表現が必要
・自分のコミュニケーション能力がどのような結果を導いたのかを説明する
・コミュニケーション能力をどのように活用して貢献するのかの説明を具体的に行う
経理事務
私は昔から数字で物事を処理したり整理したりすることが得意だったため、高校生の頃から経理関係の仕事に就きたい意思が強く、大学生活中は日商簿記2級の試験合格を目指して勉強を重ねてきました。
しかし当時は、会社を経営していて忙しい父母に代わり、祖母を介護しなければならなかったため、勉強時間は多く取れませんでした。
そのため私は1回ごとの勉強時間を無駄にせず、真面目に取り組むことが大事だと考え、勉強に集中できるように食事と睡眠の質を上げることは欠かしませんでした。
1日2時間程度しか勉強はできませんでしたが、結果、試験には一発で合格することができました。
入社後も真面目な性格を活かしたうえで、会社の大切なお金を扱っているという自覚を持ち、丁寧に一つひとつの業務に従事したいと考えています。
書き方のポイント
・早い段階から目標に向かって努力していたことを伝える
・どのような課題があったのかを説明した上で、どのように取り組んだのか具体的に説明する
・結果についても端的に説明する
・真面目さをアピールしているため、実際にどのように業務に取り組むのか真面目さが伝わる書き方を行う
医療事務
大学生活の中では内科クリニックで受付業務のアルバイトを経験しましたが、大きなクリニックで来院される方も多かったため、対応業務の幅が広く、最初は戸惑うことも多くありました。
マニュアル通りにいかない場合があることを認識したため、私は周りを見て状況判断することを意識し、そのとき手薄になっている部分をサポートするように徹底しました。
結果、「臨機応変な対応力が素晴らしい」と婦長から褒めていただくことが多くなり、「今何をすれば良いのかわからない」と戸惑うこともなくなりました。
貴院に入職した際は、臨機応変に物事を判断して適切な対処を考え、病院全体の対応品質向上に貢献していきたいと考えています。
書き方のポイント
・何が問題であったのか端的に説明する
・どのように課題に取り組み、解決を目指したのかの説明を具体的に行い、「仕事ができる人」という印象を与える
・就職後どのように貢献するのかの説明をエピソードと直結させる
【事務職の自己PR例文】実務経験がある場合の例文紹介
続いて、実務経験がある場合の例文を紹介します。
長期インターンとして事務職を経験したことがある場合と、アルバイトとして事務職を経験したことがある場合の2つに分けて紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
長期インターン
この強みは大学時代、IT企業の事務アルバイトを3年間勤めていた経験から培いました。
私が勤めていたのはベンチャー企業ということもあり、人員が常に不足している状況であったため、余裕を持ったスケジュール管理を徹底しました。
これにより、クライアント企業から突然の依頼内容の変更などがあった際にも、実務を行う社員の方々がスムーズに対応できるようになりました。
アルバイトを退職する際は社員の方々から多くの感謝の言葉をいただき、企業に貢献できたという強い実感を得られました
。貴社においてもこの強みを活かし、多岐にわたる業務内容もタスクの優先順位を立て、期日までに終わらせることで貴社の円滑な事業活動に貢献していきたいと考えています。
書き方のポイント
・自分がどのように取り組んだのか、理由と工夫の内容を説明することで「常に考えて業務に取り組む人物である」という印象を与える
・自分の取り組みがどのような結果を生んだのかについても説明する
・入社後どのように活躍するのか、相手がイメージしやすい具体的な展望を述べる
アルバイト
この能力は学生時代にコールセンターのアルバイトを2年間経験した際に養うことができました。
コールセンターにお電話いただくお客様の多くはお怒りのことが多いですが、まずは真摯に耳を傾け、共感を示すことで信頼関係を築くことができました。
「否定せずに話を聞いてくれる担当」として信頼を獲得し、最後には感謝の言葉をいただくことも少なくありませんでした。
貴社に入社した後もこの強みを活かし、来客者や社員の皆様のニーズを正確に汲み取り、的確な受け答えをすることを目指します。
そして、社内外の潤滑油として大きく貢献できる人物に成長する所存です。
書き方のポイント
・コミュニケーション能力を活用して業務に取り組み、どのような結果を得られたのかについて明示する
・コールセンターとしてのアルバイト経験が入社後に活用できるものであると強調する
・なぜそのアルバイトを選んだのか聞かれた際にスムーズに答えられるよう準備しておく
【事務職の自己PR例文】完成度を高めるには
事務職の自己PRの完成度アップを目指すには、さまざまな対策が必要です。
おすすめの対策は以下が挙げられるでしょう。
・声に出して読んでみる
・他の人に添削してもらう
いずれも自己PRの内容をさらに良くし、誤字などのミスを未然に防ぐには重要な対策といえます。
自己PRは一度作成しただけでは、完成度を高めにくいため、さまざまな対策を実践したうえで推敲を重ねていきましょう。
では、それぞれの対策の重要なポイントを解説するので、「自分の自己PRが魅力的かどうかわからない」「いまいち何か足りない気がする」と感じたときはぜひ参考にしてみてください。
声に出して読んでみる
事務職の自己PRを書いたあとは、声に出して内容をしっかり読んでみましょう。
実際に声に出して練習すると、文章の流れ・つなぎがおかしいところや、誤字脱字などの些細なミスに気づけるからです。
黙読による見直しでも気づけることはありますが、音読のほうがより気づきやすい傾向にあります。
ESではなく面接の回答用に自己PRを用意する場合は、そもそも声に出して読み、練習することは必須です。
実際に音読してみなければ、長すぎる・短すぎるなどの印象にも気づきにくいでしょう。
必要に応じて、周りの人に音読しているところを聞いてもらうなどの対策も実践したいところです。
せっかく作成した自己PRなので、少しでも完成度を高めるために、声に出して見直す・練習することはぜひ忘れないでください。
他の人に添削してもらう
就活の自己PRは、自分で書いて終わりにするのではなく、最終的にほかの人に添削してもらうことで感性を目指すのが望ましいです。
自分の目線だけでは、不自然な部分や物足りない部分に、なかなか気づきにくい側面があるためです。
主観的な考えが邪魔してしまい、本来推敲すべき箇所を見逃してしまう場合があります。
自己PRの添削は、友人や家族、先輩などにまずは頼んでみると良いでしょう。
また、大学のキャリアセンターで相談するタイミングがあれば、担当の方に添削してもらうのもおすすめです。
第三者の目線で見たほうが、ミスや足りない部分に気づけるということは、意外とよくあるものです。
自分で書いて「これで完成」と思ったら、次の段階として、ほかの人に添削を頼んでみましょう。
就活エージェントに相談してみよう
就活の自己PRは、就活エージェントに添削してもらうのもおすすめです。
就活エージェントは就活支援のプロなので、自己PRについては基本的な書き方から丁寧なアドバイスをもらうことができます。
事務職の自己PRがうまく書けない…と困っているときは、積極的に相談を考えたいところです。
ジョブコミットは、年間1,000名の就活支援実績を持つ就活エージェントです。
自己PRの添削だけでなく、模擬面接や自己分析の支援など、就活に困っている人はさまざまな支援が受けられます。
もちろん、一つひとつの支援・相談は無料なため、困ったとき相談しない手はないといえるでしょう。
事務職志望なら事務職に特化したサポートを受けられるため、まずはぜひ、無料登録を済ませておきましょう。
おわりに
事務職の自己PRはほかの職種と比べて差別化しにくい部分があったり、倍率自体がやや高めだったりと、作成に困りやすい傾向にあります。
より魅力的な自己PRを作成し、自分の強みを効果的にアピールするには、事前の準備や対策が欠かせません。
事務職と一口に言っても、具体的な業界・職種によって仕事内容や求められるスキルは異なるため、志望する事務職の特徴に合ったアピールを考えることも必要です。
事前に例文を参考にしたり、必要に応じて就活エージェントに相談したりしながら、内定につながりやすい事務職の自己PR作成を目指しましょう。
