【例文6選】事務職の自己PRとは？おすすめ構成やポイントを徹底解説！

就活においてさまざまな職種について調べるにつれ、事務職に興味を持った学生もいるでしょう。

事務職は就活生に人気の職種の1つであり、競争率が高いことでも有名です。

そのため、事務職として採用されるためにはどのようなアピールが必要なのか知らなければなりません。

この記事では、事務職希望の就活生が自己PRで見られていることや対策が重要な理由、アピールできる強みや資格の例、自己PR文作成のポイントなどを紹介します。

ぜひ読んで参考にしてみてください。

【事務職の自己PR】自己PRで見られていること

まずは、企業の採用担当者が事務職を採用する際に、自己PRから何を見ているのかをチェックしてみましょう。

相手がどのような観点から自己PRをチェックしているのかがわかれば、自分の「見せ方」もわかります。

自己PRは自分の強みをアピールする場ではあるものの、それが相手の企業に刺さらなければ意味がありません。

事務職として自分を売り込むにはどのようなアピールが効果的なのかを知るために、企業の採用担当者側の視点も知っておきましょう。

円滑なコミュニケーションが取れるか

企業の採用担当者は、円滑にコミュニケーションが取れるかをチェックしています。

エントリーシートの文面や面接での受け答えを通じて、基礎的なコミュニケーションが円滑に取れるかを見ているのです。

つまり、相手に伝わるように話せるか、情報を正確に伝達できるか、こちらが聞いていることや言っていることを理解しているか、といった観点になります。

自分の主観では理解できていても、言葉に出した内容が相手に必ず伝わるとは限りません。

受け手にとってもわかりやすいよう、論理的かつ正確に情報を伝える能力が求められます。

また、そもそも相手が何を聞いているのかわかっていなければ適切な回答は返せないでしょう。

そうなるとコミュニケーションが成立しないため、きちんと聞かれたことに答える能力が重要なのです。

自社で活躍してくれそうか

企業の採用担当者は、自己PRから就活生が自社で活躍できる人材かをチェックしています。

自己PRの中で語られている就活生の強みが、自社の業務、事務職の仕事で活かされるものであるかを確認し、しっかり能力を発揮して活躍できるかを見ているのです。

どんなに素晴らしい強みを挙げたとしても、それが実際の業務に活かされるものでなければ企業にとってはあまり意味がありません。

綿密なコミュニケーションが求められ、チームで協力する必要がある職場で「1人で黙々と仕事ができる集中力が強みです」とアピールしても、受け手にとって魅力的には映らないのです。

その企業の業務にどのような強みが求められているのかを調べた上で、当てはまる自分の強みを提示する必要があります。

社風とマッチするか

企業の採用担当者は、自己PRからその就活生と自社とのマッチ度の高さをチェックしています。

就活生が持っている強みが、現時点での自社の社風とマッチしているかなどを見ているのです。

ベンチャーなど、1人でもたくさんの仕事を積極的にこなさなければならない社風なのに「指示に従って確実に仕事を行う堅実さ」などをアピールされても企業側には刺さりません。

そのように、自社の雰囲気や業務の内容が就活生とマッチしていないと働くのが苦痛になり、離職されてしまう可能性が高まります。

企業としては職員の早期離職には何のメリットもないので、できるだけ防止するためにはじめから自社とマッチしている人材を採用したいのです。

そのため、自己PRの内容から、企業との相性の良さをアピールする必要があります。

【事務職の自己PR】事務職の対策が重要な理由

事務職として就職したいのであれば、自己PR作りの時点で入念な対策が必要になります。

これは、事務職の業務内容がどの企業でも概ね似ていること、就活生から人気の職種であることが原因です。

自己PRを行う際は、他の就活生を押しのけて企業の採用担当者の印象に残らなければなりません。

何も考えずに適当なことを書いても、その目的は達成できません。

自分が「その企業で働くに相応しい人材」であり「事務職として十分なスキルがある人材」であるとアピールしつつ、採用担当者の記憶に残る必要があるのです。

差別化が難しいから

事務職は、企業であればどこの組織にも概ね設置されている普遍的な職種です。

そして、それゆえにどこの企業に行っても業務内容が似ているという特徴があります。

もちろん、企業によって業務の範囲が異なったり、扱うものの中身が変わったりと特色が生まれる場合もあるものの、基本的な業務は共通しているケースが多いです。

そのため「この企業だから事務職につきたい」というような、他社と差別化できるような強みが伝わりにくい傾向にあります。

その企業の事務職なら自分が役立つはず、というポイントをアピールするためには、入念な対策が欠かせません。

採用担当者から「自社の事務職として働くに相応しい人材だ」という印象を持ってもらいたいならば、事前にしっかり対策する必要があります。

倍率が高いから

事務職は応募する就活生が多く、内定までの倍率が高い職種です。

これは、事務職の待遇面に理由があります。

事務職は繁忙期以外だと比較的残業が少ないと言われており、私生活を充実させやすく人気の職種です。

そのため、応募する就活生の母数が多く、採用担当者のもとには事務職を希望する学生からのエントリーシートが山ほど届いています。

内定を獲得するには、たくさん応募者がいる中で、採用担当者にとくに「この人材が欲しい」と思わせなければなりません。

しかし、事前の対策なしでは他の応募者と似たり寄ったりのことしか書けず、自己PRが刺さらない可能性があります。

たくさんいる就活生の中から飛び抜けて内定を得るために、自分のアピールポイントは何か、どうすればそれが企業に刺さるのかを研究しましょう。

【事務職の自己PR】事務職でアピールすべき強み例

続いて、事務職としての採用を目指すならアピールに利用できる強みをご紹介します。

事務職は書類仕事がメインですが、社内のさまざまな部署と連携して業務を進めるため1人で黙々と作業するだけ、という環境はあまりありません。

そのため、コミュニケーション能力や計画性の高さなど、意外な能力を求められる場合があります。

自己分析で自分にこれらの強みがあることがわかったら、積極的に自己PRとして活用し、アピールしてみると良いでしょう。

コミュニケーション能力

あなたにコミュニケーション能力があるという強みが備わっているならば、事務職向けのアピールに使えます。

事務職は、単に書類仕事をするだけでなく、書類の内容や業務について各部署に確認しながら仕事を進めることが多いです。

企業内のさまざまな部署の中継地点として、異なる職種や他部署の人とも関わることが多いため、普段から一緒に仕事をしている人以外とも円滑にコミュニケーションを取れる人材は重宝されます。

コミュニケーション能力と言っても、他愛のない話で盛り上がれる能力が求められるのとは少し違うため注意が必要です。

業務上必要なことを、相手を不快にさせたり萎縮させたりせずにきちんと確認でき、自分からも伝える力が求められています。

管理能力

事務職の自己PRでは、スケジュールなどの管理能力の高さもアピールに使えます。

事務職としての仕事は、そう変化に富んだものではありません。

とは言え、だらだらと仕事に取り掛かっていては期限に遅れるなどして自分の部署内だけでなく他の部署にまで、ひいては会社全体に迷惑をかけることになってしまいます。

そのため、日々のルーティーンワークを計画的にこなすための管理能力が求められるのです。

締切のある仕事をいつまでにどれだけの量を終わらせるのか、という計画をしっかり立てて実行に移せるならば、事務職としての適性は高いと言えます。

資格の勉強などで計画的に学習に取り組んだ経験などがあれば、自己PRのエピソードに活用できるでしょう。

正確さ

仕事を正確にこなすための能力は、事務職に限らず社内人全般に求められる強みです。

とは言え、事務職の仕事でも正確に仕事をこなす力は重要ですので、十分自己PRとして使えます。

仮に書類を作成するのが速かったとしてもその内容が間違いだらけだったり、積極的に仕事に取り組んでいてもミスばかり連発したりするようではあまり企業の利益にはなりません。

これを防ぎ、正確に仕事をするためには普段から注意深く仕事を進める力や、折に触れて取り掛かっている仕事の見直しを行うなどの行動が求められます。

ゼミでの研究やアルバイトでの経験など、ミスが発生しないよう注意深く物事に取り組んだ経験があるのであれば、強みとしてアピールにしてみると良いでしょう。

誠実さ

事務職として働くためには、誠実さを求められる場面も多いです。

事務職の仕事は単純作業が多く「これくらいなら良いか」「いつもこうだから今回も大丈夫だろう」といったように気が緩みやすい傾向にあります。

しかし、不誠実な姿勢で仕事をしていると取り返しのつかないミスを発生させてしまう可能性が高いです。

そのような事態を防ぐため、1つひとつの仕事に誠実に取り組み、失敗してしまった際には素直に認めて反省できる誠実さが求められます。

ミスが起きたときにそれを隠すようなことをすると、後から大きな問題に発展し、企業全体に影響が出る可能性すらあるでしょう。

そのため、企業としては仕事に誠実に取り組んでくれる人材を事務職として採用したいと考えています。

柔軟性

自己分析をして自分に柔軟性があると感じたら、事務職向けの自己PRに盛り込んでみると良いでしょう。

事務職の仕事は似た業務が多く、マニュアル通りにこなすことがほとんどな反面、突然訪れる状況の変化にも対応しなければならない場合があります。

そのようなケースであたふたするだけでは仕事にならないため、ある程度自分で考えて柔軟に対応できる人材は重宝されるのです。

とは言え、何でも自己判断で進めようとするのではなく、必要に応じて適宜詳しい人に確認を取るなどの行動も求められます。

そうした総合的な判断を含めて、柔軟性の高さをアピールするのが有効です。

トラブルに対応し、解決した経験がある場合は自己PRのエピソードとして選択してみると良いでしょう。

【事務職の自己PR】アピールできる資格

自己PRでは、スキル面や性格などの強みのほか、取得した資格をアピールすることもできます。

むしろ、自分が持っている知識や能力を誰の目にも明らかな基準を伴って証明できるため、資格のアピールは有効です。

とは言え、持っている資格を手当たり次第アピールしてもあまり意味はありません。

事務職としての業務に活用できそうなものに的を絞り、効率良くアピールする必要があります。

自己PRで事務職としての能力をアピールするのに使用できる資格について、詳しく見ていきましょう。

MOS

事務職としての就職を目指す場合、MOSを取得しておくと自己PRに利用できます。

MOSとは、Microsoft Office Specialistの略称です。

これは、マイクロソフト社が提供しているMicrosoft Office製品の知識や操作スキルを評価する資格試験になります。

実技形式でのテストを行うため、書類や資料を作成する実践的なパソコンスキルの有無を確かめることが可能です。

これを取得していれば、ワードやエクセルなど企業で日常使いされる機会が多いソフトを使いこなせるかどうかの証明になります。

そのため、事務職として即戦力になれることをアピールでき、就活に有利に働くでしょう。

スマートフォンは扱えてもパソコンは使えない人も少なくないため、パソコンに関するスキルがあることは大きなアドバンテージです。

TOEIC

事務職として働きたい場合は、TOEICの資格もアピールに使えます。

TOEICは、テストで取得した点数がそのまま現時点での英語力の証明になる資格です。

国内向けの事業や従業員が日本人しかいない場合はあまり英語を使う機会はありませんが、貿易事務など取引先が海外の企業であったり、従業員に海外の方がいたりする職場などでは役立ちます。

また、TOEICをアピールする場合は取得した理由や目的などを具体的にアピールできると効果的です。

「就活で役立つと思ったから」「周りの人も取得していたから」といった理由はあまり主体性がなく、受身の姿勢に捉えられるため避けたほうが良いでしょう。

語学に関する資格を持っているだけでなく、しっかりコミュニケーションに活用できることをアピールするのがおすすめです。

簿記

事務職として働きたいならば、簿記の資格は取っておいて損はありません。

簿記は、ルールに従ってお金の流れを帳簿に記録する技術の資格です。

これによって企業の経営や財務の状態を明らかにし、貸借対照表と損益計算書をまとめて、決算資料を作成します。

簿記の資格には複数の種類があり、初心者向けの資格ではお金の流れについてざっくり学ぶことが可能です。

実務レベルの資格は商業と工業で分かれているため、どのような企業に勤めるかによって求められる資格は異なります。

自己PRとしてアピールに使えるのは、簿記2級以上の資格からです。

それ以下の資格でもお金の流れについて理解することはできますが、特筆するほどの資格ではないとみなされることも少なくありません。

ITパスポート

事務職として働けることをアピールしたい場合は、ITパスポートの資格もおすすめです。

ITパスポートは経済産業省認定の国家試験で、ITに関する基礎的な知識があることを証明する資格になります。

ITに関する入門レベルの知識を問われるため、合格率は50％前後と比較的取得しやすい国家資格です。

IT企業に就職するならば、技術者ほどでなくともITに関する知識があったほうが事務職の仕事にも有利に働きます。

企業内でどのような業務を行っているのか、どのようなツールを使用しているのかがわかれば円滑に仕事が進められるためです。

IT企業でなくとも、ある程度ITに関する知識があったほうが導入されているソフトを扱いやすい場合もあります。

基本情報技術者

より実践的なITの知識があることをアピールしたい場合は、基本情報技術者試験を受けるのもおすすめです。

これは、ITパスポートよりも一段階レベルが高いIT関連の資格になります。

ITエンジニアとしての基本的な知識や技術を問われる試験で、取得しておけばより社内の業務への理解が深まるでしょう。

ITパスポート同様、情報技術に関する国家試験であるため、より客観的にITに関する知識があることを証明できます。

単純にIT企業の事務職として業務への理解を深めるだけでなく、将来的に事務職以外のキャリアを考えている場合も基礎的な知識として役立つ可能性があるでしょう。

逆に、そういった技術に一切関係ない企業に入るのであればあまりアピールにならない場合もあります。

【事務職の自己PR】おすすめ構成

続いては、事務職向けの自己PRを書く際のおすすめ構成を紹介します。

自己PRは、結論、理由、エピソード、企業への貢献の順に書くのがおすすめです。

構成を整えて文章を作成すれば、より採用担当者に内容が伝わりやすくなります。

文章を読みやすく作成できるということは、事務職としてのスキルにもつながるため説得力も高まるでしょう。

より効率良く強みをアピールするため、それぞれのパートで何を書いたら良いかを紹介します。

結論

事務職向けに自己PRを書く際は、まず結論から始めましょう。

「強みは〇〇です」と結論を先に言い切ることで、その文章で何を伝えたいのかをはっきりさせられます。

はじめからエピソードなどを話し始めてしまうと、結局その文章で何を伝えたいのか、要点は何なのかがわかりにくくなってしまうため、避けたほうが良いです。

また、結論を長くしすぎるとそれも要点が伝わりにくくなる原因になります。

そのため、なるべく短く簡潔に自分の強みが何かを伝えるのがおすすめです。

最初に結論を持ってこれば、自分でもこの後の文章で何について書いたら良いのかを確認しやすくなるため、文章の内容がブレにくくなります。

自己PRなどの文章は一貫性が重要であるため、最初に結論を持ってくるのが有効です。

理由

続いて、結論に挙げた強みの理由を簡潔に述べます。

どうしてその強みがあると判断したのか、いつその強みを発揮したのかなど、結論を補強できるような情報をここで追加しましょう。

ただし、この部分もそこまで詳細に描写する必要はありません。

採用担当者から見て「この人は強みが○○で、この要素をもとにそれを判断したんだな」ということが端的にわかるような文章に留めておくと伝わりやすいです。

理由の部分を微に入り細に入り説明しても、結局何を根拠にその強みがあると判断したのかわかりにくくなってしまいます。

就活の書類はわかりやすさ、伝わりやすさを重視する必要があるため、この部分まではシンプルに伝えたいことの要旨だけ書くようにしましょう。

エピソード

次は、結論とその理由をより補強できるようなエピソードを書きましょう。

自分のこれまでの過去から、実際に提示した強みが発揮された経験を述べます。

この部分は、結論により説得力を持たせるためのパートであるため文字数が許す限り詳細に描写したほうが良いです。

いつの経験なのか、何があったのか、自分は何をしたのか、結果はどうなったのかなどをまとめる必要がありますが、実際にその経験をしていない相手にとっては簡潔すぎる文章ではうまく伝わらない可能性があります。

数字を用いて変化をわかりやすくする、専門用語は使わないように気を付ける、説明が主観に寄りすぎないようにするなど、相手への伝わりやすさを意識してエピソードを描写しましょう。

貢献

最後に、入社した後自分がどう企業に貢献するかを書きましょう。

最初に提示した強みを活用し、どのような形で企業に貢献できるのか、どんな利益をもたらせるのかを述べます。

最後まで気を付けなければならないのが、文章全体の一貫性です。

たとえば、最初に強みとしてコミュニケーション能力を提示しているのに「入社後は誠実に仕事に取り組みたい」と述べた場合、コミュニケーション能力は何も関係ないため何をアピールしたいのかわからなくなってしまいます。

また、貢献の仕方が事務職として適切でない場合や、その企業内ではできないようなことである場合は一貫性があっても逆効果です。

その企業の事務職として採用されるためにはどのようなアピールをしたら良いか、よく考えてから文章を組み立てましょう。

【事務職の自己PR】ポイント紹介

続いて、事務職採用を目指して自己PRを書く上で意識しておきたいポイントについて紹介します。

自己PRを書く際は、内容の伝わりやすさやピンポイントで刺さる文章を作ることが大切です。

汎用性の高い内容は使い回しを考えると楽ですが、他の就活生と内容が被ったり「自社でなくても言えること」として低い評価しか得られなかったりするためおすすめできません。

採用担当者の印象に残り「ぜひ自社にこの人材を」と思ってもらえるような自己PRのポイントを見ていきましょう。

定量的に述べる

自己PRを書く際は、エピソードの描写を具体的にするのがポイントです。

たとえば、数字を用いて定量的に述べるとよりわかりやすくなります。

変化や成果などは、数値で伝えると客観的な情報として扱えるのです。

数字を使わずに成果を描写しようとすると、その分野に詳しくない人にとってはそれがどれだけ凄いことなのかわかりにくい場合があります。

そのため自分の主観では凄いと思っていても、客観的な根拠に乏しいと相手からは「大したことがない」と判断されかねません。

数値は誰でもすぐ認識でき、どれだけの成果であるのかを具体的に示す指標になるため積極的に用いていきましょう。

事務職として就職するならば数字を扱うことも増えるので、自己PRはその練習にもなります。

企業研究を重ねる

効果的な自己PRを作成するためには、企業研究を重ねることが重要です。

自分についてアピールする場であるため、自己分析には力を入れるもののあまり企業研究を反映させない就活生は少なくありません。

しかし、自分が企業に相応しい人材であることをアピールするためには、その企業がどのようなところなのか、どのような人材が欲しいのかを知っておく必要があります。

企業研究によってリサーチを重ね、志望先の企業が求める人物像を把握しましょう。

また、企業の特徴を把握すればなぜその企業に就職したいのか、どのような点が魅力なのかについての理解も深められます。

自己PRだけでなく、志望理由にも役立てられるため、事前の企業研究は念入りに行いましょう。

工夫を述べる

自己PRでは、どのような成果を上げたのかがアピールになると思っている就活生が多いです。

しかし、実際にアピールするべきポイントは成果ではなく過程にあります。

成果を上げるまでの過程でどのような行動を取ったのか、という部分にアピールするべき強みが反映されるためです。

したがって、自己PRでは残した成果だけではなくそれまでの過程や工夫を中心に述べましょう。

成果だけ述べてその過程をしっかり描写していないと「本当はそんな経験はしていないのではないか」「別の人の成果を自分の功績と言い張っているだけなのではないか」と疑われる原因にもなります。

文章の信頼性を高め、強みを発揮したエピソードをしっかりアピールするためにも、過去に行った工夫などを描写するようにしましょう。

【事務職の自己PR】例文紹介

ここからは、事務職を目指して自己PRをする際の例文を紹介します。

先に挙げた強み以外にも、事務職として働く上で有利に働く性質は多いです。

それぞれの強みについて、なぜそれを備えていると感じたのか、実際に発揮したエピソードを交えてアピールし、自分が事務職として役立つ人材であることを伝えましょう。

ただし、強みの主張に一貫性を持たせること、実際の経験に基づいたエピソードを描写することが重要です。

嘘をついてもすぐにバレてしまうことは覚えておきましょう。

計画力

責任感

調整力

主体性

努力家

粘り強さ

【事務職の自己PR】完成度を高めるには

ここからは、草稿を作成した自己PRの完成度をさらに高めるためにはどうしたら良いかを紹介します。

自己PRは、一度文章が出来上がってもエントリーシートなどに清書する前に中身を確認するのがおすすめです。

読み返してみると、最初に書いたときには見落としていた情報の抜けや、伝わりにくい文などが見つかる場合があります。

しかし、自分の目で文章を追っているだけでは気付けないポイントも多いです。

そのため、より文章の完成度を高めるためには確実にミスや粗い部分に気付けるような方法をとらなければなりません。

何度か文章をチェックして荒削りな部分を修正し、最終的に企業の採用担当者の印象に残るような完成度の高い自己PRを完成させましょう。

声に出して読んでみる

自己PRの完成度を高めたい場合は、出来上がった文章を声に出して読んでみるのがおすすめです。

すでに内容がわかっている文章を目だけで流し読みすると、しっかり読めば見つかる誤字脱字を見逃す可能性があります。

声に出して読んでみると、目だけで読むよりじっくり文章に向き合え、最初はわからなかった違和感のある文章や誤字脱字に気付ける場合が多いです。

面接で自己PRを答えるための練習にもなるため、文章は声に出してチェックしましょう。

他の人に添削してもらう

自分で自己PRの文章をチェックしたら、続いて他の人にも見てもらうのがおすすめです。

第三者の目を通して文章を読むことで、自分では気付けなかったミスなどを発見してらえます。

また、自分ではよくわかっていても他者から見たときに理解しにくい部分なども指摘してもらえるため、より客観性の高い文章作りに役立つでしょう。

文章をチェックしてもらうのは、親や兄弟、友人など近しい人から大学の指導教員、キャリアセンターの職員などより客観的にあなたを評価してくれる相手までどのような人でも構いません。

できるだけさまざまな人にチェックしてもらうと、多様な角度から文章を見直す機会を作れます。

1人2人に見せるだけでは持てなかった視点などが見つかる場合もあるでしょう。

就活エージェントに相談してみよう

より自己PRの精度を上げて完成度を高めたい場合や、どうしてもうまく文章が書けない場合は就活のプロである就活エージェントに相談してみると良いでしょう。

就活エージェントは、これまでの実績からさまざまな学生のプロファイルや企業の詳細な情報を持っています。

事務職希望で就活をした学生のこともたくさん見てきているため、より内定を獲得しやすくするためのアドバイスが可能です。

持っている企業の情報から、よりその企業にコミットした自己PR作りのサポートをしてくれます。

また、現在の状況からより自分と相性の良い企業を紹介してもらえるため就活の効率化も図れて便利です。

自己PR作成に限らず、就活で困ったことや悩みがあればどんどん相談してみましょう。

おわりに

事務職として就職しようとするならば、自己PRを作成する際も入念な準備が必要です。

厳しい競争をくぐり抜けて内定を獲得するためには、自分に何ができるのか、企業は何を求めているのかをしっかり研究して最適なアピールをしなければなりません。

また、出来上がった文章はそのまま提出するのではなく、自分でもチェックした上で他の人にもチェックしてもらうとより精度を高められます。

事務職に適した自己PRの文章を作成して、希望の働き方を実現しましょう。