事務職に向いている人とは？業務内容や事前に取り組むべき対策も詳しく解説！

はじめに

事務職は多くの方が志望する仕事の1つではありますが、もちろん仕事なので、向いている人と向いていない人が存在します。

そこで今回は事務職の概要について紹介しつつ、事務職に向いている人の特徴や向いていない人の特徴、また向いていない場合はどのような対策をすれば良いのかなどについて詳しく紹介します。

【事務職に向いている人の特徴】事務職とは

事務職は文字通り企業において事務を扱う職種で、担当する業務は非常に多岐にわたり、企業によって仕事内容が全く異なったり、小さい企業ならば全ての業務を任されたりと様々な場合が存在します。

したがって、就活をする際は事務職全体だけでなく、志望する企業の事務職についての情報も集めておくことを推奨します。

【事務職に向いている人の特徴】事務職の種類

続いて、事務職の種類についても紹介します。

量が多いため全て読むのは大変かもしれませんが、あなたがもしベンチャー企業など、比較的規模が小さめな企業への就職を検討している場合は全て確認しておくことを推奨します。

大手の場合は1つの業務を専門的にこなすだけで問題ありませんが、ベンチャーや中小企業の場合は事務に関わる全ての業務を一任される可能性があるからです。

一般事務

一般事務は企業内で幅広い事務作業を担当し、業務全体の円滑な進行を支える重要な役割です。

書類のファイリングやパソコンを用いたデータ入力、資料作成、問い合わせ対応などが主な業務内容であり、正確性とスピードが求められます。

一般事務は他の事務職と異なり、特定の専門知識が不要であることが多いですが、その分様々な業務に柔軟に対応する力が必要です。

また、社内の他部門や外部の顧客と関わることも多く、良好なコミュニケーション能力も求められます。

一般事務での経験は他の事務職やさらなるキャリアステップに活かせることが多いです。

業務の効率化や情報の整理力を磨きながら、組織全体の運営に貢献できる職種であると言えるでしょう。

営業事務

営業事務は営業担当者をサポートし、営業活動がスムーズに進むように様々なバックオフィス業務を担当する専門職です。

見積書や請求書の発行、発注や在庫の管理などが主な業務で、正確で迅速な処理能力が求められます。

また、顧客とのやり取りや営業担当者との連携が多いため、コミュニケーション力や調整力も重要です。

そして何より、複数の業務を同時にこなすマルチタスク力が必須であり、営業部門のパフォーマンスを最大限に引き出すサポート役として欠かせない存在です。

加えて、日々の受注や在庫状況の把握を行い、営業活動における情報提供やアドバイスなどの意思決定のサポートを通じて、営業活動全体の効率化を支えています。

総務事務

総務事務は企業の円滑な運営を支えるための環境整備と社内サポートを行う職種です。

総務事務の業務は幅広く、オフィス家具や備品の管理、設備のメンテナンス手配、さらに社内行事やイベントの調整なども含まれます。

社員が快適に働ける環境を整え、企業全体の運営がスムーズに進むようにサポートする役割があり、緻密な管理能力と柔軟な対応力が求められます。

さらに、冠婚葬祭の手配やトラブル対応といった業務も担当することがあり、臨機応変に対応できるスキルがなければ、なかなか難しいでしょう。

総務事務は社内の信頼と円滑な運営を支える基盤的な役割を果たし、企業全体の生産性を高めるために欠かせない職種です。

経理事務/財務事務

経理事務と財務事務は企業の金銭管理を担当し、財務の基盤を支える専門的な事務職です。

経理事務は日常の入出金管理、会計記帳、決算業務、経費精算などが主な業務であり、正確なデータ処理と数字に対する強い理解が必要です。

財務事務は企業の資金調達や予算作成、経営戦略に基づく資金管理など、経営の視点を持った予算管理が求められます。

いずれも高度な会計知識や財務スキルが必要であり、企業の経済活動を支えるための重要な役割です。

正確性と細かな処理能力が求められるこの職種では「企業全体の財務健全性」を支えるために大きな責任が伴います。

まさに、経理・財務事務は企業経営を裏から支え、成長の基盤を作り出す貴重な存在なのです。

人事事務/労務事務

人事事務と労務事務は企業で働く社員に関する管理やサポート業務を行う職種であり、社員の働きやすい環境を整える役割を担っています。

人事事務は採用活動や社員教育、キャリア形成支援など、人材開発に関わる業務が中心です。

労務事務は給与計算や勤怠管理、福利厚生の運用、安全衛生の管理など、社員の労働環境をサポートする業務を担当します。

労務に関する法令の知識や正確なデータ処理力が必要であり、さらに社員との調整や相談対応を通じてコミュニケーション力も重要です。

このように、人事・労務事務は企業の成長に必要不可欠な人材の定着率向上や労働環境の改善を目指し、日々改善を繰り返す仕事と言えます。

医療事務

医療事務は病院やクリニックなどの医療機関で医師や看護師をサポートし、患者への対応や事務手続きを行う職種です。

主な業務は患者の受付・会計業務、診療費の請求処理、カルテの作成・管理、入退院の手続きなどです。

医療事務は医療の現場における事務作業全般を担当し、医療サービスが円滑に提供されるよう、サポートを行います。

患者や医師とのコミュニケーションも頻繁にあるため、対話力とホスピタリティ精神が重要です。

医療事務は専門資格こそ必須ではないものの、医療業界独自の知識や手続きが多く、医療現場での役割を理解し、適切にサポートできるスキルが求められます。

患者が安心して医療サービスを受けられるように、医療事務は医療機関の重要な一員として貢献する仕事なのです。

金融事務

金融事務は銀行や証券会社などの金融機関で働き、金融取引や顧客対応をサポートする事務職です。

具体的には窓口での顧客対応、各種書類の作成、データ入力、電話やメールでの問い合わせ対応が主な業務となります。

金融業界では金銭を取り扱うため、特に正確なデータ処理や高度なコンプライアンス意識が必要です。

顧客と直接接する場面も多いため、信頼を得るための丁寧で誠実な対応が求められます。

金融事務は日常的なデータ処理や顧客対応を通じて金融機関全体の信頼性を支える存在であり、顧客からの信頼を確立し、組織の円滑な運営に貢献する重要な役割を果たしています。

法務事務

法務事務は企業の法務部門で法律に関する事務作業を担当し、企業の法的なリスク管理をサポートする専門職です。

契約書の作成や確認、法的トラブルの対処、顧問弁護士との連携、公式文書の管理など、幅広い業務を行います。

法務事務には法律知識が不可欠であり、企業が法的リスクを回避し、円滑な事業活動を続けられるようにサポートする役割です。

企業が営業活動を行う中で、知らず知らずのうちに法令に抵触してしまうこともあるため、常に目を配る観察力も求められます。

法的な基盤を強化し、契約や取引に伴うリスクを適切に管理することで、企業の信頼を守ります。

このように、法務事務は企業の法務体制の基盤を支える重要な役割です。

貿易事務

貿易事務は輸出入に関わる企業で働き、貿易に関連する手続きを担当する事務職であり、企業の国際ビジネスをサポートします。

輸出入書類の作成、出荷や輸送の手配、納品管理などが主な業務で、国際取引を円滑に進めるために正確な書類管理が求められます。

貿易事務では英文書類の作成や海外取引先とのやり取りが多く、語学力と国際取引に関する知識が必要です。

また、貿易には非常に細かい規制があるため、法令遵守の意識も不可欠です。

貿易事務は企業の国際ビジネス活動の成功に貢献する重要な役割を果たし、各国とのビジネスをつなぐ架け橋となる職種と言えます。

【事務職に向いている人の特徴】向いている人の特徴

続いて、事務職に向いている人の特徴についても紹介します。

以下の7つが当てはまる人は事務職に向いている可能性が高いと言えるでしょう。

自分が何個当てはまるかを確認した上で、当てはまらない部分は就活本番までに可能な限り近づけるように取り組んでみてください。

コツコツと業務に取り組める人

事務職においては毎日のルーティン業務を地道にこなす能力が求められます。

大きなプロジェクトを担当するというようりも、定型化された業務を繰り返すことが多いため、飽きずに一定のペースで取り組む力が重要です。

また、事務職はミスの少なさが重視される職種であり、毎日正確に同じ業務を繰り返すことで、ミスを防ぐ精度と効率が高まります。

書類の整理やデータ入力などをミスなくこなす、細かい作業の積み重ねこそ、事務職の役割です。

日々の地道な作業を軽視せず、責任を持って一つひとつの業務に取り組む姿勢こそ、企業がまさに事務職に求めている要素です。

他の人のサポートに徹することができる人

事務職は他のメンバーの業務をサポートする重要な役割を担っています。

自分の成果が直接的に表に出ることは少なく、むしろ他の職種や部門が円滑に業務を進められるように影で支える仕事です。

そのため、サポート役に徹することにやりがいを感じられる人は事務職に向いています。

営業部門や経理部門の業務をバックオフィスから支援し、スムーズに仕事が進む環境を整えることが多いため、他の人が成果を上げることを自分の喜びとできる人が理想です。

また、他人を支える姿勢は周囲に信頼感を与え、組織の生産性向上に貢献できるものです。

他者の成功を裏からサポートし、職場全体にポジティブな影響を与えられる人こそ、事務職において欠かせない存在です。

臨機応変に対応できる人

事務職にはルーティンワークが多いですが、予期せぬ業務や緊急対応が求められる場合も多々あります。

例えば、急な会議準備や資料作成、顧客からの突発的な問い合わせ対応など、事前に計画されていない業務が発生することもあるのです。

こうした状況で柔軟に優先順位をつけ、落ち着いて対応できる人は事務職で高く評価されます。

臨機応変に対応できる能力があれば、突発的な依頼にもストレスなく対応でき、周囲の信頼を得ることもできます。

また、冷静に判断し、最適な解決策を見つけ出せる柔軟な思考は、円滑な業務の進行にも役立つものです。

臨機応変に対応できる人は企業全体の業務をスムーズにし、チームの生産性を高められる存在として、長く企業から重宝されるでしょう。

責任感のある人

事務職は正確で迅速な処理が求められるため、責任感が欠かせません。

多くの業務には期日が定められており、例えば請求書処理や報告書の提出が遅れると業務全体のスケジュールに影響が出る可能性があります。

どんな状況でも任されたタスクをしっかりと完遂する姿勢が求められ、常にスピードと正確さを両立させる責任感が必要です。

また、細かい業務のミスや遅延が企業どころか外部にも影響を及ぼすことが多いため、自分の業務が他者や組織に及ぼす影響を理解し、どのような状況でもきちんと対処できる意識が重要です。

ミスを防ぎながら、確実にタスクを遂行する責任感が不可欠です。

コミュニケーション能力のある人

事務職は多くの部署と連携し、様々な業務をサポートするため、優れたコミュニケーション能力が必要とされます。

特に、情報を正確に伝えるスキルや他者の意図を理解する能力が求められ、業務において確認や日程などの調整を頻繁に行う場面が多く発生します。

例えば、営業担当者との連携や他部門とのやり取りなど、他者とのやり取りを通じて業務を進めるため、信頼関係を築くためのコミュニケーション力が重要です。

さらに、複数の業務をスムーズに進めるためには問題があれば迅速に共有し、連携を図る能力も欠かせません。

相手に合わせて柔軟に対応し、適切な表現や配慮を持って伝達できる人は、職場の潤滑油として貢献できることでしょう。

パソコンスキルがある人

事務職ではデジタルツールを駆使して効率的に作業を進めるため、一定のパソコンスキルが不可欠です。

Excelでのデータ集計やWordでの文書作成、PowerPointでのプレゼン資料作成など、多岐にわたるツールを使いこなす力が求められます。

こうしたスキルがあれば、事務処理を効率化し、短時間で正確に業務を完了することができ、企業からもひっぱりだこになるでしょう。

企業によってはMOSなどの資格が必須とされているところもあるため、早い段階で学習を始め、取得しておくと内定を獲得しやすくなります。

「資格がない＝仕事ができない」ということではありませんが、採用担当者が履歴書を見た際に資格が記載されていると、注目度が上がることは間違いありません。

タスク管理スキルがある人

事務職は複数の業務を同時にこなすことが多く、効率的にタスクを管理するスキルが重要です。

優先順位を正確に判断し、計画的にスケジュールを組むことで業務の進行をスムーズにすることができます。

タスク管理スキルがあれば突発的な業務が追加されても柔軟に対応でき、他のスタッフに影響を及ぼすことなく全体の進捗を管理することが可能です。

タスクを視覚化し、リストやスケジュール表を活用するなど、自分の進捗を把握できる人は日々の業務をスムーズにこなせることでしょう。

さらに、期限を厳守し続けることで周囲からの信頼も得やすくなり、安心して業務を任せられる存在として評価されます。

【事務職に向いている人の特徴】向いていない人の特徴

続いて、事務職に向いていない人の特徴についても紹介します。

以下の3点が当てはまってしまう場合は、事務職に向いていない可能性が高いと言えます。

しかし、それでも事務職として就職したいと考えている場合は次に紹介している「向いている人に近づくための方法」についても確認してみてください。

同じ作業の繰り返しに飽きてしまう人

事務職は日常的に決められた業務をルーティンとして繰り返すことが多く、一定の手順に基づいた作業を着実に進めていく役割です。

ファイリング、データ入力、書類整理やチェックといった業務がメインで、新しい刺激や大きな変化が求められる場面は少ないため、常に新しいことに取り組みたい人や、単調な作業にすぐに飽きてしまう人には不向きと言えます。

また、事務職は正確さが最も重視されるため、同じ作業でも集中力を保ち、ミスを防ぐことが求められます。

飽きっぽい人はこのような反復作業がストレスや不満の要因となることが多く、業務全体に対して意欲を持続することが難しいでしょう。

しかし、より効率化を目指すなど、作業に達成感を見出すことで、新たなやりがいや自己成長を感じられる可能性もあります。

とはいえ、飽きっぽい人に「向いている職種」とは言い難いでしょう。

数字に苦手意識がある人

事務職ではデータ入力や請求処理、財務管理など、数字を扱う作業が多く、数字の取り扱いに慣れていないと、ミスのリスクが増えてしまいます。

経費の精算や計算、顧客情報の管理といった場面では数字の正確な把握が求められ、誤ったデータが報告されると業務全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

また、請求金額の記入ミスや会計処理における数字の不備があれば取引先や顧客からの信頼を損なうリスクがあるため、数字の取り扱いには慎重さが必須です。

数字に苦手意識がある人は業務においてストレスがかかることが多くなるでしょう。

事務職で活躍するためには、基本的な数字への理解と正確な処理スキルが欠かせません。

数字に対する不安がある場合は資格取得やスキルアップを通じて苦手意識を克服することが重要です。

人とのコミュニケーションを避けたい人

事務職は単独で行う作業のイメージが強いかもしれませんが、様々な部署や同僚と連携して業務を進める場面が多く、他のメンバーとのやり取りが業務に欠かせません。

書類の確認や進捗状況の共有、業務に関する相談やサポートなど、業務内でのコミュニケーションが業務の成否に関わることもあります。

特に営業事務や総務事務のように他部門や外部の協力会社と連携する機会が多い事務職でコミュニケーションを避けてしまうと、情報が行き届かず、業務全体に遅れやトラブルが発生することも考えられます。

事務職においては積極的に相手の話を理解し、スムーズなやり取りを行う力が必須なのです。

コミュニケーションを苦手と感じる人でも、業務を通じて徐々に対話スキルを向上させることが大切であると言えます。

【事務職に向いている人の特徴】向いている人に近づく方法

「事務職に向いていない人の特徴」が複数当てはまってしまった場合、またはより内定に近づきたいと考えている場合は、ぜひ以下の2つの対策に取り組んでみてください。

向いていない人はもちろん、向いている人もより企業にとって魅力的な人材としてアピールしやすくなる可能性が高まります。

自分の軸を見つける

事務職に向いている人に近づくためには、まず「自分の軸」を見つけることが重要です。

自分の軸とは仕事において自分が大切にしたい価値観や目指したい方向性のことを指します。

自分自身がどのような環境でやりがいや意義を感じられるのかを把握することは事務職を目指す場合だけでなく、どのような企業を目指す場合にも欠かせません。

まずこれまでの経験や自身の特性を振り返り、どのような作業や状況で満足感を得られるかを考えてみると良いでしょう。

例えば、チームで働くことが好きであれば、社内での連携が求められる部署や、他部門と関わることの多いポジションが向いているかもしれません。

また、安定したルーティンワークに充実感を感じられる場合、データ入力や会計業務といった定型作業で強みを発揮できる可能性があります。

何が得意で、何を大切にしているのか、自分で考えてみましょう。

やりがいを見つける

事務職で長く働き、成長していくためには「やりがい」を見つけることが非常に大切です。

やりがいは自分の行動指針やモチベーションを支える柱であり、業務の質を向上させる原動力となります。

事務職は目標が見えにくく、単調に思える業務が多いかもしれませんが、効率化を目指すなど楽しみを見つけることもできますし、サポート能力など、様々なスキルが身につく職種です。

他の社員のサポートを通じて職場全体の業務効率が向上することに喜びを感じるならば、そのサポート業務に対してさらなる工夫を凝らしていくことはやりがいにつながります。

また、スキルアップのために新しい業務に挑戦したり、自分の知識を広げたりすることで、業務に新たな視点や深みが生まれることもあるでしょう。

これまでの人生で自分がやりがいを感じた瞬間と、事務職のメリットなどを照らし合わせてみましょう。

【事務職に向いている人の特徴】対策で悩んだら

ここまで事務職の概要について非常に詳しく紹介しつつ、向いている人の特徴などについても紹介してきました。

しかし、この記事を読んだだけで完璧な対策ができ、事務職に楽々と就職できる人は多くないでしょう。

そこでおすすめなのが、就活エージェントを利用することです。

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おわりに

今回は事務職に向いている人の特徴について紹介するだけでなく、向いていない人がどうすれば事務職として就職できるかについても詳しく紹介しました。

事務職は多くの就活生の方が目指す魅力的な職種の1つではありますが、その分ライバルが多いです。

本記事で紹介した対策方法などを参考にした上で、差別化を図り、第一志望への内定を目指してください。