目次［目次を全て表示する］
はじめに
長期インターンに参加しようと決めたら、まずぜひ社会人としてのメールのマナーを押さえておきましょう。
ビジネスで使うメールでは、友達同士でやりとりをするメールとは異なり、いくつか覚えておかなければならないマナーがあります。
長期インターンでは、応募時だけでなく、インターン参加の選考中、参加後と企業の担当者とメールのやりとりをする場面が多くあります。
また、将来社会人となった時にも、メールでのマナーは覚えておいて損はありません。
いつかマスターしておかなければならないものですので、この機会に総チェックしておきましょう。
【長期インターンのメールマナー】一般的なマナー
まず、長期インターンの場合に限らず、一般的なビジネスメールのマナーを押さえましょう。
ビジネスでは、職種にもよりますが、毎日多くのメールを受信したり送信したりすることになります。
メールではお互いの手元に履歴が残るため、誤発注などのトラブルを避ける意味でも、クライアントとメールでやりとりする場合が多くあります。
メールに不備があると失礼にあたるばかりでなく、仕事上の大きなトラブルにも発展しかねません。
学生時代のように気軽なツールとも言えないということを頭に入れておきましょう。
件名を入れる
ビジネスでは、必ず件名に要件を入れます。
空欄で送ることのないよう注意しましょう。
送信した相手は、多くの人からの多数のメールを受信している可能性もあります。
件名欄を見ただけで、ひと目で何のメールかがわかるように簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。
たとえば、お願いのメールである場合には、「○○のお願い」、相談の場合には「○○の相談」などと書きます。
同じ意味で、誰からのメールかすぐわかるように、特に社外の人へのビジネスメールでは自分の部署名と名前も件名に入れるのが普通です。
就職活動では、学校名、学部・学科と名前を件名欄に入れるようにしましょう。
返信する場合には、相手から来た件名を消さずにそのまま返信することで、何の話の返信なのかわかりやすくなります。
送付先、自分の2つの名前を入れる
本文は、本題に入る前に、最初に送付先の相手の名前、次に自分の名前の2つを入れましょう。
社外の人に宛てる場合は、社名と部署名、役職名も書きましょう。
株式会社は(株)としないことに注意します。
名前は、メールでのやりとりのはじめはフルネームで書くほうが良いでしょう。
次に、「お世話になっております。」など簡単な挨拶の後、自分が誰であるかを名乗ります。
メールでは、最後に必ず署名を入れますが、相手が出先にスマートフォンで見ている可能性もあります。
スクロールしないとわからない状況であることも考えられますので、はじめに自分が誰であるかを名乗ることが基本のマナーとなっているのです。
初めてのメールの場合は、簡単な自己紹介を添えて、「○○でお世話になりました××と申します。」とすると、相手にわかりやすくなります。
メールの要件を説明する
本題ではまず、何のためにメールを送ったのか、件名の内容を簡潔に伝えましょう。
わかりやすく、読みやすいメール文章にするためには、まず結論から書き始めることです。前置きが長くなると、何の話であるのかわかりにくくなってしまいます。
ビジネスでは一般的に、漏れなく伝わるように、以下の6W3Hを意識しますが、就活の場合には①から⑨までを意識しましょう。
① When（いつ）
② Where（どこで）
③ Who（誰が）
④ Whom（誰に）
⑤ What（何を）
⑥ Why（なぜ）
⑦ How to（どのように）
⑧ How many（どれだけ）
⑨ How much（いくらで）
文字化けする可能性のある環境依存文字は使わないよう注意します。
最後は、「よろしくお願いいたします。」や「引き続き宜しくお願いいたします。」などのように結びの挨拶で締めましょう。
最後に自分の署名を入れる
ビジネスメールでは、必ず最後に署名を入れるようにするのがマナーです。
ビジネス上の署名には、会社名、部署名、氏名、会社の住所、連絡先のほか、会社のWebサイトのURLなどを入れます。
誰からのメールであるか明確にし、信用できるメールであることを示すため、また、取引を円滑に行うために必要となります。
就職活動の場合には、
・名前
・大学学部学年
・電話番号
・メールアドレス
の4項目は必ず入れるようにしましょう。
通常ビジネスで使う署名はあらかじめ作成しておき、自動的に挿入できるように設定しています。
メールサービスやメールソフトでは簡単に署名を作成、設定できることがほとんどですので、長期インターンへの応募前にあらかじめ設定しておきましょう。
1-2分で読み切れる分量にする
メールの文章は、読みやすく内容が伝わりやすく書くことに気を配りましょう。
1つの文章が長すぎると、内容が伝わりにくくなるので、分割できる場合には分割して文を分けます。
1つの文に、複数の要素を入れないように注意することもポイントです。
メールは長すぎず短すぎず、1分から多くて2分で読み終わる分量が適当です。
当たり前のことですが、誤字脱字がないかどうかは、慎重にチェックしましょう。
特に相手の会社名や氏名など漢字に間違いがないかは、特段の注意を払いましょう。
文字化けする可能性のある機種依存文字または環境依存文字は使わないようにします。
また、THMLメール形式でのメールも文字化けの原因となります。
プレーンテキストメールに統一して書くようにしましょう。
【長期インターンのメールマナー】選考でのマナー
長期インターンの参加には、選考があることがほとんどです。
就職活動と同じく、長期インターンの募集をしている企業の応募にエントリーをし、選考が通って初めて参加が認められるのです。
長期インターンに参加できることが決まるまでの選考中から参加初日を迎えるまでにメールを送る機会は何度か考えられます。
一般的に考えられる機会として挙げるだけでも
①長期インターンへの応募
②長期インターンへの面接の日程調整
③長期インターンへの面接のお礼
④長期インターンへの参加の意思表示/辞退連絡
⑤初出社までの調整
が挙げられます。
ほか、何か疑問点が出てきて、質問をしたい場合などでメールを送るような事態に遭遇するかもしれません。
失礼があって選考に影響が出ないようにするためにも、メールのマナーは確認しておきたいものです。
長期インターンへの応募
まず、一番はじめにメールを送ることになるのが、長期インターンへの応募時です。
多くの就活サイトでは、短気・長期にかかわらずインターンの情報が掲載されており、サイトのサービスを利用して間接的に応募することができます。
しかし、サイトが扱っていない企業でのインターンを希望する場合には、基本的に自分で直接メールでの応募が必要になることになるでしょう。
ビジネスメールの基本マナーに沿って
・名前
・電話番号
・メールアドレス
・大学名
・応募したい旨
がわかりやすく伝わるように書きましょう。
件名はシンプルに「長期インターンシップ参加申し込みについて」などとして、ひと目でわかるものにします。
また、応募の熱意が伝わるよう、簡潔な志望動機を添えるようにしましょう。
長期インターンへの面接の日程調整
応募が多い企業の場合では、応募時にエントリーシートの添付が必要とされ、それによって一次選考が行われ、選考を通過した人のみが面接に進める場合もあります。
選考を通過し面接に進める場合には、面接日の連絡が来るでしょう。
企業側から提示された日時での面接が可能であれば了承の旨の返信をします。
しかし、その日時では都合がつかない場合もあるでしょう。
いずれにしても、返信が必要になります。
ここでは、それぞれの場合の返信の仕方を紹介します。
企業側の提示で面接できる場合
企業側が提示してきた日時で差し支えない場合には、その日時で了承した旨を書いて返信します。
確認の意味で、日時を明確にし、「○月○日×時にお伺いいたします。」などとすると良いでしょう。
連絡を貰ったことの感謝も必ず述べ、最後に「よろしくお願いします。」で締めましょう。
返信の際には、企業から来たメールの件名はそのままにして返信するのが基本のマナーです。
企業では、ほかにもさまざまな件で多数の人とメールのやりとりをしていることが考えられます。
件名に付く「Re」もそのまま、件名欄は変更せずに返信しましょう。
これにより、企業側の担当者は、何に対しての返信なのか、件名を見ただけでメールの内容を知ることができ、管理がしやすくなるのです。
企業側の提示で面接できない場合 提示がなかった場合
もし、企業側から連絡を受けた面接の日時では都合が付かない場合は、調整を依頼するメールを送ってみましょう。
いつだったら面接に行くことが可能なのか、都合の良い日程をこちらから複数用意し、
・○月○日×時〜×時
・○月○日×時〜
・○月○日終日
のように、時間帯に幅を持たせて書きましょう。
書いた日時が企業の営業時間内になっているか注意します。
提示された日程で応じられないことについて、「大変申し訳ありませんが」「大変恐縮ですが」などお詫びの言葉も添えましょう。
また、面接の日時を企業側から提示されるのではなく、こちらからいくつか候補日を出すように連絡が来る場合もあります。
その場合も候補日の提示は、基本的に同じように行いましょう。
スケジュールをよく確認し、都合の悪い日だけを伝えるのも良いでしょう。
長期インターンへの面接のお礼
面接が済んだ段階で、なるべくならば当日中、遅くとも翌朝までには、お礼のメールを入れておきましょう。
メールの内容は、面接のために貴重な時間を割いてもらったことの感謝と、面接を受けて感じたこと、考えたことを書きます。
面接を通じて、インターン参加に向けた意欲がより高まったこと、インターンに対する意気込みなどを伝えられると良いでしょう。
この場合の件名は、「インターンシップ面接のお礼」とします。
面接までのメールのやりとりで使っていた件名をいったん終了し、新たに件名を付け直すことを忘れないようにしましょう。
お礼のメールであることがひと目でわかるようにしておきます。
挨拶と自分の氏名を名乗った後、「本日は面接の機会をいただき、ありがとうございました。」など、本題はお礼から書き出しましょう。
長期インターンへの参加の意思表示/辞退連絡
長期インターンの選考を通過し、参加できる旨の連絡をもらったら、それに対する意思表示のメールを送ることが礼儀です。
予定通り参加できる場合には、インターシップを受け入れてもらったお礼とインターン参加への熱意を示すメールを送りましょう。
辞退する場合は、辞退を決めた時点で先に電話を入れることがマナーです。
メールだけの連絡で済ますと、こちらは辞退したつもりでいても、企業側の担当者が見落とす可能性もあります。
まず電話を入れたうえで、トラブルを防ぐためにも履歴が残るメールでも重ねてお詫びの意思を伝えましょう。
初出社までの調整
長期インターンの参加が決まった後にも、初出社をいつにするか、どのような流れで行うのかなど、メールで何度か打ち合わせを行うことも考えられます。
事前にスケジュールを確認し、出社の日程は複数提示できるよう準備しておきましょう。
また、さまざまな質問や確認したい事柄などが出てくることもあるでしょう。
その場合にも、緊急を要する場合以外は基本的にはメールでやりとりをすることになります。
基本的には、先に解説した一般的なビジネスメールのマナーに従って、失礼のないメールを送るように心がけましょう。
【長期インターンのメールマナー】長期インターン後のお礼メールの書き方
長期インターンが終了したタイミングで、お礼のメールを入れましょう。
メールを送るのは、インターン最終後すみやかに、翌日中までに送るのが良いでしょう。
お礼メールには
②感想
③自分が学んだこと
④今後の活用
の4つの内容を入れるようにします。
メール本題で、はじめに簡潔に感謝の言葉を入れたら、感想、自分が学んだことは、できるだけ具体的に、どのようなことに対して、どのような気付きがあったかを述べましょう。
具体的に述べることで、真剣にインターンに取り組んだことをわかりやすく伝えることができます。
その経験を、今後どのように活用しようと思っているかを述べて、インターンでの貴重な経験をきちんと自分の糧とする姿勢を示しましょう。
まとめ
学生生活では、ビジネスメールのマナーの必要性について感じる機会はあまりありません。
しかし、社会人になれば、メールでのマナーは当たり前のように身につけておかなければならないものです。
就職活動を本格的に開始すれば、当然企業とメールのやりとりをする機会は何度となく訪れるでしょう。
長期インターンへの参加をきっかけに、ビジネスメールのマナーを総チェックし、身につけてしまいましょう。
今後の就職活動に、プラスになることは間違いありません。
