【電話・メール例文付き】転職面接の辞退はメール？電話？マナーも合わせて解説

はじめに

転職活動中の社会人の方は、転職先企業の絞り込み中、選考中、結果待ちなどさまざまな状況にあると思います。

中には、書類選考を通過して面接に進んだにも関わらず、どうしても辞退しなければならなくなった方もいるかもしれません。

今回は、やむを得ない事情で面接を辞退したいが、どのようにしたら良いかわからない方のために、電話・メールでの辞退の例を詳しくご紹介します。

社会人としてのマナーの面にも触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。

【転職面接の辞退の仕方】転職面接の辞退はメール？電話？

すでに面接のスケジュールが入っているにも関わらず、転職面接を辞退したい場合はどのように伝えるのが良いのでしょう。

辞退を伝える手段として、電話、メール、手紙などが考えられますが、結論から言うと連絡の方法にとくに決まりはないので、基本的にメールでかまいません。

電話の場合、担当者が不在だとしたら何らかの不都合で伝言がなされなかったり、記録が残らないこともあったりします。

その点、メールであれば文章で内容を残せるので、言った言わないの間違いを防止できるうえ、比較的スムーズな面接辞退の意思表示が可能です。

電話は少なからず相手の時間を奪ってしまう伝達手段ですので、時間にも配慮できるメールでの連絡はそれなりのメリットがあります。

なお、メールだけでは一方通行で、申し訳ない気持ちが伝わりにくいと思う方は、メールを送ったあとにあらためて電話をするといいでしょう。

より丁寧に断りの気持ちを伝えられるので、メール＋電話がおすすめです。

転職エージェントを利用している場合

転職活動において転職エージェントを利用している場合は、企業への連絡と同時に、必ずエージェント会社へも面接を辞退する旨の連絡を入れておきましょう。

エージェントの担当者があなたの転職活動の状況を把握できていないとなると、今後の転職サポート体制にも影響が及ぶおそれもあるからです。

スムーズな企業紹介がなされないなど不利な状況を避けるためにも、選考状況が変わるときは逐一担当者への連絡が欠かせません。

また、応募企業がエージェント経由の場合、面接を辞退するときはまずエージェントに連絡をするように求められていることもあります。

最低限のルールを把握するように努め、日ごろから担当者とは密に情報共有できる環境を整えておくことが大切です。

メールの返事が無い場合や前日や当日の場合は電話もあり

面接予定日からさかのぼって十分な時間がある場合の連絡は、メールでも差し支えないと考えられます。

しかし、やむを得ない事情で前日または当日にどうしても辞退せざるを得ない状況になった場合は、電話でその旨を伝えるようにしましょう。

応募先企業の採用担当者も、多くの応募者の選考スケジュールを調整して面接の予定を組んでいるはずです。

こちらの都合で急な面接辞退となれば、先方に大きな時間のロスを与えてしまいます。

少しでもロスを軽減するため、面接辞退が確定した時点で早めに、メールよりも確実に連絡が取れる電話で辞退の意思表示を行いましょう。

時間的な余裕があってメールで面接の辞退を申し出たにも関わらず、返信がない場合も、念のため電話で確認しておくと良いかもしれません。

【転職面接の辞退の仕方】辞退時のマナー

転職面接を辞退するときのマナーについて、整理しておきましょう。

メールか電話か、辞退を伝える意思表示の方法については先述しました。

では、実際に面接辞退を伝えるとき、どのように伝えたら良いのでしょう。

「辞退を伝えるタイミングはいつ頃が良いのか」「連絡すべき時間帯はあるのか」「辞退の理由はどこまで本音で話せば良いのか」など、面接辞退を伝えるときの伝え方と、気を付けておくべきポイントについて詳しくご紹介します。

①無断でスルーはNG

いきなり面接からスタートするパターンもありますが、書類選考を通過して面接まで進んだのは、企業があなたに興味を持った証拠です。

採用選考の次のステップとして、企業も面接担当者の日程と時間を確保し、面接の準備に取りかかっていることでしょう。

企業からも期待感を持ってもらった中で、実施される面接を辞退することは大変心苦しいことです。

「断るときに何か言われたらどうしよう」「常識外れだと叱責を受けるのではないだろうか」などの不安や心配から、もしかすると無断でスルーしてしまおうとの考えに至ってしまうかもしれません。

しかし、何の連絡もなしに一方的に予定をキャンセルすることは、社会人のマナーとしては考えものです。

断るのは面倒くさいと思っても、最低限のマナーは守って行動しましょう。

②決めたらなるべく早く連絡する

面接辞退を決めたら、なるべく早く連絡するようにしましょう。

人は嫌なことやおっくうなことを、どうしても後回しにしてしまう習性があります。

今伝えるのが心理的に抵抗があったとしても、あとから伝えるときに心がスムーズに働く保証はどこにもありません。

むしろ嫌なことを先延ばしにしているにすぎず、時間をかけたからと言って状況が変わることはないでしょう。

それよりも、相手のことを考えた場合、なるべく早く辞退の連絡をするほうが良い影響があります。

企業はあなたのために面接の準備をしているので、面接直前に断りの連絡があると、確保した時間や人、場所などが無駄になってしまいます。

早めに連絡を入れることで、別の応募者の日程を変更するなどのさまざまな調整ができるので、早めの連絡を心がけましょう。

③電話の場合は営業時間内に

電話で面接辞退の連絡を入れるときの注意点についてお伝えします。

企業に直接電話をするときは、相手の立場に立った常識的な時間内でコンタクトを取るのが望ましいです。

とくに慌ただしい始業時間および終業時間の前後と、一般的な昼休み時間の12時から13時の間を避けた営業時間内にかけるようにしましょう。

営業時間は、企業の採用情報を見ると良いです。

もしも担当者が不在で電話がつながらない場合は、電話口の方に用件を伝えたうえで、担当者の在籍予定（時間）を聞いておくといいでしょう。

後ほど余裕を持って電話をかけ直せるので、忘れないように確認することが大切です。

電話対応の方から「こちらからお電話しましょうか」と打診があったとしても、基本的にはこちらからかけ直すのが礼儀と言えます。

【転職面接の辞退の仕方】辞退の理由はどう伝えればよい？

面接辞退の連絡方法と時期、時間については先述したとおりですが、辞退の理由はどう伝えれば良いのでしょう。

本当の理由を答えても良いのか、それとも答え方のルールがあるのか、迷う方が多いかもしれません。

結論から言うと、辞退の理由について、このように答えなければならないという明確な決まりはありません。

「諸事情により」といった曖昧な表現でもかまわないのです。

しかし、採用担当者も応募者の辞退理由を社内に報告する義務がありますので、具体的な理由を尋ねられた際は、本来の辞退理由を伝えるようにしましょう。

「別の会社の採用が決まった」「採用条件を見直したところ受け入れられない要素が見つかった」などの本音は、企業としても今後の採用活動の参考になるので、可能な範囲で話しておくことをおすすめします。

【転職面接の辞退の仕方】辞退メールのポイント

面接辞退の連絡をメールで送るときのポイントをお伝えします。

メールは自分の言いたいことを一方的に伝えてしまったり、文章中に感情を反映させるのが難しくなってしまったりと、どうしても無機質になってしまいがちです。

さらには、日々無数のメールを処理している採用担当者にとって、一目でどんな内容のメールかを判断できないのは配慮に欠けると言われても仕方ありません。

ポイントはメール件名の工夫、面接を辞退することに対する謝罪と感謝の感情を盛り込むことです。

①辞退のメールと一目で分かる件名にする

メールの件名は、面接辞退の内容であることが一目でわかるようにしましょう。

企業の採用担当者は毎日数多くのメールに触れています。

一日数十から数百通という件数のメールに対応することも珍しくはありません。

多くの応募者からの選考関連のメールだけではなく、人材紹介会社やもちろん社内からのメールも数多く受信しています。

その中で件名が曖昧だったり、一目で内容がわからなかったりするメールは、メール受信のたびに中身を確認しなければならず、処理に困ります。

もしも件名に「面接辞退のお願い」と書かれていれば、どのような内容のメールかを瞬間的に判断でき、その後の対応もしやすくなるので、メールの件名はとくに配慮が必要です。

②お詫びの文言と感謝を入れる

面接辞退の意思表示はわかりやすく、端的に行う必要があります。

しかし、貴重な面接の機会をもらった企業に対して、面接を辞退しますと用件だけを告げるのは必要最低限の行動をしたにすぎず、相手に良い印象を与えることはできないでしょう。

今後関わることのない会社だからと割り切って考えるのではなく、せめて選考を辞退することのお詫びと、これまで真摯に向き合って対応していただいたことへの感謝の念を伝えるのが、社会人のマナーであり礼儀と言えます。

事実のみを伝えがちなメールで、温かみのある人間らしい感情を盛り込むことは、転職活動のみならず、今後の社会生活のさまざまな人付き合いにおいても必ず活かされるでしょう。

断りや辞退のメールを送るときには、お詫びと感謝を忘れないようにしたいものです。

【転職面接の辞退の仕方】辞退メールの例文

面接辞退メールの例文をご紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

【転職面接の辞退の仕方】辞退を伝える電話例文

次に、電話で面接辞退を伝える際の例文をご紹介します。

応募者：

（採用担当者が電話に出る）

応募者：

採用担当者：

応募者：

採用担当者：

応募者：

【転職面接の辞退の仕方】辞退後に再度選考を受けるのは難しい！辞退は慎重に

メールや電話で正式に面接を辞退したあとに、やっぱりもう一度面接を受けたいと思っても基本的には難しいでしょう。

同時に受けていた他社からの採用通知が実は誤りであったなど、よほどの合理的要因でもなければ、こちらの都合で一度断った選考を復活させるのはマナー違反と言えます。

たいした理由もなく、採用にかかる重大な決断を朝令暮改するような応募者を企業は評価してくれません。

そのため、本当にその会社の選考から外れても良いかどうかを慎重に判断してから、面接辞退の連絡をするべきです。

不安な点があれば、前もって人事に確認しておくと良いでしょう。

ささいな思い違いや認識不足が原因の場合は、事前確認で不安が払拭されることもありますので、わからないことがあれば面接前であっても積極的にコンタクトを取ることをおすすめします。

転職先の企業に不満や不安がある場合はアゲルキャリアの利用がおすすめ

面接の辞退に限らず、転職にはさまざまな不安が付きまといます。

転職先の企業に不満や不安がある状態で選考を続けるのは、ストレス以外のなにものでもありません。

しかし、転職を希望する応募者が候補企業の内情を知るのはほぼ不可能と言えます。

また、応募先の企業情報にとどまらず、履歴書や職務経歴の書き方に悩む場合もあるかもしれません。

そんなときは、転職エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

とくにおすすめはアゲルキャリアです。

アゲルキャリアついて詳しく知りたい方はこちらからどうぞ。

とにかく素早いスピード対応が特徴で、「求人情報提供」「書類添削サポート」「内定取得までの期間」など独自の仕組みにより、通常の2倍以上のスピード感で転職活動を行えます。

まとめ

これまで転職面接の辞退について、お伝えしてきました。

伝え方や時期、理由など、全体像をご理解いただけましたでしょうか。

連絡方法は、メールか電話かは問いません。

すでに面接辞退を決断されている方は、辞退例文を参考に早めの行動を心がけましょう。

悩んでいる方は、そもそも本当に面接を辞退しても良いのかどうかをもう一度しっかり考え、疑問点を再確認するために人事にコンタクトを取ってみるなど、まずは不安要素の解消に努めてください。