詳細メールが来ない場合の対処法を知ろう！
就職活動において、面接まで選考が進んだのにもかかわらず、企業側から面接の詳細についての連絡が来ない経験をした方はいるかもしれません。
連絡が来なければ、伝えていた連絡先が間違えていたのか、サイレントで落とされてしまったのかなど、不安になってしまいます。
企業側から連絡が来ないのには、何か明確な理由があるのでしょうか。
そこで今回は、面接の詳細メールが当日になっても来ないことの考えられる理由と、その対処法についてご紹介します。
面接の詳細メールはどんなに遅くとも前日までに届くもの
本来面接についての詳細情報は遅くとも前日までには共有されます。
Web面接の場合はミーティングURL、対面での面接の場合は面接会場の詳細と時間などが共有される流れです。
急な時間の調整が取れない可能性も考えれば、前日でも遅いくらいに感じる方もいるかと思います。
そのため、当日になっても面接の詳細について連絡が来ていない場合は企業側の連絡忘れか、こちらの確認ミスという可能性が考えられます。
もしこちら側の確認ミスでない場合は企業側の連絡忘れとなりますが、その際サイレントで落とされたとは考えないようにしておきましょう。
ちゃんとした企業であれば、事前に不採用者には通知をしないと伝えていない限り、採用を見送る人に対して何も連絡をしないという対応はあり得ません。
当日まで連絡が来ていない理由・原因とは
当日まで連絡が来ていない理由が企業側の対応にある場合、どのような理由が挙げられるのでしょうか。
不採用者に通知しないことをあらかじめ公表している企業の場合は、選考についての連絡がギリギリになってもこないのは不採用であると考えて良いかもしれません。
しかし、そうでない場合は、何かしらの理由があって対応できていない可能性が高いです。
当日まで連絡がこない状況について、いくつか考えられる理由とその原因をご紹介します。
メールをしなければいけないのを忘れている
企業側が面接の詳細連絡のメールを単純に忘れているケースです。
採用担当のヒューマンエラーで、メールを送ることを忘れている場合や送ったつもりになっていて忘れていたという可能性は十分にあり得ます。
採用担当といっても、応募者だけのメール対応だけを行っているわけではなく、他の業務や採用状況についてのやりとりで日々連絡に追われている場合があります。
そのため、誰にいつ何の連絡をしていたのかを把握しきれていない場合があり、運悪く自分へのメール連絡が漏れてしまっていたという展開もあり得るのです。
採用担当側も決して悪気があったわけではありませんが、人間である以上うっかりミスは誰でも起こりうるものだと考えておきましょう。
応募者が多く、対応に時間がかかっている
選考の応募者が多い場合は、企業側も対応に追われており、一人ひとりへの連絡に時間がかかっている場合があります。
大勢の選考となる場合、採用担当側も説明会のセッティングや面接日の設定など、スケジュールの調整が多忙となります。
これは、就活生側の日程だけを設定するわけではなく、説明会の会場が社外の場合は会場を押さえる必要がありますし、面接を担当してくれる役員の日程調整も同時に行わなければなりません。
その他、個人面接なのかグループ面接なのかで日程やメンバーの組み合わせも考慮しなければならず、非常に多忙です。
そのため、メール送信の作業になかなか辿り着けず、前日ギリギリまで送信ができていないという事態になっている可能性があるのです。
人事の数が少ないベンチャーは対応がどうしても遅れがちに
創設して間もないベンチャー企業や規模の小さい企業の場合は、人事担当の数が少ない、もしくは人事部自体が存在しない場合があります。
その場合はほかの業務を行っている方が人事の業務を兼任することになるため、採用業務のみに集中できず、応募者の連絡や対応が滞ってしまいがちです。
面接日程や面接担当のアサインがなかなか進んでおらず、結果的にすべてが決まった後のメール連絡がギリギリとなる、もしくは間に合わない可能性があります。
本来そのような事態となる場合は、事前に企業側が連絡が遅くなる旨を伝えておくべきですが、急な業務が入ったことによって採用業務をすっかり忘れてしまい、連絡するのをそのまま忘れてしまっていたというケースも少なくありません。
面接日程の連絡が来ない場合は不採用？
面接の連絡が来なくても不採用とは言い切れません。
社内事情により選考連絡が遅れてしまっている場合や最終決定者の不在により連絡ができない場合があります。
この後に紹介する連絡が来ない場合にやるべきことをおこなって問い合わせをしましょう。
面接の詳細メールが当日まで来ない場合にやるべき3つのこと
面接についての詳細連絡が前日はおろか当日になってもメールで来ていない場合、不採用の可能性以外では企業側の対応忘れ、もしくはこちら側の確認漏れである可能性が濃厚です。
当日になって連絡を確認できていなくても、焦らず落ち着いて状況を整理してみましょう。
状況次第では、企業側に説明することで日程を変更してもらえるなどのリカバリーを取ってもらえる場合もあります。
まずは、以下で紹介する項目は最低限確認・対応するように心がけましょう。
①迷惑メールフォルダの確認
メール連絡が来ていないという状況でこちら側に問題がある場合、最も可能性が高いのがこの迷惑メールです。
企業側の連絡用メールアドレスに対してフィルターがかかっていた場合、迷惑メールフォルダに分類されてしまっており、受信メールに表示されない場合や通知されないといった問題が発生します。
迷惑メールフォルダに誤ってメールが振り分けられている可能性があることを考えて、必ず迷惑メールフォルダを確認しましょう。
迷惑メールフォルダに入っていることを確認した場合、以降のやりとりでまた同じような事態になるのを避けるために、特定のドメインは通常の受信フォルダに入れるなど迷惑メールの対象から外す設定は必ずしておきましょう。
②他のメールの確認
面接の詳細についてのメールが来ていない場合、そのほかのメールに日程の情報が記載されていないかを確認してみましょう。
一般的に選考の詳細は、その選考に進む段階で個別にメールで詳細が送られてきます。
タイトルにも「～次選考の面接についてのお知らせ」などと記載されており、わかりやすくメールが送られてくるケースがほとんどです。
しかし、中にはほかの情報と混同したメールを送信する企業もあり、その中に次回の面接についての情報を記載している可能性があります。
たとえば、説明参加についてのお礼メール、書類選考や筆記試験を通過したメールなどが届いている場合はそちらの本文をもう一度確認してみましょう。
文末に、次回選考の詳細として面接の情報が記載されているかもしれません。
③採用担当に電話
迷惑メールフォルダや、ほかのメールの中身を確認しても面接に関する情報がない場合は、企業側が連絡できていない可能性が高いです。
面接の日程のみ把握しており、時間などの詳細がわからないまま当日を迎えてしまう場合があります。
その際は、企業側に電話で連絡して面接の日程について確認することが必要です。
採用担当直通の電話番号を知っている場合は直接採用担当へ、企業側から選考に関する電話番号があらかじめ提示されている場合はそちらの番号に電話を掛けましょう。
採用担当や人事部宛ての電話番号が見当たらない場合は、直接その企業の電話番号へ掛けても問題はありません。
電話を掛ける際は所属学校名や名前、電話するに至った経緯について滞りなく説明できるように準備しておきましょう。
当日の連絡にはメールを使わない
当日に連絡する場合、メールでの連絡はなるべく避けて電話を掛けるようにしましょう。
すぐに連絡をつけたい相手に対しては、メールよりも電話のほうが確実性はあります。
メールを送信しても、採用担当が当日忙しくしている場合は即座に確認してもらえない場合があります。
前述の通り、応募者への対応に時間がかかっている場合やほかの業務と並行して採用を進めていたからこそ連絡が滞ってしまっているのです。
そのため、当日になってこちらからメールを送ったところで、確認してもらえない可能性は高いです。
当日になっても詳細がわからないという事態は、こちら側からすれば緊急を要しますので、かまわず電話で問い合わせて状況を確認するようにしましょう。
採用担当に電話する際の例文
実際に企業に電話を掛ける場合、どのように自己紹介をして事情を伝えると良いのでしょうか。
電話はメールと違って自身の声で伝える必要があるため、口調や言葉遣いなどは特に注意しなければなりません。
それに電話越しの対応によって、企業側も応募者の人柄がある程度見えてきます。
電話の段階で悪い印象を与えてしまわないように注意しておきましょう。
参考までに、それぞれのシチュエーションに応じた例文を用意していますので、電話時の参考にしてください。
採用担当に直接掛ける場合
採用担当に直接電話を掛ける場合のテンプレートです。
自身の状況に応じて適宜変えてもらいたいですが、このような形でスムーズに事情を伝えることで、円滑にやりとりを進められます。
はじめまして お忙しいところ失礼いたします。
私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇〇社の採用担当、〇〇様でお間違いないでしょうか。
本日、〇時より面接のお約束を頂いており、その詳細についてお尋ねしたくお電話いたしました。
(集合時間やWeb面接時のミーティングURLについて)いくつかご連絡いただけていない事項があるのですが、こちらの詳細について教えていただけますでしょうか。
まずは、電話相手が採用担当本人で会っているかを必ず確認しましょう。
そして、相手が聞き取りやすいように明るい声でハキハキと話すことも重要です。
会社の番号に直接掛ける場合
採用担当直通の番号がわからないため、直接会社に電話を掛ける場合のテンプレートです。
まずは受け手の方に自己紹介と電話した理由を簡潔に伝えて、採用担当につないでもらうようにしましょう。
はじめまして お忙しいところ失礼いたします。
私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
本日〇時から選考に関わる面接のお約束を頂いており、その詳細をお尋ねしたくお電話いたしました。
採用担当の〇〇様にお繋ぎいただいてもよろしいでしょうか。
このように、取り次いでもらう際の内容は事前にはっきりと伝えておきましょう。
その後、無事採用担当につながったら、前述した採用担当と電話する際のテンプレートの要領で自己紹介と電話理由を改めて伝えましょう。
会社の番号に直接掛ける場合も、相手が聞き取りやすいようなハキハキとした口調で話すことを心がけましょう。
おわりに
面接当日になっても連絡が来ないのは、就活生側からしたら慌ててしまう事態かと思います。
しかし、何も連絡がない場合は企業側の連絡ミスの可能性も十分に考えられます。
まずは落ち着いて迷惑メールフォルダの確認や過去のやりとりのメール本文に見落としがないかを確認してみましょう。
自分側に問題がない場合、企業側へ連絡して詳細を伺いましょう。
その際、メールだと採用担当がいつ確認してくれるかわからないため、電話を掛けることを推奨します。
電話は相手に自分の印象が強く伝わるツールですので、話す内容は事前に整理して、ハキハキした明るい口調を心がけましょう。
