【OB訪問】そのまま使える返信メールを紹介！基本マナーや注意点も解説！

はじめに

就職活動を始めると、気になる企業についてもっと詳しく知りたいと思うのではないでしょうか。

なかでも行動力があり、気になることは直接人に聞いた方が早いと思う方には、OB訪問がおすすめです。

しかし、いざOB訪問をしたいと思っても、先方とどのようにメールのやり取りをすれば良いのかがわからない人も多いかと思います。

ここではOB訪問においての連絡の取り方や、押さえるべきマナーやポイントについて詳しく解説をしていきます。

【OB訪問の返信】失礼のないように基本マナーを身に付けよう

OB訪問を行う際には、基本的なマナーを守らなければいけません。

これから応募をする可能性のある企業ですから、OBの方にはぜひ好印象を持ってもらえるように努めましょう。

特に、対面前でのメールの返信は、自身の第一印象に直結するため非常に重要です。

では、どのように返信をすると良いのか、具体的に見ていきましょう。

すぐに返信をしよう

社会人になると、さまざまな業務連絡が日々発生します。

どのような企業においても、メールでの連絡事項にはすぐに返信を行うことが鉄則です。

なぜなら、返信のスピードは、「意欲」を計るバロメーターであり、さらに「相手に対する配慮」の指標にもなるからです。

あまりにも長時間返信をしないでいると、自分の熱意や誠意を相手に伝えることはできません。

そのため、相手先から連絡をもらえたら、どんなに遅くても24時間以内には必ず返信をするように心がけましょう。

件名はそのままで

返信をする際に気をつけたいのは、件名を変えずに返信することです。

社会人になると、顧客や取引先、社内間などでメールのやり取りを行うことになります。

その際に件名を変えて返信をしてしまうと、相手はいったい何の件についての返信なのかわからなくなり、そのまま見落としてしまう可能性があります。

そうならないように、返信メールを送る際には件名を変えず、さらに返信メールであることがわかるよう、「Re:」もつけたまま返すのが基本です。

全文引用を活用しよう

社会人は毎日、メールでさまざまな相手と業務連絡を行っているため、自分が送ったメールの内容を常に細かく把握できるとは言えません。

そのため、返信する際には全文引用を活用すると親切です。

全文引用をすることで、相手は1つのメール画面で全体の要件の内容を瞬時に把握することができます。

ただし、デメリットを挙げると、メールのラリーが長くなるにつれて1つのメール文が長くなり、文章が読みにくくなります。

しかし、OB訪問のメールではそこまでラリーが続くことはないため、全文引用をする方がメリットは大きいと言えるでしょう。

宛名は正式名称で

企業の宛名は正式名称で書くのが鉄則です。

具体例を挙げると、「（株）○○」はNGであり、必ず「株式会社○○」と書くようにします。

また、宛名を書く際には順番があり、企業名・部署名・役職・名前の順で書くことが大切です。

その際、名前には必ず「様」を忘れずにつけるように気をつけましょう。

これらはビジネスマナーの基本になるので、このポイントを押さえることで「社会人として基礎的なマナーを備えている」と評価される可能性があります。

署名を必ずつけよう

メールの最後には署名をつけて送ります。

これにより、送信者が本人であることの証明になります。

署名に記載する内容は、主に氏名・大学名・電話番号・メールアドレスなどの情報です。

読み手が返信をする際に、スムーズにメールを作成するための一助にもなるので、すべての項目の署名を忘れずに行いましょう。

しかし、毎回入力をするのはなかなか手間がかかると思う人もいるかもしれません。

そのようなときには、メールの設定からフォーマットを登録すると便利になるためおすすめです。

【OB訪問の返信】返信の注意点

OB訪問の相手先から返信がきた際に、どのような対応をすれば良いのかわからない人も多いのではないでしょうか。

ここからは、返信する際に気をつけるべきマナーや注意点を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

返信メールは自分発信で終わらせる

OB訪問の件で連絡をもらえた際には、最後は自分の返信で連絡を終了します。

相手からのメールに返信をしないでやり取りを終了にしてしまうと、相手はメールが本当に届いているのかと不安を感じてしまうからです。

基本的に、OB訪問はこちらからお願いをして実施されるものなので、やり取りを終了する際には簡潔でも良いので返信をすると良いでしょう。

ただし、文末に「また何かございましたらご連絡ください」などの文言があれば、返信の必要はありません。

遅い時間のメールは避ける

相手と連絡を取る際に気をつけたいのは、メールを送る時間帯です。

「メールなのでいつでも良いのでは？」と思いがちですが、内容がOB訪問の件であるため、送られた相手はすぐに返信をしようとする可能性があります。

そのため、基本的には9～17時の時間帯に送るのが無難です。

夜は仕事を終えた後のプライベートな時間であるため、この時間帯は避けて送るのが親切と言えます。

もし、事前に相手の都合の良い時間帯がわかる場合には、相手の都合に合わせて送信すると良いでしょう。

急ぎの用事は電話で

OB訪問のアポが取れた後などで、もし急ぎの連絡が発生した場合にはメールではなく電話で連絡をするようにします。

具体的には、待ち合わせ当日に急な不都合が生じる、または何らかのアクシデントが発生してしまった場合などです。

メールで要件を送ると、相手がすぐには気づけない場合があるため、不安なときは電話をするのが確実です。

当日に何らかのアクシデントが起こったときに備え、相手の連絡先は必ず控えておくようにしましょう。

【OB訪問の返信】返信が返ってこない場合

OB訪問の件でメールを送ったものの、相手から返信が返ってこないと不安になってしまうでしょう。

そのような際、「いったいどのように対応をすれば良いのか」と困惑してしまうかも知れません。

ここからは具体的な対処法について解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

送信しているか確認

電波が悪い場所にいる際や、携帯電話を新調したばかりで設定がなされていないときなど、さまざまな理由で送信エラーは起こり得ます。

相手から返信が返ってこない際に、まず確認すべきなのはメールが正常に送信されているかどうかです。

送信ボックスをクリックし、相手に送信できているかを確認することが大切です。

また、下書きに入っていないか、連絡先は合っているか、電波環境の良い場所で送信しているかなども併せて確認すると良いでしょう。

3営業日以降に再度送信

メールが正常に送信されているにもかかわらず、それでも返信がない場合には、3営業日以降に再度送信するのが良いでしょう。

ここで注意が必要なのは、返事を催促する文面にならないように書くことです。

基本的に、「メールが届いているのかを確認するために連絡をしている」という旨がわかる文章にします。

もしかすると相手は仕事で忙しいのかも知れませんので、相手を気遣う姿勢で書くのが大切です。

書き終えた後は、焦らずに返信を待ちましょう。

【OB訪問の返信】ツテなしでベンチャー社員とつながる方法

ベンチャー企業はまだ成長段階の若い会社が多いため、創業年数の長い大企業とは違ってOBを探すことが難しいです。

そのため、ベンチャー企業へOB訪問をしたくても、ツテがないと諦めてしまう人もいるかもしれません。

ここからは、ベンチャー企業の社員とつながる方法について解説していきます。

また、以下の記事でもご紹介していますので、興味をお持ちの方は併せてチェックしてみてください。

【OB・OG訪問】ツテなしでも見つかる！OB・OGの探し方10選

アプリやサービスを利用する

大学のキャリアセンターに相談をしても、自分の大学から気になる企業に就職をしたOBが見つからないケースがあります。

そのようなときには、OB訪問をするためのサービス「Matcher」を活用すると便利です。

Matcherでは、学生と積極的につながることを希望している社会人が多数登録しています。

OB訪問を受けることに前向きな人が多いため、連絡をすると高確率で返信をもらうこともできるでしょう。

さらに、希望する企業に自分の大学のOBがいなくても、他大学のOBとつながりを持つこともできます。

ツテがないとOB訪問を諦めそうになったときには、ぜひ訪問サービスに特化したアプリやサービスを利用してみてください。

SNSで探す

現在、多くの企業ではSNSを活用し、自社の公式アカウントから情報発信を行っています。

そのため、最近では気になる企業の社員の方も見つけやすくなってきました。

ツテがないとOB訪問を諦めている人は、SNSでコンタクトを取ることもひとつの方法です。

具体的には、気になる企業名を検索し、ヒットしたアカウントにDMを送ります。

その際にはビジネスマナーを守り、節度ある文面で依頼を行うことが大切です。

しかし、SNSでは日々、迷惑メールや悪質なメールも多く届くため、アカウントの管理者がDMを見ないことも考えられます。

もし返信がない場合には、それ以上返事を催促するようなことはせずに次の企業を探しましょう。

【OB訪問の返信】返信メールの例文

相手先から返信が来たときに、どのように文章を書いて良いのかわからず、返事ができずに困ってしまったという経験を持つ方も多いのではないでしょうか。

ここからは、具体的な例文を挙げて、返信メールの書き方を解説していきます。

了承をいただいた際の文章

相手先からの返信内容により、書く文章は変わります。

以下に、OB訪問の了承をいただいた際の返信内容を見ていきましょう。

ポイント

件名には、大学名と氏名は必ず入れるようにしましょう。

これにより、相手がメールボックスを開いた際にはすぐに確認をしやすくなります。

また、日程調整はあらかじめ箇条書きで3～4つほど候補日を上げておくと、その後のメールのラリーも少なく済むため親切です。

場所に関してはこちらが指定するのではなく、相手方の希望に合わせるようにしましょう。

こちら側はお願いしている立場なので、相手に負担をかけないよう気遣うことが大切です。

日程調整が完了した後の文章

日程調整が完了した後には返信を行います。

もし断られた場合にも、礼儀として必ず返事を送るようにしましょう。

内容は、いずれも感謝の気持ちが伝わる文章にすることが大切です。

また、当日までの間に集合場所の下見を行うなどして、スムーズに合流できるように準備をしておくこともおすすめです。

ポイント

ここで大切なのは、決まった事柄に関して、お互いの認識にズレがないよう確認をすることです。

決定事項である日時と集合場所を具体的に記載しましょう。

その際、集合場所は店名だけではなく、ビル名や近くにある建物など、目印になるものも併せて書いておくと間違いがなく安心です。

特にチェーン店の喫茶店などは、店舗数が多い分勘違いを引き起こしやすいため、メールを送信する前に、地図で場所を把握しておくのが良いでしょう。

また、メールの締めくくりには余計な内容は盛り込まず、簡単なあいさつで済ませるようにしましょう。

了承をいただけなかった際の文章

もし、OB訪問を断られてしまった場合にも、必ず、丁寧な文章で返信をします。

しかし、どのように返事をすると良いのか、文章の書き方に頭を悩ませてしまう人もいるでしょう。

ここでは、返信の例文を挙げて詳しく解説をしていきます。

ポイント

もし依頼を断られたとしても、相手には必ず返信をすることが鉄則です。

なぜなら、仕事で忙しい中、時間を割いてメールを読み、OB訪問について検討をしてくれた経緯があるからです。

返信相手とは、今後も採用面接や入社後にも関わる可能性があるため、礼節を守り、きちんとお礼を述べましょう。

その際には、自分のために連絡をしてくれたことへの感謝の気持ちを伝える文章にするのが大切です。

また、断られたからといって時間をおいて返信をするのではなく、このようなときこそ迅速な返信が必要です。

【OB訪問の返信】OB訪問後はお礼メールを

OB訪問後には、お礼のメールを欠かさずに送信しましょう。

きちんと送ると相手にも感謝の気持ちが伝わるので、良い印象を持ってもらうことができます。

最後に、具体的なお礼メールの例文を挙げて、詳しく解説していきます。

お礼の文章

お礼の文章では、感謝の言葉を具体的に述べるのがおすすめです。

これにより、相手は「自分がした話を理解してくれた」と察することができます。

ポイント

お礼メールは、OB訪問を行った当日か翌日中には必ず送るようにしましょう。

社会人になると、社内の人や取引先など、誰かに時間を割いて会ってもらう機会が増えます。

そのようなときにも、お礼は当日中か翌日中には送るのがマナーです。

もしすぐに送らずにいると、ビジネスマナーを心得ていない人と思われてしまうため、送り忘れのないように注意しましょう。

また、メールの最初と最後にお礼の文章を入れることは大切です。

ただ感謝の意を伝えるだけではなく、印象に残ったことや学んだことなどを具体的に書いて感謝の気持ちを述べましょう。

まとめ

OB訪問には、メールでの連絡が欠かせません。

依頼の打診から相手への返信、お礼のメールを送るなどさまざまな連絡を行う必要があります。

いずれも文章そのものの作成だけではなく、送信する時間帯や返信する期限などにも気を配ることが大切です。

また、「OB訪問を行いたいけれどツテがないという」人は、訪問アプリや各種サービスを活用してみると良いでしょう。

待っているだけではチャンスは訪れませんので、まずは自ら進んで動き、貴重なチャンスをつかんでみてください。