はじめに
企業と就活生双方にIT技術が浸透した現在、今やほとんどの就活のやり取りが電子メールで行われています。
普段使いしているメールアドレスでもやり取りはできますが、就活のために新しくメールアドレスを取得した方がメールを有効活用できるでしょう。
本記事では、なぜ就活において新規アドレス取得がおすすめなのか、どのようなアドレスが適切なのかについて解説しています。
就活用のメールアドレスを取得するべきか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。
【就活用メールアドレス】新しく作るべき？
スマートフォンやパソコンを持っている人であれば、すでに普段使い用のメールアドレスを持っていることがほとんどですが、就活用にあらためてメールアドレスを作る必要はあるのでしょうか。
一般的に、就活を始める場合には、就活のためのメールアドレスを新たに取得すべきとされています。
就活専用のメールアドレスには、就活における情報収集や企業との連絡の際に役立つというメリットがあります。
また、作成するならば就活を始めてからではなく、なるべく早い段階で用意するのがおすすめです。
大事な情報を見逃さないために
就活用のメールアドレスを用意すべきな理由は、大事な情報を見逃しにくくなることです。
就活では、さまざまな企業や就活エージェントなどの団体からメールが送られてきます。
既存のメールアドレスを利用する場合、そういった就活関連のメール以外にも大量のメールが送られてきている可能性が高いです。
そのため、企業や就活に関連する団体からのメールが埋もれやすく、選考結果など大事なメールを見逃しかねません。
就活用のメールアドレスを分けておけば、受信ボックスが雑多なメールで溢れかえることがなくなるため、就活に必要な情報を見逃しにくくなります。
このような理由から、就活の際は新しいメールアドレスを取得しておいた方が良いと言われているのです。
後から変更するのは大変
就活用のメールアドレスを用意するタイミングは、就活を始める前、あるいは就活初期がおすすめです。
就活は、基本的に多くの企業にエントリーすることになるため、一度メールアドレスが渡ったすべての企業に対して後から変更するのは非常に大変な作業です。
相手の企業にとっても手間になってしまうため、あまり推奨される行為ではありません。
また、メールアドレスが分かれてしまうと、古いメールを確認するのが手間になってしまいます。
場合によっては、大事なメールが削除されてしまう可能性もあります。
後から変更する手間を自分も相手の企業にもかけさせない、届いたメールを確認しやすくするといった観点からも、なるべく早めに就活用のメールアドレスを用意しておくのが得策です。
【就活用メールアドレス】作成するメリット
次に、就活用のメールアドレスを用意するメリットについて見ていきましょう。
就活では、数多くの情報を整理して選考に臨みます。
これは、就職後の仕事に必要な作業の訓練にもなる作業です。
就活用のメールアドレスを分けることは、就職後に業務用のメールアドレスを利用することと似ています。
専用のメールアドレスを用意することで、情報の整理が簡単になり、必要な情報をすぐ見つけることができるようになるのです。
それぞれのメリットについて、詳しく確認していきましょう。
情報の整理が簡単になる
普段使い用、就活用といったように用途ごとにメールアドレスを使い分けると、送信したメールと受信したメールの両方が見やすい状態になります。
より細かく分けるならば、就活サイトやエージェントに登録するアドレスと企業に渡すアドレスをそれぞれ別に作っても良いでしょう。
そこまでしなくても、就活用のアドレスを1つ作っておくだけで、就活に関する情報だけをピックアップできる受信ボックスを作れます。
送信ボックスも同様に見やすくなり、自分がどの企業にどのようなメールを送ったのかを見返しやすくなります。
また、企業ごとにメールを格納するボックスを分けておき、情報の整理に努めている方も少なくありません。
就活ではメール以外にもさまざまな情報を集めて整理しなければならないため、少しでも負担を減らせるようにメールアドレスを分けておくと良いでしょう。
必要な情報をすぐ見つけることができる
就活用にメールアドレスを分けて情報整理が楽になると、見たい情報をすぐに見つけられるようになります。
たとえば、志望度が高い企業の先行案内や選考結果のメールなどをすぐに確認できます。
また、フォルダに目印をつけることで、どの企業・団体からメールが来ているのかがよりわかりやすくなるでしょう。
見返したい情報にも簡単にアクセスできるため、どこに何が書いてあったか探す手間が省けて便利です。
さらに、企業から送られてきた重要なメールに対し、保護やロックをかけておけば、誤って消すというトラブルを招かずに済みます。
これらの情報整理に関するメリットから、就活用に新しいメールアドレスを取得することが推奨されているのです。
【就活用メールアドレス】おすすめはGmail
就活用メールアドレスを用意するにあたり、おすすめなのはGoogle社が提供しているGmailです。
無料で作成でき、インターネットに接続できる端末があれば、どこからでも確認できます。
1人で複数のアカウントを持つことができ、またアカウントの切り替えもスムーズです。
さらに、Google社が提供しているほかのサービスとも連携でき、特にカレンダーとの同期は就活スケジュールの管理に役立ちます。
では、就活用にGmailのアドレスを取得するメリットについて、以下でより詳しく見ていきましょう。
作成が無料
就活用のメールアドレスとしてGmailを利用するメリットは、登録も利用も無料でできる点にあります。
たとえば、履歴書の購入や証明写真の撮影には、一定の費用がかかります。
また、遠方への交通費や宿泊費も必要になるなど、就活ではさまざまな出費がかさみ、日々の生活が苦しくなってしまうケースも少なくありません。
人によっては大きな負担になってしまうので、Gmailのように無料で利用できるツールは非常にありがたい存在と言えるでしょう。
Gmailは誰でも気軽に作ることができ、管理の手間もそれほどかからないというメリットがあります。
また、無料でありながらも、セキュリティ面の安全性が高いところも利点です。
複数のアカウントを持つことができる
Gmailのアカウントは、同一人物であっても複数作成することができます。
すでに普段使い用のアカウントを持っていても、就活のために新規に作ることが可能です。
また、同じ就活用のアカウントであっても、企業に対して用いるものと就活エージェントで用いるものとで分けることもできます。
アカウントの切り替えも、パスワードなどをブラウザに記憶させておけば、そこまで面倒な作業になることはほとんどありません。
「1日のうち午前中は○○のアカウントのメールを確認する」「○○のアカウントに届いたメールは逐一確認する」といったように使い分ければ、比較的簡単に情報の整理が叶います。
このように、1人で複数のアカウントを作成できる点は大きなメリットになります。
カレンダーと同期ができる
Gmailのアカウントでは、カレンダー機能と同期させることができます。
就活では、複数の企業の選考を受けることが多いため、ダブルブッキングを避けたり選考の準備期間を確保したりするための日程管理が大事です。
カレンダーにメール機能を同期しておくと、スマートフォンやほかの端末からでも予定の確認ができ、より便利に利用できます。
また、メールを参照しながらToDoリストにやるべきことをまとめておくこともできるため、就活でやらなければならないタスクの管理も楽に行えます。
さらに、一つひとつのメールに個別のスヌーズ機能をつけられるため、期限内に返信しなければならないものや、早めに確認しなければならないものなどを見逃す心配もほぼありません。
Gmailのアカウントが1つあるだけでもさまざまな機能が利用できるため、非常に就活に向いているツールなのです。
Googleの他サービスも活用できる
Gmailアカウントを作ると、Googleの便利なサービスも使用できるため就活により役立ちます。便利なサービスをいくつか紹介していきます。
Googleスプレッドシート:Microsoft OfficeでいうところのExcelと似たサービスです。さまざまなESの締切を一つのスプレッドシートにまとめて把握・管理している就活生が多いです。出し忘れを防ぐことができるためとても有用でしょう。
Googleドキュメント：面接で話す内容を考えたり、ちょっとしたメモをとるのに便利です。Microsoft OfficeでいうところのWordと似たサービスです。
上に紹介した2つの、Excel,Wordと違う点は、ドキュメントやシートの作成、変更をアカウント上に自動保存してくれる点です。これによって、文書やシートの保存忘れなどを自動で防いでくれます。携帯でもログインしておけば、携帯での変更がリアルタイムでパソコンに反映されます、もちろんその逆も可能です。電車などで面接で話すことのメモをみたい時などに、いちいちパソコン開かなくても携帯で確認できるのはとても便利ですよね。
【就活用メールアドレス】適したアドレスとは
就活用のメールアドレスを作る際、何でも好きな文字列を用いれば良いというわけではありません。
ビジネスに近い用途で用いるものであるため、ある程度適した形というものがあります。
特に、メールをやり取りする企業にとって、あなたが何者であるかわかりやすく表したものであれば親切です。
企業側が個人を照合しやすく、扱いやすい文字列になるよう心がけてアドレスを決めましょう。
では、具体的にどのようなメールアドレスが適しているかについて解説します。
名前が入っている
就活用のメールアドレスに適しているのは、あなた自身の名前が入ったアドレスです。
アドレスに個人の名前が入っていると、メールを受け取った企業は、誰からのメールなのかひと目で判断できます。
姓名のどちらが先でも構わないため、ローマ字で自分の名前をアドレスに入れておくと良いでしょう。
どちらかだけにしてしまうと同じ読みの人と被りやすくなってしまうため、両方入れておくのが望ましいです。
ただし、誕生日などほかの個人情報と組み合わせて用いるのは、セキュリティやプライバシーの観点からあまり好ましくはありません。
あくまでもやり取りする企業があなたを判別しやすくなる情報に留め、不用意に個人情報を公開してしまうような状況にならないよう気をつけましょう。
大学名が入っている
就活用のメールアドレスに適しているのは、所属している大学の名前が入ったアドレスです。
企業によっては、就活生を個人名だけでなく、どこの大学の学生かという情報でも管理している場合があります。
そのため、メールアドレスに大学名を付け加えておけば、どこの誰なのか調べる手間が減り、企業に対して親切です。
また、どこの大学に所属している学生であるかを明らかにすることは、あなたの身分の担保にもなります。
わざわざ大学名を入れて送ってくるメールであれば、いたずらや迷惑メールと間違われにくいです。
きちんと中身を読んでもらえるようになるため、メールアドレスに大学名を入れるのは有効な手段となります。
ただし、大学名だけではその大学の誰かわかりにくいため、個人名と併せて使うと良いでしょう。
適度な長さ
就活用のメールアドレスを取得する際は、なるべく適度な長さになるよう心がけましょう。
サービスを提供しているプラットフォームが許す限りの最大文字数で作成すると、やや使いづらくなってしまいます。
アドレスを記入するのがインターネット上だけであれば、アドレスをコピーして貼り付けるだけで済みますが、就活ではオフラインでのイベントでアドレスを手書きすることも多いです。
そのような場合、アドレスが長すぎると自分でも使いにくくなってしまうでしょう。
また企業側も、就活生のアドレスが間違っていないか確認するのが大変になります。
かといって短すぎる文字列では、あなたが誰か識別するための情報を入れられません。
そのためメールアドレスを用意する際は、長すぎず短すぎない文字列で作成するのが好ましいと言えるでしょう。
大学のメアドを使う
大学のメールアドレスを用いるのもひとつの手です。
大学によっては、在学中の学生向けに大学名がドメインに入っているメールアドレスを発行しています。
このような大学発行のアドレスは社会的な信頼性が高く、すでに大学名が入っているためどこからのメールか判別しやすいです。
大学から発行されたメールアドレスをほかの用途に使っていないのであれば、就活用にすると便利に活用できます。
ただし、大学がどのようなプラットフォームで発行しているかによって機能や使い勝手が異なります。
また、大学発行のアドレスの場合、前半の文字列が学籍番号など外部から見て個人を判別しにくい情報になっている場合もあるため、事前に内容をチェックしておきましょう。加えて、大学によっては卒業後はアクセスできなくなってしまうこともあるので、内容を残したい場合は注意が必要です。
【就活用メールアドレス】適さないアドレスとは
メールアドレスとして設定する文字列によっては、就活用には不適切と判断される場合もあります。
いかにも即席で作ったという状態が目に見えてわかるものは使い勝手が悪いほか、相手の企業にとっても失礼にあたる場合があるでしょう。
同様に、普段使いのアドレスのような、あなた自身のプライベートがにじむような情報を使うのも好ましくありません。
就活用のメールアドレスを作成するにあたり、避けた方が良い文字列について詳しく見ていきましょう。
ランダムな文字列
就活用のメールアドレスとして適切でないのは、ランダムな文字列のアドレスです。
メールアドレスを作成するプラットフォームによっては、最初のアドレスがランダム生成の文字列になる場合があります。
しかし、ランダムに作成されたアドレスは、自分でも覚えにくいものです。
その都度確認しながら打ち込むことになるため、打ち間違いも増えてしまいます。
また、手書きでアドレスを書かなければならない場合、非常に手間がかかります。
そのため、ランダムな文字列のアドレスをそのまま使用するのは避け、意味のある文字列に変更するようにしましょう。
ランダムな文字列のメールアドレスは手抜き感も出てしまうため、企業によってはそれを不快に思う場合もあります。
相手への失礼にならないためにもランダムな文字列は避けるのが無難です。
プライベートな情報が多い
就活用のメールアドレスには、プライベートな情報が用いられたアドレスも不適切です。
あなたが誰であるのか判別してもらうことは大切ですが、電話番号や何らかのシステムの暗証番号などは、セキュリティの観点から用いない方が良いでしょう。
また、普段使いのアドレスではなくビジネス用に近い用途のアドレスであるため、家族や親しい人、好きな芸能人の名前などが入ったものは避けるべきです。
メールアドレスの文字列が選考に影響することはまずありませんが、プライベートに近い情報を用いることで、あまり就活に真剣に向き合っていないようにも見えてしまうようになります。
そのような印象を抱かせるアドレスは相手にとっても失礼になる場合があるため、なるべくプライベートな要素を抜いたアドレスを使用しましょう。
【就活用メールアドレス】作成後にやっておくべきこと
就活用のメールアドレスを最大限活用したいのであれば、アドレスを作成して放置するだけでは目的を達成できません。
アドレスを作成した後は、スマートフォンと同期していつでも見られるようにしておくことが大切です。
また、メールで用いる署名や差出人情報、テンプレートなども用意しておくと、迅速かつ適切な書面の作成が行えるようになります。
作成したメールアドレスを十分に活用するために、就活用のアドレス作成後に何をしたら良いのか詳しく見ていきましょう。
スマホへの同期
就活用のメールアドレスを作成したら、パソコンや携帯用の端末と同期しておきましょう。
企業とのやり取りの中心となるパソコンだけではなく、普段持ち歩くスマートフォンやタブレット端末からもメールを見られるようにしておくことが大切です。
特に、カレンダー機能やToDoリストによるスケジュール管理と併用する場合は、携帯端末からいつでもどこでもメールを確認できるようにしておいた方が便利に活用できます。
また、同期して使用する端末は、なるべく個人専用の端末であることが望ましいです。
個人情報など外部に漏らしてはいけない情報を扱うことになるため、共用の端末を用いるのは得策ではありません。
もちろん、アカウントやパスワードの管理なども自分でしっかり行いましょう。
署名を作っておく
就活用のメールアドレスを作成したら、企業宛のメールの文末に記載する署名を作成すると良いでしょう。
署名を作成しておくと、毎回手打ちで情報を記載する手間が省けて便利です。
署名には、自分の氏名と所属している大学、電話番号や使用しているメールアドレスなどの情報を記載します。
郵送する資料や書類がある場合は住所も入れると親切ですが、これは必須ではありません。
また、本文との区切りがわかりやすいよう、罫線を入れておくのが望ましいです。
ただし、余分な記号や絵文字、顔文字などで装飾する必要はありません。
多くのメールソフトやプラットフォームには署名を登録し、作成したメールに貼り付ける機能が実装されているため、作成した署名をいつでも使えるように設定しておきましょう。
差出人の設定
メールアドレスに個人名や大学名を入れておくだけでなく、差出人を設定しておくとより個人を判別しやすくなって便利です。
差出人は、メールを受信した際に表示される情報になります。
これを設定し、企業がメールを受信した際に誰から届いたメッセージなのかすぐにわかるようにしておきましょう。
志望先が国内の企業であるならば、基本的に日本語で設定しておくのが無難です。
英語で設定してしまうと、企業のシステムに迷惑メールだと判定される可能性があります。
期日までに送らなければならないメールを送信したつもりが、誤判定によって届いていなかったという状態になるのを防ぐためにも、差出人登録は日本語で行いましょう。
ただし、志望先が海外の企業である場合はその限りではありません。
メールテンプレートを入手する
就活用のメールアドレスを作成したら、メールによる連絡を効率化するためにテンプレートを入手しておくと良いでしょう。
就活におけるメールのやり取りは、ほとんどテンプレートに則った形式で行われます。
そのため、就活におけるメールの作成には、ビジネスメールのテンプレートの活用が欠かせないのです。
メールのテンプレート登録機能やメモ帳などを活用し、いつでもテンプレートを引き出せるようにしておきましょう。
また、テンプレートを用いてメールを作成する場合は、送り先の企業に併せて記載内容を変えることを忘れてはなりません。
どこか一箇所でも変更漏れがあると、大変失礼な文面になる可能性があります。
実際にメールを送信する前に、内容がきちんと送り先に合ったものになっているか確認しましょう。
おわりに
就活用のメールアドレスを用意すれば、情報の取得や整理が普段使いのアドレスよりも楽になります。
また、個人名や大学名を用いれば、簡単に自分が誰なのかを識別してもらうことが可能です。
ただし、ランダムな文字列や長すぎるアドレス、プライベートな情報が記載されたアドレスなどは、ビジネスにはふさわしくないため避けた方が良いでしょう。
アドレスの取得だけでなく、メールのやり取りを効率的に行うための準備も一度に済ませてしまった方が楽です。
もし就活用メールアドレスを持っていない方は、なるべく早めに取得し、便利に活用しましょう。
