WEBエントリーシートとは？特徴や注意点、おすすめの文章構成を徹底解説！

もともと紙での提出が主流だった就職活動の選考書類ですが、近年では通信技術の普及によりオンライン上での提出を求められるケースも増えてきました。

それに伴い、就活サイトなどでも選考書類を事前に作成して保存しておくサービスが提供されている場合が多く、スムーズな選考のためには欠かせない存在になりつつあります。

今回は、WEBのエントリーシートとは何か、特徴や作成時の注意点、おすすめの文章構成などについてご紹介します。

これからWEB上でエントリーシートを作成するという人はぜひ参考にしてください。

【WEBエントリーシートとは】WEBのエントリーシートとは？

エントリーシートとは、選考全体に先立って企業に自分のことを知ってもらうために提出する選考書類です。

WEBエントリーシートは、オンライン上で提出するエントリーシートを指します。

もともとエントリーシートは主に手書きでの提出でしたが、手書きのエントリーシートは下書きから清書、提出までの時間が長くかかるうえ修正時は二重線や修正液が使えず書き直すしかないなど、デメリットが多くありました。

企業側でも紙で受け取る書類は保管のために物理的な場所が必要になり、余計なリソースを要求されます。

そのため、最近では手書きよりもWEBでの提出が主流になりつつあり、就活生側はパソコンなどを使用した選考書類の作成に慣れておく必要があるのです。

【WEBエントリーシートとは】WEBのエントリーシートの特徴

実際にエントリーシートを作成する前に、WEBエントリーシートが持つ特徴について確認しておきましょう。

WEBエントリーシートには紙にはないメリットがあるものの、人によっては場所を選ばなければ作成できないケースもあります。

しかし、基本的に多くの就活生にとっては作成が簡単なプロセスで済むため、紙のエントリーシートよりも楽です。

字がうまく書けなくても清書で失敗することもなく、誰でも読みやすいものを書けるため、企業にアピールしやすくなります。

短時間で作成できる

紙のエントリーシートの場合、作成には文章の構築、下書き、清書と段階を踏む必要があり時間がかかります。

いきなり清書から入ると文字数が足りなくなったり書き損じが生じたりと、失敗した場合のリスクが大きいため推奨されません。

一方で、WEB上で提出するエントリーシートの場合は下書きと清書の段階を省略できるため短時間での作成が可能です。

現代の学生は端末のフリック操作やレポート作成などによるタイピングに慣れているため、手書きよりも速く文章の作成ができます。

また、紙のエントリーシートの場合はテーブルや筆記用具が必須ですが、WEBのエントリーシートであればスマートフォンやタブレット端末、パソコンなどのデバイスがあればどこでも作成可能なので短時間で作成できるのです。

コピー&ペーストができる

紙のエントリーシートを作成する場合は、企業ごとに新しいものを作成する必要があります。

ほとんど内容が変わらない場合でも、過去に書いたエントリーシートのコピーはできません。

紙での提出を求められた場合は、手元にコピーを残すことはできても企業に提出するのは手書きで清書した原本のみです。

一方、WEBエントリーシートは文章のコピペができるので、過去のエントリーシートから内容が被っている部分を引っ張ってくれば完成させられます。

使用する就活サイトによっては共通項を最初に登録しておき、志望動機など各企業に合わせてカスタマイズするあとから部分的に書くタイプのエントリーシートを用意しているため、一社ずつ用意する紙よりも作成が楽です。

企業に瞬時に送付できる

紙のエントリーシートを企業に提出する場合は、封筒を用意して宛名を書き、必要な金額の切手を購入して郵送するなど時間と手間がかかります。

締切必着の企業が多いため、遠くに住んでいる人ほど余裕を持って書類を完成させ、早めに送らなければなりません。

一方、WEBエントリーシートであれば作成だけでなく提出もデバイス1つでおこなえるため、紙ほど急いで提出しなくても良いです。

郵送ではなくWEB上で送信するため、いつでも提出できるうえ郵送時間などのタイムラグが生じません。

企業に設けられた提出期限のギリギリまで作成と添削に取り掛かれるため、一度作成したものをブラッシュアップしやすいです。

ただし、期限を過ぎると提出フォーム自体を閉じられる場合もあるため、提出そのものができなくなる可能性もあります。

インターネット環境やデバイスが必要

WEBエントリーシートは、下書きと清書にわける必要がない、どこでも作成・提出ができる、送信が瞬時に済むため期限ギリギリまで粘れるなど作成時のメリットが多いですが、良い面ばかりではありません。

WEB上で書類を作成し、提出しなければならないため、スマートフォンやパソコンなど、インターネットに接続できるデバイスが必要です。

フリック操作の場合は入力ミスが増える可能性があるため、より効率的に作成を進めるためにパソコンがあった方が良いでしょう。

また、オンライン上のサーバーに一時保存したり、データを企業に送ったりするためには安定したインターネット環境が必要です。

接続が不安定だと保存する前にデータが消えてしまう、企業への送信に時間がかかるなどの可能性があります。

手間がかからない

紙のエントリーシートを提出するためには、文章を考える、下書きする、文章を添削してブラッシュアップする、手書きで清書する、封筒・切手を購入して宛名を記入し郵送する、といった手間がかかります。

しかし、WEBエントリーシートであればこのような手間はかかりません。

下書きせずとも文章を記入でき、入力しながら文章の中身を考え直すこともできます。

郵送のために外出したり、封筒や切手を購入したりといった手間が省けるため、全体の工数が少なくなり負担の軽減が可能です。

企業側も封筒の差出人と中身を確認し、読んだ書類を保管といった手間が減るためお互い楽になります。

就活生と企業、両者にとってのメリットが大きいため、WEBエントリーシートが主流になりつつあるのです。

【WEBエントリーシートとは】作成時の注意点

続いて、WEBエントリーシートを作成するときの注意点について解説します。

WEBエントリーシートは紙のエントリーシートと比べて作成が楽ですが、気をつけないと作成途中のデータが消えてしまう可能性があるため注意が必要です。

また、入力フォームの仕様によっては通常のワープロソフトと同じ感覚で操作できない場合があります。

こまめな保存やバックアップを心がける、入力フォームの特性を理解して独自の操作を覚えるなど工夫が必要です。

入力時の制限時間

WEBエントリーシートの入力にテストのような時間制限はありませんが、WEBサイトのログイン時間や表示時間に制限が設けられている場合があります。

ページを表示してから一定時間が経過するとタイムアウトし、勝手にログアウトされてしまうため書いていた文章が消えてしまうことも多いです。

文章を入力している途中で長時間離席するなど、画面を放置すると文章が消える可能性が高まります。

そのためデバイスのワープロソフトに入力しておく、一時保存の機能を活用するなど定期的に保存することが大切です。

文章をコピー＆ペーストできる機能を利用して、事前に別のソフトなどに入力しておき、提出前に入力フォームに貼り付けるなどしてデータが消えないよう対策しましょう。

保存忘れ

WEB上での書類作成で起こりがちなのが、文章の保存を忘れてしまうミスです。

文章を書き終わった安堵で保存ボタンを押し忘れてブラウザを閉じたり、ちょっとだけ離席するつもりが長引いたりと、保存のタイミングを逃して保存し忘れてしまうケースはよくあります。

紙のエントリーシートと異なりこまめな保存が重要なため、入力フォームのあるWEBサイトからログアウトしてしまうと書いたものが消えてしまう点には注意しなければなりません。

ことあるごとに保存する癖をつける、離席前には必ず保存するなど、保存する操作自体を癖にしておくと良いでしょう。

また、安心したときほどミスがないか細かく確認するようにしておくと保存を忘れにくいです。

指定文字数の8割は埋める

エントリーシートの各項目には、企業から文字数が指定されている場合が多いです。

300字や400字、多いと800字など企業によってさまざまですが、指定文字数によって適切な文字数の範囲内に留める必要があります。

指定された文字数は大幅にオーバーするのも好ましくありませんが、極端に少ないのも印象が良くありません。

基本的に、指定された文字数の8割は埋める必要があります。

つまり、300字であれば240字以上、400字であれば320字以上、800字であれば640字以上の文字数を書かなければなりません。

指定文字数の8割以上の文章を書かなかった場合、企業側からは入社への意欲や熱量がない就活生だとみなされてしまう可能性があります。

改行できないときは記号（◆,■）を使用する

一般的なワープロソフトの場合、Enterキーを押せば文章の改行が可能です。

しかし、エントリーシートの入力フォームの仕様によっては改行ができない場合があります。

エントリーシートなど書類での改行には文章の詰まりを減らして視覚的に見やすくする効果がありますが、改行ができないと枠内に文字が詰まりすぎて、読みにくくなってしまうでしょう。

改行したいものの、入力フォームの都合で改行できない場合は◆や■などの記号を挟み、文章のまとまりごとにわけると視覚的に理解しやすい文章になります。

スペースキーなどで空白を入れる方法もありますが、フォームによっては半角のスペースしか打ち込めないなど効果が薄い場合があるため、必ず表示される記号を利用するのがおすすめです。

【WEBエントリーシートとは】おすすめの文章構成

志望動機や自己PR、ガクチカなど、エントリーシートにはさまざまな項目があります。

しかし、文章を書く際はある程度共通の構成を用いる場合が多いです。

各項目に回答する際は、「結論・理由・エピソード・再度結論のまとめ」という形で記入するときれいにまとまります。

これは、先に文章全体の趣旨を伝えてその後の内容をわかりやすくし、根拠で説得力を高める効果がある構成です。

そのときに自分が伝えたいことや項目によって構成を変えた方が良い場合もありますが、参考程度にこの構成を覚えておくと良いでしょう。

結論

エントリーシートの文章では、冒頭を結論にしておくと読みやすいです。

「私が貴社を志望したのは、○○が理由です」「私の強みは□□です」「私は学生時代△△に力を入れました」など、その項目のなかで自分のアピールしたいポイントや一番に伝えたいことを冒頭に結論として持ってきましょう。

冒頭に結論を持ってくるとこれから何について話すのかがわかるため、読む側も文章を理解するための準備ができます。

逆に冒頭からエピソードなどで始めてしまうと、読む側は「結局何が言いたいのだろう」といった感想を抱いてしまい文章のスムーズな理解を妨げる可能性が高いです。

そのため、まずは結論を明確に、簡潔に記載して文章全体の方向性を決定づける必要があります。

理由

エントリーシートの文章で結論を記入したあとは、その理由を述べましょう。

どのような項目への回答であっても、理由の部分は結論を補強して納得できるような内容である必要があります。

また、結論がよくある内容でも理由の一文で採用担当者の目を惹きつけられれば印象に残る可能性が高いです。

説得力のある内容にすること、採用担当者の印象に残るような独自性のあるものにすることなどを心がけ、よりエントリーシート全体の質を高めていきましょう。

また、理由の文章量は項目全体の指定文字数によって調整する必要があります。

300〜400字程度であれば一文などで簡潔に記入し、800字あれば2、3文に増やすなど通常よりボリュームを持たせるなど調整しましょう。

エピソード

続いて、理由を補強するようなエピソードを書きます。

その理由の根拠となるような経験や、アピールしたいポイントを発揮した経験など、裏付けとなるようなことを書きましょう。

エピソードは項目の内容や、エントリーシートを提出する企業に合わせて適切なものを選ぶ必要があります。

また、結論や理由を補強できるような説得力のあるエピソードでなければ、採用担当者に響かない可能性が高いです。

企業が求める人材像をチェックし、自己分析をおこなって過去の経験を洗い出し、伝えたいことに合わせてエピソードを選択するなど、説得力のあるエピソードを書くようにしましょう。

つまり、エントリーシートを書く際は文章の作成だけでなく事前準備も重要なのです。

再度まとめ

文章の最後はエピソードを書きっぱなしにするのではなく、何らかの形で締めるようにしましょう。

「このような経験から、○○という理由で貴社を志望しました」というような結論で締めると、文章の終わりを印象づけられるほか、結論そのものへの印象を強くできます。

また、「貴社への入社後はこのスキルを活用して□□がしたいです」「貴社とご縁があった場合、△△という形で貢献できると考えております」といったように項目によってはその企業に入社してからしたいことや貢献できることなど、将来の展望を交えて締めることもできるでしょう。

再度結論を書く、将来のことや企業での働きに関する内容を書くなど、何らかの形で文章を締め、まとまりを良くするのがおすすめです。

【WEBエントリーシートとは】書いたら添削してもらおう

WEBエントリーシートは作成が簡単なぶん、書き終わったらすぐに提出したくなってしまうものです。

しかし、簡単に作成できるからこそ、提出前に内容をあらためて確認する必要があります。

まず自分で読み直して誤字や脱字を確認し、親しい人に文法上の誤りやわかりにくいポイントを教えてもらい、より客観性の高い立場から細かな指摘を受けるとブラッシュアップしやすいです。

自分1人ですべてを済ませようとすると、主観でミスやわかりにくいポイントを見逃してしまう可能性があるため注意しましょう。

友達

自分自身でエントリーシートをチェックしたあとは、友達など親しい人に頼んで添削してもらいましょう。

同級生の友達であれば、お互いに就活の真っ只中というケースが多いです。

就活生同士だからこその目線で気づけることもあり、自分が気をつけているポイントの情報交換をできるため気兼ねなく指摘できます。

簡単なチェックであれば家族に頼んでも構いませんが、友達よりも近い位置にいるため客観性に欠ける可能性が高いです。

エントリーシートを他人に見せることは、自分にはない客観的な視点から文章を確認してもらうためでもあります。

実際に同じ経験をしていない人、自分の内面まで知り尽くしていない人の視点から、もっと細かな説明を要するポイントなどを教えてもらう必要があるのです。

大学のキャリアセンター

より客観的な視点が欲しい場合は、大学のキャリアセンターの活用もおすすめです。

大学を卒業してから社会に出る人が多いため、大学には学生の就活を支援するための組織が存在しています。

キャリアセンターは毎年就活生を支援しているため、就活に関する経験や情報が豊富です。

ただし、就活シーズンになると多くの就活生で混雑するため、なるべく早めに予約をとって相談する必要があるでしょう。

また、客観的な視点とはいえ、あくまでも大学側の組織としての視点に留まります。

そのため、企業目線でのアドバイスは難しい傾向にあるため注意が必要です。

キャリアセンターに相談に行く場合は、書いたエントリーシートの内容を紙にプリントしておくなど見やすくしておきましょう。

就活エージェント

企業目線からエントリーシートに対するアドバイスが欲しい場合は、就活のプロである就活エージェントに添削してもらいましょう。

就活について相談するならば、ジョブコミットがおすすめです。

ジョブコミットはさまざまな業界について熟知しているので、あなたの興味関心がある分野や得意なこと、企業との相性などをもとに志望先も相談しながら決めていけます。

所属アドバイザーが専属でサポートしてくれるため、自分に合った形で就活を進めていける就活エージェントです。

選考書類の添削や面接対策などにもとことん付き合ってくれるため、相談から内定の獲得まで包括的に支援してくれます。

就活生に寄り添い、相談に本気で向き合ってくれるため、エントリーシートにも適切なアドバイスをくれるでしょう。

ジョブコミットへの登録は、こちらからどうぞ。

おわりに

WEBエントリーシートは、インターネット環境とデバイスがあればどこでも作成でき、手間がかからないため作成が楽な選考書類です。

一方で、こまめに保存しないとデータが消えてしまう可能性があり、油断していると文章を書いた時間が無駄になる場合があります。

また、エントリーシートを作成したらすぐ提出するのではなく、自分や友達、大学のキャリアセンターや就活エージェントなどに添削してもらい、内容のブラッシュアップをしてから企業に送るようにしましょう。