【テンプレあり】面接辞退をしたい！メール・電話で辞退する方法やマナー、注意点などを解説！

就職活動が進んでくると、一部の企業に面接辞退をせざるを得ないケースも考えられます。

面接の時間帯が他の企業と重なったり、選考が進むうちに志望度が変わったりするためです。

しかし、面接辞退をすることは失礼にあたらないのでしょうか。

また、面接辞退する時はどのようなマナーに気をつけるべきなのでしょうか。

今回は、面接辞退のマナーや注意点について解説します。

これから面接辞退の連絡をしようと思っている方や、複数の企業を受けるため辞退する必要が出てくるかもしれない方は、ぜひ参考にしてください。

【面接辞退の仕方】そもそも面接辞退はしてもいいのか？

面接辞退をすること自体は、何も問題ありません。

辞退したからといって、それが他の企業に伝わって選考が不利になることもないので安心してください。

ただし、就職活動・就職面接はビジネスの場です。

また面接は採用側の企業にとっても手間やコストがかかる活動で、応募者一人ひとりを見極めるのにしっかり労力をかけてくれたことに感謝を伝える必要があります。

ビジネスの場にふさわしい方法で、感謝とお詫びの気持ちを伝えられるよう意識しましょう。

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【面接辞退の仕方】面接辞退を伝える方法

面接辞退を伝える方法はメールが一般的ですが、場合によってはメールだけでなく電話でも連絡する必要があります。

直接企業を訪問するほど、丁寧な方法をとる必要はありません。

メールと電話それぞれの方法について、より詳しく見ていきましょう。

メール

面接の2日前までに連絡できるなら、メールだけで面接辞退の連絡をしても問題ありません。

ただし、メール送付後にあらためて企業から指示を受ける場合も考えられます。

メールした社員ではなく、面接のスケジュールを組んでいる部署・担当者にも直接連絡をしてほしいといった場合です。

その場合、確実に連絡が行くようにその指示に従ってください。

メールで辞退の連絡をする場合、文面にしっかり誠意を込めることが大切です。

これまで選考に参加させてもらったことや、面接のチャンスをいただけたことに感謝しましょう。

面接・採用担当者とは別に、OB訪問などでお世話になった方にも連絡するとベターです。

非常に良い話が聞けて就活の糧になったことを伝えれば、その企業に入社しなくても感謝の気持ちが伝わるでしょう。

メールと電話

メールだけで不足なケースは、面接の直前（前日や当日）になってから面接を受けられなくなった場合です。

採用担当者は全員の応募者が来る前提でタイムスケジュールを組んでいるので、連絡なしで来ない方がいると非常に迷惑がかかってしまいます。

どんなに直前の連絡になって申し訳ない気持ちになっても、連絡なしでキャンセルするのではなく電話で行けないことを伝えてください。

ただし、電話で急ぎの連絡をする場合でもメールでお詫び・感謝の気持ちを述べることは大切です。

本当に急ぎの場合は電話後すぐにメールを、前日で少し時間に余裕があるならメールを送ってから電話をする形で連絡すると良いでしょう。

とくに電話しても採用担当者が不在の場合、メールでも連絡しておくことは連絡漏れ防止につながります。

【面接辞退の仕方】面接辞退をする人はどのくらいいるのか？

就職活動をしている方のなかで、実際に途中で辞退をする方は結構多いです。

辞退のタイミングについては、「面接前に辞退をした方が64%・面接後に辞退をした方が40%・内定辞退をした方が36%」という調査結果があります。

面接がある程度進んでも、迷った結果辞退をする方が多くいることがわかるでしょう。

二次・三次面接まで進み採用担当者に親切にしてもらうと、内定辞退の連絡をするのが申し訳ないと思う方もいるはずです。

しかし自分の将来のために進路を選ぶのはとても大切なことで、希望しない会社に義理で入っても良いことはありません。

最終的に選べる企業は、誰もが一社だけです。

就職活動後半になっても辞退の気持ちが強くなったら、その気持ちを正直に伝えて本命企業の選考に集中しましょう。

【面接辞退の仕方】面接辞退を伝える際のマナー

次に、面接辞退を伝える際のマナーについて、大切なことを2点紹介します。

いくらその企業に入らないとはいえ、マナーを守らないのは大変失礼です。

社会人になってからもメールや電話で謝る機会は出てくるので、面接辞退の連絡でもビジネスマナーを意識しましょう。

できるだけ早めに辞退の連絡を入れること

採用担当者にとって、面接辞退の連絡を受けるのは早ければ早いほど助かります。

空いた時間に他の応募者をあてることもできますし、面接全体のスケジュールを短くできれば採用担当者が他の仕事をする時間も確保できるでしょう。

採用担当者は面接だけが仕事ではなく、その他にも仕事をしています。

そのため、辞退の意向が固まり、面接に参加できないことが決まった時点で早めの連絡をしてください。

できれば、採用側が面接の順番などを決める前のほうが良いでしょう。

ただし、早朝や夜に電話すると相手に迷惑がかかってしまいます。

急ぎの連絡が必要な場合でも先に辞退する旨を書いたメールを送付しておいて、企業の営業時間内にあらためて電話をかけるようにしてください。

無断キャンセルはNG

連絡なく無断でキャンセルするのはNGです。

グループ会社や大企業などでは、無断キャンセルがあったという情報が共有されないとは言い切れません。

仮にそうした情報共有がなくても、社会人として連絡なしのキャンセルは非常識です。

【面接辞退の仕方】面接辞退メールの正しい書き方

次に、面接辞退をメールで伝える場合の正しい書き方を確認しておきましょう。

友達に出すメールとは違うので、挨拶や言葉遣いなどさまざまなポイントに気を遣わなければいけません。

メールのビジネスマナーを、しっかり勉強しておく必要があります。

件名を入れる

ビジネスメールでは、件名でメールの内容が伝わるようにしなければいけません。

入社してからメールを出す時も、「〇月度収支報告書の件」「〇月X日の会議の日程変更について」といった形でわかりやすい件名をつけます。

そのため、面接辞退のメールを出す場合もひと目で「辞退」であることがわかる件名にしましょう。

具体的には、「面接辞退のご連絡/（名前・大学名）」「〇月X日14時の二次面接辞退のお詫び（〇〇大学XX学部・名前）」といった件名にします。

件名がはっきりさせるべきもう1つの理由は、メールの見落とし防止です。

採用担当者にはたくさんのメールが来ている可能性もあるので、件名で要件を伝え確実に中身を読んでもらえるようにしてください。

辞退に至った理由を簡潔に述べる

多くの方が面接辞退メールで悩むのは、辞退の理由をどのように伝えるかです。

しかし、理由については事細かに伝える必要はありません。

気持ちを伝えようとすると、どうしても回りくどい文面になってしまうことが多いです。

理由に関する部分は余計な内容を入れず、簡潔に述べるようにしましょう。

具体的には、「他の企業に内定をいただき、熟考の末そちらにお世話になることに決めました」といった具合です。

また嘘をつくのは良くありませんが、内定をもらった企業などを書く必要もありません。

スケジュールの関係で面接に行けない場合も、理由を細かく説明しなくて大丈夫です。

辞退するに至った理由より、感謝やお詫びの気持ちを丁寧に伝えることを意識しましょう。

お詫びの言葉を入れる

面接辞退のメールでは、忘れずにお詫びの一言を入れるようにしてください。

応募者側からは見えにくいですが、応募者が一人辞退するだけでも、少なからず企業・採用担当者に迷惑がかかっています。

説明会・筆記試験・面接などを実施するのにも、社員の労力や金銭面の費用負担が欠かせません。

どのような理由があっても厚意を受けながら辞退することになってしまった点は変わらないので、必ずお詫びの気持ちを伝えましょう。

お詫びとあわせて、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちも伝えられるとベターです。

応募者からお礼を言われると、多くの採用担当者の方もこれまでの労力が無駄になったとは感じないでしょう。

その企業に入社しない場合でも、後々別の機会にその企業と関わった時に過去の縁が役立つ可能性もあります。

文末に署名を入れる

ビジネスメールでは、文末に名前・部署名・連絡先を書いた署名をつけます。

就職面接の辞退を伝えるメールでも、署名をつけるようにしましょう。

メーラーソフトで事前に署名を作っておき、面接辞退メール以外でも使えるようにしておくのがおすすめです。

面接辞退以外にも、日程変更のお願い・内定後のやり取りなどで企業とメールをする機会はあります。

ビジネスメールでは企業名や部署名を署名に入れますが、学生の場合は大学名・学部名を代わりに入れておきましょう。

また、電話番号やメールを忘れずに入れておくことも大切です。

相手から、確認の電話やメールが折り返しされることも考えられます。

メールを見てすぐ連絡できるよう、署名で自分の連絡先を伝えておきましょう。

【面接辞退の仕方】面接辞退を伝える際の注意点

次に、面接辞退を伝える際の注意点を2点解説します。

辞退の連絡は相手に失礼がないように伝えるだけでなく、自分が次の選考や内定先企業に入る準備に進む気持ちを整えるうえでも大切なステップです。

スムーズにやり取りを終えられるようにしましょう。

営業時間内に伝えること

企業の営業時間外に電話するのは社会人として非常識だと思われてしまうので、企業の営業時間内に電話を掛けるようにしましょう。

とくに深夜に電話するのは、相手にとって迷惑になる可能性が高いためNGです。

また電話をかけるなら、できるだけ周囲の雑音などが気にならない場所を確保するようにしましょう。

他企業から内定をもらいできるだけ早く辞退の連絡をしたい場合でも、落ち着いて話せる場所に移ってからにしてください。

メールはいつ送っても相手に着信音が鳴りませんが、メールもできるだけ営業時間内に送信するようにしましょう。

ただしメールは相手がオフィスにいないとすぐ読んでもらえないので、急ぎで連絡が必要な時は電話も使わなければいけません。

面接辞退を取り下げることはできない

一度面接辞退の連絡をすると、取り下げることはできないことにも注意が必要です。

思い直してやはり選考を受けたいと思っても、ほとんど面接のチャンスをもらえる可能性はないでしょう。

仮に面接のチャンスを与えられたとしても、面接辞退の連絡をした時点で相手企業は「辞退を考えるほどの志望度である」とみなします。

内定後にも「やはり内定を辞退して別の会社に行きます」と言われては困るので、一度辞退の意思を示した方を取りたいとはまず考えません。

そのため、辞退の連絡をするなら、100%その企業に入る可能性はない状態になってからにしましょう。

他企業の内定が確定するかその企業に入る意思が完全に0になるまでは、辞退の連絡をしないほうが賢明です。

【面接辞退の仕方】面接辞退メールのテンプレート

次に、面接辞退メールのテンプレートを「一身上の都合で辞退」「企業とのミスマッチを感じて辞退」「他者内定が出て辞退」の3パターン紹介します。

辞退の理由は一応用意しておくべきですが、詳細に伝える必要はありません。

テンプレートを参考に、簡単に説明する程度に留めるのがおすすめです。

一身上の都合(or家庭の事情)

<件名>面接辞退のご連絡/（氏名）

XX株式会社　〇〇人事課長様

お世話になっております。

〇月X日の13時に、二次面接を受ける予定だった〇〇大学XX学部の（氏名）です。

二次面接へのご案内、誠にありがとうございました。

大変心苦しいのですが、一身上の都合により二次面接を辞退させていただきたくメールを差し上げます。

これまで企業説明会・面接と貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらずこのような連絡をすることになり、大変申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いしお伝えすべきところ、メールでご連絡することに関してもお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を祈念いたします。

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（署名欄）

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企業とのミスマッチ

<件名>面接辞退のご連絡/（氏名）

株式会社■■　採用担当　〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学XX学部の（氏名）です。

先日は二次面接通過および三次面接の日程に関するご連絡をいただき、ありがとうございました。

せっかく面接の機会をいただいたなか大変申し訳ありませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げます。

一次面接・二次面接と進み〇〇様やさまざまな方の話を聞いていくうちに、自分のやりたい仕事・キャリアプランとギャップがあるように感じました。

これまで大変お世話になったにもかかわらず、辞退の連絡をすることになり大変申し訳ありません。

本来であれば直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡になってしまったことについても重ねてお詫びいたします。

最後になりましたが、今後の貴社のますますの発展をお祈りいたします。

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（署名欄）

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他社内定が出た

<件名>面接辞退のご連絡/（氏名）

株式会社XX

〇〇労務部長様

XX人事主任様

お世話になっております。

〇月X日に最終面接の予定が入っていた、〇〇大学XX学部の（氏名）です。

お忙しいなかのご連絡となり恐縮です。

最終面接に関して、先日他社から内定の連絡をいただいたため辞退の意思を伝えたくメールいたしました。

貴重な機会を与えていただきながら辞退の運びとなってしまい、非常に申し訳なく思っております。

〇〇様、XX様にはこれまでたびたび温かい言葉や社会人になるにあたってのアドバイスをいただきました。

お世話になったお二方を直接お伺いして謝罪すべきところ、メールでのご連絡となってしまうことも重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心より祈念しております。

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（署名欄）

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【面接辞退の仕方】面接辞退電話のテンプレート

次に、面接辞退を電話で伝える場合のテンプレートも紹介しておきます。

こちらも、「一身上の都合で辞退する場合・企業とのミスマッチを感じた場合・他社から内定をもらった場合」の3パターンです。

電話でどのように話そうか悩んでいる方は、参考になさってください。

一身上の都合(or家庭の事情)

お世話になっております。

〇月〇日に就職面接の予定だった、〇〇大学XX学部の（氏名）と申します。

〇〇人事主任はいらっしゃいますでしょうか。

（採用担当者）：お待たせいたしました、〇〇です。

お世話になっております。

〇月〇日に就職面接の予定だった、〇〇大学XX学部の（氏名）です。

このたびは面接のご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたくお電話いたしました。

選考直前でのご連絡となり大変申し訳ございません。

（採用担当者）：残念ですが辞退ということで、わかりました。

わざわざご連絡いただきありがとうございます。

勝手なお願いで申し訳ございません。

失礼いたします。

企業とのミスマッチ

お世話になっております。

〇〇大学XX学部の（氏名）と申します。

申し訳ありませんが〇月X日の面接を辞退させていただきたいと思っているのですが、〇〇人事課長様はいらっしゃいますでしょうか。

（採用担当者）：〇〇です。

面接を辞退したいと伺ったのですが。

はい。

勝手なご連絡で申し訳ありません。

選考を受けながら企業研究を進めるなかで、社風などが自分と合うのかという疑問が大きくなってきたので辞退という結論に至りました。

〇〇課長や採用担当のXX様にたいへんお世話になったにもかかわらず、申し訳なく感じております。

（採用担当者）：そういうことなら仕方ないと思います。

これからの就職活動、がんばってください。

ありがとうございます。

面接が近いなか急ぎの連絡になってしまい申し訳ありません。

失礼いたします。

他社内定が出た

お世話になっております。

〇〇大学XX学部の（氏名）と申します。

人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

（採用担当者）：お電話代わりました、○○です。

お世話になっております。

〇月X日に面接を受ける予定だった〇〇大学XX学部の（氏名）なのですが、面接を辞退させていただきたいと思い電話いたしました。

勝手なご連絡申し訳ありません。

（採用担当者）：辞退ですか。

理由をお伺いしてもいいですか？

先日他社から内定をいただき、じっくり考えた結果そちらにお世話になることに決めました。

（企業名）様にせっかく面接の機会をいただいたなか、申し訳なく思っております。

（採用担当者）：他社から内定が出たということで、事情はわかりました。

電話での取り急ぎの連絡となり申し訳ありません。

失礼いたします。

【面接辞退の仕方】よくある質問

最後に、面接辞退に関してよくある質問とその回答を4つ紹介しておきます。

面接辞退しても大丈夫か不安に思っている方は、ぜひお読みください。

基本的に、しっかりマナー良く辞退を伝えれば他の企業の選考で不利になることはありません。

怒られそうで心配

面接辞退の連絡を入れて、怒られるケースは非常に少ないです。

採用担当側も内定を見込んでいた就活生に辞退されて困ってしまい怒ってしまうことは考えられるため、まったくないとは断言できません。

しかし仮に怒られたとしても面接辞退は悪いことでないため、本来怒られる筋合いはありません。

自分は悪くないと深く気にせず、メールのみで謝罪したうえで次のステップに向かうのが得策です。

スケジュールに余裕があるほど怒られる可能性は低くなるので、怒られるのが心配ならより一層早めに決断しましょう。

企業からの返信はどう対応すべき？

企業から面接辞退のメールに返信をもらったら、さらにそのメールに返信を返す必要はありません。

また、企業からあらためて電話や直接訪問の形で、理由を聞きたいといった要請を受けても応じなくて大丈夫です。

たしかに電話や訪問で口頭の説明をしたほうがより丁寧ですが、そこまで低姿勢にならなくても問題ありません。

仕事でミスをしたり悪いことをしたりして謝るのとは違うので、メールで相手に辞退の意志と謝罪の気持ちが伝わっていればそれで十分です。

企業からの返信がない場合はどうすべき？

辞退の連絡をしても、企業からまったく返信が来ない場合も考えられます。

採用担当者が不在であったり、病気などの事情で急に交代になっていたりすることもあるでしょう。

そのため、確認できていない可能性を考えて「辞退のメールが届いているでしょうか」という確認のメールを再送してください。

それでも返信がなく不安な場合は、電話で問い合わせるのが確実です。

面接辞退の場合は面接を受けなければ内定が出ないので大きな問題になりませんが、内定辞退の場合は辞退の意志が伝わらないと大きなトラブルになるので気をつけましょう。

企業から引き止めにあったらどうすべき？

面接辞退を申し入れた学生を、企業が引き止めるケースは少ないです。

しかしどうしても確保したいレベルの優秀な学生が条件や待遇などを理由で辞退する場合、相談に乗ってくれるケースもまれに考えられます。

その場合は再検討しても良いですが、入社してもまた条件などで折り合いがつかなくなる可能性も考えると、本当に入りたい企業を探すほうが賢明でしょう。

基本的にはすっぱり決断したあとで辞退のメールを送り、引き止めを受けても気にせずそのまま辞退するのが得策です。

まとめ

面接辞退の連絡をするのは、人によっては勇気がいることかもしれません。

「第一志望です」と伝えた会社を辞退するのは結果的に嘘をついたことになり、後ろめたい気持ちになるのも無理はないでしょう。

しかし無断で面接をキャンセルするのは非常に失礼で、これまでお世話になった採用担当者に迷惑がかかってしまいます。

面接までの日程に余裕があれば、メールだけの連絡でも問題ありません。

連絡なしで面接に行かない選択をするのではなく必ず辞退の意志を伝えるようにしてください。