【無料テンプレ付き】選考管理シートとは？効果的な使い方を徹底解説！

はじめに

就活生は忙しいものです。

ただ応募して書類を送り、面接の日が来たら会社に行って、話をして帰ってくるだけが取り組むことではありません。

自己分析や業界分析、企業研究、面接対策、落ちてしまった選考のフィードバック、企業説明会やインターン参加に加え、大学生として学業に励み、場合によっては卒論も書き、アルバイトをしなければならない人もいます。

そこで、選考管理シートを用いて就活を効率的に進めることをおすすめします。

「時間をかけること＝成功」というわけではないため、削減できる手間は省き、スムーズに就活を進めましょう。

【27卒】企業の管理を簡単に！選考管理シート

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選考管理シートとは？就活や採用活動で必須のツール

就活や採用活動では、多くの企業や応募者を同時に管理しなければなりません。

就活生はエントリー企業の数が増えるほど、提出書類の締切日や面接のスケジュール、選考結果の確認など、やるべきことが一気に増えていきます。

一方、採用担当者は毎日複数の応募者からエントリーがあり、それぞれの進捗や連絡履歴を正確に管理する必要があります。

これらを頭の中だけで整理するのは非常に難しく、抜けや漏れが発生すれば内定辞退や応募機会の損失といったリスクに繋がります。

そんな中で重要な役割を果たすのが「選考管理シート」です。

これは企業や応募者の情報、進捗状況、スケジュールを一元的に管理できるツールであり、効率的な選考プロセスの実現に不可欠な存在です。

デジタル化が進む現代においては、単なるメモ帳ではなく、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用した管理方法がスタンダードになりつつあります。

選考管理シートの役割と重要性

選考管理シートの最大の役割は、複雑化しやすい情報を「一目でわかる」状態に整理することです。

就活生にとっては、応募企業ごとの進捗を把握し、次の行動を迷わず取れるようにすることが重要です。

例えば、どの企業に書類を提出済みなのか、どの企業は一次面接を待っているのか、内定が出ているのはどこなのかを一覧で確認できれば、限られた時間の中で優先順位を付けた行動ができます。

採用担当者にとっても、このシートは業務の生命線です。

面接日程の調整、担当者ごとの対応履歴、応募者からの質問への迅速な回答など、あらゆる場面で正確なデータ管理が求められます。

一度情報の共有や更新が遅れると、候補者との信頼関係に影響を与える場合さえあります。

そのため、選考管理シートは単なる業務効率化ツールではなく、組織全体のパフォーマンスを高めるための基盤とも言えるでしょう。

手書き・Excel・スプレッドシートの違い

選考管理を行う方法には、手書き、Excel、そしてGoogleスプレッドシートといった選択肢があります。

それぞれにメリットとデメリットがありますが、目的や使用環境によって最適な方法は異なります。

管理方法	メリット	デメリット	おすすめの人
手書き	直感的に使え、自由度が高い	更新・修正が面倒で、共有が難しい	パソコンが苦手な人、少数の企業を管理する場合
Excel	条件付き書式や関数が使え、視覚的に管理しやすい	リアルタイム共有が難しく、同時編集に不向き	細かくカスタマイズしたい人、個人利用向け
Googleスプレッドシート	クラウドで共有・同時編集が可能、スマホからも操作できる	インターネット環境が必須で、動作が重い場合がある	複数人で管理したい人、外出先で確認したい人

就活生・企業それぞれでの活用例

就活生が選考管理シートを使う場合、エントリー企業の名前、応募日、提出書類の締切日、面接日程、選考結果といった情報をすべて記録しておくのが一般的です。

こうしておくことで、次にどの企業への対応が必要かがひと目で分かり、限られた時間の中でも効率的にスケジュールを調整できます。

また、ID・パスワードや企業のマイページURLなども一括で管理すれば、ログインに手間取ることもなくなるでしょう。

企業側では、応募者ごとの情報をデータベース化し、選考ステータスや評価コメントをシート内で管理する使い方が一般的です。

チーム内で応募者の進捗状況を共有し、次の面接担当者が過去の対応履歴をすぐに確認できるようにすることで、スムーズな選考プロセスが実現します。

また、内定者フォロー状況の確認や内定辞退の分析にも役立つため、長期的な採用戦略にも貢献します。

選考管理シートのメリットと活用シーン

選考管理シートは、就活生と採用担当者の双方にとって、膨大な情報を効率よく整理・共有できる便利なツールです。

応募企業や候補者の情報が増えるにつれ、記憶やメモだけでの管理には限界が訪れます。

そこで活躍するのが、選考管理シートを活用した進捗管理です。

これにより、業務効率が大幅に向上し、抜け漏れのない確実なスケジュール管理が実現します。

ここでは、具体的なメリットと活用シーンを詳しく解説します。

応募企業の進捗を一目で把握できる

就職活動では、同時に複数の企業にエントリーすることが一般的です。

そのため、企業ごとに選考がどこまで進んでいるのか、次に取るべきアクションは何かを正確に把握する必要があります。

選考管理シートを使えば、企業名、応募日、書類提出状況、面接日程、内定の有無といった情報を一覧で確認でき、進捗が一目でわかるようになります。

特に、視覚的に分かりやすいフォーマットで管理すれば、「どの企業が次の面接待ちなのか」「どこが結果待ちなのか」といった状況がすぐに理解できます。

これにより、限られた時間を効率的に使いながら、内定獲得までの戦略を立てやすくなります。

締切管理やリマインダー機能の活用

エントリーシートや適性検査の提出期限は企業によって異なり、かつ短期間に集中しやすいものです。

締切をうっかり忘れてしまうと、せっかく応募のチャンスを得た企業で選考対象から外れてしまうリスクもあります。

選考管理シートに締切日を登録しておけば、提出日が近づいたタイミングでリマインダー通知を設定することも可能です。

Googleスプレッドシートを活用すれば、条件付き書式を用いて締切が近い企業を自動的にハイライト表示させるなど、便利な仕組みを簡単に構築できます。

こうした機能は忙しい就活生や、複数の候補者を同時に対応する採用担当者にとって、非常に頼もしいサポートツールになります。

複数人での共有管理が可能に

採用担当者が複数名で応募者情報を管理する場合や、就活生が友人や家族と情報共有をしたい場合には、クラウド型の選考管理シートが特に便利です。

Googleスプレッドシートであれば、複数人が同時にアクセスして編集できるため、リアルタイムでの情報更新や確認が可能です。

例えば、採用チームでは応募者のステータスを更新するたびに全員が最新情報を把握できるため、対応の遅れや連絡ミスといったトラブルを防ぐことができます。

就活生の場合も、進捗状況を第三者と共有してアドバイスをもらうなど、周囲のサポートを受けながら活動を進めやすくなります。

選考状況を選考管理シートで一元管理しよう

選考状況を選考管理シートを活用することで一元管理することは、就活をスムーズに進める上で非常におすすめの対策です。

一つひとつの企業のマイページにログインするにあたっても、メールボックスを開き、ログインページを開き、パスワードを入力するといったように色々と手間がかかってしまいます。

これらの手間は一つひとつは数十秒から数分で終わるものかもしれませんが、複数の企業を受けるとなると時間がかかる上にだんだんと面倒になってくるものです。

このような数分のロスと面倒だと感じる負の感情は、就活において大きなマイナスとなります。

ぜひ選考状況を選考管理シートを活用して管理するようにしましょう。

選考管理はスプレッドシートがおすすめ

選考管理をする際は、スプレッドシートを利用することをおすすめします。

様々なメリットがありますが、大きく分けて4つあるため、それぞれ紹介します。

データが紛失するリスクが少ない

スプレッドシートを利用する最も大きなメリットは、データを紛失するリスクが少ないということです。

スプレッドシートは自動保存機能があるため、保存し忘れてデータが飛んでしまうというリスクも少ないです。

また、間違えて上書き保存されてしまった場合でも、変更履歴から戻すことができるので、自動保存機能があるものを利用する際にありがちな「保存したくない情報が上書き保存されて、戻せない」というリスクも避けられます。

他媒体でのアクセスがしやすい

他の媒体でのアクセスがしやすいのも、スプレッドシートを利用する大きなメリットの1つです。

ファイル形式ではなくURLで共有できるため、スマートフォンやパソコン、タブレットなどあらゆる媒体からのログインが容易にできます。

例えば、自宅のパソコンでログインしたい時と、大学のパソコンでログインしたい時があると思いますが、両方URLさえ共有すればすぐに利用できます。

また、どの媒体で操作をしても変更が反映されるのもメリットです。

スマートフォンからは多少操作がしにくい場合もありますが、例えばチェックボックスを設けておき、やるべきことを完了させる時にスマホでチェックしておくなど、簡単な操作はすぐにできます。

また、先輩やキャリアセンター、就活アドバイザーに近況報告する際にも簡単に共有できる点も大きなメリットの1つです。

他サービスと連携しやすい

他のサービスと連携しやすいのも、スプレッドシートを利用する大きなメリットの1つです。

Googleのサービスであるため、GoogleドキュメントやGoogleカレンダーとの親和性が非常に高いです。

例えば、スプレッドシートに丸ごと志望動機や自己PRの下書きを書いてしまうと縦に長くなってしまい読みにくくなりますが、志望動機の欄にGoogleドキュメントのリンクを貼っておけば、すぐにそちらから開いて確認できます。

このように、他のサービスとうまく組み合わせることで非常にスムーズに就活を進められるのがスプレッドシートの大きなメリットです。

提携業務が自動化できる

定型業務が簡単に自動化できるのも大きなメリットの1つです。

スプレッドシートはGAS（Google Apps Script）というGoogleのサービスを自動化するスクリプト言語を用いることで、定型業務を自動化できます。

スクリプト言語などと聞くと「難しい」「プログラミングを学んでいないからそんなのできない」と思うかもしれません。

しかし、ヘルプを読めばほとんどの方が理解できる内容な上に、検索すればいくらでもスプレッドシートの使い方について紹介しているブログや記事なども複数出てきます。

よって、難しいと感じる人も多いかもしれませんが特に問題ありません。

スマートフォンからも開ける

選考管理において、スマートフォンから簡単にアクセスできる環境は大きな利便性を提供します。

就職活動中は移動や外出の機会が多いため、自宅やパソコンの前に座る時間が限られます。

そのような状況下でも、スマートフォンを使えば必要な情報に即座にアクセスできます。

たとえば、移動中に企業から面接や選考に関する連絡が届いた場合、スマホ上の選考管理シートで企業のログイン情報を確認し、瞬時にマイページへアクセスすることが可能です。

また、選考管理シート（Googleスプレッドシート）ならば、クラウドにデータを保存するため、パソコンとスマホ間でのデータ同期が自動的に行われます。

これにより、選考状況やスケジュールの変更があっても、リアルタイムで情報を更新し続けることができます。

選考管理シートの効果的な使い方

では、選考管理シートをうまく使って就活をスムーズに進めるためのおすすめの利用方法についても紹介します。

以下の3つの使い方を踏まえた上で、スプレッドシートをうまく活用して就活をスムーズに進めましょう。

ESの提出締切を把握する

選考管理シートの効果的な使い方の1つとして、ESの提出締め切りを把握することが挙げられます。

シートに各企業の提出期限を記載しておけば、締め切りが近い企業が一目でわかるため、締め切りを逃さずに対応できます。

就活生は非常に忙しく、就活だけでなくアルバイトや学業などもこなさなければならないことから、ついついESの提出の締め切りを忘れてしまいがちです。

しかし、スプレッドシートで一目でわかるようにしておけば、このようなミスも事前に防げるのです。

選考フローの確認に用いる

選考フローの確認にも、選考管理シートを活用できます。

シートに次回の選考日を記載しておけば、選考の進捗状況を一目で把握できます。

これによって次に行うべき選考対策を迷うことなく実施できます。

「次は二次面接だから、どのような質問がされるのか準備しておこう」などとあらかじめ準備できるため、スムーズに就活を進められるのです。

選考結果を定量的に分析する

選考結果を定量的に分析できるのも、選考管理シートを用いることの大きなメリットです。

エントリーシートや面接の通過率を定量的に分析できるため、自分の強みや改善点を客観的に把握できます。

例えば、自分がどの段階で落とされることが多いのか、どのような点が評価され、どのような点はマイナス評価をされてしまったのかなどについて定量的に分析できるため、非常に有用です。

ベンチャー就活ナビ選考管理シートの機能紹介

続いて、ベンチャー就活ナビが提供している選考管理シートの機能についても紹介します。

様々な特徴がありますが、以下の4つの機能は特に多くの就活生の方に好評いただいている便利な機能であるため、ぜひ利用してみてください。

①各選考締切日までの残日を自動計算

ベンチャー就活ナビの選考管理シートの最も便利な機能として、各選考締め切りまでの残りの日数を自動で計算してくれる機能が挙げられます。

各選考の締め切り日までの残り日数を自動で計算してくれるため、締め切りを過ぎてしまうことを予防できます。

もちろん、自分で調べてスクリプト言語を入力すれば、自力で作れないこともありませんが、あらかじめ入力されているため、すぐに利用できるのが大きなメリットです。

②ES作成用ドキュメントを自動生成

ES作成用のドキュメントを自動生成してくれるのも、ベンチャー就活ナビの選考管理シートを利用する大きなメリットの1つです。

選考企業を入力すると、その企業用のエントリーシート作成用ドキュメントを自動生成してくれます。

この機能を使うことで、エントリーシートの作成時間を大幅に短縮できます。

就活において最も時間がかかるこの作業の一部を自動化してくれるということで、忙しい就活生の方に特におすすめできる機能です。

③Webテストの種類を自動識別

Webテストの種類を自動で識別してくれるのも、ベンチャー就活ナビが提供する選考管理シートを利用する大きなメリットの1つです。

WebテストのURLを直接貼り付けるだけで、Webテストの種類を自動で識別してくれます。

これにより各企業のテスト形式に合わせた適切な対策を立てやすくなります。

もちろん全てのWebテストの対策をしっかりと行うことができれば理想的ではありますが、就活生はそこまで暇ではありません。

便利な機能を活用して、スムーズに就活を進めましょう。

④選考結果を分析する手間が不要

選考結果を分析する手間がかからないのも、ベンチャー就活ナビの選考管理シートを利用するメリットの1つです。

各選考フェーズごとの結果を定量的に分析してくれる選考結果シートも同じファイル内に含まれています。

これにより、次の選考に向けた改善策を見つけやすくなります。

あなたがどのような点が足りなくて内定を得られなかったのかについても分析可能であるため、失敗から学び、改善して取り組むために非常に便利なのです。

ベンチャー就活ナビ選考管理シートの利用者レビュー

M・Dさん

運営からのコメント

S・Mさん

運営からのコメント

K・Nさん

運営からのコメント

K・Rさん

運営からのコメント

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選考管理シートを利用することのメリットや、特にベンチャー就活ナビが提供する選考管理シートがおすすめである理由などについて詳しく紹介しました。

「手間をかける＝成功」ではなく適切な対策を行うことが就活の成功の鍵であるため、ぜひ弊社が提供している選考管理シートを活用してスムーズに就活を行い、そして第一志望の内定を目指してください。

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まとめ

今回は選考管理シートを利用することのメリットや、弊社が提供している選考管理シートのおすすめポイントなどについて紹介しました。

もちろん様々な企業が選考管理シートを提供しているため「全ての方に弊社のサービスが最適」とは限りませんが、非常に利用しやすく、就活をスムーズに進められるサポートになる、自信を持って紹介できるサービスであることは断言できます。

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