【無料テンプレ付き】選考管理シートとは？効果的な使い方を徹底解説！

はじめに

就活生は忙しいものです。

ただ応募して書類を送り、面接の日が来たら会社に行って、話をして帰ってくるだけが取り組むことではありません。

自己分析や業界分析、企業研究、面接対策、落ちてしまった選考のフィードバック、企業説明会やインターン参加に加え、大学生として学業に励み、場合によっては卒論も書き、アルバイトをしなければならない人もいます。

そこで、選考管理シートを用いて就活を効率的に進めることをおすすめします。

「時間をかけること＝成功」というわけではないため、削減できる手間は省き、スムーズに就活を進めましょう。

選考管理シートとは

選考管理シートとは、主にExcelやGoogleスプレッドシートで作成される企業の選考情報を管理するツールです。

これにより、エントリーした企業や現在の選考フェーズを一目で確認できるようになるため、就職活動を効率的に進めるための強力な武器となります。

なお、企業によって選考管理シートのファイル形式や機能は様々ですので、自分に合った選考管理シートを利用することがおすすめです。

手帳との違い

手帳は視覚的に全体のスケジュールを把握しやすいですが、選考情報の追加や変更は手書きで書き直す必要があります。

一方、選考管理シートは情報の追加や削除が容易で、デジタル管理の利便性を享受できます。

ただし、シートによってはExcelのように自動更新されないものもありますので、編集時には注意が必要です。

どちらのメリットデメリットも考慮した上で、自分のスタイルに合った管理方法を選ぶことが重要です。

カレンダーとの違い

カレンダーは分単位で就活の選考スケジュールを把握することができるため、選考日程の調整やES締切日の把握に役立ちます。

一方で、選考管理シートの場合は企業のマイページ情報や採用HP、面接用URLなど多様な選考情報を一元管理できます。

また、シートによっては、締め切りまでに残日を自動計算してくれる機能や選考結果を分析してくれるものまで存在します。

どちらも就活を進める上で非常に役立つツールであるため、管理方法をどちらかに絞るのではなく、併用することがおすすめです。

選考管理シートを活用するメリット

続いて、選考管理シートを活用するメリットについて紹介します。

選考管理シートを活用することで以下のようなメリットがあるため、ぜひ利用するようにしましょう。

ID・パスワードの紛失を防げる

まず、IDやパスワードの紛失を防げるという点が選考管理シートを活用する最も大きなメリットです。

もちろん、パスワードを忘れてしまった場合はメールアドレスに再度送信してくれるサービスも多くありますが、毎回このような手間をかけていては時間がかかってしまいます。

場合によってはIDを忘れてしまったと問い合わせをしなければならないこともあります。

IDを忘れただけでマイナスな印象を与えてしまうことは少ないですが、少なくても良い印象を与えることはないため、ぜひ選考管理シートで管理するようにしましょう。

ログインの手間を省ける

先ほども説明したことですが、ログインの手間が省けるのも選考管理シートを活用するにあたって非常におすすめのポイントの1つです。

企業のマイページURLやパスワード情報を記載しておけば、各企業のマイページにアクセスする際の手間を省くことができます。

選考を受ける企業が多くなるにつれて恩恵が大きくなるため、早い段階から選考管理シートを利用して管理しておくようにしましょう。

エントリー締切を過ぎるリスクを軽減できる

エントリーの締め切りを過ぎるリスクを軽減できるのも、選考管理シートを利用することの大きなメリットの1つです。

各企業のエントリー締め切りを記載しておくことで、忘れてエントリーできないという最悪の事態を避けられます。

選考管理シートによっては締め切りが迫ると赤字になったり、残りの日数をカウントしてくれたりするものも存在します。

積極的に活用することで、あなたが入りたいと思っている企業のエントリー締め切りを過ぎないように対策しましょう。

就活の計画を立てやすくなる

就活の計画を立てやすくなるのも、選考管理シートを利用することの大きなメリットの1つです。

選考管理シートでは、応募した企業ごとの選考状況を一覧で確認できるため、次に何をすべきかを即座に判断できるようになります。

そのため、計画が立てやすいのです。

選考が間近に迫っている企業があれば、再度自分が提出したESを確認し、どのような深掘り質問がされる可能性が高いのか、どのような点を強調すればより良い印象を与えられるのかについて確認しておきましょう。

特に、企業研究を再度しっかりと行い、どのような点に共感できるのか確認しておくことで、モチベーションの高さを強調できます。

モチベーションが上がる

モチベーションが上がるのも、選考管理シートを活用することの大きなメリットの1つです。

選考管理シートを利用するとエントリー情報が蓄積されて過去の努力が可視化されます。

これにより就活のモチベーションが大きく上がるのです。

たとえなかなか内定を得られなかったとしても、あなたがどれほどこれまで努力してきたのかがすぐに一目でわかるため、自信を失いそうになった時の助けとなるのです。

就活においてはしっかりと対策を行い、色々な企業を受けているものの、なかなか内定を得られない人も少なくありません。

そのような自信を失い、心が折れてしまいそうな時にも自分がどれほどこれまで頑張ってきたのかをすぐに確認できる選考管理シートは大きな役割を果たすのです。

選考状況を選考管理シートで一元管理しよう

選考状況を選考管理シートを活用することで一元管理することは、就活をスムーズに進める上で非常におすすめの対策です。

一つひとつの企業のマイページにログインするにあたっても、メールボックスを開き、ログインページを開き、パスワードを入力するといったように色々と手間がかかってしまいます。

これらの手間は一つひとつは数十秒から数分で終わるものかもしれませんが、複数の企業を受けるとなると時間がかかる上にだんだんと面倒になってくるものです。

このような数分のロスと面倒だと感じる負の感情は、就活において大きなマイナスとなります。

ぜひ選考状況を選考管理シートを活用して管理するようにしましょう。

選考管理はスプレッドシートがおすすめ

選考管理をする際は、スプレッドシートを利用することをおすすめします。

様々なメリットがありますが、大きく分けて4つあるため、それぞれ紹介します。

データが紛失するリスクが少ない

スプレッドシートを利用する最も大きなメリットは、データを紛失するリスクが少ないということです。

スプレッドシートは自動保存機能があるため、保存し忘れてデータが飛んでしまうというリスクも少ないです。

また、間違えて上書き保存されてしまった場合でも、変更履歴から戻すことができるので、自動保存機能があるものを利用する際にありがちな「保存したくない情報が上書き保存されて、戻せない」というリスクも避けられます。

他媒体でのアクセスがしやすい

他の媒体でのアクセスがしやすいのも、スプレッドシートを利用する大きなメリットの1つです。

ファイル形式ではなくURLで共有できるため、スマートフォンやパソコン、タブレットなどあらゆる媒体からのログインが容易にできます。

例えば、自宅のパソコンでログインしたい時と、大学のパソコンでログインしたい時があると思いますが、両方URLさえ共有すればすぐに利用できます。

また、どの媒体で操作をしても変更が反映されるのもメリットです。

スマートフォンからは多少操作がしにくい場合もありますが、例えばチェックボックスを設けておき、やるべきことを完了させる時にスマホでチェックしておくなど、簡単な操作はすぐにできます。

また、先輩やキャリアセンター、就活アドバイザーに近況報告する際にも簡単に共有できる点も大きなメリットの1つです。

他サービスと連携しやすい

他のサービスと連携しやすいのも、スプレッドシートを利用する大きなメリットの1つです。

Googleのサービスであるため、GoogleドキュメントやGoogleカレンダーとの親和性が非常に高いです。

例えば、スプレッドシートに丸ごと志望動機や自己PRの下書きを書いてしまうと縦に長くなってしまい読みにくくなりますが、志望動機の欄にGoogleドキュメントのリンクを貼っておけば、すぐにそちらから開いて確認できます。

このように、他のサービスとうまく組み合わせることで非常にスムーズに就活を進められるのがスプレッドシートの大きなメリットです。

提携業務が自動化できる

定型業務が簡単に自動化できるのも大きなメリットの1つです。

スプレッドシートはGAS（Google Apps Script）というGoogleのサービスを自動化するスクリプト言語を用いることで、定型業務を自動化できます。

スクリプト言語などと聞くと「難しい」「プログラミングを学んでいないからそんなのできない」と思うかもしれません。

しかし、ヘルプを読めばほとんどの方が理解できる内容な上に、検索すればいくらでもスプレッドシートの使い方について紹介しているブログや記事なども複数出てきます。

よって、難しいと感じる人も多いかもしれませんが特に問題ありません。

スマートフォンからも開ける

選考管理において、スマートフォンから簡単にアクセスできる環境は大きな利便性を提供します。

就職活動中は移動や外出の機会が多いため、自宅やパソコンの前に座る時間が限られます。

そのような状況下でも、スマートフォンを使えば必要な情報に即座にアクセスできます。

たとえば、移動中に企業から面接や選考に関する連絡が届いた場合、スマホ上の選考管理シートで企業のログイン情報を確認し、瞬時にマイページへアクセスすることが可能です。

また、選考管理シート（Googleスプレッドシート）ならば、クラウドにデータを保存するため、パソコンとスマホ間でのデータ同期が自動的に行われます。

これにより、選考状況やスケジュールの変更があっても、リアルタイムで情報を更新し続けることができます。

選考管理シート（スプレットシート）の優位性

選考状況を管理するためのツールとして、選考管理シート（Googleスプレッドシート）、Excel、Googleカレンダーなどが挙げられます。

それぞれに特徴がありますが、選考管理においては選考管理シート（Googleスプレッドシート）が最も優れたツールと言えます。

選考管理シート（Googleスプレッドシート）の最大の強みは、クラウドベースであることです。

これにより、データが常に最新の状態で保存され、複数のデバイスからアクセス可能です。

スマートフォンやタブレットでもパソコンと同じ情報を確認できるため、外出先での選考管理が簡単になります。

さらに、Googleの他のツールとシームレスに連携することで、締切のリマインドやスケジュールの自動更新といった機能を利用でき、選考全体の進捗管理を効率化します。

一方、Excelには複雑な計算や高度なフォーマット設定といった強みがありますが、クラウド機能やリアルタイム編集の面ではスプレッドシートに劣ります。

Excelを利用する場合、ファイルの保存や共有が手動になることが多く、スマホでの利用もスムーズさに欠ける点が課題です。

また、Googleカレンダーはスケジュール通知に特化しており、選考の進捗状況やエントリー情報を一元的に管理するには不十分です。

このように比較すると、選考管理シート（Googleスプレッドシート）は他のツールに比べて多機能かつ直感的に使える点で際立っています。

選考情報を一元化し、進捗を視覚的に管理できるだけでなく、締切通知やID管理など、就職活動に必要なあらゆる要素を包括的にカバーすることが可能です。

選考管理シートの効果的な使い方

では、選考管理シートをうまく使って就活をスムーズに進めるためのおすすめの利用方法についても紹介します。

以下の3つの使い方を踏まえた上で、スプレッドシートをうまく活用して就活をスムーズに進めましょう。

ESの提出締切を把握する

選考管理シートの効果的な使い方の1つとして、ESの提出締め切りを把握することが挙げられます。

シートに各企業の提出期限を記載しておけば、締め切りが近い企業が一目でわかるため、締め切りを逃さずに対応できます。

就活生は非常に忙しく、就活だけでなくアルバイトや学業などもこなさなければならないことから、ついついESの提出の締め切りを忘れてしまいがちです。

しかし、スプレッドシートで一目でわかるようにしておけば、このようなミスも事前に防げるのです。

選考フローの確認に用いる

選考フローの確認にも、選考管理シートを活用できます。

シートに次回の選考日を記載しておけば、選考の進捗状況を一目で把握できます。

これによって次に行うべき選考対策を迷うことなく実施できます。

「次は二次面接だから、どのような質問がされるのか準備しておこう」などとあらかじめ準備できるため、スムーズに就活を進められるのです。

選考結果を定量的に分析する

選考結果を定量的に分析できるのも、選考管理シートを用いることの大きなメリットです。

エントリーシートや面接の通過率を定量的に分析できるため、自分の強みや改善点を客観的に把握できます。

例えば、自分がどの段階で落とされることが多いのか、どのような点が評価され、どのような点はマイナス評価をされてしまったのかなどについて定量的に分析できるため、非常に有用です。

ベンチャー就活ナビ選考管理シートの機能紹介

続いて、ベンチャー就活ナビが提供している選考管理シートの機能についても紹介します。

様々な特徴がありますが、以下の4つの機能は特に多くの就活生の方に好評いただいている便利な機能であるため、ぜひ利用してみてください。

①各選考締切日までの残日を自動計算

ベンチャー就活ナビの選考管理シートの最も便利な機能として、各選考締め切りまでの残りの日数を自動で計算してくれる機能が挙げられます。

各選考の締め切り日までの残り日数を自動で計算してくれるため、締め切りを過ぎてしまうことを予防できます。

もちろん、自分で調べてスクリプト言語を入力すれば、自力で作れないこともありませんが、あらかじめ入力されているため、すぐに利用できるのが大きなメリットです。

②ES作成用ドキュメントを自動生成

ES作成用のドキュメントを自動生成してくれるのも、ベンチャー就活ナビの選考管理シートを利用する大きなメリットの1つです。

選考企業を入力すると、その企業用のエントリーシート作成用ドキュメントを自動生成してくれます。

この機能を使うことで、エントリーシートの作成時間を大幅に短縮できます。

就活において最も時間がかかるこの作業の一部を自動化してくれるということで、忙しい就活生の方に特におすすめできる機能です。

③Webテストの種類を自動識別

Webテストの種類を自動で識別してくれるのも、ベンチャー就活ナビが提供する選考管理シートを利用する大きなメリットの1つです。

WebテストのURLを直接貼り付けるだけで、Webテストの種類を自動で識別してくれます。

これにより各企業のテスト形式に合わせた適切な対策を立てやすくなります。

もちろん全てのWebテストの対策をしっかりと行うことができれば理想的ではありますが、就活生はそこまで暇ではありません。

便利な機能を活用して、スムーズに就活を進めましょう。

④選考結果を分析する手間が不要

選考結果を分析する手間がかからないのも、ベンチャー就活ナビの選考管理シートを利用するメリットの1つです。

各選考フェーズごとの結果を定量的に分析してくれる選考結果シートも同じファイル内に含まれています。

これにより、次の選考に向けた改善策を見つけやすくなります。

あなたがどのような点が足りなくて内定を得られなかったのかについても分析可能であるため、失敗から学び、改善して取り組むために非常に便利なのです。

ベンチャー就活ナビ選考管理シートの利用者レビュー

M・Dさん

運営からのコメント

S・Mさん

運営からのコメント

K・Nさん

運営からのコメント

K・Rさん

運営からのコメント

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選考管理シートを利用することのメリットや、特にベンチャー就活ナビが提供する選考管理シートがおすすめである理由などについて詳しく紹介しました。

「手間をかける＝成功」ではなく適切な対策を行うことが就活の成功の鍵であるため、ぜひ弊社が提供している選考管理シートを活用してスムーズに就活を行い、そして第一志望の内定を目指してください。

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まとめ

今回は選考管理シートを利用することのメリットや、弊社が提供している選考管理シートのおすすめポイントなどについて紹介しました。

もちろん様々な企業が選考管理シートを提供しているため「全ての方に弊社のサービスが最適」とは限りませんが、非常に利用しやすく、就活をスムーズに進められるサポートになる、自信を持って紹介できるサービスであることは断言できます。

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