【テンプレあり】最終面接のメールはどうやって返信すればいい？マナーと注意点を解説！

はじめに

最終面接に関する案内がメールで届いたものの、どのような返信をすれば良いのか悩んでいる方も少なくないでしょう。

せっかく最後の選考まで進めたのですから、メールで評価を落としたくないはずです。

そこで今回はどのような返信をすれば良いか紹介しつつ、簡単にメールの返信が作成できるツールも紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

【最終面接の返信メール】最終面接のメールは返信するべき？

最終面接の案内メールを受け取った際には返信不要と書かれていない限り、必ず返信を行うのが基本のマナーです。

最終面接は選考の最終段階であり、企業側も特に注意深く候補者の対応を見ています。

そのため、ここでのやり取りを丁寧に行うことで、採用担当者に好印象を与えることができます。

返信の内容には面接の案内をしてくれたことへのお礼や感謝の気持ちを簡潔に伝えるだけでも十分です。

【最終面接の返信メール】最終面接の返信メールは自動作成できる

結論として、最終選考の返信メールは自動で作成できます。

企業名や日程など必要項目を入力するだけで返信メールが出来上がるツールを弊社が作成しました。

完全無料で利用でき、瞬時に出来上がるため、文章がなかなか思い浮かばないという方はもちろん、メールについて熟慮する暇があるならば面接の練習をしたいと思っている方もぜひ活用してみてください。

【最終面接の返信メール】最終面接の返信メールのマナー

続いて、最終面接の返信メールのマナーについても紹介します。

最終面接まで進めたということはほとんどの方が理解できていることでしょうが、漏れがあっては悪い印象を与えてしまいます。

ぜひ以下の4点を再度チェックしておいてください。

24時間以内に送る

最終面接の案内メールに対する返信は速やかに対応しましょう。

基本的にはメールが届いてから24時間以内に返信することが重要ですが、できるだけ早めに返すことを推奨します。

遅くとも翌日中には返信することを心がけましょう。

また、企業側が対応しやすい平日9時～18時の営業時間内に送ると、採用担当者に対する配慮が伝わり、さらに好印象を与えることができます。

「返信が早い人は仕事ができる」という考え方の人は多いため、好印象を与えることにも繋がります。

お礼を入れる

最終面接の案内メールに返信する際には必ずお礼の言葉を入れることがポイントです。

「ご案内いただき、ありがとうございます」といった一言であっても、丁寧で礼儀正しい印象を採用担当者に与えることができます。

たとえ定型的な表現であっても、相手への配慮が伝わり、ビジネスマナーを心得ていると感じてもらえるでしょう。

メールの冒頭や締めに感謝の気持ちを示すことで、採用担当者がメールを受け取った際に、自然とポジティブな印象を持ってもらいやすくなります。

最終面接は内定獲得に向けた最後の関門であり、ここでの一言は印象を左右する可能性があります。

本文を残しておく

返信メールを送る際には企業から送られてきた本文をそのまま残して返信することが、メールマナーとして基本的なルールです。

企業から送られてきた内容をそのまま残しておくことで、相手がメールの内容を見返しやすくなり、業務を円滑に進められるだけでなく、採用担当者が履歴を一目で確認できるため、スムーズなやり取りが可能になります。

多くの応募者と連絡を取っている採用担当者は、本文が残っていることでメールの流れを一目で把握でき、選考作業の効率が向上します。

また、返信する際には件名の「Re:」もそのまま残すことが重要です。

件名を変更すると、採用担当者がメールを整理する際に混乱が生じることがあるため、基本的に最初の件名は変更しない方が良いでしょう。

署名を必ず入れる

メールの署名は社会人としての基本的なビジネスマナーです。

署名には自分の氏名や大学、学部・学科名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を含めて記載することで、採用担当者が応募者の情報をすぐに確認できるようにしましょう。

署名をしっかりと入れることで、採用担当者に対して「社会人としてのマナーを心得ている」という印象を与えることができます。

署名を作成する際には見やすく整えることも重要です。

例えば、氏名、学校名、連絡先を一行ずつに分けると、採用担当者がスムーズに情報を把握しやすくなります。

また、フォーマットとして統一感を持たせることで、スマートで好感の持てるメールになります。

【最終面接の返信メール】最終面接の返信メールのポイント

続いて、最終面接の返信メールのポイントについても紹介します。

先ほど紹介したマナーと併せて理解しておくことで、より企業の採用担当者に良い印象を与えられるようになるでしょう。

自分の返信で終わらせる

最終面接の案内メールを受け取った場合、返信不要の指示がない限り、必ず自分からの返信でやり取りを完了するのがマナーです。

返信には「ご案内ありがとうございます」や「最終面接の日程を確認いたしました」といった感謝の言葉を添えることで、採用担当者に礼儀正しい印象を与え、面接に対する誠意も示せます。

大学やアルバイトの先輩とLINEやDMで話す際に、なるべく自分から終わらせるようにする配慮と同じ理論です。

日程候補は3日以上用意する

面接の日程調整を依頼する際には最低でも3日以上の候補日を提示することが理想です。

複数の日程候補を出すことで、企業側が調整しやすくなり、採用担当者にも配慮が行き届いた印象を与えられます。

例えば「〇月〇日、〇月〇日、〇月〇日はいかがでしょうか？」と複数の日程を挙げて、さらに「午前中」「午後」といった時間帯の候補も含めて提示することにより、細やかな対応ができる人物としての評価が高まります。

採用担当者が予定を調整しやすくなるため、企業側の業務効率にも配慮できている印象を与えることができ、就活生としての礼儀やビジネスマナーを実践できていることも伝わるでしょう。

日程変更を依頼する際は必ず謝罪を入れる

やむを得ない事情で最終面接の日程変更を依頼する場合には、必ず冒頭で謝罪の言葉を入れることがマナーです。

企業は面接のためにスケジュールを調整してくれているため、その配慮に対しての感謝を示しつつ変更をお願いすることで、相手への敬意を伝えられます。

例えば「お忙しいところ調整いただいたにも関わらず、大変恐縮ですが」といった謝意を述べたうえで変更をお願いすることで、採用担当者にも柔軟に対応してもらいやすくなります。

さらに、日程変更を依頼する際にはその理由も簡潔に伝えることが望ましいです。

例えば「大学の重要な試験と重なってしまい、日程の調整をお願いしたい」と具体的に伝えることで、採用担当者も納得しやすくなり、変更に柔軟に対応してもらえるでしょう。

就活用のフリーアドレスを作っておく

就職活動用の専用フリーアドレスを作っておくことで、メール管理がしやすくなり、重要な連絡を見逃さないようにすることが可能です。

専用アドレスを設けることで、企業からのメールがほかのプライベートメールと混ざらず、一元管理できるため、返信漏れや見落としを防げます。

さらに、メールアドレスに氏名や学校名を含めたわかりやすいものに設定することで、採用担当者にとっても管理しやすくなり、信頼感が向上します。

例えば「[email protected]」などとすると、企業側にも応募者の情報が一目で伝わりやすくなります。

【最終面接の返信メール】最終面接の返信メールのテンプレ

続いて、最終面接の返信メールのテンプレについても紹介します。

様々なパターンに分けてテンプレートを用意したため、ツールを活用するのはもちろん、ツールのダウンロードが面倒だという方は以下のテンプレートを少し改変して提出しても構いません。

提示された日程通りに進めたい場合の返信

別の日程を提案する場合の返信

希望の面接候補日を送る場合

面接日程が確定した通知への返信メールの例文

選考を辞退する場合の返信

まとめ

今回は最終面接に関する案内が届いた際のメールの返信方法について、おすすめツールやテンプレートの例文を紹介しました。

せっかく最終面接まで進めたのですから、メールごときで内定の確率を下げたくないところです。

しかし、たかがメール、されどメールですので、あなたが常識とビジネスマナーを備えている魅力的な人物であることをアピールするためにも、ぜひ本記事で紹介した例文やツールを活用してみてください。