【テンプレあり】一次面接のメールはどうやって返信すればいい？マナーと注意点を解説！

はじめに

一次面接に関するメールが届いたものの、初めての企業からのメールでどのように返信すれば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では一次面接のメールの返信方法やおすすめのツールなどについても紹介します。

無理に自分で1から作り上げる必要はないため、ぜひ本記事の内容やツールを活用してスムーズに対応しましょう。

【一次面接の返信メール】一次面接のメールは返信するべき？

一次面接の案内メールが届いた場合、返信が不要と明記されていない限り、必ず返信しましょう。

これはメールでの応対が社会人としての基本的なマナーであることに加え、採用担当者に感謝や誠実さを示す絶好の機会でもあります。

例えば「ご案内いただきありがとうございます」と一言添えるだけで、採用担当者に対する丁寧な印象を与えられます。

何より、返信がないと「確認してくれたのか」「当日、本当に来るのか？」と不安を抱かせてしまうため、必ず返信しましょう。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールは自動作成できる

就活生は忙しいため、一次面接の返信メールに何十分も何時間も頭を悩ませることはおすすめできません。

弊社が提供しているツールを活用すれば、企業の情報などを入力するだけで自動的に返信のメールを作成できます。

ほとんどそのまま提出できるようなクオリティで出来上がりますし、もし気になる部分があればそこを直すだけで完璧なメールになるため、ぜひ活用してみてください。

もちろん完全無料で利用でき、以下のリンクから登録できます。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのマナー

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたってのポイントについても紹介します。

先ほど紹介したマナーと以下で紹介するポイントを全て理解しておけば、常識のあるきちんとした人物であると判断してもらえることでしょう。

24時間以内に送る

一次面接の案内メールが届いたら、できるだけ早く返信することが重要です。

メールの返信は早ければ早いほど良いですが、遅くとも24時間以内には返信をしましょう。

返信が早ければ、それだけで「迅速な対応ができる学生」という良い印象を与えられるだけでなく、企業のスムーズな選考にも貢献できます。

特にビジネスメールではスピードが信頼関係の構築にも影響を与えるため、迅速な対応はマナーとしても重要です。

また、採用担当者がメールを確認しやすい時間帯である平日の9時〜18時に送信することで、さらに好印象を与えることができます。

間違っても、一般的な人が仕事をしていないような7時などの早朝、または19時以降の返信は避けましょう。

「早く返信しなければ」と思うかもしれませんが、深夜に送るくらいならば、次の日の朝にした方がよほどマシです。

お礼を入れる

案内メールに対しては感謝の意を示しましょう。

例えば「一次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます」と一言添えるだけで、礼儀正しさを表すことができます。

こうした感謝の言葉を入れることにより、メールの内容に丁寧さが増し、担当者に「この人は相手に対する配慮を忘れない人だ」という印象を与えることができます。

また、一次面接の案内をもらえたことは、企業が自分に興味を持っていることの表れでもあり、それに対して感謝を示すことも重要です。

お礼の言葉があると、面接に対する意欲が伝わり、採用担当者も気持ちよく面接を準備できるため、ぜひ添えてください。

本文を残しておく

メールの返信において、元の本文を残しておくことは基本的なビジネスマナーです。

担当者が過去のやり取りを一目で確認できるようにするため、相手が送ってきた本文を引用として残すことで、スムーズにやりとりできます。

特に複数の担当者がメールを共有している場合、本文が残っていることでやり取りの履歴を簡単に追うことができ、どの内容に対する返信かを明確に把握できます。

また、件名に「Re:」を残すことも重要です。

件名をそのままにすることで、やり取りが一貫しており、担当者が追跡しやすくなります。

こうした小さな配慮が、担当者にとって「しっかりしている人だな」という印象を与える要素となります。

ビジネスマナーを心得ていることを示すためにも、メールの返信の際には元の本文を引用として残し、丁寧に応対することが重要です。

署名を必ず入れる

ビジネスメールにおいては署名を必ず入れるのが基本です。

氏名、大学名、学部・学科、電話番号、メールアドレスといった基本情報を記載することで、担当者がすぐに連絡先を確認できるようにしましょう。

署名を入れることで、採用担当者に「連絡がしやすい学生」「ビジネスマナーを理解している学生」という良い印象を与えることができます。

また、署名が入っていることで、複数の学生とやり取りをする担当者にとっても管理がしやすく、企業側の業務を円滑に進めるサポートになります。

メールごとに氏名や連絡先が明記されていると、やり取りが迅速になり、企業側の印象も向上するでしょう。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのポイント

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたってのポイントについても紹介します。

先ほど紹介したマナーと以下で紹介するポイントを全て理解しておけば、常識のあるきちんとした人物であると判断してもらえることでしょう。

自分の返信で終わらせる

一次面接の案内メールに対して返信を行う際は企業から「返信不要」との指示がない限り、必ず自分の返信でやり取りを終わらせるようにしましょう。

また、返信内容にお礼や感謝の一言を添えることで、丁寧で礼儀正しい印象を相手に与えることができ、さらに締めの言葉としてやりとりを終わらせることもできます。

例えば「面接のご案内をいただき、ありがとうございます」や「貴重な機会をいただき、感謝いたします」といった表現をメールに加えると、採用担当者にとっても「誠実で礼儀正しい応募者」として映り、良い印象を残すことができます。

また、就活生の方が間違えやすい点として「致します」という表記が挙げられます。

「いたします」の方が望ましいとされるので、相手が使っている場合は合わせても良いですが、少なくとも、先方が「いたします」と表記しているのに、こちらが「致します」と表記するのは避けましょう。

日程候補は3日以上用意する

面接の日程調整が必要な際は必ず3日以上の候補日を提示することが望ましいです。

候補日が3日以上あることで、採用担当者がスケジュールを調整しやすくなり、選考がスムーズに進みます。

例えば「○月○日、○月○日、○月○日のいずれかの日時でご都合はいかがでしょうか」と複数の選択肢を提示すると、担当者が日程を組みやすくなります。

また、時間帯（午前・午後）を指定すると、企業側に対する配慮が伝わり「柔軟な対応ができ、相手の立場を考えられる人だな」という評価を得やすくなります。

日程変更は必ず謝罪を入れる

どうしても都合がつかず、面接の日程変更をお願いする場合は、まず最初に謝罪の言葉を述べることが大切です。

企業側は面接日程のために時間を調整し、貴重な時間を割いてくれているため、その配慮に対して感謝と敬意を示すことがマナーです。

例えば「お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、大変恐縮ですが」と謝罪の言葉を添えつつ、誠意を持って依頼することで、担当者に「配慮ができる誠実な学生」と認識されやすくなります。

また、日程変更の理由を簡潔に伝えましょう。

「大学の試験と重なってしまい、大変申し訳ありませんが日程の変更をお願いできないでしょうか」と理由を伝えると、担当者に理解してもらいやすく、対応してくれる可能性が高まります。

就活用のフリーアドレスを作っておく

就活用のフリーアドレスを作っておくこともおすすめです。

就活期間中は複数の企業と頻繁に連絡を取り合うことが多く、普段使いのメールアドレスでは就活関連のメールが埋もれやすくなります。

専用のアドレスを持つことで、就活関連のメールを一元管理し、重要な連絡を見逃すリスクを減らせます。

また、メールアドレスに自分の氏名や学校名を含めておくと、企業側も「誰からのメールか」がひと目で分かりやすくなり、管理がしやすくなります。

また、そのアカウントにスマホでもログインしておけば、電車の移動時間などの隙間時間にメールチェックや返信もできます。

迅速な返信は印象を左右するため、常に持ち歩いているスマホで対応できるようにしておきましょう。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのテンプレ

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたっておすすめのテンプレートを紹介します。

もちろん、先ほど紹介したツールを活用すれば質の高い返信はすぐに出来上がります。

しかし、本当にビジネスマナーとして間違っていないか不安な方は出来上がった返信と以下のテンプレートを照らし合わせてみてください。

提示された日程通りに進めたい場合の返信

別の日程を提案する場合の返信

希望の面接候補日を送る場合

面接日程が確定した通知への返信メールの例文

選考を辞退する場合の返信

まとめ

今回は一次面接に関するお知らせがメールで届いた時にどのような返信をすれば良いのか、おすすめのツールや気をつけなければならない点などについて紹介しました。

せっかく一次面接に進めたのですから、メールで悪い印象を与えてマイナスな状態からスタートしたくないところです。

ぜひ本記事で紹介したポイントを踏まえ、そしてツールを活用してスムーズに返信を作成してください。