【テンプレあり】一次面接のメールはどうやって返信すればいい？マナーと注意点を解説！

はじめに

一次面接に関するメールが届いたものの、初めての企業からのメールでどのように返信すれば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では一次面接のメールの返信方法やおすすめのツールなどについても紹介します。

無理に自分で1から作り上げる必要はないため、ぜひ本記事の内容やツールを活用してスムーズに対応しましょう。

【一次面接の返信メール】一次面接のメールは返信するべき？

一次面接の案内メールが届いた場合、返信が不要と明記されていない限り、必ず返信しましょう。

これはメールでの応対が社会人としての基本的なマナーであることに加え、採用担当者に感謝や誠実さを示す絶好の機会でもあります。

例えば「ご案内いただきありがとうございます」と一言添えるだけで、採用担当者に対する丁寧な印象を与えられます。

何より、返信がないと「確認してくれたのか」「当日、本当に来るのか？」と不安を抱かせてしまうため、必ず返信しましょう。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールは自動作成できる

就活生は忙しいため、一次面接の返信メールに何十分も何時間も頭を悩ませることはおすすめできません。

弊社が提供しているツールを活用すれば、企業の情報などを入力するだけで自動的に返信のメールを作成できます。

ほとんどそのまま提出できるようなクオリティで出来上がりますし、もし気になる部分があればそこを直すだけで完璧なメールになるため、ぜひ活用してみてください。

もちろん完全無料で利用でき、以下のリンクから登録できます。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのマナー

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたってのポイントについても紹介します。

先ほど紹介したマナーと以下で紹介するポイントを全て理解しておけば、常識のあるきちんとした人物であると判断してもらえることでしょう。

24時間以内に送る

一次面接の案内メールが届いたら、できるだけ早く返信することが重要です。

メールの返信は早ければ早いほど良いですが、遅くとも24時間以内には返信をしましょう。

返信が早ければ、それだけで「迅速な対応ができる学生」という良い印象を与えられるだけでなく、企業のスムーズな選考にも貢献できます。

特にビジネスメールではスピードが信頼関係の構築にも影響を与えるため、迅速な対応はマナーとしても重要です。

また、採用担当者がメールを確認しやすい時間帯である平日の9時〜18時に送信することで、さらに好印象を与えることができます。

間違っても、一般的な人が仕事をしていないような7時などの早朝、または19時以降の返信は避けましょう。

「早く返信しなければ」と思うかもしれませんが、深夜に送るくらいならば、次の日の朝にした方がよほどマシです。

お礼を入れる

案内メールに対しては感謝の意を示しましょう。

例えば「一次面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます」と一言添えるだけで、礼儀正しさを表すことができます。

こうした感謝の言葉を入れることにより、メールの内容に丁寧さが増し、担当者に「この人は相手に対する配慮を忘れない人だ」という印象を与えることができます。

また、一次面接の案内をもらえたことは、企業が自分に興味を持っていることの表れでもあり、それに対して感謝を示すことも重要です。

お礼の言葉があると、面接に対する意欲が伝わり、採用担当者も気持ちよく面接を準備できるため、ぜひ添えてください。

本文を残しておく

メールの返信において、元の本文を残しておくことは基本的なビジネスマナーです。

担当者が過去のやり取りを一目で確認できるようにするため、相手が送ってきた本文を引用として残すことで、スムーズにやりとりできます。

特に複数の担当者がメールを共有している場合、本文が残っていることでやり取りの履歴を簡単に追うことができ、どの内容に対する返信かを明確に把握できます。

また、件名に「Re:」を残すことも重要です。

件名をそのままにすることで、やり取りが一貫しており、担当者が追跡しやすくなります。

こうした小さな配慮が、担当者にとって「しっかりしている人だな」という印象を与える要素となります。

ビジネスマナーを心得ていることを示すためにも、メールの返信の際には元の本文を引用として残し、丁寧に応対することが重要です。

署名を必ず入れる

ビジネスメールにおいては署名を必ず入れるのが基本です。

氏名、大学名、学部・学科、電話番号、メールアドレスといった基本情報を記載することで、担当者がすぐに連絡先を確認できるようにしましょう。

署名を入れることで、採用担当者に「連絡がしやすい学生」「ビジネスマナーを理解している学生」という良い印象を与えることができます。

また、署名が入っていることで、複数の学生とやり取りをする担当者にとっても管理がしやすく、企業側の業務を円滑に進めるサポートになります。

メールごとに氏名や連絡先が明記されていると、やり取りが迅速になり、企業側の印象も向上するでしょう。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのポイント

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたってのポイントについても紹介します。

先ほど紹介したマナーと以下で紹介するポイントを全て理解しておけば、常識のあるきちんとした人物であると判断してもらえることでしょう。

自分の返信で終わらせる

一次面接の案内メールに対して返信を行う際は企業から「返信不要」との指示がない限り、必ず自分の返信でやり取りを終わらせるようにしましょう。

また、返信内容にお礼や感謝の一言を添えることで、丁寧で礼儀正しい印象を相手に与えることができ、さらに締めの言葉としてやりとりを終わらせることもできます。

例えば「面接のご案内をいただき、ありがとうございます」や「貴重な機会をいただき、感謝いたします」といった表現をメールに加えると、採用担当者にとっても「誠実で礼儀正しい応募者」として映り、良い印象を残すことができます。

また、就活生の方が間違えやすい点として「致します」という表記が挙げられます。

「いたします」の方が望ましいとされるので、相手が使っている場合は合わせても良いですが、少なくとも、先方が「いたします」と表記しているのに、こちらが「致します」と表記するのは避けましょう。

日程候補は3日以上用意する

面接の日程調整が必要な際は必ず3日以上の候補日を提示することが望ましいです。

候補日が3日以上あることで、採用担当者がスケジュールを調整しやすくなり、選考がスムーズに進みます。

例えば「○月○日、○月○日、○月○日のいずれかの日時でご都合はいかがでしょうか」と複数の選択肢を提示すると、担当者が日程を組みやすくなります。

また、時間帯（午前・午後）を指定すると、企業側に対する配慮が伝わり「柔軟な対応ができ、相手の立場を考えられる人だな」という評価を得やすくなります。

日程変更は必ず謝罪を入れる

どうしても都合がつかず、面接の日程変更をお願いする場合は、まず最初に謝罪の言葉を述べることが大切です。

企業側は面接日程のために時間を調整し、貴重な時間を割いてくれているため、その配慮に対して感謝と敬意を示すことがマナーです。

例えば「お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、大変恐縮ですが」と謝罪の言葉を添えつつ、誠意を持って依頼することで、担当者に「配慮ができる誠実な学生」と認識されやすくなります。

また、日程変更の理由を簡潔に伝えましょう。

「大学の試験と重なってしまい、大変申し訳ありませんが日程の変更をお願いできないでしょうか」と理由を伝えると、担当者に理解してもらいやすく、対応してくれる可能性が高まります。

就活用のフリーアドレスを作っておく

就活用のフリーアドレスを作っておくこともおすすめです。

就活期間中は複数の企業と頻繁に連絡を取り合うことが多く、普段使いのメールアドレスでは就活関連のメールが埋もれやすくなります。

専用のアドレスを持つことで、就活関連のメールを一元管理し、重要な連絡を見逃すリスクを減らせます。

また、メールアドレスに自分の氏名や学校名を含めておくと、企業側も「誰からのメールか」がひと目で分かりやすくなり、管理がしやすくなります。

また、そのアカウントにスマホでもログインしておけば、電車の移動時間などの隙間時間にメールチェックや返信もできます。

迅速な返信は印象を左右するため、常に持ち歩いているスマホで対応できるようにしておきましょう。

 

【一次面接の返信メール】返信メールの書き方

一次面接の日程連絡を受け取った際は速やかに返信メールを送りましょう。

メールの構成は宛先・挨拶・内容・締め・署名の順で進めるのが基本です。

宛先には企業名と担当者の氏名を明記し、部署名がわかる場合は合わせて記載しましょう。

本文は自分の大学名・氏名とともに、いつの選考でやり取りした相手かがわかるように書くと、相手があなたを認識しやすくなります。

内容の部分では、返信の要件を簡潔かつ明確に述べることが重要です。

日程を了承する場合であれば「ご連絡いただいた〇月〇日〇時に伺いたいと思います」と端的に伝えましょう。

締めくくりには相手の忙しさに配慮する姿勢を示すことで、丁寧な印象を与えられます。

最後に署名を忘れず、大学名・学部名・氏名・連絡先を明記してください。

【一次面接の返信メール】一次面接の返信メールのテンプレ

続いて、一次面接の返信メールを作成するにあたっておすすめのテンプレートを紹介します。

もちろん、先ほど紹介したツールを活用すれば質の高い返信はすぐに出来上がります。

しかし、本当にビジネスマナーとして間違っていないか不安な方は出来上がった返信と以下のテンプレートを照らし合わせてみてください。

提示された日程通りに進めたい場合の返信

別の日程を提案する場合の返信

面接日程の変更または再調整をしたい場合の返信

希望の面接候補日を送る場合

面接日程が確定した通知への返信メールの例文

面接後のお礼をする場合の返信

面接結果を問い合わせる場合の返信

選考を辞退する場合の返信

【一次面接の返信メール】注意するポイント

続いて、一次面接の案内メールが届いた時の返信において、どのような点に注意しなければならないのかについて詳しく紹介します。

以下のポイントを全く意識せずに返信してしまうと、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。

必ず、以下の5つを確認してからメールを返信してください。

文字の装飾

ビジネスメールにおいては文字の装飾を避けることが基本です。

読みやすくしようと装飾しても、相手の受信環境によって正しく表示されない可能性が高いです。

特に携帯電話や一部のメールソフトでは文字化けを起こし、読みづらくなることもあり、逆効果になってしまいます。

メールは相手にとって読みやすく、伝わりやすい状態であることが重要です。

見た目を整えるつもりで使った記号や記述が、かえって印象を下げる可能性もあるため、必ず書式のクリアなどの操作で装飾を外し、テキスト形式で送信するのが望ましいです。

また、もしレイアウトをどれだけ調整しても読みにくいと感じる場合は、一文が長い可能性があるので、接続詞を用いて複文になっている部分などがあれば、単文に修正しましょう。

正しい敬語

就活のメールでは正しい敬語を使うことも社会人としての基本姿勢を示すことにつながります。

日常会話の延長で使ってしまいがちな表現には注意が必要です。

特に「了解です」「分かりました」はカジュアルすぎるため「承知しました」と表現しましょう。

「かしこまりました」はやや硬すぎる印象を与えますが、絶対にNGではありません。

また「ご覧になられる」のような二重敬語も避けるべきで「ご覧になる」が適切です。

また「づらい」を「ずらい」、「ずつ」を「づつ」、「いう」を「ゆう」などと表記する人は近年あまりにも多いですが、これらも義務教育で習う範囲であるため、間違って使わないようにしましょう。

「難しすぎる」を「難しいすぎる」などの送り仮名のミスや「この経験を活かせれる」など「れる・られる」の誤用をする方も多いため、不安な方は国語が得意な友人かAIなどに添削してもらいましょう。

一文の長さ

メールでは相手がすぐに内容を理解できるよう一文を短く、簡潔にまとめることが大切です。

一文が長すぎると、主語と述語の関係が曖昧になり、結局何が言いたいのか伝わりにくくなります。

また、読み手の負担も大きくなるため、好印象を持たれにくいでしょう。

特に就活では面接日程や会場などの具体的な情報を含めることが多く、正確に伝えることが求められます。

したがって、一文一義を心がけて、内容ごとに分けて構成することが大切です。

結論を先に述べる意識を持ち、接続詞を多用せずに読みやすく整理しましょう。

誤字脱字の確認

誤字脱字はたとえ小さなミスだったとしても悪い印象を与えてしまうため、特に注意が必要です。

送信する前に必ず全文を見直し、内容に誤りがないか確認する習慣をつけましょう。

読み返す際には音読をすることで、文法的なミスにも気づきやすくなります。

また、文末の句読点や敬語の使い方、日付や時間などの数字にも細心の注意を払う必要があります。

メールは自分の印象を形作る重要な手段であるため、うっかりミスは見逃されてもらえません。

また、誤字脱字が多いと「就職後に取引先とのやり取りで失礼を働いてしまう」と危惧される可能性もあるため、必ず誤字脱字はチェックしてから提出しましょう。

宛名は省略しない

宛名の記載はビジネスメールの基本であり、最初に読む相手に対する敬意の表れでもあります。

企業名は「株式会社」を略さず正式名称で記載し、部署名や担当者名が分かっている場合はできる限り正確に書くようにしましょう。

「御中」や「様」などの敬称の使い方にも注意が必要です。

担当者の氏名が判明している時は「〇〇様」、不明な場合や文書全体に向けた時は「〇〇御中」となります。

宛名が抜けていたり「（株）」のような表記があると「手抜き」「常識に欠ける」といった印象を与えかねません。

メールの冒頭から誠実さを伝えるために、宛名は正確に、敬意を込めて記載することが大切です。

【一次面接の返信メール】Q&A

続いて、多くの就活生の方々が疑問に思うであろう一次面接の返信メールに関する質問を紹介します。

以下の3つは就活エージェントを運営する中で多くの就活生の方々からご相談いただく内容です。

したがって、この記事を読んでくれているあなたも気になっているものがあるでしょうから、ぜひわからない項目があればこの記事で解決してしまってください。

返信が遅れてしまったら？

面接の日程案内や確認に対して返信が遅れてしまった場合、まずは誠実に対応することが大切です。

返信が遅れてしまった理由が何であれ、企業側はその間スケジュール調整や対応に追われている可能性があります。

したがって、返信の冒頭には「ご連絡が遅くなり大変申し訳ございません」といった謝罪の一文を添えるのが基本です。

ただし、焦って深夜や早朝に返信をしてしまうと、悪い印象を持たれてしまいます。

ビジネスメールは常識的な時間帯、目安としては「朝9時から夕方18時まで」の間に送信するのが適切です。

また、遅れたことを理由に内容を簡略化してしまうのではなく、相手からの案内に対して適切かつ丁寧に返答する姿勢も忘れないようにしましょう。

返信不要の場合は？

企業からのメールの中には「このメールは送信専用です」「返信は必要ありません」と明記されているものがあります。

当然ながら、このような場合は返信は控えるのがマナーです。

返信不要のメールに対して返事をすると、企業側にむしろ手間をかけてしまい、印象が悪くなってしまいます。

選考に関するシステムメールや日程の自動通知メールなどが代表例です。

返信の可否が不明な場合は、文末に「本メールには返信できません」などの記載がないかを入念に確認しましょう。

面接後にメールを送る必要性って？

面接後にお礼メールを送るかどうかは迷うポイントの1つです。

結論として「必須ではないが、送っても良い」と言えます。

企業側としては基本的に面接の受け答えや提出書類で判断を行っており、お礼メールの有無が直接選考に影響することは少ないです。

しかし、丁寧に感謝の気持ちを伝えることで「礼儀を重んじる人物」という印象を与えることもあります。

ただし、形式的で内容が薄いメールはかえって逆効果になるため、面接で話した内容を踏まえた上で、具体的な感謝や学びを伝えることが望ましいです。

また、送る場合は面接の当日か翌日中に送るのが理想であると言えるでしょう。

可能性は低いですが、採用を迷っている担当者に対して、丁寧なメールが「最後の一押し」になることも、あり得ないとは言えません。

まとめ

今回は一次面接に関するお知らせがメールで届いた時にどのような返信をすれば良いのか、おすすめのツールや気をつけなければならない点などについて紹介しました。

せっかく一次面接に進めたのですから、メールで悪い印象を与えてマイナスな状態からスタートしたくないところです。

ぜひ本記事で紹介したポイントを踏まえ、そしてツールを活用してスムーズに返信を作成してください。