【例文あり】メールでの面接の辞退方法は？連絡手段やマナーについて詳しく解説！

監修者

柴田貴司

明治大学院卒業後、就活メディア運営｜自社メディア「就活市場」「Digmedia」「ベンチャー就活ナビ」などの運営を軸に、年間10万人の就活生の内定獲得をサポート

はじめに

就職活動で複数の企業から選考の誘いを受ける中で、内定やキャリア志向の変化により面接を辞退せざるを得ない状況が生じることがあります。

そのような時、どのように企業に連絡を取るべきか、失礼のない伝え方とはどのようなものか、と悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、面接を辞退する際に企業に伝えるべき重要な内容、企業に失礼なく誠意をもって面接辞退を伝えるための基本的なマナーを解説します。

【面接をメールで辞退】面接の辞退はOKか

就職活動をしている中で、より志望度の高い企業からの内定を得たり、選考が進むにつれ、その企業とのミスマッチを感じることは起こりえます。

そのような場合面接を辞退してもいいのか悩むことがあるかもしれません。

以下では、面接の辞退はしてもいいのか、面接を辞退する実態について説明します。

面接を辞退するか悩んでいる人はぜひ判断材料の一つにしてみてください。

面接は辞退しても良い

面接を辞退すること自体は決して不自然なことではありません。

人生における重要な選択である就職活動においては、他の企業から内定を得た場合や、選考が進む中で企業の文化や事業内容に自身の価値観とのギャップを感じたといった、真剣に向き合ったからこそ生じる理由、あるいは急な体調不良や家庭など、予測不可能な事態も起こりうるでしょう。

大切なのは、辞退せざるを得なくなった状況そのものではなく、その後の対応の仕方です。

企業に対して誠意をもって、かつ速やかに連絡することが、社会人としての礼儀であり、自身の評価を不必要に下げることを避けるための重要な行動です。

面接辞退をする人はどのくらいいるのか？

実際に、就職活動を経験した多くの人が、選考の途中で辞退をしています。

ある調査結果によれば、「面接前に辞退をした人」が約64%、「面接後に辞退をした人」が約40%、「内定を辞退した人」が約36%というデータも存在します。

この数字からもわかるように、選考が進むにつれて、自身の適性や本当に進みたい道が見えてくることは決して珍しいことではありません。

特に、ある程度選考が進んでしまうと、「辞退するのは申し訳ない」と感じるかもしれません。

しかしながら、自身の希望しない企業に、義理立てで入社することは、自分にとっても企業にとっても、決して良い結果には繋がりません。

もし就職活動の後半になっても、その企業への入社の気持ちがどうしても湧かないのであれば、勇気を持ってその気持ちを正直に伝え、後悔のない選択をするために、本命の企業の選考に集中することが大切です。

辞退を取り下げることはできないため注意

ただし、一度面接辞退の連絡をしてしまうと、原則としてその決定を取り下げることはできません。

後になって「やはり選考を受けたい」と思い直したとしても、企業側の採用計画や選考スケジュールが既に進行しているため、再度面接の機会を得ることは極めて難しいと言わざるを得ません。

したがって、面接辞退の連絡をする際には、その企業への入社の可能性が100%ないという確固たる状況になってから、慎重に行う必要があります。

安易な気持ちで辞退の連絡をしてしまうと、後悔しても取り返しがつかない可能性があることを十分に理解しておきましょう。

【面接をメールで辞退】連絡の手段

面接を辞退する場合はできるだけ早く企業に連絡する必要があります。

ここでは、面接までの期間ごとに辞退の連絡方法について解説します。

選考は就活生だけでなく、企業にとっても非常に重要で労力をかけたものです。

そのため、面接を辞退する連絡は相手への配慮を忘れず、適切な連絡で失礼のないようにしましょう。

2日前まではメールでOK

面接を辞退する際の連絡手段については、面接日の2日前までであれば、基本的にメールでの連絡で問題ありません。

採用担当者は多くの応募者に対応しており、スケジュールも非常にタイトであることが予想されます。

そのような状況においては、担当者が自身の都合の良いタイミングで確認できるメールの方が、電話のように相手の時間を拘束することなく、スムーズに情報伝達を行うことができるため、企業側にとっても負担が少ないと言えます。

ただし、企業側から事前に連絡方法について特別な指示があった場合は、その指示に必ず従うようにしてください。

前日・当日は電話でも連絡する

面接日の前日や当日に辞退をしなければならなくなった場合は、メールでの連絡に加えて、必ず電話でも連絡を入れるようにしましょう。

メールだけの連絡では、採用担当者がすぐにそのメールを確認できない可能性があり、最悪の場合、無断欠席として扱われてしまう恐れがあります。

前日や当日の面接辞退は、企業側にとって急な予定変更を余儀なくさせるため、まずは電話で直接辞退の旨を伝え、担当者に確実に情報が伝わったことを確認することが重要です。

その上で、念のため、電話で伝えた内容を改めてメールでも送っておくことで、伝達漏れを防ぎ、より丁寧な対応となります。

最終面接の場合は電話がベスト

最終面接という重要な選考段階を辞退する場合は、メールでの連絡ではなく、できる限り電話で誠意を伝えることが望ましいです。

最終面接まで進んだということは、企業があなたを採用候補者として高く評価し、多くの時間と労力をかけて選考を進めてきた証拠です。

そのような状況での辞退は、企業や採用担当者に大きな影響を与えることになります。

自身の言葉で直接、辞退する理由と、これまで選考に時間を割いていただいたことへの感謝、そしてお詫びの気持ちを伝えることが、社会人としての誠意ある対応と言えるでしょう。

電話で直接話すことは、メールのみの連絡と比較して、より誠実な印象を与え、今後の関係においてもネガティブな影響を最小限に抑えることに繋がります。

【面接をメールで辞退】辞退連絡の内容

メールで面接を辞退する場合は、相手に伝わりやすく、悪い印象に繋がらないような文面を意識しましょう。

ビジネスメールに不慣れな場合は、どのような内容で送ればいいのか悩んでしまうかもしれませんが、以下で解説することをおさえれば、相手に誠意の伝わるメールを作成できます。

また、このようなメールのマナーは面接自体の連絡だけでなく、今後も活かすことができるため覚えておきましょう。

件名: 辞退の連絡だと分かるように記載する

企業の人事担当者は、日々膨大な数のメールを処理しています。

そのため、面接辞退の連絡をする際には、件名を見ただけで内容がすぐに理解できるように配慮することが非常に重要です。

件名が曖昧であったり、内容が推測できなかったりすると、他の重要なメールに埋もれてしまい、担当者の確認が遅れてしまう可能性があります。

企業側に少しでも手間をかけずに、そしてスムーズに辞退の意思を伝えるために、件名には「面接辞退のご連絡（氏名）」のように、一目で内容と送信者がわかるように明記するように心がけましょう。

本文: 簡潔にまとめる

メールの本文においては、辞退する旨とその理由を、端的かつ分かりやすくまとめることが大切です。

長々と理由を書き連ねてしまうと、かえって要点が伝わりにくくなり、相手に不親切な印象を与えてしまう可能性があります。

ビジネスメールにおいては、簡潔に情報を伝えることが鉄則です。

まずは、面接の機会をいただいたことへの感謝の気持ちを述べ、次に辞退する旨を明確に伝え、差し支えなければ簡潔に理由を添えましょう。

例えば、「この度の面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

慎重に検討を重ねました結果、誠に恐縮ながら、今回の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました」といった書き出しが良いでしょう。

文末: 署名を忘れずにつける

メール本文の最後に署名を忘れずに記載することは、ビジネスメールにおける基本的なマナーの一つです。

署名がない場合、誰からの連絡なのかがすぐに分からず、相手に不信感を与えてしまう可能性もあります。

また、署名には、大学名、学部名、氏名をフルネームで記載するだけでなく、電話番号やメールアドレスも併記しておくと、企業側にとって連絡をする場合に、わざわざ応募者情報を確認する手間が省けるため、メールの最後まで相手への配慮を欠かさないようにしましょう。

これらの情報をしっかりと記載することで、丁寧で責任感のある印象を与えることができます。

【面接をメールで辞退】辞退連絡の例文

テンプレート

他者から内定をもらった場合

企業にギャップを感じた場合

【面接をメールで辞退】辞退連絡のマナー

面接は企業側も多くの準備と時間をかけたものです。

その面接を辞退する場合は、相手に失礼がないように連絡しましょう。

以下で紹介するマナーは基本的なことですが、どれも非常に重要です。

辞退する場合も、対応次第でネガティブな印象になるか変わります。

選考の機会を用意してくれた感謝やそれを辞退するお詫びを忘れないようにしましょう。

無断キャンセルはNG

面接という貴重な機会をいただいているにも関わらず、それを辞退するという決断は、企業の人事担当者にとって、採用計画に大きな影響を与える行為であることを理解しておく必要があります。

したがって、何の連絡もせずに面接を無断でキャンセルすることは、社会人としての基本的なマナーに反する行為であり、企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、自身の評価を著しく損なう可能性もあるため、絶対に避けるべきです。

選考が進む中で気まずさを感じる場面もあるかもしれませんが、自身の状況を誠実に伝え、感謝とお詫びの気持ちを伝えることが、社会人としての責任ある行動と言えるでしょう。

できるだけ早く連絡する

企業は、綿密なスケジュールを立て、多くの時間と労力をかけて採用活動を行っており、皆さんのために面接の時間を確保しています。

そのため、面接を辞退するということは、企業側の採用計画に狂いが生じ、その後の調整に時間を要するだけでなく、場合によっては他の業務にも支障をきたす可能性があります。

企業に余計な迷惑をかけないためにも、面接の辞退を決めたら、できるだけ速やかに連絡することが重要です。

迅速な連絡は、企業が早めに次の対応を検討するための時間を与え、損害を最小限に食い止めることに繋がります。

お詫びの言葉を入れる

ビジネスメールにおいては、情報を簡潔に伝えることが重要ですが、面接を辞退するという連絡においては、その旨を伝えるだけでなく、必ずお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

「この度は、貴重な面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

しかしながら、慎重に検討を重ねました結果、誠に恐縮ながら、今回の面接を辞退させて頂きたく存じます。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません」といったように、相手への配慮を示すことが大切です。

また、面接の機会を与えてくれたことへの感謝の気持ちも忘れずに伝えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

企業の営業時間内に連絡する

メールを送信する時間帯にも配慮が必要です。

担当者が業務時間中に確認しやすいように、原則として企業の営業時間内に連絡するように心がけましょう。

近年では、会社関係の連絡を個人の携帯電話で確認している担当者もいるかもしれませんが、プライベートな時間を不必要に妨げることのないよう、営業時間外や早朝、深夜にメールを送信することは避けるべきです。

やむを得ない事情で営業時間外に送信してしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えることが、相手への配慮を示すマナーとなります。

【面接をメールで辞退】企業からの返信の対応

面接の連絡後、企業から返信があった場合、どのように対応すべきか悩む方もいるかもしれません。

また、返信がない場合はどうすれば良いのでしょうか。

以下に、返信があった場合と、なかった場合、それぞれの状況に応じた適切な対応について詳しく説明します。

単にメールを送信して終わりにするのではなく、企業からのリアクションをしっかりと確認し、最後まで丁寧に対応することが重要です。

返信が来た場合

企業に面接辞退の連絡をした後、企業から返信が届いた場合については、原則として、その返信に対してさらに返信をする必要はありません。

企業側から、辞退の理由について詳細な説明を求められたり、選考への参加を再度促すような引き留めの連絡があったとしても、それに応じる義務はありません。

あなたが誠意をもって辞退の意思と謝罪の気持ちを伝えられていれば、それで十分です。

企業側も、多くの応募者に対応しているため、辞退の連絡に対して一々詳細なやり取りを行うことは稀でしょう。

返信があった場合は、企業があなたの連絡を受け取ったことを確認できた、という認識で問題ありません。

返信が来なかった場合

面接辞退のメールを送信した後、数日経っても企業から何の返信もない場合は、あなたの送ったメールが何らかの理由で相手に届いていない、あるいは見落とされている可能性も考えられます。

そのような場合は、念のため、「先日、〇月〇日の面接の件で辞退のご連絡をさせて頂きましたが、メールは届いておりますでしょうか」という確認のメールを再送することを検討しましょう。

再送する際も、件名には辞退の連絡であることが明確にわかるように記載することが大切です。

それでもなお返信がなく、本当に辞退の連絡が伝わっているのか不安な場合は、電話で直接問い合わせるのが最も確実な手段と言えます。

電話をする際は、企業の営業時間内に、担当部署または担当者に繋いでもらい、辞退の連絡をした旨と、メールが届いているかどうかの確認を丁寧に行いましょう。

まとめ

この記事では、面接を辞退する場合の連絡について主に解説してきました。

就職活動において面接を辞退することは決して悪いことではありません。

しかし、企業側にも準備や選考予定があることを理解したうえで、誠意をもって連絡する必要があります。

面接を辞退する決断をした人は、ぜひこの記事で紹介した相手に失礼のない連絡方法、ビジネスメールのマナーを意識して、次のステップへスムーズに進むための参考にしてください。