【メール例文付き】OB訪問の日程変更ってメールか電話どっちがいい？注意点も合わせて解説

はじめに

就職を希望する業界や企業で働く先輩を訪ねて、疑問を解消したり実際の内部の雰囲気に触れたりするのがOB訪問です。

OB訪問は、就活の大切な情報収集プロセスの一つであり、有利に就活を進めるためには積極的に行いたいイベントだと言えます。

しかし、OBとの約束を取り付けたものの、やむを得ない理由によって約束の日時に訪問できなくなった場合、どうすれば良いのでしょうか。

そこで今回は、OB訪問の日程を変更するためにやるべきことと注意点について詳しく解説します。

【ベンチャーにOB訪問する際の日程変更のやり方とは】日程変更はメール？電話？

日程変更が必要になった際、その連絡はどのような方法で行うべきか、迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。

OB訪問を依頼するやりとりはメールでの連絡が基本となりますが、日程変更という緊急の連絡の場合、電話をしたほうが良いケースもあります。

そのため、日程変更のお願いをメールでするか電話でするかについては、それぞれのメリットとデメリットを見極めたうえで決定するのがおすすめです。

就活生としては、手軽に送れるメールで済ませたいところですが、OB側もそれを望んでいるとは言い切れません。

OB訪問の日程を再度組んでもらわなければならないため、連絡手段の選択は慎重に行いましょう。

さまざまな点を考慮したうえで、訪問先のOBにとってどのような手段が最適なのか、よく考えてみてください。

メールのメリット

メールでOB訪問の日程変更をお願いするメリットは、相手の時間を奪わないという点にあります。

メールであれば、相手が好きなタイミングで読めるため、忙しい仕事の手を止めさせてしまうおそれも少ないでしょう。

さらに、メールには、変更後の候補日時を間違いなく伝えられるというメリットもあります。

日付と時刻という細かな部分は、口頭よりもメールの文章で伝えたほうが聞き間違いなどのトラブルを防げるのです。

このように、相手の時間的都合を邪魔しない点と伝えたい事柄を間違いなく伝えられる点が、メール連絡のメリットと言えるでしょう。

メールのデメリット

メールでOB訪問の日程変更をお願いすることには、こちらの謝罪の気持ちが伝わりにくいというデメリットがあります。

メールだけで日程変更の連絡を済ませると、相手は、わざわざ時間を割いてOB訪問の日程を空けているにもかかわらず、メール一本で簡単に約束を破られたと感じてしまうかもしれません。

また、OB訪問に対する就活生の熱意がないと判断されると、OB訪問自体を拒否されてしまうおそれもあるでしょう。

さらに、多忙で大量のメールを受信しているOBの場合、日程変更のメールを見逃してしまうおそれもあります。

電話のメリット

電話でOB訪問の日程変更をお願いするメリットは、申し訳なさや謝罪の気持ちを率直に伝えられる点にあります。

電話をかける場合には、伝えるべき内容を整理して、極力手短に済ませましょう。

謝罪の言葉・日程変更となった理由・詳細は追ってメールで連絡する旨をきちんと伝えれば、相手に好印象を与えられます。

特に、OB訪問の日程がすぐ先に迫っている場合には、電話での一報は必須です。

電話連絡は、相手の勤務先などに入れることになりますが、繋がらなかった場合や不在時には、留守番電話を残したり伝言をお願いしたりしましょう。

電話で直接伝えられなかった場合には、先に用件を伝えるメールを送り、時間を空けてかけ直すのがおすすめです。

電話を受けてくださった方に、帰社予定時刻を聞いてみても良いでしょう。

また、電話連絡は、緊急時を除いて就業時間内のお昼時を避けて行ってください。

急な日程変更であっても、電話で丁寧に心から謝罪の気持ちを表せば、OBも快く別の日程を検討してくれるでしょう。

電話のデメリット

電話でOB訪問の日程変更をお願いすることには、相手の時間を奪ってしまうというデメリットがあります。

電話に出てもらうことは、相手の仕事の手を止めさせることと同じです。

そのため、もし相手が大切な仕事の最中であれば、不急不要の電話で邪魔されたという気持ちを抱かせてしまうかもしれません。

相手が電話に出たら、まず今話して良いかを確認し、謝罪と用件を伝えたら早めに話を切り上げて、変更後の日程などの詳細についてはメールを送る旨を伝えましょう。

電話でOB訪問の日程変更をお願いするならば、日程変更そのものについての謝罪だけでなく、電話連絡で相手の時間を奪うことについて配慮が必要です。

【ベンチャーにOB訪問する際の日程変更のやり方とは】電話が繋がらなかった場合は必ずメールを送ろう

OB訪問の日程変更のお願いのために電話をしたものの、不在のため直接話せなかった場合には、必ずメールを送るようにしてください。

不在だった場合でも、戻り予定を確認して、すぐに戻るのであれば再度電話しても良いでしょう。

しかし、戻り予定が不明である場合、戻った時にすぐ目にしてくれる可能性が高いメールで一報を入れておいたほうが賢明です。

メールを送る場合、電話をしたがご不在だったためメールした点を述べた後、謝罪と用件をわかりやすく記載してください。

【ベンチャーにOB訪問する際の日程変更のやり方とは】OB訪問の日程変更の例文

OB訪問の日程変更をお願いするメールは、OB訪問依頼時同様に、ビジネスマナーに注意してください。

例文として、以下を参考にしてメールを書いてみましょう。

【ベンチャーにOB訪問する際の日程変更のやり方とは】日程変更をお願いする際の注意点

メールか電話かといったOB訪問の日程変更を伝える手段選択以外にも、連絡の際にはいくつかの注意点があります。

基本的なマナーを守っていても、大切なポイントを押さえていなければ、スムーズな日程変更が困難になるでしょう。

特に、日程変更のお願いは何度もしない・変更理由も伝える・変更後の日程は複数提示するといった点は、相手の都合を第一に考えるうえで、必ずチェックしなければなりません。

ここからは、それぞれの注意点について、詳しく見てみましょう。

日程変更のお願いは1回まで

OB訪問の日程変更を頻繁何度もお願いするのは、おすすめできません。

基本的には、日程変更は1度であってもするべきではありませんが、どうしてもやむを得ない場合に行う1回が限度だと考えておきましょう。

先方の都合をつけてもらっているにもかかわらず、何度も日程を変更させることは、自分の都合を優先していると捉えられても仕方ありません。

頻繁な日程変更があると、決められた仕事に対してルーズであるという印象を持たれるだけでなく、あなた自身の管理能力に対する評価も下がってしまいます。

自分に対する印象を下げることなくOBと良好な関係を維持して、OB訪問を有意義なものとするためにも、日程変更はやむを得ない場合の1回のみとしてください。

日程変更をお願いする理由も伝える

日程変更をお願いする際には、なぜそのような事態になったのかについて、その理由も伝えてください。

日程の変更には直接関係のない事柄ではありますが、やむを得ない事情があったということを伝えれば相手も納得して次のステップへ進めるため、悪い印象を抱かれないでしょう。

理由を伝える場合には、実際にはプライベートな理由であっても、学校関係の行事の都合とするのがおすすめです。

どんなやむを得ない理由であったとしても、プライベートな事情によって日程変更を余儀なくされたならば、OBの心証が悪くなるかもしれません。

こうした不要なトラブルを避けるためにも、学校の勉強を理由にOB訪問の日程変更をお願いすれば、お互いのストレスを減らせるでしょう。

こちらから日程を複数提示する

OB訪問の日程変更をお願いする際には、代替案として別の日程を複数個提示しましょう。

提示する日程が1~2個だと、相手の都合に合わない可能性があります。

その場合、相手にスケジュールを変更させてしまったり、OB訪問自体を断られてしまったりするかもしれません。

そうした事態を避けるためにも、変更後の候補日程は5~6個を目途に提示するのがおすすめです。

また、相手の都合を第一に考えるならば、提示する日程にはある程度のバリエーションを持たせてください。

同じ曜日や同じ時間を5~6個提示するのではなく、曜日や時間はバラバラにして、相手の都合によって自由に選べる形としましょう。

さらに、提示する日程は、あまり遅くなりすぎないように、2週間以内程度を目安にしてください。

多忙なOBであれば、日程調整自体が困難な状況も考えられるため、極力負担をかけないためにも、相手が選びやすい日程の提示が大切です。

OB訪問では、自分のために時間を割いてもらうという気持ちを忘れずに、スケジュール調整においては相手の都合を最優先にすることを忘れないようにしましょう。

まとめ

OB訪問の日程変更をお願いする際には、メール・電話それぞれの連絡手段のメリット・デメリットを把握してください。

電話が繋がらない場合には必ずメールを送り、その内容もビジネスマナーに沿ったものにしましょう。

やむを得ず日程変更をお願いする場合には、変更は1回までにしてください。

また、変更をお願いする際には、相手に快く納得してもらうために、その理由も伝えましょう。

さらに、変更後の日程候補は、相手が選びやすいように5~6個ほど提示するのがおすすめです。

失礼のないように日程の変更をお願いすれば、自分の印象を悪くすることなくOB訪問に臨めるでしょう。