【例文あり】OB・OG訪問後に感謝が伝わるお礼メールの書き方を紹介

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はじめに

ベンチャー企業で働いている人から直接話が聞けるOB訪問。

大手企業と違ってベンチャーは内部の事情がわかりづらいので、OB訪問は会社への理解を深めるためには大切な機会です。

そのような場を作ってくれたOBには訪問後にきちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

この記事では、OB訪問のお礼メールの書き方と気を付けるべきポイントをご紹介します。

ビジネスメールのマナーを押さえ、感謝の気持ちが伝わるお礼メールを送りたい人は参考にしてください。

【OB訪問のお礼メール】お礼メールは必要？

まず、そもそもOBやOGの訪問後にお礼メールを送る必要があるのかと考える人も多いでしょう。

詳しい理由については、下記で説明しているので、確認してみてください。

礼儀正しさをアピールできる

OB訪問に対してお礼のメールを送らなければならない理由として、礼儀正しさをアピールできるということが挙げられます。

OB訪問に協力してくれた社員の方は高い確率で入社後一緒に仕事をすることになります。

しっかりとお礼ができる、丁寧な礼儀正しい学生であるというだけで印象が良くなり、入社後もよく面倒を見てもらえるかもしれません。

よほどメンタルが強い人でない限り、入社直後というものは緊張するものです。

その中で、懇意にしてくれる優しい先輩が1人いるというだけで、落ち着いて業務に取り組むことができます。

また、反対にお礼メールを送らない場合、「お礼もできない人材である」とみなされて入社後はもちろんのこと、そもそも就活において多少なりとも悪い影響が出るかもしれないので、必ずお礼メールは送るようにしましょう。

今後の関係構築につながる

ここまで入社後の関係構築について焦点を当てて話してきましたが、就活が進んでいくにつれて、追加で疑問や質問したいことが生じる可能性もあります。

そういった際、気軽に相談できる相手が一人でも居れば心強いことこの上ありません。

OB訪問の後丁寧にお礼のメールを送ってくれた人と、何も連絡がなかった人とで比べてみましょう。

相手側の気持ちになって考えてみると、明らかに前者の方が「手助けしてあげたい」「何か力になりたい」と思うはずです。

そこで、就活をより円滑に進めるためにも、気軽に負い目なく相談できる環境を作るためにも、丁寧にお礼のメールを送ることは非常に重要と言えます。

【OB訪問のお礼メール】OB訪問の後はすぐにお礼をしよう！

お礼メールは内容も大事ですが、送るタイミングも同じぐらい重要です。

感謝の気持ちをすぐに伝えるために、遅くともその日のうちには送りましょう。

面談直後に送ることができたらベストです。

訪問後すぐにメールを送ると、「マナーを守れて、礼儀正しい」という印象を与えることができます。

逆に時間が空いてしまうと、どんなに心を込めて書いた内容でも、貰った相手の印象は悪くなってしまいます。

仕事を始めても、お礼メールはすぐに送ることのが大事であることを覚えておくと良いです。

ベンチャー企業は仕事のスピード感を重視しているところが多いので、特に注意しましょう。

その日のうちにメールを出せるように、お礼メールの書き方のコツを掴んでおくとスムーズに書けるようになります。

手紙で出すのもあり

OBに対して感謝の気持ちを手紙を出して伝えることはとても良い手段です。

手紙を通じて感謝の気持ちを伝えることで、OBとの絆をより深めることができるでしょう。

OBは、過去の経験や知識を通じて、就活生に対して貴重な指導やアドバイスを提供してくれます。

貴重な時間を割いてこのような機会を得た感謝の気持ちを手紙によって伝えることで、その後のつながりを強化し、良い関係を築き、将来的なコラボレーションや支援の機会を築くことができます。

そのため、具体的な事例を交えながら感謝の意を誠意を持って伝え、今後のコミュニケーションや協力に繋げることが大切です。

【OB訪問のお礼メール】OBに好印象なメールの構成

お礼メールだけではなく、ビジネスメール全般に言えることなのですが、簡潔明瞭でわかりやすい文章を書くことが大切です。

その点においては、構成を意識した文章を書くと内容がわかりやすく、好印象につながります。

気持ちを伝えるのが大切なのですが、構成がすっきりしているのと、相手も負担なく読むことができるでしょう。

ここでは訪問を受け入れてくれたOBに喜んでもらえるメールの構成についてお伝えします。

これを参考に、構成を意識したお礼メールの作成に取り組んでください。

次から具体的に見ていきます。

①件名と所属・名前

件名欄には用件と差出人がすぐにわかるように、「用件」「大学名」「名前」を記入しましょう。

件名：OB訪問のお礼（○○大学○○学部　山田太郎）

メールの場合、件名を見て開封するかどうかを決めることが多いので、一目でわかる内容だと良いです。

件名：「ありがとうございました」だと忙しいビジネスパーソンにはスルーされてしまうかもしれません。

必ず読んでもらいたいので、用件と差出人がすぐにわかるように件名に忘れずに入れましょう。

そして本文の初めに【相手の会社名・部署・名前】を書きます。

その次には「簡単な挨拶」そして改めて名乗ります。

「お世話になっております。本日OB訪問させていただいた、〇〇大学の〇〇です」などです。

②お礼

OBは忙しい業務の合間の時間や業務時間外に訪問を受け付けてくれています。

注目のベンチャー企業の場合は、少ない人数で数多くのOB訪問をこなしている会社もあるかもしれません。

丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

カフェやレストランで会う場合は、食事や飲み物をごちそうになることも多いかと思います。

その際は、当日にお礼を言うのはもちろん、メールでも再度お礼を伝えるようにしましょう。

万が一遅刻などをしてしまった場合は、そのお詫びも忘れずに入れてください。

ほかにもOB訪問前にスケジュールの再調整やそのほかの要望に応えてくれた場合は、その旨も感謝しましょう。

礼儀正しいことは、社会人として何よりも重要です。

具体的なエピソードが書ければ、より一層深みのあるメールになります。

③学びや気づき

面談時の話の中で印象的だったエピソードからの「学び」や「気付き」を具体的に伝えましょう。

「自分の話が役に立った」と嬉しく感じてもらえるうえに、「しっかり話を聞いてくれた」と思ってもらえるメリットがあります。

OBのようにアドバイスをする側としても、伝えるべきポイントが伝わったのか、どんなことを学びとして提供できたのかは気になるはずです。

話を聞きながらとったメモを見ながら、自分の頭で言語化し、その内容をメールに書きましょう。

そして、それはメールを書くという目的だけではなく、自分の気持ちや考えの整理することにもつながります。

志望動機となる可能性もあるので、OBの話に対して自分はどのように感じたのか、言語化しておくのは就職活動においてとても大切です。

④今後の抱負

OB訪問で得た「学び」や「気付き」をどのように活かしていくか、そして今後の抱負を伝えましょう。

前向きなコメントが貰えたら、OBとしてもやりがいを感じてもらえるでしょう。

「〇〇様のお話から○○を学び、今後は○○（具体的な行動）をしたい」などと伝えましょう。

得た学びを次に活かそうとする姿勢はOBへの好印象となるはずです。

また、ベンチャー企業は素直に学び、すぐに行動に移せる積極的な人材を求めています。

文章に加える「○○（具体的な行動）」が企業理念などと通底するものがあればなお良いでしょう。

企業が求める人材像が頭に入っていると、一つレベルアップした、印象に残るメールを書くことができます。

このようなことを念頭に置いて書いてみてください。

⑤お礼とお願い

メールの最後に再度、感謝の気持ちを伝えてください。

そして、今後もES添削やほかの社員の紹介などお願いしたい場合は、その旨伝えるようにしましょう。

しかし、OBも1人の学生に多くの時間を費やすほどの余裕がない場合もあります。

相手の様子を窺いながら、失礼のない範囲でお願いすることを心がけると良いです。

入社への意欲が高く、どうしてもお願いがある場合は、具体的に「誰に」「どのような理由で」「何をお願いしたいか」書いておくのが望ましいです。

「自分は〇〇の勉強をしてきたので、〇〇分野の方の話をぜひ伺いたい。」と具体的に書いたほうがOBも次の行動が取りやすくなります。

なるべく相手の負担を減らす方法を考えながら、お願いをしてください。

【OB訪問のお礼メール】メールの例文

【OB訪問のお礼メール】メールを送る際に気を付けるポイント

メールの構成と例文を確認したところで、メールを送る際に気をつけるポイントを紹介します。

これらはメールの本文とは関係がないこともありますが、どれも社会人が気になってしまうことです。

一方で大学生が普段過ごしていると、思わず見落としがちなポイントでしょう。

構成どおりに文章を書けていたとしても、気をつけないと失礼になってしまうこともあります。

送る前にこれらのポイントをあらためて確認して、お礼の気持ちをきちんと伝えられるようにしましょう。

誤字脱字に気をつける

メールを送信する前に必ず入念にメールをチェックしましょう。

内容が良くても、誤字脱字や確認もれがあるメールを送ると印象が悪くなってしまいます。

このようなケアレスミスは、これから先の面接や仕事にも影響するかもしれないので、注意深くチェックする癖をつけることが必要です。

そのようなことを防ぐためにも必ず、送信する前には何度も確認をするようにしましょう。

就活だけではなく、就職後にも誤字脱字に注意し、必ず見直しすることは大変重要です。

特に名前や肩書きなどの間違いは失礼にあたるので、指差し確認をするつもりでやってください。

慣れないうちはプリントアウトして確認するのもおすすめです。

メールアドレスにも気を配る

メールを送る際には誤送信にも注意が必要ですが、送り元となる自分のメールアドレスにも気を配りましょう。

不審に見えるアドレスからメールが来たら、受け取った相手も警戒してしまうからです。

規則性のない文字列のアドレスは、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあります。

また、ニックネームや就活に関係のない単語が含まれているアドレスの利用は控えましょう。

メールアドレスから不真面目な印象を与えてしまうのは、せっかく感謝の気持ちを伝えていても逆効果です。

トラブルを防ぐには、大学のメールアドレスや就活専用のアドレスを用いるのがおすすめです。

そうでないアドレスを使う場合でも、ひと目で誰から送られてきたかわかるものが望ましいでしょう。

送信時間に気をつける

相手が社会人であることを考慮して、メールの送信時間にも気をつけましょう。

基本的には、お相手の勤務時間内に送るのが好ましいとされています。

お礼のメールは当日中に送るのがマナーであり、夜中や休日にメールをするのは好ましくありません。

勤務時間外に連絡することは、会社によってだと失礼に捉えられる可能性があるからです。

また、すでに退勤していた場合は、お相手のプライベートな時間を奪うことにもなります。

送る時間が遅くなったり、休日をまたいだりする場合は無理をせず、後日送りましょう。

遅くなってしまったことを簡潔に謝罪する文面を付け加えれば、問題ありません。

感謝の気持ちをすぐに伝えることは大切ですが、連絡は常識的な時間にしましょう。

内容はなるべく簡潔にする

メールの内容は伝わる範囲で、なるべく簡潔にしましょう。

人事担当者やOBの方も、業務内の限られた時間の中でメールを確認しているからです。

このため、いくら感謝の気持ちを伝えたくても、とにかく内容を多く書けば良いわけではありません。

もちろん内容も良いに越したことはありませんが、重視されるのは感謝の姿勢です。

内容は最低限でも、OB訪問が終わってから即座にメールを送るほうが評価は高いでしょう。

記事内で紹介しているような構成を守れていれば、内容的には問題ありません。

それ以上の項目を足してしまったり、一文を長くしてしまったりすると読みにくくなってしまいます。

学びや気づきについても、要点を絞って簡潔に伝えましょう。

就活用のメールで送る

お礼のメールを送る時は就活用のメールで送るようにしましょう。

就活用のメールを使用することで、メールの送信者が現在の学生や就活生であることが明確になります。

これにより、OBに対して専門性を持って接していることが伝わります。

一方で、プライベートのメールで送信してしまうとプライベートなイメージを持たれる可能性があり、OBとの信頼性のあるコミュニケーションが難しくなることがあります。

個人情報を最小限に保護をしながらOBとコミュニケーションを構築し、相手に適切な尊重と信頼を構築していきたいですよね。

そのためにも適切な就活用のメールを使用し、お礼を伝えるようにしましょう。

自分のアピールばかりしない

メールを送信する時は自分のアピールだけではなく、OBへの経験や意見に耳を傾けることをしましょう。

自分をアピールするばかりのメールでは、会話が一方的になる傾向があります。

相手があなたに興味を持ち、応じてくれる可能性が高いのは、相手自身も関わりを持ちたいと思ってもらえる場合です。

相手の興味や関心についても尋ねることで、対話を深めることができます。

そのため、自分のアピールだけでなく、相手のニーズや関心を理解し、その中でどのような共通の利益や連携が成り立つかを考えながらメールを送るようにしましょう。

返信に対して返信するようにする

OBの方から返信がきた場合は、返信をするようにしましょう。

OBがあなたのメールに返信を寄せてくれた際、それはOBがあなたのメッセージに興味を示していることの表れです。

返信に対して返信することで、相手への敬意と感謝の意を示すことができるので、相手はあなたに対する信頼感を持ちやすくなります。

また、返信に対して適切に返信することで、双方が持つ情報や知識をより効果的に共有できます。

質問やコメントに対して詳細な回答や補足情報を提供することで、相手に有益な情報を提供し、同時に自身も新たな知識や見識を得る機会を得られます。

そのため、OBに送るメールにおいて、相手の返信に対して返信することを心がけていきましょう。

【OB訪問のお礼メール】OB訪問のお礼メールを忘れてしまったら？

就活が本格化し、スケジュールが詰まってくると、お礼メールを忘れてしまうこともあるかもしれません。

あとから気がついてしまったときには、どのように対応したら良いのでしょうか。

そもそも、お礼メールは自分の気持ちなので、選考に関わることではありません。

なぜなら、送らなかったからといって、次の面接に呼ばれない直接の原因にはならないからです。

このため、お礼メールを送り忘れても、そこまで神経質になる必要はありません。

ただし、2～3日遅れてしまった場合は冒頭に「貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、お礼が遅くなってしまい大変申し訳ございませんでした。」のように、簡潔な謝罪を付け足しましょう。

たとえ遅くなってしまっても、自分の気持ちを伝えるためにお礼メールは送ることが重要です。

【OB訪問のお礼メール】OB訪問のお礼メールに関するQ&A

続いてOB訪問のお礼メールに関するQ&Aについて回答していきます。

多くの人が疑問に思うであろう点をピックアップして回答しているので、ぜひOB訪問のお礼メールを作成するにあたって参考にしてみてください。

お礼メールの返信に対して返信は必要？

OBの連絡先がわからないときはどうする？

選考に落ちてしまっても連絡した方が良い？

まとめ

いかがでしたか。

OB・OG訪問後に感謝が伝わるお礼メールの書き方をお伝えしてきました。

まずはこのようなメールの構成を頭に入れておけば、スムーズに書くことができるようになります。

ビジネスメールのマナーを押さえつつ、メールを受け取るOBがどのような言葉をかけられたら嬉しいのか、考えながらメールを作成してください。

特に、「学び」や「気付き」そして「今後の抱負」は自分の言葉で伝えるように意識して、感謝の気持ちを表しましょう。