グループディスカッションで書記とはどんな役割？向いている人の特徴やコツ、使えるツールまで徹底解説！

はじめに

就職活動の選考において、「グループディスカッション」は通常の面接対策だけではうまくいかないことも多く、なかなか突破できず悩んでいるという就活生も少なくありません。

発言するのは苦手という方は、書記としてならグループディスカッションの選考を通過できるかもしれません。

この記事では、グループディスカッションにおいて、「書記」の役割を担う人が気をつけておくべき点、実際に議論を行ううえでのコツについて紹介していきます。

まさに今就職活動中で、グループディスカッションに悩んでいるという方はぜひ参考にしてください。

【グループディスカッションの役割】向いている役割の探し方や全種類の解説とそれぞれのコツを解説！

グループディスカッションでの書記の役割

初めに書記の役割について紹介します。

グループディスカッションではさまざまなロールがありますが、その中でも書記は自分の意見が言えない・目立たないなど、裏方のイメージから就活において不利だと思われがちです。

しかしグループディスカッションにおいて、書記は発言してはいけないというルールはありません。

書き起こしに徹するだけではなく、書記としてのアピール方法を押さえることで高い評価を得ることができます。

まずは、書記の基本的な役割、グループディスカッションにおいての立ち回りを理解するところからはじめましょう。

メモを取る

書記の仕事は、主に議論の内容をメモし、発表の際や振り返りに活用できるようにすることです。

議論中、さまざまなシーンで参照することが想定されているため、メモは字の丁寧さだけではなく、レイアウトなどの「見やすさ」も求められます。

またディスカッション中は、まず人の意見をしっかりと傾聴し、要約してメモに残していくのがメインの作業です。

人の話を集中して聞くことができなければ書記は務まらないでしょう。

また、議論のスピードが上がったとしても、聞き逃しやメモの取りこぼしはNGなので、相応の集中力や筆記スピードが求められます。

もしメモが追い付かずに議論が滞ってしまうと、ディスカッションの本質が損なわれてしまうためなかなか難しい役割だといえます。

論点を洗い出し、議論を円滑に進める

人の発言をただメモするだけでなく、発言の内容やポイントをわかりやすく箇条書きにすることも書記には求められます。

このように工夫することで、筆記時間を短縮する効果に期待できるのですが、慣れていないとポイントを瞬時につかむことは難しく、日ごろから要約の力をつけておく必要があるでしょう。

また、自身が筆記した内容をもとに、課題や話し合うべきことの整理が可能なので、議論を円滑に進める役割を担っているという側面もあります。

たとえばメンバーから出た発言の内容が多少ずれている場合、書記が要約して伝えることも可能です。

出された意見を正しい形に仕上げ、グループ内で共有することができればより効果的なアピールにつながるでしょう。

グループディスカッションの書記に向いている人

書記は議論の書き起こしをするだけではなく、人の意見の要点をうまくピックアップしてまとめる力、またそれを行いながら自分の意見も発言する力が求められます。

実際に書記の役割を与えられたときに慌てることがないよう、ここではどのような人が書記に向いているか、書記の適正について解説していきます。

グループディスカッションの中で書記として活躍したい方はもちろん、グループディスカッションに参加したことがない人もぜひ参考にしてみてください。

マルチタスクが得意な人

メモをしつつ自分の意見をまとめ、それを発言する力が求められます。

自分の意見を言わないことには、グループディスカッションにおいて自分の存在感をアピールできません。

就職活動の際、グループディスカッションを提示してくる企業の多くは、それを通して就職希望者が「実際に企業で働いた際、どのような姿で働いているか」を見ています。

そのため、書き起こしの役割のみに徹していて、個人の意見を発言しない書記では企業として評価のつけようがないのです。

グループディスカッションで書記の役割を担う場合、デフォルトでマルチタスクが求められることを念頭に置いておきましょう。

大変な役割に思えるかもしれませんが、しっかり勤められた場合、企業からの信頼や評価が大きくなる特別な役割です。

集中力がある人

実際の就職活動におけるグループディスカッションの実施時間は、30〜45分で設定されていることが多いです。

当然ながら、書記はその間に集中力を切らさずずっと手を動かしていなければいけません。

また、聞いたことをただ書き起こすだけでなく、どうしたら見やすいかを常に考えながらメモする必要があります。

それに加え、自分の意見も発言しなければならないので、単純にディスカッション中の作業量がほかのメンバーに比べ多くなる傾向にあります。

そのため、書記の役割を目指す人は日ごろからある程度本番を想定して練習しておく必要があるといえるでしょう。

複数の作業が同時進行できる集中力は、企業にとっても魅力的な能力なので、それをアピールすることができれば希望する進路にぐっと近づく可能性があります。

話の要点を捉えるのが得意な人

書記は参加者全員の意見や議論の流れを正確に記録する重要な役割を担うため、話の要点を素早く捉え、適切にメモを取る能力が求められます。

グループディスカッションでは時間が限られているため、すべての発言を詳細に記録することは難しいですが、発言の本質や論点を的確に理解し、簡潔にまとめることができる人が理想です。

ディスカッションでは多くの意見が飛び交う中で、その中から本質的な部分や結論に結びつく重要なポイントをピックアップする能力が重要です。

話し手の意見をそのまま書き写すのではなく、論理的に要点を整理し、後から見直してもわかりやすいようにまとめましょう。

これにより、チーム全体の議論がより効果的に進み、そしてまとめや発表の際も活用しやすい情報となります。

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グループディスカッションでうまく書記をするためのコツ

前述のとおり、書記は意見の書き起こし役に留まらず、発表者が発表しやすいように意見をまとめる必要があります。

また、議論の流れを把握できるよう構造化して要点をまとめるなど、さまざまなスキルが求められるケースも少なくありません。

難しい役割だからこそ、上手な書記は面接官の目に留まりやすく、さらにグループ内の雰囲気も良くなるため、やり遂げることで就職活動においてプラスに働くことが多くあります。

ここからは、書記の役割をうまく遂行するコツについて紹介していきます。

決定事項とアイデアは必ず分けてメモする

書記の役割をうまく果たすためには、議論の中で出された「決定事項」と「意見・アイデア」を分けてメモすることが重要です。

メンバーが出すアイデアや提案は多岐にわたりますが、すべてが結論に結びつくわけではありません。

アイデアの段階で出された意見と、議論の結果としてチームで合意した決定事項は別物であり、これを混同してしまうと議論の後半で混乱を招く可能性があります。

決定事項をしっかりとメモしておくことで、議論の進行中に他のメンバーが迷わずに住むだけでなく、最終的な発表やまとめの段階で全員が合意した内容を正確に伝えることができます。

具体的にはメモを取る際は二列に分けて「決定事項」と「アイデア」を整理して記録しましょう。

全員の意見に耳を傾ける

グループディスカッションの目的は、グループの中で課題に対して議論を行い、それを解決することです。

つまり、グループ全員が一丸となって問題解決に向かっていない場合、大きなマイナス評価につながります。

その中で書記は、間接的に議論をコントロールできるポジションともいわれていますが、あくまでも全員の意見に平等に耳を傾けることが必要になってきます。

自分に近い意見にだけ耳を傾け、都合の良いように議論を進めてしまってはディスカッションの意味がありません。

聞き取れなかった発言や、理解が難しかった場合は聞き返して問題ないので、必ず確認してメモを取るようにしましょう。

また、自身の役割を果たしたうえで意見を言えば、より説得力のある意見として採用されるかもしれません。

対立点は書き留めておく

メモを取る際、ただ発言した順に並べていては有用なメモとはいえません。

出たアイデアや意見の共通点を見つけ、類似した意見のグループ化をすることはもちろんですが、逆の意見が出た場合はそれを「対立点」としてわかりやすく書き起こすことが重要です。

また、もし議論が止まってしまった場合、書記の立場を利用して対立点をグループに提示しましょう。

これにより、新たな問題点や課題についてのさらなる議論を促すことに期待できます。

全員の意見を把握している立場だからこそ、気がつける視点を持っているのが書記の強みです。

また、課題を発見できる能力は、事業が成長段階にある企業やその部署などで非常に重視される能力なので、グループディスカッションにおける書記の大きなアピールポイントといえるでしょう。

結論をメモする

書記の役割において特に重要なのは「結論」を素早くメモすることです。

ディスカッションでは多くの意見が飛び交うため、すべての意見や理由を詳細にメモしようとすると、手が回らなくなってしまいます。

要点をしっかりと把握し、議論がまとまった段階で結論を素早く記録することが大切です。

結論を簡潔にメモすることで、時間を効率的に使い、議論の進行を妨げることなく書記の役割を果たすことができます。

ただし、もちろん、場合によっては結論だけではなくその結論に至るまでの理由や背景をメモすることが重要になることもあります。

議論が複雑で、発表やまとめの段階でその理由を求められる可能性が高い場合は、特に詳細に記録しておきましょう。

余裕がない場合は結論を中心にメモし、余裕があるときには理由をしっかり追加することを心がけると良いです。

あらかじめ書記のテンプレを作っておく

あらかじめ書記用のテンプレートを作成しておくのも良いでしょう。

グループディスカッションの議論の流れは基本的に一定のパターンをたどることが多く、例えば課題解決型の場合は最初に前提を確認し、その後原因を特定し、最終的に解決策を提案するという流れが一般的です。

これに対応する形で、あらかじめ「前提」「原因の特定」「解決案」「まとめ」といった項目を用意したテンプレートを作成しておくと、議論が進む中でどの部分に何を記録するかを迷わずに進めることができます。

議論の進行に合わせてメモ取りがスムーズに行えるため、焦らずに効率良く記入できるでしょう。

また、もし自分以外のメンバーが書記を務めることになった際は、このテンプレートを教えてあげるのも選択肢の1つです。

議論のまとめを言う

グループディスカッションにおいて書記の役割を担う際は、議論のまとめを適宜発言することが非常に重要です。

議論が進む中では意見が交錯したり、話題が脱線したりすることがあるため、議論の方向性を整理し、次の話し合いがスムーズに進めましょう。

例えば、意見が出尽くしたタイミングや話題が一区切りついた時点で「ここまでの議論をまとめると〇〇という意見が出ています。

次に議論すべき点は〇〇でしょうか」といった具合に、要点を簡潔に整理して伝えると良いです。

このように議論を整理することで、メンバー全員が現時点での共通認識を持つことができ、次の議論が進めやすくなります。

また、議論のまとめを言う際には中立的な立場で客観的に発言することが重要です。

感情的にならず、意見を公平に整理することで、グループ全体から信頼を獲得できます。

発表も担当しよう

グループディスカッションの最後では議論の内容をまとめて発表する場面があります。

最初の段階で発表者が決まっている場合はそのまま担当者に任せても良いですが、決まっていない場合は、書記を担当していた自分が発表を担当するのも良いでしょう。

議論の流れを把握し、要点を整理してきた自分が発表することで、スムーズかつ的確に発表できます。

発表者によっては伝えるべきポイントがずれてしまう、または議論の流れを正確に把握できていない場合にうまく伝えられないことなどの問題があります。

しかし、書記が発表を行うことでそのリスクを軽減可能です。

書記としてまとめてきた要点を最大限に活かし、質の高いプレゼンを行いましょう。

グループディスカッションの書記で気をつけるポイント

グループディスカッションで書記の役割を担う場合、注意してほしいことが2点あります。

基本的な事項に気をつけるだけでもグループディスカッションの中で自らの存在感をアピールすることができるので、以下に解説するポイントを本番の前にチェックにしてください。

また、自分は書記に向いていないかもしれないという人も、役割決めの際その役割の特性を知っておくことでグループのバランス調整に役立つので、各役割の特徴について一度確認しておくことをおすすめします。

字はきれいに書く

書記の役割の中で、特に基本となるのが文字の見やすさです。

字が汚い人が書記になってしまった場合、自分が読めてもグループのメンバーには判読できないという状況が生まれる可能性が高く、円滑に議論を進める妨げになってしまいます。

書記を選ぶシチュエーションになった場合は、「字のきれいな人を選ぶ」基準を持つようにしましょう。

また、書記を任された場合は、特に達筆である必要はありません。

大切なのは、滞りなくグループのメンバーに情報が伝わることです。

そのため、グループディスカッションの書記はまず、「文字の大きさ・きれいさ」のほか、「誤字・脱字」に気をつけることを意識しましょう。

なお、マーカーや太文字などを使うとより見やすいメモに仕上がるため、余裕があれば自分なりに工夫してみてください。

発言量に気をつけよう

グループディスカッションにおいて書記を担当すると、議論の記録に集中するあまり、発言量が少なくなりがちです。

しかし、書記であっても発言が評価されるポイントであることを忘れてはいけません。

書記としての役割をしっかり果たしつつ、適切なタイミングで自分の意見を発表しましょう。

適切に発言をすることで議論に積極的に参加している姿勢を示すことができ、評価にもつながります。

また、書記の立場だからこそ見える「全体像を踏まえた意見」を出すことができるため、グループの議論の進行に大きく貢献することもできます。

例えば、「皆さんの意見をまとめると、現時点では〇〇が重要という結論に近づいていると思います。

これに対して他に補足や意見がある方はいらっしゃいますか？」といった発言をすることで、議論の流れを整理できるでしょう。

表情が硬くならないようにする

グループディスカッションで企業が求めていることは、多くの場合「問題解決ができているか」「グループ内で円滑なコミュニケーションが取れているか」です。

そのため、面接官が「この人と働きたい」と感じられるかも重要なポイントになってきます。

書記はその役割ゆえに、必死になるあまり無表情になりがちです。

いくら鋭い指摘ができても、それを無表情で話すとチームの雰囲気が下がってしまいます。

グループディスカッションでは、全員で合格するつもりで臨むことが望ましいといわれているようにチームワークも問われているので、指摘をする際は身振り・手振りを用いつつ笑顔で伝えることを心がけましょう。

なお、自分は笑顔のつもりでも相手にはそう見えないというケースも珍しくないので、日ごろから鏡の前で笑顔の練習をするようにしましょう。

オンラインの場合はメモを共有できるようにしよう

オンラインでのグループディスカッションで書記を担当する際にはメモをリアルタイムで共有できるようにすることが大切です。

画面越しのコミュニケーションとなるため、メンバー全員が同じ情報を視覚的に確認できるようにして、議論の進行をスムーズにしましょう。

あらかじめ、共有方法について準備しておくことが重要です。

リアルタイムで編集ができるツールを活用し、メモを視覚的に共有する方法を事前に調べ、共有しておくと良いでしょう。

グループディスカッションの書記がよく使うもの

最後に、グループディスカッションで書記が用いるものについて解説していきます。

ホワイトボードが用意される場合もありますが、企業によっては各自持参を指示されるケースも珍しくありません。

また、昨今は新型コロナウイルス感染症の影響から、対面型から非対面型の採用活動を行っている企業も多く見られるため、当然グループディスカッションもオンラインで実施する機会が増えてきています。

オンライン型グループディスカッションで有用なツールについてもご紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。

紙とペン

対面型でかつホワイトボードを用いない場合、やはり紙とペンが定番でしょう。

ペンはスタンダードな黒のボールペンだけではなく、全員が見やすいメモを作成するために、少し太めのマーカーやカラーペンを用意しておくと意見の整理がしやすく便利です。

加えてメモを取る紙ですが、普段使っているノートよりも、少々大きいサイズのものを用意すると良いでしょう。

サイズの大きな紙にグループの意見をまとめることにより、発言だけでなく図表を書く余裕が生まれるほか、グループ内での情報共有がしやすくなる利点があります。

また、大きな紙に書くことの利点はグループ内だけではなく、面接官の目に留まりやすく、効果的なアピールにもつながります。

自身の持ち物については、事前に余裕を持って準備しておきましょう。

Google Docs

前述のとおり、最近ではオンラインでグループディスカッションを実施するケースも増えてきています。

手元で書いたことをすぐに共有できるアナログとは異なり、画面越しのコミュニケーションになるため、作業に手間取り混乱してしまう方も少なくありません。

その際に活用するのがGoogleのドキュメントアプリです。

利用している人も多いと思いますが、こちらを使うメリットとして、「書記(オーナー)以外も編集が可能」「全員が話の内容を随時確認できる」点が挙げられます。

また、ミーティングの画面共有機能を使うことで、アナログのホワイトボードと同じように、議論に参加している全員が話の内容を随時リアルタイムで確認することも可能です。

就活で困ったら就活エージェントに相談しよう

ここまでグループディスカッションにおける書記の役割について詳しく紹介してきましたが、就活において対策すべきなのはグループディスカッションだけではありません。

ESや面接の対策もしなければなりませんし、業界研究や企業研究も欠かせません。

そこでおすすめなのは、就活エージェントを利用することです。

プロにESの添削や面接の練習相手を依頼し、より入念な対策を行いましょう。

ジョブコミットは完全無料で利用でき、代表的なサポートだけでなく、おすすめ企業の紹介やグループディスカッション対策のお手伝いも可能です。

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おわりに

この記事では、グループディスカッションにおいての書記の役割について解説しました。

大学の授業におけるグループディスカッションと就職活動とではどうしても「別物」だと考えてしまいがちですが、基本的な役割はシチュエーションが異なっても変わることはありません。

そのため、大学でグループディスカッションをする機会があれば、この記事を参考に積極的に書記に挑戦してみてください。

書記の能力は、就職活動はもちろん今後の社会活動でもきっと役に立つはずです