はじめに
これから就職活動を本格化させようとしている学生の中には、あらかじめ知っておくべき基本的なことを幅広く情報収集している人もいるでしょう。
選考のピークを迎える前に正しい準備を進めることは当然のことで、何か不足していれば失敗してしまうリスクにもつながりかねないからです。
今回は多くの学生が悩むことの中から、面接した後にお礼のメールを送るべきなのかについて確認し、直前になって慌てることのないよう心構えをしておきましょう。
【面接のお礼メールは必要？】お礼メールを送る理由
まだどの業界を志すかしっかり定まっていなくても、ベンチャー企業で働いてみたいと考えている学生なら、就活を終え内定を勝ち取った先輩からお礼メールが有効だったと聞いているかもしれません。
メールを送った企業のほうが選考を通りやすかったという成功談から、メールは送るべきと思うのは当たり前かもしれませんが、あくまでも評価は面接において下されるものです。
つまり送らなくても良いのですが、はたしてその先輩はどのような理由でお礼を送ったのでしょうか。
面接に時間を割いてもらったことを感謝するため
面接を担当する社員は専らそれだけに時間を費やしているのではなく、日々の忙しい業務の合間を縫って時間を割いていることを忘れてはなりません。
もしかしたらその社員は面接の当日に、通常の業務に手が回らず残業せざるを得なかったかもしれません。
そんなことにまで想像を巡らせれば、自分のためにわざわざ時間を確保してくれたことに感謝の気持ちを抱くのは自然な流れでしょう。
もちろんその場でも、面接という貴重な機会をいただけたこと、多忙の中時間を割いていただいたことにお礼を述べるはずですが、改めて感謝を伝えることは何も悪いことではありません。
感謝されることで機嫌を損なう人もいないはずで、むしろ印象が良くなり労力を費やして良かったと思ってもらえるでしょう。
志望度の高さを伝えるため
お礼メールで感謝の気持ちを素直に伝えることにより、社会人としてのマナーがしっかりしているという印象も与えられるに違いありません。
また、お礼に添える内容によっては、志望動機を強調したり熱意をアピールできたりすることもあるでしょう。
面接を通じて改めて意欲が高まったことを伝えることで、面接において相手に与えた良い印象を念押しする効果にもつながるでしょう。
しかしながら評価されるのは、先に述べたように面接の場におけるやりとりであって、その後に受け取るお礼メールではありません。
面接でうまく答えられなかったことをメールでスラスラ書いたところで、評価が覆るわけでもなく、かえってあまり良くない印象を与えかねないことを心に留めておいたほうがいいでしょう。
特にベンチャー企業や中小企業では有効
応募者の数が多い大手企業や成績など資質を重視する企業においては、お礼のメールを送ったことによる効果はあまり見込めないかもしれません。
その一方で、熱意や人一倍のやる気を評価する人物重視のベンチャー企業では、面接官に少なからず好印象を与えられるでしょう。
あるいは、応募人数が少ない中小企業の場合も同様で、人柄の良さをアピールできて入社後の活躍を期待してくれるかもしれません。
つまり効果は企業の規模や社風によって大きく異なるものの、相手を見極めることまではしなくて良いでしょう。
要するに、大手だからお礼を見送って、ベンチャーだからメールを送るという振り分け作業そのものは、無駄なことで力を費やすほどのものではないということです。
【面接のお礼メールは必要？】いつお礼メールを送るべき？
感謝の気持ちを伝えることで直接的な評価につながるわけではないものの、特にベンチャーや中小企業においては効果を見込めなくはありません。
そうしたことを確認したうえで、いったいお礼のメールはどのタイミングで送るべきなのでしょうか。
結論としては、面接した当日のうちに送ることが基本であり、都合があってその日のうちに送れなかった場合でも翌日までに済ませておくべきでしょう。
また、送る時間にも注意が必要で、当日だからといって夜遅くになってというのはよろしくありませんし、翌日が土曜日であれば控えるべきです。
面接した当日でも翌日でも営業時間内に送るというのが基本で、それが社会人と接するうえで一般的なマナーであるということを押さえておきましょう。
【面接のお礼メールは必要？】お礼メールに書くべき内容
メールを送る時間帯にもマナーがあるように、送る内容についても非礼のないようビジネスマナーをしっかり意識しなければなりません。
当然ながら正しい敬語を使わなければなりませんし、かといってテンプレートをコピペしたようなものでは感謝の気持ちが伝わらないでしょう。
それではどのような内容を送るべきなのか、いざ書こうとした時に手が止まってしまうことがないように、書くべきことやルールなどを項目ごとにそれぞれ細かく具体的に見ていきましょう。
件名
メールといえば本文の内容にばかりに意識が強く向いてしまいがちですが、見落としがちな件名にも工夫を凝らさなければなりません。
なぜなら、誰からどんな用件でどのような内容の連絡がきたのかがひと目でわからなければ、開封を後回しにされてしまうおそれがあるからです。
件名をわかりやすくすることはビジネスマナーの一つであり、中には件名によって開封する優先度を決める人もいるくらいです。
つまり、内容が伝わりにくい件名のメールを送ってしまうと、どんなに優れた文章を書いたとしてもすぐに読んではもらえません。
これだけのことでライバルと差がついてしまうことがあると心得て、できるだけ当日に送ることとあわせて相手に伝わりやすい件名にすべきことを覚えておきましょう。
宛先
普段からメールをあまり利用していない学生の中には、メールに関する基本的なビジネスマナーを知らない人も少なくないでしょう。
お礼をしたい相手のメールアドレスを正しく入力して送信すれば、間違いなくその相手にメールは届きますが、本文の冒頭には宛先を明記しなければなりません。
これは社会人になってからも変わらないルールで、新卒として最低限身につけておきたいマナーとして今のうちに覚えておいて損はないでしょう。
会社名は略さずに正式名称で、続いて部署名と担当者名を記載して、その後に本文を書くというのが正しい流れです。
もし名前がわからない場合には、面接後担当者様という書き方でも問題はなく、けして失礼にあたるものではないため心配することはありません。
本文
すぐに開封してもらえるような件名にして、会社名と部署と担当者名の宛名を冒頭に記載したうえで、いよいよ本文がスタートします。
目上の方に送るわけですからかしこまった文面で、敬語を使って書かなければならないことは言うまでもないでしょう。
内容については自己紹介を交えつつ素直に感謝の気持ちを伝えれば良いのですが、ありきたりにならないようにするためにも、面接を通して感じたことを書いてみましょう。
そうすることにより志望する熱意を自然にアピールできて、面接によってますます関心を持ってもらえたと思ってもらえるに違いありません。
さらに実際のやりとりを振り返りながら書けるため、例文集などに頼ることなく自分らしい文章に仕上げられるでしょう。
署名
本文のはじめに宛先を書くことと同じように、最後に署名を書くこともメールにおいて欠かせないマナーです。
署名とは大学名と氏名だけではなく、住所と電話番号など連絡先を記載したもので、メールの末尾に署名を添えることはビジネスメールにおける基本であることを覚えておきましょう。
特に学生とのやりとりは頻繁なものではないため、署名がなければ面接したうちのどの学生からのものなのかわからなくなってしまいます。
せっかく送っても誰からかわからなければアピールにつながることもなく、好印象を与えることなどできるはずもありません。
本文とは違い同じものを使い回せるものですから、テンプレートを作って保存しておくなどして、必ず記載することを習慣づけましょう。
【面接のお礼メールは必要？】お礼メールを書く時の注意点
内容がわかりやすい件名にすることや、宛名や署名を必ず添えることなど、知らなかったビジネスマナーがあったかもしれません。
しかしそれらは社会人となれば当たり前のルールで、身につけておけばずっと役に立つマナーでもあるのです。
そのことを理解したうえで、続いてはメール本文を書く時に注意すべきことを確認していきましょう。
学生にありがちで失礼にあたるマナー違反を具体的に知っておけば、ライバルに少しでも差をつけられるかもしれません。
誤字脱字に気を付ける
これはお礼メールに限ったことではなく、エントリーシートや履歴書の作成などでも同様ですが、文章の本文には誤字や脱字がないように十分すぎるほど注意しなければなりません。
あくまでも面接が評価の対象であるためエントリーシートほどのダメージはないものの、メールに誤字があれば明らかに採用担当者に与える印象が悪くなってしまいます。
お礼はスピーディーに当日の営業時間内に送りたいものですが、送信前に必ず何度も繰り返し読み直すことを徹底しましょう。
どうしても自分だけのチェックでは自信が持てないのであれば、家族や友人などに読んでもらうのも良いでしょう。
いずれにしても、必須ではないお礼メールの誤字や脱字によって味噌をつけないように気を付けてください。
メールマナーを守る
簡潔でわかりやすい件名にすること、宛先や署名を添えるなどのメールマナーは、送る相手がどんな企業であっても徹底したいものです。
上下関係がない社風のベンチャー企業の面接などでは、厳格さを重んじる伝統ある大企業には見られないようなカジュアルな雰囲気を感じることがあるかもしれません。
しかし、そうだったからといってメールの文体を砕けたものにしてしまっては、何か勘違いしているのではないかという印象をもたれかねません。
和気あいあいとしたムードで面接が進んだとしても、その雰囲気をメールに持ち込まずに敬語でかしこまった文章を書きましょう。
それを踏まえたうえで、より具体的なビジネスメールマナーについて、この先も引き続き確認していきましょう。
本文は簡潔に書く
お礼する際だけではなくビジネスマナーの基本としても押さえておきたいのは、メールの本文は要点をコンパクトにして結論がわかりやすくなるよう意識して書くことです。
いくらアピールしたいことや感謝の気持ちが強くても、だらだらと長文を連ねても読む側にとっては苦痛なだけで、かえって悪いイメージをもたれてしまうかもしれません。
課題として出されているものではないため何文字までという制限があるわけではないものの、ノートパソコンで開いて一画面に収まるくらいが丁度良いでしょう。
何度もスクロールしなければならないような長文では読む気が失せてしまうばかりか、読むことに時間が取られて業務に支障をきたしてしまうなど、相手の迷惑になりかねないことを心に留めておきましょう。
強調や絵文字を控える
いくら強調したい文章があったとしても、記号などで装飾することはビジネスメールにおいてはふさわしくなく、控えるべきであることも覚えておきましょう。
何気なく使っている記号の中には、機種依存文字といってパソコンの種類やソフトウェアによって文字化けしてしまうものがあるからです。
目立たせようとする意図があってもかえって読みにくくなってしまい、苦心して書いた文章であっても相手にまったく伝わらなくなってしまいます。
また、文字化けのリスクは低いものの、感謝の気持ちを強調しようとエクスクラメーションマークを使うことも避けるべきでしょう。
びっくりマークなどと呼ばれる感嘆符を使うことは日常的かもしれませんが、ビジネスの場ではそぐわないことを知っておきましょう。
【面接のお礼メールは必要？】お礼メールの本文構成例
さて、これまでお礼メールを書く際の注意点をビジネスマナーとともに確認してきましたが、それぞれすべて理解できたでしょうか。
誤字脱字に気を付けるといった当たり前のことから、強調する目的があったとしても記号を多用してはならないことなど、中には知らなかったことがあったかもしれません。
さらに本文はなるべくコンパクトにしなければならないことを踏まえたうえで、実際にはどのような構成にすべきなのかをこの先で具体的に見ていくことにしましょう。
①自己紹介とお礼
先頭の宛先に続く本文の冒頭には、まず自己紹介を必ず入れましょう。
お礼に書くべき内容として最後に署名を書くようにと述べましたが、それとは別に記さなければなりません。
マナーとして署名があることを知っていたとしても、送られてきたメールを下のほうから読み始める人はいないでしょう。
ですから真っ先に名乗り、署名と同じように学校名もしっかりと添えておけば、もし同じ日に同じ苗字の学生が面接していたとしても混同されません。
さらに面接を行った日にちを書くことにより、顔や面接で話した内容を思い出してくれることでしょう。
もちろん自己紹介とともに、自分のためにわざわざ時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちについても、出だしからしっかり書いておくことで良い印象につながります。
②面接の印象と自己アピール
自己紹介といつ面接したか、そしてお礼を伝えてからは、面接をして自分自身が印象に残ったことなどを素直に書くと良いでしょう。
いくら事前にしっかり対策をしていたとしても、尋ねられるのは想定していたことばかりではなく、思いもよらなかった質問もあることでしょう。
その場ではどうしてそのようなことを質問されたのか意図がわからなくても、終わってから解釈できたということがあるかもしれません。
あるいは、面接ではうまく答えられたと思っていても、振り返ってみると的外れな回答だったと悔いることもあるでしょう。
そんなことがあれば面接で言い忘れたこととして書いておけば、面接の評価が大きく変わることはなくても、内省的な学生だという印象を持ってもらえるでしょう。
③入社意欲の高まり
何回も繰り返しているように、面接における評価はその場の質疑応答や態度などで決まるものです。
ましてやお礼メールは義務付けられているものでもなく、その内容によって評点が変わるものではありません。
しかし感謝の気持ちを伝えるのであれば、どんなことが印象に残ったのかを具体的に添えておくと説得力が増すのは確かでしょう。
そこで、面接担当者がその場で話してくれたことの中で、はっとしたことや心が揺さぶられたことを伝えましょう。
もしかしたらその一言によって感動がメールを送る瞬間までずっと続いて、ますます入社意欲が高まるかもしれません。
マナーとして長文にならない程度であれば、そうした気持ちの変化などを書いておいてもマイナスの印象にはなりません。
④締めの言葉
メールの文章を作成している間にも、伝えたいことが次々に頭に浮かんでくることもあるでしょう。
しかし、面接を受けて印象に残ったことや感銘を受けた言葉などがあふれるほどあったとしても、1つか2つくらいまでに話題を絞って簡潔にまとめるように心がけてください。
せっかく相手が笑顔になるような素晴らしい内容だったとしても、長々とした文章を送ってしまうと印象があまり良くありません。
とにかく本文はすっきり短くわかりやすくまとめて、署名の前に締めの言葉を必ず添えることも忘れてはなりません。
たとえば「取り急ぎ面接のお礼を申し上げます」や「引き続きよろしくお願いいたします」などの定型文でも問題なく、さらにこのメールについて返信が必要ない旨を書き添えておきましょう。
おわりに
ここまでで、そもそもお礼メールとは送るべきなのか、送るとしたらどのような内容にすべきなのかを理解できたと思います。
さらに、わかりやすい件名にするべきであること、宛先や署名を入れるなどの形式やマナーについても確認しました。
これらを踏まえて、お礼メールを送る際には内容が簡潔になるよう上手にまとめることを心がけてください。
内容についても例文集にあるようなものではなく、独自のものになるよう意識して印象に残りやすいものに仕上げましょう。
