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はじめに
転職活動を進めていく中で面接が決まると、難しいのが日程調整です。
新卒時と異なり、仕事を続けながら転職活動を行っている場合、日程に融通が利かないことも多々あります。
しかし中途採用を募集する企業も、そういった応募者の事情は理解しているため、必要以上に考えすぎなくても大丈夫です。
今回は、転職の面接日程調整メールの書き方を紹介します。
マナーや構成を理解しておけば、企業から連絡が来た際に不安を感じることも減るでしょう。
例文もあるので、ぜひ参考してみてください。
面接日程調整メールの5つのマナー
はじめに、面接日程調整メールにおける、5つのマナーをご紹介します。
基本的なビジネスメールのマナーを理解していれば問題ありませんが、転職という特殊な状況ゆえのマナーも存在するので注意しましょう。
また日程調整というのは相手にレスポンスを求めるシチュエーションのため、より丁寧な文章が求められます。
面接への印象にも関わるため、マナーを守ったメールを心がけましょう。
もしビジネスメールについての知識が浅いとしても、この項目を読んで理解すれば問題ありません。
①メールの返信は原則24時間以内に
まず大原則として、返信は24時間以内に行いましょう。
日程調整メールが企業から届いたら、なるべく迅速に返信することを意識してください。
レスポンスの速さは、ビジネスにおいて重要な要素です。
ビジネスにおいて、相手の時間を奪うことは信頼関係に響くため、とにかく早め早めの対応が求められます。
プロジェクトなどを共同で進めていくにあたって、返事待ちの状態に陥ると、待っている側はまったく仕事が進みません。
迷惑をかけないために日ごろから返事を早くすることを意識しましょう。
また採用選考におけるレスポンスの速さは、仕事ぶりをイメージさせる上、希望日程が他の求職者で埋まってしまうことを防ぐことができるというメリットもあります。
人気の求人であればより早くスケジュールが埋まってしまうため、できる限りすぐ返事をすると良いでしょう。
またスケジュールが判明せず、すぐ回答できない場合は、いつになったら回答できるのかをこちらから提示しましょう。
分からないからといって先延ばしにすると、先述のように相手に迷惑がかかります。
とにかく状況を報告することが大切です。
深夜・早朝は避ける
メールを送る際は、深夜や早朝など、確認できないような時刻を避けましょう。
基本的に応募先企業の就業時間内に送るのがベターです。
人によっては何時に送られても気にしない、という方もいますが、採用担当者がどのような人物か分からない場合、常識的な時間内に送ると無難でしょう。
また、プライベートの時間に、会社のカレンダーを確認しなければならない状況を作ると、不快な印象を抱かれることもあります。
面接への印象に響く場合があるので、可能な限り避けましょう。
そもそも、企業側から面接日程調整の連絡が届くのは、通常、就業時間内です。
すぐに返信すれば、深夜や早朝に送信するといった事態は起きません。
とにかく、応募企業から連絡が届いたらすぐに確認し、早めの返信を心がけましょう。
②現職のメールアドレスは利用せず個人のメールアドレスを使う
現在働いている会社でのメールアドレスを、転職活動に使用することはやめましょう。
現職のアドレスは、あくまで現職の仕事のために用意されているものであり、転職活動のようなプライベートな物事のやり取りをするために使うべきではありません。
応募先の担当者からも常識が無いと思われかねないため、絶対にやめましょう。
また現職のアドレスを署名欄に記載する必要もありません。
メールでの署名部分は、たしかに自分の連絡先を書くものではありますが、あくまで自分個人への連絡先を記載する部分であり、「別企業の社員」である自分に連絡をもらう必要はないからです。
もっとも確認するメールアドレスだから、と連絡先に利用する方もまれにいますが、職場にバレてしまうと、場合によっては処罰対象にもなりかねません。
転職活動でのEメールアドレスは、Gmailなどのフリーアドレスでも問題ない場合が多いため、必要ならば取得しておきましょう。
携帯などのアドレスを使用する場合、迷惑メールの設定などを見直すこともおすすめします。
③元の本文は残して返信
使用するメールサービスによりますが、受信したメールに返信する場合、基本的にその前の受信した本文が下についてくるでしょう。
その本文は、削除せずに残したまま返信するのが、ビジネスメールのマナーです。
一見ただ邪魔なだけですが、それまでの流れをすぐに確認できるため、何往復もするビジネスメールでのやり取りにおいては、便利な機能となっています。
メールサービスによっては、折りたたまれた状態になっていることもありますが、その場合はわざわざ開いて返信する必要はありません。
日程調整のメールは、調整が上手くいかず長くなることがあるため、必ず前の本文を残しておきましょう。
やり取りが長くなればその分、付いてくる文章も長くなりますが、気にしなくて大丈夫です。
④日程の候補はなるべく多く提示する
自分から日程候補を提示する場合は、なるべく多くの候補日を提示しましょう。
最低でも3つはあると良いとされます。
時間帯や曜日などもなるべく幅を持たせると、相手が日程を決めやすくなります。
もし期間内ならどのような日程でも問題ない、といった場合でも、基本的には候補日を提出し、その上で、どの日程でも問題ないという旨の文を付け加えると無難です。
もし同日の異なる時間帯を候補日にする場合は、その旨を伝える文章を差し込むと良いでしょう。
もちろん、現職もある中で候補日を多く出すというのは、難しいことです。
その場合は、その旨を伝え、休日などに都合をつけられないか確認してみましょう。
こういった日程調整のお願い自体は、失礼なことではありません。
とにかくすぐに連絡すれば、基本的には企業側が柔軟に対応してくれることが多いでしょう。
⑤件名はReを残して、用件と名前を必ず入れる
受信したメールに返信しようとすると、必ず件名の欄に「Re」とつくはずです。
もし件名の内容が変わる場合でも、このReは残しておきましょう。
やり取りが続いていることを示す重要な要素です。
また、件名には用件と自身の名前は必ず入力しましょう。
受信したメールに返信する場合、基本的に件名をいじる必要はありませんが、氏名は書いておくと親切です。
件名の後ろに空白をつけてから、フルネームで名前を追加しましょう。
また自分から応募企業にメールする場合、何の用件で誰が連絡してきたのかをすぐに分かるようにするのがマナーです。
とくに、日程調整に関するメールの場合、自分から連絡するというのは緊急の場合が多いでしょう。
すぐに担当者に気が付いてもらえるように、分かりやすい件名にすることが重要です。
状況別日程調整メール例文4選
では、ここから上記のポイントを踏まえた日程調整メールの例文を紹介していきます。
件名については、基本的に返信の場合を想定しているため記載していませんが、状況に合わせて適宜変更してください。
ここではケースごとの例文をそれぞれ紹介します。
①候補日程をこちらから提示できる場合、②指定された候補日から希望日程を送る場合、③面接日程確定のお知らせに対して返信する場合、④日程変更や再調整をお願いする場合の4種類があるので、自分が使用する用件に合わせて、参考にしてみてください。
①候補日程をこちらから提示する場合
株式会社◯◯◯◯
人事部 採用担当 ▲▲ ▲（フルネーム）様
お世話になっております。
今回、貴社の求人に応募させていただきました■■ ■■（フルネーム）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた必要書類をそろえ、お伺いいたします。
つきましては、ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。
第一希望 ●月●日（●）●時～
第二希望 ●月●日（●）●時～
第三希望 ●月●日（●）●時～×時（×時に面接終了を希望）
また、第二希望の日付につきましては、●月●日（●）▲時～でも面接可能です。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
また、もし提示した日程でご都合が合わない場合、恐縮ですが改めてご連絡いただければ幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認・ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。
■■ ■■
=======================
〒000-0000
東京都中央区◯◯◯◯◯◯ ○○－○○
◯◯ハイツ 2○○
連絡先：
080-0000-0000（携帯）
000-000-0000（自宅）
E-mail：XXXX@XXXXXXXX.jp
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②指定された候補日から希望日程を送る場合
株式会社◯◯◯◯
人事部 採用担当 ▲▲ ▲（フルネーム）様
お世話になっております。
今回、貴社の求人に応募させていただきました■■ ■■（フルネーム）と申します。
この度は面接日程について迅速なご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、下記日程・時間にご指定いただいた必要書類をそろえ、お伺いいたします。
●月●日（●）●時～●時
株式会社◯◯◯◯ 3F会議室A
上記で問題ないか、改めて確認いただき、もし提示した日程でご都合が合わなくなった場合、恐縮ですが改めてご連絡いただければ幸いです。
また緊急時などにこちらから連絡を差し上げる際は、署名欄記載の携帯番号からご連絡させていただきます。
面接のお時間をいただいたこと、大変ありがたく思っております。
お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒、よろしくお願いいたします。
■■ ■■
=======================
〒000-0000
東京都中央区◯◯◯◯◯◯ ○○－○○
◯◯ハイツ 2○○
連絡先：
080-0000-0000（携帯）
000-000-0000（自宅）
E-mail：XXXX@XXXXXXXX.jp
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③面接日程確定のお知らせに対して返信する場合
株式会社◯◯◯◯
人事部 採用担当 ▲▲ ▲（フルネーム）様
お世話になっております。
今回、貴社の求人に応募させていただきました■■ ■■（フルネーム）と申します。
この度は面接日程について迅速なご返信をいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、ご指定いただきました下記日程・時間に必要書類をそろえ、お伺いいたします。
●月●日（●）●時～●時
株式会社◯◯◯◯ 3F会議室A
上記でお間違いないか確認いただき、もし提示した日程でご都合が合わなくなった場合、恐縮ですが改めてご連絡いただければ幸いです。
また緊急時などにこちらから連絡を差し上げる際は、署名欄記載の携帯番号からご連絡させていただきます。
面接のお時間をいただいたこと、大変ありがたく思っております。
お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒、よろしくお願いいたします。
■■ ■■
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〒000-0000
東京都中央区◯◯◯◯◯◯ ○○－○○
◯◯ハイツ 2○○
連絡先：
080-0000-0000（携帯）
000-000-0000（自宅）
E-mail：XXXX@XXXXXXXX.jp
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④日程変更や再調整をお願いするメール
株式会社◯◯◯◯
人事部 採用担当 ▲▲ ▲（フルネーム）様
お世話になっております。
今回、貴社の求人に応募させていただきました■■ ■■（フルネーム）と申します。
この度は面接日程についてご相談させていただきたく、ご連絡差し上げました。
●月●日（●）●時から面接のお約束をいただいておりましたが、 急な出張が入ってしまったため、貴社にお伺いすることが叶わなくなってしまいました。
貴重なお時間をいただき、日程をご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば以下の日程で再度、調整をご検討いただけませんでしょうか。
第一希望 ●月●日（●）●時～面接開始希望
第二希望 ●月●日（●）●時～面接開始希望
第三希望 ●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望）
お忙しい中大変恐れ入りますが、何卒、よろしくお願いいたします。
■■ ■■
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〒000-0000
東京都中央区◯◯◯◯◯◯ ○○－○○
◯◯ハイツ 2○○
連絡先：
080-0000-0000（携帯）
000-000-0000（自宅）
E-mail：XXXX@XXXXXXXX.jp
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まとめ
転職の際に使える、面接日程調整メールの書き方についてご紹介してきました。
ビジネスメールのマナーさえ押さえておけば、難しいことはあまりないということが理解していただけたと思います。
新卒時の就活と異なり転職活動では、現職を続けながらの面接など、日程に苦労する場面が多くなるでしょう。
ここで紹介した書き方を踏まえて、担当者からの印象を下げることなく、自分にとってベストな日程で面接が受けられるよう調整してみてください。
