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はじめに
書類選考を通過すると面接に入りますが、状況に応じて面接の日程を調整する必要があり、早急な対応が求められます。
担当者とのやり取りでは、ビジネスマナーを守ることはもちろん内容についても気が抜けません。
やり取りに時間を取られてしまうと、その間に別の就活生に決まってしまう可能性があります。
そこで今回は、面接の日程調整をメールでやり取りする際、知っておくべきマナー、実際のメールの文面について詳しく解説します。
面接の日程調整メールを送るときに押さえておきたいメールのマナー
日程調整メールのやり取りは、面接の場限りで終わるものではありません。
入社以降、社内・社外問わず多くのメールをやり取りすることになります。
そのため、面接の日程調整のメールがきちんとできなければ、社会人としてあるべきマナーをわきまえていないと判断される可能性があります。
また、多くの応募先とやり取りをすることも多く、面倒さも相まっておろそかになってしまいがちです。
ここからは、日程調整メールのやり取りにあたり、押さえておくべきメールのマナーについて見ていきましょう。
返信は遅くとも24時間以内までに送る
メールの返信は、受け取ってから24時間以内にするのがマナーです。
基本的にはメールを受け取り、内容を確認したらすぐと考えておけば間違いありません。
特に採用担当者は応募者全員にメールを送っており、日程調整の作業に追われている可能性もあるため、早く送らないと採用担当者の仕事を増やしてしまうことになりかねません。
日程調整を検討するなら、そのような背景も考えてなるべく早めに連絡しましょう。
また返信が遅い場合、「志望度が低い」と受け止められてしまう可能性もあります。
逆に返信が早いと、真面目な印象を与えるだけでなく、真剣に自社への就職を希望しているという意志が伝わります。
ただし、ほかに予定があってすぐに返信できないという場合もあるでしょう。
このとき、いくら早い方が良いからといって、不確定な日程を伝えてはいけません。
「◯日に予定がわかるため、◯日にご返信致します」と一度返信しておいて、確実に予定が決まった時点であらためて連絡するようにしましょう。
基本的に営業時間内に返信する
緊急時を除き、メールの返信は基本的に営業時間内にするようにしましょう。
一般的には10～18時の間とされています。
早くても9時以降、遅くても19時までに返信するようにしましょう。
会社によって始業時間が違うため、朝すぐに送った方が良いと考えるかもしれません。
ただ、採用担当者は日々多くのメールを受信しますし、別の業務も抱えているため朝一番のメールは迷惑になる可能性があります。
さらに、終業時間が近いときに送ると確認されず、メールの開封が翌日になってしまうこともあります。
なお、ベンチャー企業で働いている人の場合は、早すぎる遅すぎるといった印象を持たれることは少ないとされておりますが、やはりマナーを守ることは重要です。
あまりに早い時間や遅い時間の返信だと、「常識がない」「生活リズムが不規則」「時間にルーズ」と思われてしまう可能性があります。
返信する場合は相手から送られてきた本文は残す
返信するときは、相手から送られてきた本文を残すようにしましょう。
相手から送られた本文を残すと全体の文章が長くなってしまうため、先に削除してしまうという人が多いですが、これはマナー違反になってしまうため注意が必要です。
送られてきた本文を残すのは、これまでのやり取りの履歴を残すためです。
相手が日程を間違えて伝えていることや、こちらが日付や時間を間違えていることもあります。
そういった場合にすぐ確認ができるため、書いた・書かなかったというやり取りをせずに済みます。
また、話の流れを把握できることもメリットです。
なお、メールのタイトルの「Re：」も残しておくようにしましょう。
これによってどのメールの返信なのかがすぐわかるため、相手が優先すべきメールとして処理してもらえるメリットがあります。
件名には名前と大学を添える
件名には名前と大学名を添えましょう。
メールの末尾に署名をすることが一般的ですが、多くの応募者とやり取りしている担当者は、メールを開いて確認する時間があまりないことがほとんどです。
面接の日程調整のメールは、同時期に重なることに加え、基本的には面接関連以外のメールを優先します。
特にベンチャー企業の場合は担当者の人数が少なく、メールを確認したくてもできないということが多いです。
もし件名に「面接日程調整の件について/◯◯大学 △△」とあれば、仮にメールの内容をすぐに確認できなくても優先度が高いものとして処理しやすくなります。
気配りができる応募者であるというイメージアップにもつながりますので、一手間かけることを心がけましょう。
面接の日程調整メールを送る際の注意点
面接の日程調整をメールでやり取りする際、相手から面接の日程を提示される場合ばかりではないため、いくつか注意すべきポイントがあります。
日程調整は、自分の都合を相手に押しつけるのではなく、採用担当者に負担をかけないようなやり取りをする必要があります。
社会人としてのマナーが求められるシーンでもあるので。慎重に対応しましょう。
ここからは、面接の日程調整をスムーズにやり取りをするためにも事前に知っておきたい注意点について詳しく解説していきます。
なるべくやり取りの回数が少なく済むように工夫する
面接の日程調整をメールでやり取りする際には、やり取りの回数がなるべく少なく済むよう工夫をしましょう。
人事担当者は多くの応募者と連絡を取り合っているため、やり取りの回数が増えればそれだけ負担となります。
やり取りが長引けば面接が後に回されることになってしまい、その結果合う日程がなくなってしまうというトラブルも少なくありません。
日程調整をスムーズに進めるためにも、相手の負担を減らすやり取りを考えるようにしましょう。
相手から面接の日程を提示された場合には、その日程内で都合がつくように自分のスケジュールを調整し、変更が発生しないようにすることも必要です。
また相手から特に提示がなく、ある程度のスパンで希望を聞かれた場合も、相手に合わせて最短の日程を提示するなどしてやり取りの回数を減らしましょう。
希望日程を提示できる場合は複数の日程を提示する
面接の希望日程をこちらの希望で提示可能であれば、なるべく複数の日程を提示しましょう。
面接では、採用担当者が対応するケースだけでなく、現場社員を通常業務の合間に面接官として出席させるケースもあります。
そういった場合、社員の都合と面接に出席する応募者とのスケジュールを調整するのは簡単ではありません。
こちらからは相手の都合はわかりませんので、できる限り対応可能な日程と時間帯を複数提示することで、相手は面接の日程を調整しやすくなります。
提示する日程や時間帯が限られていると、相手も日程を組むことが難しくなります。
そうなると面接がすぐにできないため、先の日程を組まれてしまうことになるでしょう。
これによって自身のスケジュールが狂い、再度調整をしなければならない状況になるかもしれません。
また、先に面接をした応募者に内定が出てしまい、面接の時点で残りの枠がほとんど残っていないことになっているかもしれません。
このような事態になることのないよう、なるべく早く面接が受けられるように対策を考えましょう。
日程変更を依頼する際はこちらから希望日を提示する
日程変更を申し出る際には、こちらから希望日を提示するようにしましょう。
面接の日程が決定した後で、どうしても参加が難しくなってしまう場合もあります。
この場合、なるべく早く相手と連絡を取ることも大切ですが、対応しやすいように相手の負担を減らすことも考えなければなりません。
応募者が多い場合、日程調整が難しく最後に回される可能性もあります。
そういった事態を避けるためにも、対応可能な日程と時間帯をできるだけ複数提示することも考えましょう。
同時に、再度変更することのないように慎重に日程を提示することも必要です。
最初に決定した日程になるべく近い日程を提示し、加えてその日程での調整が難しい場合も考慮して、相手が何度も調整することがないようにしましょう。
さらに日程調整を依頼する際には、まず謝罪を行い、変更が必要になった理由について丁寧に説明することが大切です。
日程変更がやむを得ない理由であることがわかれば、相手も柔軟に受け入れてくれるでしょう。
【状況別】面接の日程調整メールの例文
面接の日程調整のメールをやり取りする際、文面に悩むことが少なくありません。
わかりやすく伝えることが最優先ですが、メールの文面によっては相手に「常識がない」と判断されることになりかねないからです。
最後に、具体的にどういったメールを書けば良いのか参考になる文例をご紹介します。
すぐに予定が提示できる場合と未定の場合、決まった予定を変更したい場合の文例となっていますので、お困りの方はぜひ参考にしてみてください。
自分から面接日程を提示する場合の例文
予定がまだ決まっておらず、日程を提示できない場合の例文
おわりに
面接の日程を調整するメールのやり取りは、日程をできるだけ早く決定することが重要です。
しかし、社会人としてスムーズなやり取りができる人という印象を持ってもらうことも同じくらい大事になります。
直接採用に関わる可能性は少ないものの、担当者に悪いイメージを持ってもらわないようにするためにも、正しいマナーを守って適切な対応をすることが大切です。
担当者の方が負担を感じることなくやり取りができるよう、今回ご紹介した文例を参考にし、失礼のないメールを作成するようにしましょう。
