【例文あり】面接の不採用メールは返信すべき？適切な対応方法や返信の仕方、NG例を解説！

はじめに

就職活動をしている方で不採用を経験しない方はごく稀にしかいません。

そんな中で多くの人はメールで不採用の知らせを受けます。

この記事を読んで不採用の通知が来たときに正しく対処できるようにしましょう。

面接の不採用メールへの返信はいらない場合が多い

基本的には返信は必要ありません。

大きな企業は機械的にメールを送っている場合が大多数であるためです。

そして返信したメールは多くの場合人事部の担当者の方の所に送られるわけですが、人事部の採用担当者の方は多くの仕事を抱えています。

したがって来たメールに対して真摯に対応する必要はないですし、逆に仕事とは不要のメールが来て迷惑であると考える企業もあるでしょう。

この場合マナーとしても返信しないといけないということはないため、不採用になってしまったという事実を受け止めて、次の試験に挑戦していくとよいでしょう。

自分自身で何がダメだったのか振り返り、次の活動に生かすことが大切です。

ベンチャーでも返信は必要ない

ベンチャー企業でも返信は、必要ありません。

ベンチャー企業は比較的少人数で運営されていることが多いので、採用者は一人一人細かく見ていることが多いです。

しかしそのような企業においても返信は必要ないといえます。

なぜならば、前述した通り企業側が迷惑に思うことがあるからです。

ベンチャー企業は新規事業を展開していき、社員の方が多忙であることが多いため、ほかの形態の企業より返信したメールが読まれない可能性が高いといえます。

面接の不採用メールに返信したほうが良い場合もある

書類選考を通過し、面接まで進んだときは、結果のメールに対して返信をすべきか判断できないかもしれません。

一般的に、面接の不採用メールにも、ほとんどの場合返信する必要はありません。

ただし、特定のケースにおいて、返信したほうがプラスに働くことがあります。

企業からの一つひとつのメールに、返信すべきか迷っていると疲れてしまいます。

どのようなときに返信したほうがいいのか、あらかじめ知っておくと安心できるでしょう。

時間を割いてくれたことへの感謝を伝える

採用担当者に親身にしてもらった、あるいは知人からの紹介で選考に参加したなどといったケースでは、不採用であっても返信することをおすすめします。

返信の有無によって、結果が変わる可能性はあまり考えられません。

しかし、担当者にお世話になった感謝の気持ちを伝えたり、知人への気遣いとして返信したりするのはいいでしょう。

紹介してくれた人と会社の関係を考慮し、感謝の言葉を伝えられると、失礼な印象を残さずにすみます。

また、返信したとはいえ、さらに企業から返信のメールが来るとは限らないので、そのような期待はせずに対応しましょう。

メールの内容は、長い文章にならないように気をつけ、相手に感謝の気持ちを簡潔に伝えることを意識してください。

採用へのチャンスにつながる可能性がある

もし最終選考まで残っていたのに落ちてしまったときは、他の内定を獲得した学生が辞退した場合に、採用を考えてもらえるかもしれません。

入社後に、すぐ退職した人がいる場合も同様でしょう。

企業にとって、欠員を埋めるために最初から選考をおこなうよりも、最終選考まで残った応募者のなかから選ぶほうが効率的です。

多くの人は、不採用の結果には返事を送りません。

返信のメールを送った人物は、担当者の印象に残っている可能性があります。

自分がその企業に強い関心を持ち、ぜひ入社したいと思っているのなら、採用のチャンスは逃さないようにしましょう。

不採用メールに返信するのは負担になりやすいので、自分のなかで優先順位をつけるのは一つの手です。

面接の不採用メールに返信しても良い場合の具体例

先述した通りメールで返信する必要はありませんが、返信をしてもよい場合があります。

相手の企業に迷惑になる可能性はありますが、面接に落ちて気持ちの整理がつかないというときに送る方が多いようです。

ここで覚えておきたいのは、自分本位になってはいけないということです。

返信したメールを読むのは採用担当者であるため内容やマナーには気を付けましょう。

①知人の紹介であった場合

採用通知については基本的に返信はしないのが一般的であるとはされていますが、友人などの紹介で選考を受けた場合は返信しても良いでしょう。

不採用であったとしても、紹介者とその企業はまだ繋がっています。

特に先輩などの紹介で働いている人から紹介してもらっていた場合は、なおさらしっかりと対応する必要があります。

なぜならば紹介してくれた本人に迷惑をかけてしまうからです。

よって知人の紹介で受けた企業の場合は、たとえ不採用通知を受け取った場合だったとしても、丁寧に対応し、選考を実施してくれたお礼なども合わせて伝えることができれば良いでしょう。

②個人的な内容が書いてあった場合

不採用の理由や改善点、評価など、フィードバックにつながる個人的な内容が記載されていた場合は返信しても良いでしょう。

企業の採用担当者があなたのために思って、「どうしたら就活がうまくいくか」と思いやって書いてくれているので、その思いを無下にしないためにも、ぜひ丁寧に返信をすると良いです。

確かに不採用であることには変わりませんが、フィードバックを行ってくれる場合は少なく、貴重なので、何かしらあなたに対して思うことがあって「少しでも役に立てれば」と思って行ってくれている可能性があります。

思いやりをかけられたということなので、ぜひ返信をしてお礼を述べるようにすると良いでしょう。

③面接者にお礼を伝えたいとき

お世話になった面接官にお礼を言いたいという方や面接をするために時間を割いてくれたことへの感謝を伝えなければ気が済まないと考える方は返信をしてもいいでしょう。

お世話になったり、書類や面接の評価をいただいたことには変わりないので、メールに返信してもおかしいことではありません。

しかしながら最終面接ならともかく一次試験や比較的最初の方の試験で落ちてしまった方は送るのは控えましょう。

この段階では不採用だった人が大量に発生するため、メールを送ってしまうと企業側の対応が忙しくなってしまうためです。

もし返信をするならば、フィードバックを求めて今後の面接対策に生かしていうとするといいでしょう。

④自分の気持ちを伝えたいとき

面接で落ちて残念だったという気持ちや今後の抱負などを伝えたいという人もいるようです。

この内容のメールを送ることによってその企業に諦めがついたり、気持ちが切り替えられるというメリットがあるので返信する理由としておかしくありません。

しかし自分の気持ちを相手の会社の気持ちを考えずに送るということはしてはいけません。

先述した通り早い段階の試験で不採用となってしまった人は、企業側の対応が大変になってしまう恐れがあるため、返信することは好ましくありません。

故に返信をする際は企業の迷惑とならないよう特に簡潔かつ丁寧に書く必要があると言えるでしょう。

⑤まだ関心を持っていることを伝えたいとき

関心があることを伝えておきたい方は、メールの返信をすることをおすすめします。

今後志望していた企業に人数に空きが出たり、新しい事業をするとなったときに採用者の候補として挙がることがあります。

そしてまさかの採用という事例が少ないですがあります。

しかし採用される確率は極めて低いため、採用されたいという期待は持ちすぎない方がいいでしょう。

⑥再応募を考えている場合

一度選考に落ちてしまっても、再び応募できる場合があります。

したがって、再応募をしたい人は返信メールを送りましょう。

結果の連絡に返事を送ったからといって、採用の確率があがるわけではありません。

しかし、担当者に思いが届く可能性は十分に考えられます。

時間を使ってくれたことに対する感謝の言葉に加えて、今後もその企業に関心を持っているといった内容を含んだメールにするといいでしょう。

また、同じ会社ではなくても、同じグループに所属している他の企業に応募するときが来るかもしれません。

その際に、採用担当の窓口が同じだったり、採用担当者が複数の部門を兼ねていたりすることは少なくありません。

返信メールによって、熱意を持っている応募者だと伝わるでしょう。

面接の不採用メールへの正しい返信方法

いざ返信しようとしても正しい返信の方法があっていなければ、いくら関心を持っているということを伝えようとしても伝わりません。

正しい返信方法を知り、気持ちよく読まれる返信にしましょう。

件名

不在用通知に返信する際、件名は不採用通知のものをそのまま使うことが望ましいとされています。

これにより、企業の採用担当者もどのような意図でメールを送ってきているのかが分かりやすくなります。

もちろん、企業の人事は、就活の時期に採用担当を行う以外、何もしていないわけではありません。

多くのメールを日々処理しており、忙しい毎日を送っていることがほとんどです。

その時に何の用かわからないタイトルのメールが来た場合、見逃されてしまい、後回しにされる可能性もあります。

よって、不採用通知の件名をそのまま利用することで、スムーズに相手にあなたの意図が伝わることでしょう。

宛先

企業の名前と人事部の担当者の名前を書きます。

ここで書き間違いをするとその後の内容は気持ちよく読んでもらうことはできません。

漢字のミスが比較的起こりやすいため、失礼とならないよう何度も確認をするようにしましょう。

挨拶と自己紹介

挨拶は「いつもお世話になっております。」と書くことがベターです。

ここはそこまでこだわらず、テンプレートのフレーズを書けばよいでしょう。

その後に学校や学科、名前など簡単に自己紹介を書けば挨拶と自己紹介は良いと言えます。

感謝の気持ち

気持ちを伝えるためにここの内容を充実したものにする必要があります。

感謝や自分の気持ちを伝えたいと考えるあまりに文章が長くなってしまってかえって気持ちが伝わらないということがあります。

ここは簡潔にわかりやすく書くとよいでしょう。

残念な気持ち

不採用になり、非常に残念だったという気持ちを伝えましょう。

ただし、伝えるときは明るく簡潔な内容にすることを心がけてください。

あまりにも未練がましい文章になっていると、企業にかえってマイナスの印象を与えてしまうリスクが生じます。

自分の残念だという気持ちが、企業を責めている内容になっていないかどうか、確認してから返信するようにしましょう。

たとえば、「残念ながら」や「残念な結果になりましたが」などといった一言を添えるだけでも、気持ちはしっかり述べられています。

企業に対して、特別な感情を抱いていることがわかるでしょう。

不採用メールが続くと落ち込んでしまうため、メールに返信することを切り替えるきっかけとして捉えるのもおすすめです。

今後の展望

面接を受けた企業から何を学び、これからどのような行動をとっていくか述べましょう。

「真摯に受け止め、就職活動に励んでいきたいと思います。」といったように良い印象に見せるために前向きな姿勢を示すことがポイントと言えます。

結びの言葉

メールの締めの言葉には、基本的に思いやりの心を込めます。

適切な締めの言葉は、相手に良い印象を与えるために必ず書くべき項目と言えます。

「今後貴社のご発展をお祈り申し上げます」のように全体の文章とのバランスの良い長さの言葉を選びましょう。

【例文】面接の不採用メールへの返信内容

今から具体例を紹介しますが、この文章を送っておけば必ず読んでくれるという完璧な例文はありません。

この例文は参考として自分で言葉を選び、より気持ちが伝わるようにするとよいでしょう。

基本的な返信

お世話になった採用担当者への返信

【不採用通知に返信は必要？】ＮＧ返信とは

メールの返信内容としてふさわしくないものがあります。

この後書きたくなるけど書いてはいけない返信の内容を紹介します。

冷静に判断をしてモラルがある返信にしましょう。

メール以外の方法で返信する

メールで受け取った不採用通知をメール以外の方法で返信するのはご法度であるとされています。

手紙や電話などメール以外の方法で連絡しないようにしましょう。

採用担当者が返信に気がつかず、コミュニケーションを円滑に行えなくなる可能性があるからです。

そもそもメールで連絡をしてきているということは、メールでコミュニケーションを取ろうとしていることなので、他の手法で返信するのは常識がないと判断されてしまいます。

ただし、応募書類の返却が必要な場合など、メール以外の連絡が必要な場合は、返送書類などに不採用通知を同封して郵送するのが一般的であるとされています。

フィードバックを求める

不採用の通知を受けた際に、その理由についてどうしても就職したい企業だった場合、なぜ不採用だったのか問い詰めたくなってしまう人も多いでしょう。

熱心に対策をしてきた企業であればあるほど、なぜ不採用なのか納得がいかず、フィードバックして欲しいと思うかもしれません。

しかし、企業は基本的に不採用理由について問い合わせがあった場合にも回答する必要はないとされています。

不採用の理由を安易に説明してしまうと、トラブルになる可能性などもあるからです。

厳しい言い方になりますが、企業の採用担当者は忙しいので、「採用しない学生のフィードバックを行う余裕」はありません。

よって、もし不採用になってしまったとしても、自分からフィードバックを求めるのは避けた方が良いでしょう。

落ちた理由を聞く

落ちた理由を聞くことはやめておきましょう。

面接を受けた就活生にメールを送る際、不採用の理由を言わないことが一般的です。

採用担当者が返信に困るという未来は目に見えているでしょう。

もし聞けたとしても本当の理由を行ってくれるという保証はありません。

しかし、丁寧に返信してくれるという企業があります。

自分で見極め、どうしても聞いてみたいというのであれば返信してみましょう。

異議を申し立てる

不採用に対して、異議を申し立てることはやめましょう。

不採用になった企業に対して返信でクレームや異議を申し立てるような内容を書いてはいけません。

例えば「自分を落とす＝企業として考え方がおかしい」と企業を侮辱したり、「納得がいかない」からもう一度面接をしろ、といった内容は間違っても書かないようにしましょう。

このような行為を起こしても結果が覆ることはありません。

最悪の場合、人事が激怒して大学や他社に連絡をするということも考えられないことはありません。

さらに大学の後輩の進路選択の自由を奪ってしまうことにもなりかねません。

このような行為は誰にも得はありません。

次の活動に向けて切り替える方が効率的であるといえます。

面接に落ちた後は素早く気持ちを切り替えよう

面接で落ちた場合その後合格に結果が変わるという可能性は極めて低いと言えます。

志望していた企業に落ちると落ち込みますが先述したようにメールを送って区切りをつけると気持ちが晴れます。

そしてすぐ気持ちを切り替え、次の行動に移すことが得策といえるでしょう。

イギリスの看護婦で社会学者として活躍したナイチンゲールは「戦いは考え過ぎては勝機を逸する。

たとえ草履と下駄とをちぐはぐに履いていたとしても、すぐに駆け出すほどの決断。それが大切である。」という言葉を残しています。

人生の大きな分岐点といえるイベントである就職活動で落ちたとしても、必ず次のチャンスがあるはずです。

例えばベンチャー企業に応募することがおすすめです。

ベンチャー企業とは、企業の技術やアイデアを駆使して新しい事業をやっていこうとする企業のことです。

そのため柔軟性と事業に対する熱意を持った人材を求めていることが多いです。

今ベンチャー企業は多くあるため、多種多様な新規の活動がなされています。

自分の興味がある事業をやっているベンチャー企業への就職を考えてもいいでしょう。

このように次の可能性に向けて挑戦をすることをおすすめします。

まとめ

面接の不採用をメールで知らされた時必ず返信しなければならないというわけではありません。

自分の気持ちと相談をして、送りたいと考えたならば行動あるのみです。

正しい送り方で自分の気持ちを伝えられるように心がけましょう。