はじめに
就活を進めていく上で、全ての面接に日程通りに参加できるわけではありません。
急遽予定が入って面接に参加できないこともありますし、企業から提示された日時に別の企業の面接が入っていたりすることもあります。
そこで今回は面接の日程変更をメールで依頼する際のポイントや注意点などについて紹介します。
メールではなく電話で対応した方が良い場合についても紹介するため、ぜひ確認してみてください。
面接の日程変更は選考に影響する？
まず結論として、面接の日程変更は選考に影響する可能性が低いです。
大学の予定や他の企業の選考状況などによりスケジュール調整が必要になることは珍しくありません。
したがって、マナーを守って、失礼のない対応ができれば評価が下がることはないでしょう。
面接の日程変更はメールでの連絡でもいい？
一昔前までは面接の日程変更は電話でなければ失礼だという考え方が一般的でした。
しかし、メールやビジネスチャットツールを用いて連絡を取ることが一般である現代においては、むしろその場で対応しなければならない電話よりもメールの方が良いことすらあります。
時間的に余裕がある場合は、メールで連絡しても全く問題ありません。
むしろ、正確に文面に残るため、その場で面接対応の社員がメモを取らなかったり、勘違いしたりすることもないため、より確実に日程を把握してもらえます。
したがって、面接の日程変更依頼はメールでも全く問題ありません。
電話の方が良い場合
面接の日程変更はメールでの連絡で全く問題ないのですが、面接の前日や当日など、予定の時間までにメールを担当者に見られない可能性がある場合は電話で連絡しましょう。
担当者が気づかなかった場合、無断欠席として扱われてしまう可能性があります。
また、直前の連絡であり、メールを見ない可能性を考慮できない、つまり配慮が足りない人物であると思われてしまう可能性もあるため電話で連絡しましょう。
先ほど電話はその場で対応しなければならないため、忙しい相手に配慮するためにも避けようとは話しましたが、直近の日程の場合は電話の方が良いといえます。
面接の日程変更メールを送るときのマナー
続いて、面接の日程変更メールを送る時のマナーを4つ確認しましょう。
以下の4点を押さえずに日程変更メールを送ってしまうと、対応担当者から、常識がない、または適当な人材であると思われてしまう可能性があります。
しっかりとビジネスマナーを理解できている常識のある人物であると思ってもらうためにも、以下の4つのマナーは覚えておきましょう。
プライベートのメールアドレスを使わない
まず、面接の日程変更メールを送る際はプライベートのメールアドレスを使わないようにしましょう。
企業とやり取りをする場合は基本的に就活用のメールアドレスを作成して利用するか、大学から発行されたメールアドレスを利用することをおすすめします。
プライベートのメールアドレスは趣味やニックネームなどの文字列が入っている場合が多く、あまり印象が良くありません。
細かな部分と思われるかもしれませんが、ポップすぎる文字列が入っている場合は特に担当者によっては軽薄な印象を持つ可能性もあるため、プライベートのメールアドレスではなく、ビジネス用のものを活用することをおすすめします。
24時間以内に返信する
企業からメールが届いた場合は基本的に24時間以内に返信するようにしましょう。
友人からのLINEなどは「すぐに返信したら暇だと思われるかもしれない」などの理由で少し時間を置いてから返事をする人もいるかもしれません。
しかし、ビジネスにおいては可能な限り早く返信することをおすすめします。
連絡をなかなか返さない人よりも、すぐに連絡を返す、つまりレスポンスの早い人は仕事ができると基本的に判断されることが多いからです。
ただし、就業時間から明らかに外れているような時間帯に連絡することはあまりおすすめできません。
朝ならば9時以降、夕方ならば遅くとも20時までに連絡することをおすすめします。
もちろん、ベンチャー企業などの場合は早朝や深夜まで仕事をしている人もいますが、一般的に「仕事をしていない」とされる時間帯に連絡をされるのは常識として良くありませんし、迷惑に感じる人も多いです。
したがって、基本的には9時から18時、遅くとも20時までには連絡をするようにしましょう。
ただし、それ以外の時間帯でも、相手から連絡が届き、数分以内に返信する場合は特に問題ありません。
署名を記載する
メールには必ず署名を記載しましょう。
自身の氏名や連絡先、大学名などの情報を記載することをおすすめします。
本文と分けて下部に署名を記入することで、見やすくなります。
あなたが少し珍しい名前ならば、誰かすぐにわかるかもしれません。
しかし、「山田」など比較的多い名字であり、応募者も多く、一目では誰か判断がつきかねると考えられる場合は、特に署名を記載することをおすすめします。
また、氏名、メール、電話、大学名はそれぞれ開業して記載した方が読みやすいです。
自分が人事担当であると想定して、どう書けばより読みやすいかを考えながらメールを作成するようにしましょう。
件名や過去のやり取りの履歴を残して送る
返信する際には過去の企業とのやり取りを引用して本文の中に残しておくことをおすすめします。
これにより、企業側もメールの内容をすぐに把握でき、何の話だったかを思い出すことができるため、スムーズに対応できます。
ただし、人によっては過去の履歴を削除した方が見やすいと判断し、削除して返信を送ってくる人もいます。
基本的には相手のやり方に合わせると良い印象を持たれやすいため、そういった場合は相手に合わせて過去の履歴を削除するようにしましょう。
いくら一般的には、件名や過去のやり取りを残した方が何の話をしていたか確認しやすく、スムーズであるとされているからといって、自分のやり方を押し付けるのは良くありません。
自分の常識を押し付ける人物であると判断される可能性があります。
特に相手がベンチャー企業の場合は一般的な企業よりもフランクな対応をされることが多いため、この記事や本メディアの他の記事で紹介しているようなビジネスマナーを徹底的に守る必要はない場合もあります。
相手も人間であるため、「こうしたらもっと良い印象を持ってもらえるかな」とあなたが感じる、柔軟な対応をしましょう。
面接の日程変更メールを送るときのポイント
続いて、面接の日程変更メールを送る時のポイントについても紹介します。
以下の3つを踏まえた上でメールを作成することでより相手は良い印象を抱き、面接にも多少ポジティブな影響を与える可能性もあります。
少なくとも悪い印象を与える可能性は非常に低いため、ぜひ以下の3点に目を通してみてください。
候補日を複数提示する
日程の変更依頼をする際は候補日を複数提示しましょう。
少なくとも3日以上の候補日を提出することが重要です。
これにより、企業側の担当者も自分のスケジュールに合わせやすくなり、日程の変更がスムーズに決められます。
例えば、「5月10日、5月12日、5月14日のいずれかの日程でお願いできれば幸いです。
」といった形で具体的な日付を提示しましょう。
複数の候補日を提示することは面接の日程変更依頼する際の基本的なマナーの1つといえます。
くれぐれも1日だけを提示するようなことはないようにしましょう。
確かに就活生も企業側を選ぶ立場にありますが、どちらの方がより「選ぶ立場」にあるのかと考えれば、企業側の方が立場が上であるとされていることが多いです。
したがって、「自分はこの日しか空いていないから、この日に合わせてください」と言うのではなく、複数提示して選んでもらうようにしましょう。
本文は簡潔で丁寧な内容を意識する
本文は簡潔で丁寧な内容で作成するように意識しましょう。
「挨拶、用件、日時の候補、締め、署名」といった構成に沿って、伝わりやすい文章を心掛けてください。
また、企業に送るメールであるため正しい敬語が使えているか、丁寧な言葉遣いができているかは何度もチェックしましょう。
特に、普段企業にメールを送る習慣がない人は以上の構成ばかりを意識しすぎてしまい、言葉遣いを間違えてしまう、または誤字脱字をしてしまうことがあります。
少なくとも2回は自分が作成したメールを声に出してチェックしてみて、おかしなところはないか、誤字脱字はないかなどをチェックしてから送信するようにしましょう。
企業からの日程確定のメールにも返信する
企業からの日程確定のメールにも必ず返信するようにしましょう。
企業の担当者から面接日程の確定のメールが届いた際、そのまま放置してはいけません。
メールを返し、日程を確認して了承したことを必ず伝えましょう。
また、日程変更に対応してくれたことに対しての感謝も伝えなければなりません。
こちらはお願いしている立場であるため、対応してくれたにもかかわらず返信を返さないのはビジネスマナーに則っていませんし、いち個人としても感じが悪いです。
ただし、ベンチャー企業でフランクな人柄の担当者である場合、「承知しました。
その日程で大丈夫です。
返信はご不要です」など簡潔に返信してくれることもあります。
当然ながら、「返信が不要である」と言われている場合はわざわざ送る必要はないため、その際はそのままで構いません。
面接の日程変更メールの例文
最後に本記事で紹介した内容を踏まえた上で面接の日程変更メールの例文を紹介します。
ビジネスマナーに則って作成しているため、基本的にはこの例文の内容を少し書き換えるだけで、そのまま提出しても問題ありません。
志望動機や自己PRなどのESと異なり、独自性や強みをアピールする必要は全くありません。
余計な工夫を凝らして時間を浪費しないためにも、この例文を活用してください。
決まっていた面接日を変更したい場合
件名：Re:面接日程について
◯◯株式会社
人事部 ◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。◯◯大学の（あなたの名前）と申します。
私事で大変申し訳ないのですが、◯月◯日◯時よりお約束いただきました面接につきまして、急遽大学の補講が入ってしまったため、お伺いできなくなってしまいました。
貴重なお時間をいただき、日程をご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、下記の日程にて以下の日程で再調整をお願いできないでしょうか。
第1希望：◯月◯日
第2希望：◯月◯日
第3希望：◯月◯日
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
（あなたの名前）
〒
◯◯県◯◯市1-2-3
電話：
メール：
企業から提示された候補日に都合が合わず、別日を希望する場合
件名：ご提案いただいた面接の日程について
◯◯株式会社
人事部 ◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました、◯◯大学の（あなたの名前）と申します。
面接日程についてご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、大学のゼミの論文発表会があり、ご提示いただいた日程でお伺いできません。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、下記の日程にてご調整いただけますでしょうか。
第1希望：◯月◯日
第2希望：◯月◯日
第3希望：◯月◯日
第4希望：◯月◯日
お手数をおかけし、大変申し訳ありません。
また、上記の日程でのご調整が難しい場合、再度候補日をご連絡いただけますと幸いです。
大変お手数をおかけいたしますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯大学◯◯学科
（あなたの名前）
〒
◯◯県◯◯市1-2-3
電話：
メール：
---------------------------------------------------
急用が入ってしまった場合
件名：◯月◯日の面接の再調整のお願い（あなたの名前）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
◯◯大学の（あなたの名前）と申します。
さきほどお電話にてご連絡させていただきましたが、ご不在とのことで、メールにて取り急ぎご連絡いたします。
本日◯時より面接を実施していただく予定でしたが、、母の持病が悪化し、病院に付き添わなければならないため、お伺いすることができなくなりました。
当日のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程にて、再度日程を調整していただけませんでしょうか。
第1希望：◯月◯日
第2希望：◯月◯日
第3希望：◯月◯日
第4希望：◯月◯日
また、以上の日程が難しい場合、〇〇様のご都合がよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
（あなたの名前）
〒
◯◯県◯◯市1-2-3
電話：
メール：
---------------------------------------------------
体調不良で行けなくなった場合
件名：◯月◯日の面接の再調整のお願い（あなたの名前）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
◯◯大学の（あなたの名前）と申します。
さきほどお電話でも▲▲様へご伝言をお願いしましたが、念のためメールでもご連絡いたします。
明日、▲月▲日▲時に面接を実施していただける予定でしたが、本日病院にて新型コロナウイルスに感染しているとの診断をされ、1週間外出禁止となりました。
そのため、面接日程の変更をお願いしたくご連絡しました。
体調管理ができておらず、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
つきましては、大変お手数ですが、以下の日程にて再調整していただけませんでしょうか。
第1希望：◯月◯日
第2希望：◯月◯日
第3希望：◯月◯日
第4希望：◯月◯日
また、以上の日程が難しい場合、〇〇様のご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
お手数、ご迷惑をおかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
（あなたの名前）
〒
◯◯県◯◯市1-2-3
電話：
メール：
---------------------------------------------------
日程変更の依頼後、お礼のメールを送る場合
件名：Re：（最初に使っていた件名）
◯◯株式会社
人事部 ◯◯（フルネーム）様
お世話になっております。
◯◯大学の（あなたの名前）と申します。
このたびは日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程にて、貴社にお伺いいたします。
〇月〇日（〇）〇時～〇時
株式会社○○ 3F会議室
この度は私の都合でお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、面接当日は何卒よろしくお願いいたします。
◯◯大学◯◯学科
（あなたの名前）
〒
◯◯県◯◯市1-2-3
電話：
メール：
---------------------------------------------------
まとめ
今回は面接の日程変更依頼をメールで送る際のポイントやフォーマット、状況に応じた例文などを紹介しました。
一昔前までは電話で連絡するべきとされていましたが、むしろ直前でない限り、メールでの連絡の方が良いとされることも多いです。
ぜひ本記事の内容を参考にして、面接の日程変更が余儀なくされてしまった場合でも、むしろメールの内容がきちんとしている素晴らしい就活生だと思われ、評価を上げられるよう取り組んでみてください。
