【ES 提出メール】メールでESを提出するときの送り方と注意点を徹底解説！

【ESの提出メール】マナーに注意しよう

エントリーシート（ES）をメールで提出する際には、ビジネスマナーをしっかりと守ることが重要です。

メールは応募者の印象を左右する重要なツールであり、内容がきちんとしているかどうかで、採用担当者に対する誠実さや細やかさが伝わります。

ここでは、ES提出メールの基本的なマナーや押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

【ESの提出メール】ESをデータ化するときの注意点

エントリーシートをデータ化して提出する際には、ただ書類を作成して送るだけでなく、採用担当者がスムーズに確認できる状態で送付することが求められます。

ファイル形式やサイズ、名前の付け方に細かく注意を払うことで、企業側に対する配慮が伝わり、良い印象を与えることができます。

以下に、データ化時の具体的な注意点を挙げます。

分かりやすいファイル名にする

ファイル名は採用担当者が管理しやすいように、内容を端的に表したものにします。

例えば、「エントリーシート_山田太郎_〇〇大学.pdf」のように、氏名、大学名、ファイル内容を明記するのが理想です。

特に、多くの応募者のESを管理する企業では、ファイル名が整理されていないと迷惑をかける可能性があります。

「Untitled.pdf」や「エントリーシート（修正版）.pdf」といった曖昧な名前は避けましょう。

誰の書類か分からないと、選考から漏れてしまうリスクもあります。

ファイルサイズに気を付ける

ESをデータで送る際には、ファイルサイズにも配慮しましょう。

一般的に、5MB以下に収めることが目安とされます。

サイズが大きすぎる場合、メールが受信されない、あるいは時間がかかるといった問題が発生する可能性があります。

ファイルサイズが大きい場合は、スキャニングした画像の解像度を適度に下げたり、PDF作成ソフトの最適化機能を利用して圧縮する方法があります。

また、企業が複数の応募者の書類を処理する場合、軽量なファイルの方が効率的であることも理解しておきましょう。

特に指定が無い場合はPDF形式にする

データ形式は、指定がない限りPDFに変換するのが一般的です。

PDF形式は、ほぼすべてのデバイスでレイアウトが崩れることなく閲覧できるため、採用担当者にとっても扱いやすい形式です。

一方、WordやExcel形式で送ると、企業側のソフトウェアや環境に依存し、フォーマットが崩れる可能性があります。

指定があればそれに従いますが、特に明記がない場合はPDFを選びましょう。

PDFに変換する際には文字化けや画像の欠損がないか、レイアウトが乱れていないか、不要な余白が含まれていないかなどを確認しましょう。

また、最終チェックとして自分のデバイスで開いて確認することも忘れないようにしましょう。

【ESの提出メール】メールを書く際の注意点

エントリーシート（ES）をメールで提出する際には、単に内容を送信するだけでなく、メール全体の構成やマナーにも注意を払うことが重要です。

採用担当者に良い印象を与えるためには、細かいポイントを押さえた上で丁寧に対応する必要があります。

ここでは、メールを書く際に特に注意すべきポイントを詳しく解説します。

アドレスに誤りが無いように確認する

メールの送信先アドレスを正確に入力することは、最も基本的でありながら重要なポイントです。

アドレスの入力ミスがあると、メールが送信できなかったり、別の宛先に届いてしまう可能性があります。

これは、採用担当者に対して非常に失礼であるだけでなく、選考において大きなマイナスとなり得ます。

以下のような手順で確認を行いましょう

1. 企業の公式サイトからアドレスをコピーする
2. 直接入力すると打ち間違えるリスクがあるため、企業の公式ホームページや案内メールからアドレスをコピーし、ペーストするのが確実です。
3. 送信前に再チェックをする
4. メール本文を仕上げた後、送信先アドレスが正しいか再度確認してください。
5. BCC欄を誤用しない
6. 宛先（To）やCC/BCCの使い方を正確に理解し、不要な宛先が含まれていないことも確認します。

メール送信後、送信済みフォルダに届いていることを確認する習慣も、万が一のトラブルを防ぐ有効な方法です。

書き出しに挨拶を添える

メールの本文は、ビジネスマナーに則った構成を心がけ、書き出しに必ず挨拶を添えましょう。

採用担当者にとって、メールの最初に適切な挨拶があることで、応募者の丁寧さや礼儀正しさを感じてもらえます。

挨拶を忘れると、メール全体が失礼な印象を与える可能性があるため、注意が必要です。

最後に署名をつける

メールの最後には必ず署名を付けることで、採用担当者が送信者の情報を迅速に把握できるようにします。

署名は、送信者の基本情報を網羅的に含むものであり、連絡が必要な際に相手がすぐに対応できるようにするための配慮です。

署名に含めるべき内容

1. 氏名
2. フルネームで記載し、可能であればふりがなも加えると親切です。
3. 大学名・学部名・学科名
4. 自分の所属を明確にすることで、採用担当者が一目で理解できます。
5. 連絡先
6. 携帯番号とメールアドレスを記載しておくと、採用担当者からの返信がスムーズです。

署名をテンプレートとして保存しておけば、今後のメール作成にも役立ちます。

注意すべき点は、古い署名を流用して情報が誤っていないか確認することです。

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【ESの提出メール】提出前に確認するべきこと

エントリーシート（ES）をメールで提出する際には、送信前の最終確認が非常に重要です。

些細なミスでも、採用担当者に「細かいところに注意を払えない人」という印象を与えてしまう可能性があります。

提出前に確認するべきポイントを把握しておきましょう！

添付ファイルは事前に開いて見直しをしよう

メールに添付するエントリーシートは、送信前に必ず一度開いて確認しましょう。

誤字脱字やレイアウトの崩れがないか、ファイル内容が最新のものかをチェックすることが大切です。

内容に誤りがないかやPDF形式で保存した場合、文字化けや画像の欠損がないかをチェックしましょう。

自分で確認した後でも不安がある場合は、信頼できる第三者に見てもらうと安心です。

ESの添付し忘れに注意しよう

ESを添付し忘れるミスは、メール提出時に最も起きがちな失敗の一つになります。

送信する前に必ず添付ファイルが正しくついているか確認してください。

メール本文を書く前に、最初にファイルを添付する習慣をつけることや添付した後、もう一度ファイル名と内容を確認するなど徹底的に失敗を防ぎましょう。

テキストメールで送るようにしよう

メールの形式には「テキスト形式」と「HTML形式」がありますが、ES提出では基本的にテキスト形式を選ぶのが無難です。

HTML形式では、企業側の環境によっては文字化けやフォーマット崩れが発生する可能性があります。

テキスト形式の利点として文字化けが発生しにくいことや受信側でメールが正しく表示されるということが挙げられます。

メールソフトの設定でテキスト形式に変更できるため、設定を確認してから送信しましょう。

送信した後は送信ボックスを確認しよう

メールを送信した後は、送信ボックスを確認してメールが無事に送信されているか確認することも重要です。

宛先不明やエラーでメールが戻ってくる場合もあるため、送信後のチェックを怠らないようにしましょう。

送信ボックスにメールが入っているか、宛先不明やエラーメールが届いていないか、提出期限内に送信されたかなどを確認しておきましょう。

これらを確認することで、送信ミスを未然に防ぐことができます。

【ESの提出メール】企業から返信が来た場合

企業からES受領の返信メールが来た場合は、感謝の意を示す返信を送ることがマナーです。

返信メールは応募者の誠実さを伝える良い機会でもあります。

このような書き出しでメールを書き出しましょう。

簡潔かつ丁寧なメールを返信することで好印象につながります。

【ESの提出メール】提出期限ギリギリだと不採用？

ESの提出期限ギリギリにメールを送信すると、「応募者としての意識が低い」と判断される可能性があります。

特に、企業側での確認作業に支障を来す場合、マイナス評価につながることがあります。

提出期限の1～2日前には送信するのが理想です。

どうしても期限ギリギリになる場合は、内容や添付にミスがないように慎重に確認しましょう。

遅れてしまった場合は、正直に謝罪し、迅速に送信することを心がけましょう。

余裕を持って提出することで、採用担当者に誠実な印象を与えられます。

【ESの提出メール】まとめ

エントリーシートをメールで提出する際は、細かいマナーや確認事項をしっかり押さえることが大切です。

添付ファイルの内容と形式を確認し、ミスを防ぎ、テキスト形式で送信し、ファイルサイズや形式に配慮しましょう。

また、提出期限を守り、できるだけ早めに送信し、企業からの返信には感謝を示し、丁寧に対応することを心がけましょう。

これらを徹底することで、応募者としての誠実さや配慮を伝え、選考を有利に進めることができます。

しっかりと準備し、内定への第一歩を確実に踏み出しましょう。