【テンプレあり】メールでESを提出するときの送り方と注意点、マナーを徹底解説

【ESの提出メール】マナーに注意しよう

エントリーシート（ES）をメールで提出する際には、ビジネスマナーをしっかりと守ることが重要です。

メールは応募者の印象を左右する重要なツールであり、内容がきちんとしているかどうかで、採用担当者に対する誠実さや細やかさが伝わります。

ここでは、ES提出メールの基本的なマナーや押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

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【ESの提出メール】ESを添付するときの注意点

エントリーシートをデータ化して提出する際には、ただ書類を作成して送るだけでなく、採用担当者がスムーズに確認できる状態で送付することが求められます。

ファイル形式やサイズ、名前の付け方に細かく注意を払うことで、企業側に対する配慮が伝わり、良い印象を与えることができます。

以下に、データ化時の具体的な注意点を挙げます。

分かりやすいファイル名にする

ファイル名は採用担当者が管理しやすいように、内容を端的に表したものにします。

例えば、「エントリーシート_山田太郎_〇〇大学.pdf」のように、氏名、大学名、ファイル内容を明記するのが理想です。

特に、多くの応募者のESを管理する企業では、ファイル名が整理されていないと迷惑をかける可能性があります。

「Untitled.pdf」や「エントリーシート（修正版）.pdf」といった曖昧な名前は避けましょう。

誰の書類か分からないと、選考から漏れてしまうリスクもあります。

ファイルサイズに気を付ける

ESをデータで送る際には、ファイルサイズにも配慮しましょう。

一般的に、5MB以下に収めることが目安とされます。

サイズが大きすぎる場合、メールが受信されない、あるいは時間がかかるといった問題が発生する可能性があります。

ファイルサイズが大きい場合は、スキャニングした画像の解像度を適度に下げたり、PDF作成ソフトの最適化機能を利用して圧縮する方法があります。

また、企業が複数の応募者の書類を処理する場合、軽量なファイルの方が効率的であることも理解しておきましょう。

特に指定が無い場合はPDF形式にする

データ形式は、指定がない限りPDFに変換するのが一般的です。

PDF形式は、ほぼすべてのデバイスでレイアウトが崩れることなく閲覧できるため、採用担当者にとっても扱いやすい形式です。

一方、WordやExcel形式で送ると、企業側のソフトウェアや環境に依存し、フォーマットが崩れる可能性があります。

指定があればそれに従いますが、特に明記がない場合はPDFを選びましょう。

PDFに変換する際には文字化けや画像の欠損がないか、レイアウトが乱れていないか、不要な余白が含まれていないかなどを確認しましょう。

また、最終チェックとして自分のデバイスで開いて確認することも忘れないようにしましょう。

添付漏れを防ぐためにメールを書く前に添付

メールを作成する際、最も重要なエントリーシートの添付を忘れてしまうミスはよく起こりがちです。

これを防ぐためには、メール本文を書き始める前に、必ず添付ファイルを加えることを習慣づけましょう。

まずファイルを添付してからメールの作成に取り掛かることで、送信直前に添付忘れに気づくという事態を避けることができます。

また、添付ファイルを指定する際にはファイル名が正しいか、必要なファイルが全て選択されているかを確認することも大切です。

特に複数のファイルを添付する際は、一つ一つ丁寧にチェックすることで、誤ったファイルを送ってしまうリスクを減らせます。

メールの書き方のポイントと手順

ここからはメールの基本的な構成である宛先、件名、宛名、本文、署名の5項目の書き方や書く上でのポイントについて解説していきます。

宛先

誤送信を防ぐため、宛先入力はメール送信直前に行いましょう。

送信前に宛先に誤りがないか、採用担当者が複数いる場合のCCの記入漏れがないかを必ず確認してください。

企業のホームページや採用担当のメールアドレスが記載されている場合は、必ずコピー＆ペーストで入力しましょう。

手入力はタイプミスによる誤送信のリスクを高めます。

また、宛先だけでなく、件名や本文も最終確認を怠らないようにしましょう。

このように確認を徹底することで、メールの誤送信を大幅に減らすことができます。

件名

採用担当者は日々膨大な数のメールを受け取っています。

そのため、誰が何を送ってきたのかが一目でわかる件名にすることが重要です。

そこで、「エントリーシート 送付 【大学名 名前】」という件名が効果的です。

この件名であれば、採用担当者はメールを開封する前に、どの大学の誰からエントリーシートが送られてきたのかをすぐに把握できます。

件名はシンプルかつ具体的にすることが大切です。

長すぎる件名や抽象的な表現は避け、必要な情報を簡潔に伝えましょう。

このように、件名を工夫することで、採用担当者はメールの内容をスムーズに把握し、対応することができます。

丁寧かつ分かりやすい件名は相手に好印象を与えます。

宛名

宛名を書く際は、まず社名、次に部署名、最後に名前の順で記載します。

社名は株式会社〇〇のように省略せずに正式名称を記載しましょう。

社名を省略すると、敬意が欠けた文章となり、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

部署宛に送る場合は、社名、部署名の後に「御中」を記載します。
〇〇株式会社 
人事部 御中

個人宛に送る場合は、社名、部署名の後に「〇〇様」と記載します。
〇〇株式会社 
人事部 〇〇様

もし採用担当者の名前が分からない場合は、
〇〇株式会社 
人事部 採用ご担当者様

と記載しましょう。

部署名が人事部ではなく人事課の場合は、

〇〇株式会社 
人事課 御中

となります。

会社名の後に改行をすることを忘れないようにしましょう。

これらのルールを守り、丁寧な宛名を書くことで、相手に失礼なく、スムーズなコミュニケーションにつながります。

本文

メール本文は、まず丁寧な挨拶から始めましょう。

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇(名前)です。

のように、所属と氏名を明記することで、相手に誰からのメールかを伝え、安心感を与えます。

これは社会人としてメールを送る際のマナーです。

本文は、簡潔かつ分かりやすく書くことが重要です。

長々と書くと、採用担当者に悪印象を与えかねません。

結論を最初に述べ、その後で理由や詳細を説明すると、内容が伝わりやすくなります。

箇条書きや段落分けを活用し、視覚的に整理された文章を心がけましょう。

最後の締めには、

お忙しいところ誠に申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。

といった一文を添えましょう。

相手への配慮を示すことで、丁寧な印象を与え、好感度を高めることができます。

署名

メールの最後には、必ず署名を記載しましょう。

署名には、氏名、学校名、学部名、学科名、学年、そして連絡先を記載します。

氏名には、読み方をひらがなで併記すると、相手に親切な印象を与えます。

学校名は正式名称を記載し、学部名、学科名も省略せずに書きましょう。

学年は、現在の学年を記載します。

連絡先は、電話番号とメールアドレスの両方を記載しましょう。

電話番号は、日中に連絡がつきやすい番号を記載すると良いでしょう。

メールアドレスは、大学のメールアドレスや就職活動専用のメールアドレスを使用することを推奨します。

署名を記載することで、相手に自分の情報を正確に伝え、スムーズなコミュニケーションにつながります。

また、丁寧な署名は、相手に好印象を与え、信頼性を高めることにもつながります。

忘れずに記載しましょう。

エントリーシート送付テンプレ

署名をテンプレートとして保存しておけば、今後のメール作成にも役立ちます。

注意すべき点は、古い署名を流用して情報が誤っていないか確認することです。

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【ESの提出メール】提出前に確認するべきこと

エントリーシート（ES）をメールで提出する際には、送信前の最終確認が非常に重要です。

些細なミスでも、採用担当者に「細かいところに注意を払えない人」という印象を与えてしまう可能性があります。

提出前に確認するべきポイントを把握しておきましょう！

添付ファイルは事前に開いて見直しをしよう

メールに添付するエントリーシートは、送信前に必ず一度開いて確認しましょう。

誤字脱字やレイアウトの崩れがないか、ファイル内容が最新のものかをチェックすることが大切です。

内容に誤りがないかやPDF形式で保存した場合、文字化けや画像の欠損がないかをチェックしましょう。

自分で確認した後でも不安がある場合は、信頼できる第三者に見てもらうと安心です。

ESの添付し忘れに注意しよう

ESを添付し忘れるミスは、メール提出時に最も起きがちな失敗の一つになります。

送信する前に必ず添付ファイルが正しくついているか確認してください。

メール本文を書く前に、最初にファイルを添付する習慣をつけることや添付した後、もう一度ファイル名と内容を確認するなど徹底的に失敗を防ぎましょう。

テキストメールで送るようにしよう

メールの形式には「テキスト形式」と「HTML形式」がありますが、ES提出では基本的にテキスト形式を選ぶのが無難です。

HTML形式では、企業側の環境によっては文字化けやフォーマット崩れが発生する可能性があります。

テキスト形式の利点として文字化けが発生しにくいことや受信側でメールが正しく表示されるということが挙げられます。

メールソフトの設定でテキスト形式に変更できるため、設定を確認してから送信しましょう。

送信した後は送信ボックスを確認しよう

メールを送信した後は、送信ボックスを確認してメールが無事に送信されているか確認することも重要です。

宛先不明やエラーでメールが戻ってくる場合もあるため、送信後のチェックを怠らないようにしましょう。

送信ボックスにメールが入っているか、宛先不明やエラーメールが届いていないか、提出期限内に送信されたかなどを確認しておきましょう。

これらを確認することで、送信ミスを未然に防ぐことができます。

【ESの提出メール】企業から返信が来た場合

企業からES受領の返信メールが来た場合は、感謝の意を示す返信を送ることがマナーです。

返信メールは応募者の誠実さを伝える良い機会でもあります。

このような書き出しでメールを書き出しましょう。

簡潔かつ丁寧なメールを返信することで好印象につながります。

【ESの提出メール】提出期限ギリギリだと不採用？

ESの提出期限ギリギリにメールを送信すると、「応募者としての意識が低い」と判断される可能性があります。

特に、企業側での確認作業に支障を来す場合、マイナス評価につながることがあります。

提出期限の1～2日前には送信するのが理想です。

どうしても期限ギリギリになる場合は、内容や添付にミスがないように慎重に確認しましょう。

遅れてしまった場合は、正直に謝罪し、迅速に送信することを心がけましょう。

余裕を持って提出することで、採用担当者に誠実な印象を与えられます。

【ESの提出メール】まとめ

エントリーシートをメールで提出する際は、細かいマナーや確認事項をしっかり押さえることが大切です。

添付ファイルの内容と形式を確認し、ミスを防ぎ、テキスト形式で送信し、ファイルサイズや形式に配慮しましょう。

また、提出期限を守り、できるだけ早めに送信し、企業からの返信には感謝を示し、丁寧に対応することを心がけましょう。

これらを徹底することで、応募者としての誠実さや配慮を伝え、選考を有利に進めることができます。

しっかりと準備し、内定への第一歩を確実に踏み出しましょう。